[摘 要]兩例人事政策實施，從人事檔案與文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)兩個檔案管理的角度，試論提升檔案服務(wù)能力。著重闡述管理環(huán)節(jié)的收集、整理、利用諸能力及其與提升檔案服務(wù)能力的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]檔案服務(wù)；人事檔案；檔案管理；檔案服務(wù)能力

人事政策的執(zhí)行落實，關(guān)系到社會的安定穩(wěn)定；人事政策的執(zhí)行落實，相當程度上離不開檔案服務(wù)能力的提升。檔案服務(wù)能力的提升依賴于處理好人事檔案與文書檔案的關(guān)系，依賴于檔案的管理環(huán)節(jié)。

所謂檔案服務(wù)能力，是指檔案專業(yè)系統(tǒng)控制并運用檔案資源，服務(wù)社會各項建設(shè)事業(yè)、參與社會管理，最大限度地實現(xiàn)檔案價值的本領(lǐng)或力量。人事檔案的服務(wù)能力，往往悠關(guān)黨和政府的人事政策的落實。這里專門討論對檔案信息有需求的人事政策的落實，其涉及檔案服務(wù)能力的情形。

人事檔案工作是人事工作的重要組成部分。筆者作為一名人事檔案員，擬用最近兩個人事政策實施的實例，從人事檔案與檔案館藏文書檔案的關(guān)系、人事檔案的管理環(huán)節(jié)這兩個日常檔案管理的角度，表達對提升檔案服務(wù)能力問題的認識。

先介紹檔案服務(wù)成功的實例。由于注重提升檔案服務(wù)能力，順利地完成了省賦予的“解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險”的政策實施。2013年3月15日福建省財政廳等兩部門下發(fā)《福建省解決未參保高齡職工老年生活保障和特殊困難人員基本醫(yī)療保險的實施辦法》。縣級轉(zhuǎn)發(fā)，并對年齡認定、勞動關(guān)系認定等檔案材料的要求作了細化。其中，屬于人事檔案材料的有本人招工（干）登記表、履歷表、工資表等十份左右原始檔案。屬于文書檔案的有調(diào)動表、職工花名冊、工資名冊等。歷史原因，部分本應(yīng)歸人事檔案的材料竟移位到文書檔案（檔案館）。以教育系統(tǒng)為例，我們考慮到上述實際，把操作步驟具體定為：先到縣教育局人事檔案室查找個人原始檔案，再到縣檔案館查找補充。全縣本系統(tǒng)第一輪百余人報名，確定上報省部門審核23人，僅獲批3人。縣報送嚴格依照原始檔案，省審批也準確、完整地依據(jù)縣送原始檔案（復印件）并及時反饋，故檔案服務(wù)水準不容置疑，檔案服務(wù)能力倍受尊重。求助檔案服務(wù)、努力補充查找原始檔案，成為社會共識。當事人對上級人事政策理解不深、有關(guān)部門操作經(jīng)驗不足，似乎與檔案服務(wù)能力沒有關(guān)系。但“至善乃止”。如果檔案員主動學透相關(guān)人事政策文件精神，提升檔案服務(wù)主導能力，引導其完整地查找檔案材料，而不是依其要求被動提供材料，檔案服務(wù)能力精益求精，該項人事政策必落實透徹。啟示一：檔案員要加強學習，甚至要了解一些非檔案專業(yè)的知識（如人事政策的某些要求），只要有利于檔案服務(wù)能力的提高，相關(guān)知識都可以學習。啟示二：亡羊補牢，尤未晚矣——人事檔案員帶領(lǐng)其前往縣檔案館補充查找，檔案館檔案員更熱情地協(xié)助該補充查找，促使其盡快補辦成功。無形之中，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提高。

