吳蔚

摘要：金盤圖書館集成管理系統(tǒng)（Gold Disk Library Integrated System，下文簡稱gdlis）是目前國內(nèi)使用較為廣泛的圖書館管理軟件之一。該文通過湖南師范大學(xué)圖書館（下文簡稱我館）在引進(jìn)gdlis后對系統(tǒng)的應(yīng)用實踐，結(jié)合圖書館的具體工作流程，總結(jié)了gdlis在總分館模式上的使用經(jīng)驗，并分析了其中的不足之處。

關(guān)鍵詞：集成管理系統(tǒng)；圖書館；gdlis

中圖分類號：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2014）28-6781-02

1 研究背景

我館是國內(nèi)較早進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)的圖書館之一，早在本世紀(jì)初，我館就已經(jīng)引進(jìn)了圖書館自動化集成系統(tǒng)（integrated library automation system II下文簡稱ilasII），開始了在數(shù)字化圖書館這一新新事物上的探索之路。經(jīng)過這幾十年的發(fā)展，我館工作者們逐漸認(rèn)識到，ilasII雖然在操作與業(yè)務(wù)流程的應(yīng)用上有著很大的優(yōu)勢，但是其數(shù)據(jù)庫難以兼容、缺乏總分館模式的先天缺陷已經(jīng)很難適應(yīng)如今圖書館界提倡的服務(wù)至上、共建共享的管理理念。因此在2013年，我館工作人員經(jīng)過多方走訪、調(diào)研，最終決定將本館的自動化管理系統(tǒng)更換為gdlis。這樣，一方面，gdlis采用了oracle數(shù)據(jù)庫作為底層，能夠很好地解決數(shù)據(jù)庫的通用性問題；另一方面，gdlis有著較為完善的總分館功能設(shè)置，能夠適應(yīng)我校各分館館藏共建共享的建設(shè)需求。至2014年初，我館gdlis已經(jīng)正式上線，筆者作為圖書館的系統(tǒng)管理員，在gdlis主分館模式的應(yīng)用中積累了一些經(jīng)驗，也發(fā)現(xiàn)了不少問題，現(xiàn)將之分享如下。

2 應(yīng)用經(jīng)驗

gdlis的總分館模式，采用的是賬號控制的方式，即首先在系統(tǒng)里設(shè)置數(shù)個分館，然后在相應(yīng)的分館下建立各自的操作員賬號，系統(tǒng)通過這些操作員賬號的歸屬來確定用戶的權(quán)限范圍。一般來說，各分館的操作員都只能操作和統(tǒng)計本分館的書目和讀者數(shù)據(jù)。其具體在圖書館各個工作環(huán)節(jié)的應(yīng)用如下：

2.1 在采編典環(huán)節(jié)的應(yīng)用

采編典環(huán)節(jié)指的是對圖書進(jìn)行采訪、選購、驗收、編目、典藏的整個過程，其處理對象主要是圖書的書目數(shù)據(jù)和與之相關(guān)的預(yù)定、驗收、典藏數(shù)據(jù)。gdlis在采編典環(huán)節(jié)中能夠很好地區(qū)分各分館的書目數(shù)據(jù)，做到各分館的工作流程獨(dú)立而不互相影響；同時又較好的實現(xiàn)了書目數(shù)據(jù)的共享：在查重功能中能夠區(qū)分本數(shù)據(jù)是與本館重復(fù)或是與分館重復(fù)，在編目環(huán)節(jié)中還能夠檢索到其他分館的數(shù)據(jù)并直接采用、典藏，系統(tǒng)會通過重復(fù)905字段的方式來區(qū)分不同分館的館藏信息。總的來說gdlis的總分館模式在采編典環(huán)節(jié)中的應(yīng)用問題較少，主要問題在于每個操作員的賬號都只能對一個分館進(jìn)行采編典的工作，當(dāng)有數(shù)個分館需要統(tǒng)一進(jìn)行采購時需要通過切換賬號來完成工作，導(dǎo)致操作流程略顯繁瑣。

