韓紅磊

摘 要：對高校目前檔案工作服務現(xiàn)狀進行分析，就大數(shù)據(jù)對檔案工作的影響進行了探討，從高校實際出發(fā)以期摸索出一套適合高校檔案服務的新模式。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案服務；模式

中圖分類號：G4

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.08.084

隨著移動互聯(lián)網(wǎng)、云存儲、云計算等技術的深入人心，大數(shù)據(jù)已成為各行各業(yè)都不能忽視的流行詞，“大數(shù)據(jù)”真的重要嗎？2015年8月19日，國務院常務會議通過《關于促進大數(shù)據(jù)發(fā)展的行動綱要》，從國家層面肯定發(fā)展大數(shù)據(jù)的重要性和緊迫性。在大數(shù)據(jù)時代背景下，每個行業(yè)都面臨著如何擁有大數(shù)據(jù)及對大數(shù)據(jù)進行有效管理的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。就高校來說，盡管檔案館保存了大量的檔案資料和電子信息，但在服務利用方面仍然遠遠不能滿足大眾需要。大數(shù)據(jù)時代如何創(chuàng)新服務模式，探索出一套有高校特點的檔案信息服務體系，是我們面臨的一個新課題。

1 目前高校檔案工作服務現(xiàn)狀

中國高校是在計劃經(jīng)濟體制下成長、壯大起來的，計劃體制社會管理模式鑄就了高校的封閉性，與之相適應，高校檔案管理模式自然也是封閉的。盡管檔案保存的目的是為了提供服務，但是檔案館從未真正放下“面具”走入大眾視野，對很多人來說檔案館仍然是一個神秘所在，與圖書館相比，其服務功能差、利用率低的狀況立現(xiàn)。

2 高校檔案服務功能差、利用率低的原因

（1）社會各界對檔案館缺乏足夠的了解。無論是在校師生還是畢業(yè)生，超過80%的受調查者反映他們對高校檔案館藏和服務內容一無所知。

（2）高校檔案類別單一，服務面窄。無論以“件”還是以“卷”歸檔，高校檔案基本類別為：黨群類、行政類、教學類（含學籍）、科研類、外事類、財會類、基建類、出版類、儀器設備類、產品生產與科技開發(fā)類。而這些類別單一的檔案材料，主要圍繞高校自身建設和發(fā)展進行收集和保管，這一點決定了高校檔案的使用范圍主要是高校。

（3）查借閱手續(xù)繁瑣。高校檔案材料的查借閱一般是針對本校師生（含畢業(yè)生），查借閱檔案材料利用者除了需要身份證原件及復印件外，必須要等到規(guī)定的工作日才可能辦理查借閱；涉及到學?；蛘呱霞墡芗壍奈募牧线€需要學校主管領導書面同意，一層層手續(xù)辦理費時費力，讓利用者感到頭疼。

（4）工作人員服務效率低下、服務手段單一。目前高校檔案館提供的服務一般是檔案原件復印，特殊情況下校內工作人員可以借閱檔案原件，這種服務方式意味著使用者必須親自到檔案館去才可以利用檔案材料。筆者以普通利用者身份向河南省6家高校檔案館電話咨詢，希望能通過電郵、快遞或者其他網(wǎng)絡在線方式從畢業(yè)母校拿到自己的學籍證明材料，盡管提供了足夠詳細的身份信息和原因，仍然遭到了拒絕。

3 大數(shù)據(jù)對高校檔案館的影響

（1）大數(shù)據(jù)的概念。什么是大數(shù)據(jù)？到目前為止，沒有人能科學、完整地定義這個迅速改變世界的“魔力”?？偨Y專家們對大數(shù)據(jù)的各種理解和詮釋，筆者認為大數(shù)據(jù)的4大特征比較合理：數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)形態(tài)多樣、數(shù)據(jù)產生和處理的速度極快、從數(shù)據(jù)之中獲取更大的價值。大數(shù)據(jù)作為一種技術和理念，對各行各業(yè)包括檔案工作的影響是不可避免的。

（2）大數(shù)據(jù)對高校檔案館的影響。數(shù)字生存時代來臨了，其對檔案館造成的長期影響無法預估，筆者就短時間內對檔案館的影響總結幾點：一是歸檔、保管載體的變化。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的興起，無紙化辦公逐步普及，所有的文件、會議紀要、各類計劃、總結、學生學籍、科研材料等都可以通過電腦操作后實現(xiàn)電子歸檔。鑒于電子文件材料的不穩(wěn)定性以及可隨意修改的特征，如何保證歸檔檔案材料任何時候都能順利提供利用，保證檔案材料的原始性成為難題。二是服務利用對象的變化。高校檔案館藏內容的單一決定了它服務人群的特殊，尤其是教學（含學生學籍檔案）類、科研類檔案材料的隱私性決定了高校檔案服務是以“小眾化”為主。在國家提倡檔案材料要逐步公開為社會利用的大背景下，大數(shù)據(jù)時代高校檔案館必定不能只開展“小眾化”服務，如何根據(jù)不同類型用戶的需求，開展針對性服務是高校檔案館迫在眉睫的問題。三是信息分析和利用方式的變化。隨著數(shù)字化的快速推進，檔案館藏資料正以不可估量的速度形成海量信息，原有被動的服務方式已經(jīng)不能滿足社會需求，高校檔案館以何種服務方式，將海量信息資源轉變?yōu)榫W(wǎng)絡時代使用方便的信息也成為當前服務關注的重點。

