于立春

摘 要：本文對高校檔案資源建設過程中存在的各類問題進行了系統(tǒng)地分析，并以此為依據(jù)，提出了能夠有效推動高校檔案資源建設的幾點建議。

關鍵詞：高校檔案 資源建設 對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）02（b）-0204-02

隨著檔案信息化、數(shù)字檔案館的建設和發(fā)展，各高校都在積極開展檔案資源體系的建設工作。然而，從具體的工作中，我們發(fā)現(xiàn)，當前各高校檔案部門在檔案資源建設方面還存在著一定的問題。這些問題中有共性的，也有個性的；有制度上的，也有方法上的。它們在高校檔案領域形成了強大的阻力，致使記錄學校發(fā)展歷程的校園記憶面臨缺失的狀況，給高校造成難以彌補的損失。因此，高校檔案部門必須充分厘清當前檔案資源建設過程中存在的各類問題，結(jié)合自身工作實際，采取切實有效的應對措施，保證高校檔案資源建設工作能夠正常、有序地進行。

1 高校檔案資源建設過程中存在的問題

1.1 高校各部門歸檔管理意識淡薄

當前，高校檔案資源建設工作之所以難以開展，很大一個原因是由于高校各職能部門缺乏必要的歸檔意識、檔案部門缺乏必要的管理意識所致。在傳統(tǒng)檔案管理觀念的束縛下，高校各職能部門對檔案文件歸檔管理的重要性缺乏必要的認識。雖然在各部門內(nèi)部形成了大量的歷史文件，但大多是積累、保存在形成者手中。有些人出于方便自身利用，有些人則是怕增加自身的工作量，而不愿意承擔文件的歸檔工作。而從檔案部門角度來講，檔案管理意識淡薄也有其一定的因素，如有些高校檔案工作者還沒有充分認識到檔案文件的價值；有些檔案工作者由于自身業(yè)務能力和技術(shù)水平所限無法科學地開展檔案的歸檔管理工作等?？傊捎诖蠖鄶?shù)高校檔案部門、學校各職能部門的歸檔意識不強，導致高校內(nèi)部形成的各類有價值的文件材料得不到及時歸檔保存。這一現(xiàn)狀嚴重阻礙了高校檔案資源建設工作的穩(wěn)步開展，因此，提升高校各部門的歸檔管理意識勢在必行。

1.2 高校館（室）藏檔案資源不夠豐富、結(jié)構(gòu)不夠合理

目前，雖然各高校檔案部門在長期的工作中，收集了學校各職能部門形成的各類檔案，并已具備了一定的規(guī)模，但是對錄音、錄像、照片、實物等特殊載體的檔案收集的相對較少。重文書檔案輕特殊載體檔案的現(xiàn)象在高校檔案系統(tǒng)中普遍存在。此外，隨著檔案信息化以及數(shù)字檔案館的建設和發(fā)展，各高校也逐步開始了電子化、數(shù)字化檔案資源的建設工作。但是從實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)各高校并沒有建立起強大的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，他們在工作中受傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，還是主要收集學校各職能活動形成的紙質(zhì)檔案，對反應學校改革和發(fā)展的各類電子、數(shù)字檔案資源收集的甚少，極大地造成了高校館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)比較單一，門類不夠齊全，整體館藏結(jié)構(gòu)不夠合理。

1.3 高校檔案工作隊伍建設亟待改進

當前，在高校檔案部門中，檔案工作隊伍建設存在著一定的缺陷，如檔案工作人員年齡普遍偏大；高學歷、高職稱的人才較少；檔案學相關專業(yè)的工作人員還不到總?cè)藬?shù)的一半等。這些問題的存在，間接造成了高校檔案管理隊伍的知識結(jié)構(gòu)不盡不合理，業(yè)務素質(zhì)普遍偏低等現(xiàn)象的存在，而這對高校檔案資源建設工作的正常發(fā)展是極為不利的。因為，開展高校檔案資源建設是一個長期積累、不斷更新的過程，這在一定程度上就對其工作的主體—— 高校檔案管理隊伍提出了更高的要求，他們必須要具備較強的專業(yè)水平、較高的業(yè)務素養(yǎng)、較為廣闊的服務視野。但是，從目前來看，各高校檔案部門在這一點上都還存在著一定的差距。