再介紹一個檔案服務(wù)不盡如人意的實例。是有關(guān)“清退的公辦、民辦、代課教師”的統(tǒng)計、待遇問題，由于各種原因?qū)е聶n案服務(wù)能力拖累人事政策實施的情況。2011年之后，教育部、省教育廳先后下發(fā)了關(guān)于解決上述人員待遇的文件，市教育局下發(fā)了補充通知，不可謂不重視。統(tǒng)計時間跨度大，節(jié)點是1962年前后、1979年前后、1998年前后，對原始檔案的需求相當嚴格和浩大。縣（區(qū)）教育部門進行了實際操作。但是，兩年、三年眼看過去，相應(yīng)人員的統(tǒng)計、待遇仍未塵埃落定。一個重要的原因，是部分基層單位檔案缺失嚴重，無法準確摸底統(tǒng)計。檔案服務(wù)能力的弱化引發(fā)了相關(guān)人員及其家屬的強烈不滿，也給上級及時決策造成了困難。據(jù)悉，有的學校僅保有1990年之后的檔案材料，檔案缺失程度令人咋舌；大部分學校檔案材料從改革開放起源。縣一中建有專門的校史館大樓、檔案材料可以追溯到解放前，這類單位少之又少。人事檔案、文書檔案性質(zhì)的材料都呈稀缺狀態(tài)。檔案如此缺失，怎么能指望相關(guān)人事政策順利實施、有關(guān)人員待遇政策及時落實？

人事檔案與文書檔案的關(guān)系，筆者概括為：互相補充，各有長短。保管期限、管檔單位不同：人事檔案全部是在專門的人事檔案室永久保管，不用擔心材料到期、銷毀；文書檔案，有永久、三十年、十年等不同的保管期限，依法移交檔案館之前多由各職能辦公室附帶保管，有時會出現(xiàn)難以查找甚至已遭銷毀的情況。人事檔案較單純（以個人為立卷單元，更穩(wěn)定，易查找），由《干部人事檔案管理細則》規(guī)范；文書檔案較綜合（比較包羅萬象、材料豐富，但可能較難查找），由文書檔案管理法規(guī)規(guī)范。

可見，要做好人事政策等工作，就要提升檔案服務(wù)能力；要提升檔案服務(wù)能力，就要努力提高檔案查找（檢索）的能力；要提高查檔能力，就要求檔案員充分認識和發(fā)揮人事檔案室和檔案館各自特有的長處，彌補各自的不足。如，部分人士因身份問題、歷史問題，其人事檔案散失，就只好到檔案館查找線索；上級人事政策文件要求提供多種檔案材料時，也可能要求人事檔案室、檔案館共同提供檔案服務(wù)。上文所述補充材料的例證，即人事檔案室保管的材料沒有其工資信息，人事檔案員就必須引導其另行到縣檔案館查找文書檔案。人事檔案員的積極引導，文書檔案員的熱情再接待，該同志如愿以償找到了工資材料原件。這里體現(xiàn)的是：人事檔案與文書檔案的互補互助，人事檔案員與文書檔案員的通力合作，檔案員對提升檔案服務(wù)能力的自覺性。通過實際工作中對檔案服務(wù)對象的積極引導、熱情接待，潛移默化，檔案員的檔案服務(wù)能力得到了提升。

以上兩個事例，也一定程度上回答了日常檔案管理中“如何提高檔案服務(wù)能力”的問題。

一是：要加強身心修養(yǎng)，增強體魄，提高道德水準。上述兩例，都是時間性較強的中心工作，要求在規(guī)定期限內(nèi)完成大量查檔工作，保障人事政策的按時實施。這就要求檔案員有在短時間內(nèi)進行高強度勞動的強健身體和道德勇氣，同時不能收取加班費。檔案員面對這種政策性、應(yīng)急性的檔案服務(wù)，必須多一點義務(wù)思想、雷鋒精神，不斤斤計較經(jīng)濟待遇，以高質(zhì)量完成檔案服務(wù)為唯一追求。這是提升檔案服務(wù)能力的主體保證。

