[摘 要]隨著高校教學(xué)改革的深化，信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校教學(xué)檔案管理落后于目前實(shí)際需求。因此，本文結(jié)合院系教學(xué)檔案管理實(shí)際，分析了高校檔案信息資源管理過程中存在的各種問題，并針對(duì)問題提出了高校檔案數(shù)字化管理的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]高校；教學(xué)檔案；檔案數(shù)字化

一、教學(xué)檔案在教學(xué)管理中的重要性

教學(xué)檔案與教學(xué)管理是一種教學(xué)質(zhì)量界面雙向演化的互動(dòng)過程。教學(xué)檔案是在教育教學(xué)活動(dòng)過程中自然形成的，具有形成的過程性與階段性、構(gòu)成的成套性、內(nèi)容的專業(yè)性等特征。教學(xué)檔案記錄著高校教學(xué)、科研工作的歷史過程，字里行間蘊(yùn)涵著高校教學(xué)質(zhì)量、學(xué)術(shù)水平和管理水平的真實(shí)信息，可以多視角地映射高校本科教學(xué)工作水平和全校師生的精神境界。它真實(shí)地反映學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)改革與建設(shè)工作過程以及教學(xué)思想、教學(xué)方法和教學(xué)成果的原貌。

二、高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）教學(xué)檔案的特點(diǎn)制約了檔案數(shù)字化管理

高校走在信息化的前沿，但高校教學(xué)檔案因其數(shù)量大、涉及面廣，且具有連續(xù)性、周期性、專業(yè)性與通用性并存等特性，使其在信息化管理中還存在諸多問題，不利于高校教學(xué)檔案的收集、整理和利用。教學(xué)檔案相對(duì)于人事、科研、基建、會(huì)計(jì)等檔案，在高校一直未受到相應(yīng)的重視，這直接導(dǎo)致了其信息化建設(shè)的滯后。盡管教學(xué)檔案本身多數(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子化，但在對(duì)其進(jìn)行搜集、整理過程中，檔案的規(guī)范性、完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性等無法得到確認(rèn)。這主要是因?yàn)榻虒W(xué)檔案分布廣，它分散在學(xué)校各職能部門，如招生就業(yè)處保留了學(xué)生招生就業(yè)相關(guān)的檔案，二級(jí)學(xué)院的教學(xué)檔案、學(xué)生成績檔案、獎(jiǎng)懲記錄又分別保留在教師、教學(xué)部門、學(xué)生工作部門三個(gè)地方。這種檔案的管理模式使得檔案的規(guī)范化、集約化管理受到挑戰(zhàn)，信息化管理也無從下手。

（二）教學(xué)檔案管理手段較落后

盡管各高?；九鋫淞诵阅芰己玫挠?jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，但是由于高校教學(xué)檔案管理人員的技術(shù)水平較低，一些高校在教學(xué)檔案管理方面還采用手工操作完成工作任務(wù)，以紙張和案卷為工具進(jìn)行檔案的收集、整理和檢索，在向相關(guān)部門上報(bào)檔案材料時(shí)，需要準(zhǔn)備電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種材料，投入了大量的財(cái)力、人力、物力，增加了工作人員的負(fù)擔(dān)，嚴(yán)重影響教學(xué)檔案管理工作的效率，而沒有實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源和檔案管理過程數(shù)字化。有的即使建立了計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，也只是利用計(jì)算機(jī)代替手工抄寫案卷目錄，造成了檔案管理軟件功能利用單一，自動(dòng)化水平較低。加上教學(xué)檔案信息的利用率普遍較低。教學(xué)檔案信息化管理之后，授課教師可以通過網(wǎng)絡(luò)的方式了解教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、內(nèi)容、教學(xué)管理與質(zhì)量等。但在實(shí)踐中，教師利用教學(xué)檔案次數(shù)很少，大部分老師依靠自身的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行教學(xué)，對(duì)利用教學(xué)檔案進(jìn)行教學(xué)創(chuàng)新的嘗試較少，這也制約了教學(xué)檔案的數(shù)字化進(jìn)展。

三、加強(qiáng)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的軟硬件設(shè)施建設(shè)，我認(rèn)為可以從整合教學(xué)檔案資源、教學(xué)檔案管理制度兩個(gè)方面的軟件建設(shè)著手，這樣對(duì)于教學(xué)檔案數(shù)字化“問渠那得清如許，為有源頭活水來”才有基礎(chǔ)，有了基礎(chǔ)，萬丈高樓平地起，數(shù)字化才有牢實(shí)的根基；加強(qiáng)教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的硬件設(shè)施建設(shè)，建立各類教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，才能服務(wù)教學(xué)管理。