4 大數(shù)據(jù)時代高校檔案服務創(chuàng)新體系的建立

大數(shù)據(jù)時代的檔案服務，將是集紙質檔案資料和電子檔案信息同時借閱為一體的主動、快捷、便利的信息服務體系。

（1）制定符合新形勢的規(guī)章制度。傳統(tǒng)的檔案資料查借閱制度以外，大數(shù)據(jù)時代首要注意的將是電子檔案的安全性、保密性和不可篡改的特性，檔案開放服務和信息安全保密本來就是檔案工作的基本矛盾之一，在大數(shù)據(jù)時代這個矛盾尤為突出。因此，制定符合新形勢的規(guī)章制度，加強檔案管理的制度化建設，是保證檔案工作科學發(fā)展的首要條件。如在國家《電子公文歸檔管理暫行辦法》（國家檔案局第6號令）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的前提下，建立《涉密電子文件加密制度》、《用戶資料分級查閱制度》、《電子文件目錄定期上報制度》、《歸檔數(shù)據(jù)定期備份制度》等。

（2）加大對檔案知識的宣傳力度。利用校園網(wǎng)、學校檔案網(wǎng)頁、檔案展覽、建立QQ群、微博、微信公眾號等各種渠道向在校師生宣傳檔案基礎知識，在線回答師生提問，讓學生了解檔案館藏內容和可以利用的館藏資料等。

（3）利用大數(shù)據(jù)做好檔案基礎工作，變被動為主動。目前，高校各類數(shù)據(jù)成幾何倍數(shù)的增長，檔案館必須把收集到的、散亂的原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過統(tǒng)一標引進行結構化的系統(tǒng)整理、分析，才可以方便使用。因此，檔案館在收集、保存各類數(shù)據(jù)的基礎上，數(shù)據(jù)分析能力必須隨之快速進步，從而發(fā)現(xiàn)數(shù)字背后潛藏的挑戰(zhàn)和機遇?！侗l(fā)》作者艾伯特·巴拉巴西就認為，93%的人類行為都可以通過數(shù)據(jù)予以分析預測。如中原工學院發(fā)展規(guī)劃處、黨政辦公室、人事處等部門在工作中經(jīng)常需要內容詳細、匯總全面的編研材料，檔案館就需要從經(jīng)過統(tǒng)一標引的大數(shù)據(jù)中快速準確地挖掘分析出各級領導和部門需要的信息，甚至根據(jù)重點工作分析學校對材料的需求，主動向部門提供服務。

（4）利用大數(shù)據(jù)開展有針對性地智能服務。所謂“智能”服務就是檔案館根據(jù)不同用戶群體的需求，通過網(wǎng)絡在線、電話咨詢、日常借閱等方式及時、主動、有效地提供檔案資料及信息，使檔案用戶得到所需的專屬性服務。首先，大數(shù)據(jù)時代電子文件歸檔和普通紙質檔案保管的目的一樣是提供利用，同時必須注意在確保歸檔電子文件法律效力的基礎上向用戶提供服務。如采用數(shù)據(jù)加密技術對電子文件進行加密保護，防止非法拷貝，人為故意修改等。其次，檔案館必須適應網(wǎng)絡時代辦公的需要，把各類檔案資源經(jīng)過技術管理手段轉變?yōu)橛脩羰褂梅奖愕男畔?。如中原工學院每年都要有近萬名學生畢業(yè)，就業(yè)地址分布于海內外，很多畢業(yè)生不能親自回到母校辦理所需學籍材料，而很多學籍材料需求又很緊急，這種情況下，檔案館把學生所有的學籍材料加密上線，用戶可以登錄高校檔案網(wǎng)頁，注冊用戶名和密碼，通過電子文件打印授權，畢業(yè)生可以在任何地方把他需要的學籍材料通過電子文件打印功能打印出來；或者把部分檔案全文數(shù)字化之后上網(wǎng)供利用者瀏覽。需要提及的是，這種情況需要系統(tǒng)具備安全的識別和鑒別機制，以應對網(wǎng)絡上的各種攻擊。第三，檔案館整合詳細的、利用者層面的網(wǎng)絡行為數(shù)據(jù)，分析瀏覽檔案網(wǎng)頁的歷史信息源，有針對性地把瀏覽次數(shù)多的類似信息及時在線傳輸。

參考文獻

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[2]郭昕，孟曄.大數(shù)據(jù)的力量[M].北京：機械工業(yè)出版社，2013，（11）.