二是：要重視協(xié)調(diào)人際關(guān)系，包括與領(lǐng)導的關(guān)系，與其他部門的關(guān)系?；鶎尤耸聶n案室無法配備多名專職檔案員，比如筆者所在的人事檔案室，就長期只有一名專職檔案員。新頒布的人事政策往往對檔案服務(wù)要求甚為緊迫。怎么辦？除主動加班加點，就只好請局領(lǐng)導臨時安排協(xié)助查檔人員。檔案服務(wù)過關(guān)，緊接著是干部、財務(wù)部門的流水作業(yè)，這就要與這些部門協(xié)調(diào)時間安排。良好的協(xié)調(diào)能力，是提升檔案服務(wù)能力的潤滑劑。

三是：要引進現(xiàn)代化管理手段。本室正在進行的非在職人員基本情況電子材料錄入取得初步成果，加快了檢索速度。利器在手，何愁服務(wù)能力不提升？

一正一反，兩個檔案服務(wù)的例子，體現(xiàn)了提高檔案服務(wù)能力的必要性及部分實現(xiàn)途徑。追本溯源，提高檔案服務(wù)能力，不是空中樓閣，要從平時抓起、從檔案的管理環(huán)節(jié)抓起。

人事檔案的管理有收集、鑒別、整理、保管、檢索、利用等八個環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都關(guān)系到檔案服務(wù)能力的提高。這里試析人事檔案的收集能力、整理能力、利用能力，以及它們與檔案服務(wù)能力的關(guān)系。

收集能力。筆者平時注重主動出擊，養(yǎng)成定時專項通知催收材料的習慣，各種登記表格也力求完善，便于到時即刻準確再次催收。所有通知、表格都收藏在U盤。常年專項催收通知分別與錄用人員材料、轉(zhuǎn)正人員材料、年度考核材料等常規(guī)材料有關(guān)。每年的相應(yīng)時間即通過寬帶教育網(wǎng)專線發(fā)出專項通知，收集進度全部登記在專門表格，期限到達立即以手機短信催欠，保持相對高壓。這樣，檔案收集的能力就比較強勢，基本能保證檔案材料不“欠收”，為檔案服務(wù)能力的提升打下了物質(zhì)基礎(chǔ)。

整理能力。表現(xiàn)在整理方式的創(chuàng)新能力上。首先是整檔工具的“四大發(fā)明”：人事檔案裝訂專用穿引鉤（摒棄直形針）、目錄專用業(yè)務(wù)條章（摒棄傳統(tǒng)抄寫）、新錄用人員專用電子目錄、檔案分類專用架。其次是管理程序的統(tǒng)籌兼顧：先由專職檔案員做好檔案分類等技術(shù)密集型步驟，再定期聘請臨時人員協(xié)助完成上目錄、裝訂等勞動密集型步驟。工具的創(chuàng)新和管理程序的合理化，使得檔案整理時間比傳統(tǒng)方式減少了50%以上，極大地強化了檔案整理能力，也把檔案管理員從繁重的體力勞動中解放出來，從而為提升檔案服務(wù)能力提供了足夠的空間。

利用能力。電子檔案是重要的輔助手段。本室早在2002年就完成了在職人員基本情況的電子化，近年在不斷推進非在職（退休等）人員、未錄用人員、原民辦人員等諸類人員基本情況的電子化。檔案的電子化，推動了檔案服務(wù)的“實時化”、“高效化”，能直接提升檔案員檔案服務(wù)的能力。

將檔案服務(wù)能力作為檔案事業(yè)的核心能力去建設(shè)，這是現(xiàn)代檔案發(fā)展的必然選擇。加強日常檔案管理，能有效地提升檔案服務(wù)能力，從而高質(zhì)量完成人事政策的落實等實際工作；人事政策等實際工作，又會催促檔案服務(wù)能力的提升。

參考文獻：

[1]中共中央組織部《干部檔案管理細則》安徽大學陳健論文《論我國檔案服務(wù)能力的建設(shè)》

作者簡介：賴曉文，男，1969年7月生，福建省永定縣人，本科，館員；福建省永定縣教育局人事檔案室副主任（主持），1997年12月開始從事檔案工作。