（一）整合教學(xué)檔案資源

1、整合教學(xué)檔案實(shí)體

整合教學(xué)檔案實(shí)體，將分散在學(xué)校二級(jí)檔案管理部門的教學(xué)檔案按照保管期限進(jìn)行整合，即永久和長期保存的教學(xué)檔案全部納入學(xué)校檔案館室，短期保存的教學(xué)檔案留存二級(jí)學(xué)院檔案管理。對(duì)數(shù)字化檔案的整合要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保證整合后教學(xué)檔案資源的可用性和共享性。

2、整合教學(xué)檔案人力資源，確保教學(xué)檔案管理人員的穩(wěn)定性

整合教學(xué)檔案人力資源，尤其是各二級(jí)院系的兼職檔案員，一般由教學(xué)秘書兼任，在確定教學(xué)秘書時(shí)，要責(zé)任心、使命感強(qiáng)，懂教學(xué)工作的人員，平時(shí)加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)培養(yǎng)，學(xué)校要引入激勵(lì)機(jī)制，定期考核確保其職稱職務(wù)的晉升，這樣才能在仕途上給其提供一個(gè)發(fā)展的平臺(tái)，才能提高兼職檔案員工作的積極性，提升他們的工作能力，從而保證院系教學(xué)檔案工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，為整合教學(xué)檔案工作提供人力保證。

3、整合教學(xué)檔案設(shè)備

在教學(xué)檔案收集、整理和利用的各環(huán)節(jié)中，設(shè)備投入是必須的，設(shè)備的先進(jìn)與否直接影響了檔案工作效率和現(xiàn)代化建設(shè)程度，因此對(duì)教學(xué)檔案管理設(shè)備的整合是非常必要的。各二級(jí)院系教學(xué)檔案管理設(shè)備的配備水平不同，在整合過程中要突出重點(diǎn)，最大限度地滿足教學(xué)檔案管理的需求，促進(jìn)各院系教學(xué)檔案管理持續(xù)、健康發(fā)展。

（二）建立規(guī)范和完善的教學(xué)檔案管理制度

教學(xué)檔案是教學(xué)管理的重要組成部分，要根據(jù)本校實(shí)際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，制定教學(xué)檔案建設(shè)目標(biāo)，確定教學(xué)檔案管理人員的職權(quán)范圍，使教學(xué)檔案管理人員樹立起強(qiáng)烈的責(zé)任心。教學(xué)檔案應(yīng)采取集中分級(jí)管理相結(jié)合的方法，在學(xué)校實(shí)行二級(jí)管理制度，并建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，確實(shí)提高教學(xué)檔案的利用率及利用價(jià)值，把教學(xué)檔案工作與教學(xué)管理工作結(jié)合起來。定期抽查教學(xué)檔案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，定期對(duì)院系教學(xué)檔案管理進(jìn)行相互交流，促進(jìn)教學(xué)檔案工作的快速發(fā)展。

（三）建立各類檔案數(shù)據(jù)庫，服務(wù)教學(xué)管理

開放的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理數(shù)字化的基礎(chǔ)。將教學(xué)管理的通知、文件和規(guī)章制度等信息發(fā)布在網(wǎng)上，讓全校師生隨時(shí)通過網(wǎng)絡(luò)查詢和了解最新的教學(xué)信息，改變以往靠電話通知、張貼布告、收發(fā)文件等效率較低的管理手段。在教學(xué)管理系統(tǒng)中最好設(shè)有網(wǎng)絡(luò)交流平臺(tái)，例如聊天室、BBS貼吧，讓師生超越時(shí)空對(duì)話，師生互動(dòng)，給師生提供一個(gè)交流平臺(tái)。師生可以對(duì)教學(xué)管理中的問題暢所欲言，并有針對(duì)性的深入探討，對(duì)教學(xué)管理提出自己的思路、意見和建議，賦予師生教學(xué)信息的知情權(quán)和管理的參與權(quán)，讓教學(xué)檔案管理成為全校師生共同關(guān)注的話題，促進(jìn)教學(xué)檔案管理的公開化和個(gè)性化。教學(xué)檔案工作為學(xué)校教學(xué)改革發(fā)展提供參考依據(jù)，就必須要提供有價(jià)值的教學(xué)檔案信息。通過建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，掌握每位學(xué)生最原始的信息。實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案全文存儲(chǔ)與檢索。高校各部門可以快速歸檔電子檔案，也可隨時(shí)將原有紙質(zhì)的教學(xué)檔案原件通過掃描儀掃描后存儲(chǔ)到服務(wù)器上。在進(jìn)行檔案查閱利用時(shí)，根據(jù)各類查詢條件如實(shí)習(xí)、計(jì)劃、專業(yè)、課程、總結(jié)等快速查找所需要的教學(xué)檔案信息。教學(xué)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化，包括對(duì)檔案的統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱、催還和編研等工作。

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作者簡(jiǎn)介：蔣娟（1976-），女，重慶巴南人，重慶第二師范學(xué)院綜合檔案室。