2 高校檔案資源建設的對策

2.1 進一步提升高校各職能部門的歸檔管理意識

高校檔案資源作為國家信息資源的重要組成部分，它清晰地記錄了高校發(fā)展的風風雨雨，再現(xiàn)了高校歷史的精彩瞬間，具有重要的查考價值，因此，學校各級領導、各職能部門應當也必須重視學校檔案工作，盡全力協(xié)助高校檔案部門做好檔案的收集與整理，使其獲得妥善保管的同時，也能夠及時地滿足利用者的查考需求。高校檔案部門也應積極開展檔案資源建設的宣傳工作，爭取在全校范圍內(nèi)營造良好的主動歸檔氛圍。當前，一些高校的資源建設出現(xiàn)問題，并不都是因為這些高校缺乏必要的管理模式、管理方法，而是因為缺乏必要的歸檔管理意識，使這些模式、方法不能發(fā)揮其應有的作用。因此，我國各高校在進行檔案資源建設時，一定要注意營造一個良好的檔案文化氛圍，提高全體教職員工的檔案意識，強化檔案的管理理念。

2.2 豐富高校檔案館（室）藏檔案資源

高校檔案資源建設需要檔案部門積極開展豐富館（室）藏檔案資源的工作，使其逐步具備門類齊全、載體多樣、結(jié)構(gòu)合理、文化內(nèi)涵豐富等特點。實踐證明，高校檔案部門要想使其保存的各類檔案資源涉及學校工作的方方面面，能夠更好地發(fā)揮檔案的價值，就必須努力做好下述幾個方面的工作：首先，要做好依法依規(guī)收集各類檔案的工作。因為，長期以來，依法依規(guī)收集一直都是世界各國檔案部門加強檔案資源建設的主渠道，任何時候都不能偏離對檔案的依法依規(guī)收集。其次，要緊跟社會步伐，及時更新高校檔案資源的歸檔范圍，制定科學有效地檔案工作規(guī)范，切實將反映本校歷史、帶有學校獨特色彩的各類檔案資源收集歸檔，這些檔案應盡量包含本校歷史、教育、文化等方面情況。再次，高校檔案部門要在收集工作中，秉承“以人為本”的理念，把滿足利用者的信息需求作為其工作的出發(fā)點，既要在做好傳統(tǒng)檔案信息資源收集工作的基礎上，積極開展貼近學生、貼近學校教職工、貼近社會公眾的各類民生檔案的收集工作。最后，應加強檔案征集工作的力度。一方面，高校管理者應認識到檔案征集工作是豐富高校檔案資源體系、傳承校園文化的重要手段，并加強對檔案征集工作的支持，與檔案部門一道解決檔案征集過程中出現(xiàn)的各類問題；另一方面，高校檔案部門應健全征集機制，制定檔案征集辦法，嚴格按照檔案管理的相關法律、標準開展征集工作，同時應加大宣傳力度，通過舉辦檔案展覽、印發(fā)館藏歷史照片的明信片，利用報紙、電視臺、電臺等傳媒開展多種形式的檔案社會宣傳，增強公眾檔案意識，確保反映學校改革和發(fā)展的各類歷史材料都夠及時征集進館（室），得到妥善保管。

2.3 建立專業(yè)的檔案工作隊伍，培養(yǎng)現(xiàn)代化的管理人才

高校檔案部門開展檔案資源建設工作，需要建立一支專業(yè)的檔案工作隊伍。為此，高校檔案部門應在平時工作中，充分結(jié)合自身實際，積極開展檔案工作人員的選聘工作，對那些學歷層次較高、專業(yè)對口、具備一定研究能力和實踐水平的檔案學或相關專業(yè)畢業(yè)生應努力吸收到高校檔案工作隊伍當中，使高校檔案工作隊伍充滿朝氣和干勁。同時，高校檔案部門還要針對檔案工作的具體實際，經(jīng)常性地開展檔案從業(yè)人員的各項培訓工作，除要求其具備基本的政治素質(zhì)和法律知識外，還應特別注意其科學文化知識和過硬專業(yè)技能的培養(yǎng)和提高，以使高校的檔案工作隊伍逐漸成為一支具有綜合素質(zhì)的、全面發(fā)展的、能夠為高校檔案部門所用的、符合社會發(fā)展需要的高校檔案工作團隊。

綜上所述，加強高校檔案資源建設是目前各高校檔案部門一項緊迫的任務。我們只有深刻認識到高校檔案資源建設的重要意義，以對歷史、對學校、對高校檔案事業(yè)負責的精神，認真謀劃檔案資源建設，才能使高校檔案工作在學校發(fā)展、社會建設中發(fā)揮更大的作用。

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