2.2 在流通借還中的應(yīng)用

總分館模式在流通借還中的應(yīng)用，主要是對不同分館的操作員、讀者與圖書之間流通規(guī)則的設(shè)置。具體而言，gdlis能夠?qū)Ψ逐^內(nèi)的同一類讀者在所有分館設(shè)置獨(dú)立的流通權(quán)限，各分館操作員通過賬號控制，只能借還本分館內(nèi)有館藏的書目，各分館的借還數(shù)可以獨(dú)立計算也可以統(tǒng)一計算。但是流通過程中讀者的狀態(tài)在每個分館都是一致的：例如當(dāng)一讀者在某分館有欠費(fèi)時，他在其他分館的狀態(tài)也會變成欠費(fèi)狀態(tài)。這種情況只能通過修改各館的流通權(quán)限，使欠費(fèi)的讀者證號能繼續(xù)借書，才能保證讀者證在其他分館的正常使用。

2.3 在讀者事物中的應(yīng)用

讀者事務(wù)主要包括對讀者的罰款、賠書、掛失、續(xù)借等事物的處理。gdlis中，讀者在各分館的罰款能夠通過系統(tǒng)設(shè)置來決定是統(tǒng)一處理或是由產(chǎn)生罰款的分館獨(dú)立處理，其它諸如賠書、掛失、續(xù)借等事物，各分館的操作員都能且只能處理屬于本分館的讀者對象。這種方式對于總分館分布情況較簡單的學(xué)校能夠很好地適應(yīng)。但對我校而言，由于大部分讀者對象是共同的，且讀者事物的處理主要由總館完成，因此為了便于統(tǒng)計和操作，我校采取的是“多個分館，一套讀者”的管理模式，所有的讀者都統(tǒng)一錄入總館，而其他分館內(nèi)由于沒有讀者數(shù)據(jù)，導(dǎo)致當(dāng)其他分館的操作員要進(jìn)行讀者事物處理時還需要將賬號換成總館賬號才能進(jìn)行。

2.4 在查詢統(tǒng)計中的應(yīng)用

查詢統(tǒng)計的主要對象是圖書的流通、館藏情況以及讀者的借還情況和其他讀者事物的情況。gdlis中，各分館能較全面的統(tǒng)計本館的館藏情況、本館圖書的流通情況以及在本館產(chǎn)生的讀者事物情況，但無法統(tǒng)計其他分館產(chǎn)生的上述信息。此外由于上文所述原因，我館所有的讀者都統(tǒng)一隸屬于總館，因此系統(tǒng)中對讀者借還的情況的統(tǒng)計還不夠全面，尤其是在催還統(tǒng)計中，當(dāng)其他分館的讀者借了本分館的書后，兩個分館的催還模塊都無法統(tǒng)計出這名讀者的信息，嚴(yán)重影響了圖書館的藏書安全。

2.5 在期刊模塊的應(yīng)用

期刊模塊包括期刊的訂購、簽到、裝訂、驗收、統(tǒng)計等流程，其主要處理對象是期刊的書目信息及其相關(guān)信息。gdlis在期刊模塊中的主分館應(yīng)用和采編典環(huán)節(jié)基本相同，這里就不多做贅述了。

3 問題思考

從應(yīng)用經(jīng)驗中我們不難看出gdlis在總分館模式的使用上能夠適應(yīng)大多數(shù)一般情況，但對于我校較為復(fù)雜的總分館設(shè)置，還是存在一些漏洞，總結(jié)起來有以下幾點(diǎn)：

3.1 分館間缺乏層級關(guān)系

gdlis中各個分館的關(guān)系實質(zhì)上是一種并列關(guān)系，在權(quán)限設(shè)置和工作流程的設(shè)計中各分館是各自獨(dú)立、并列進(jìn)行的，并沒有一個實際意義上的總館權(quán)限存在。但是對我校而言，圖書館業(yè)務(wù)的專業(yè)人士大多集中在總館，而各分館一般只負(fù)責(zé)采購、借還和少量讀者事物，這就要求我校的總分館最好是一種“總館可以操作分館數(shù)據(jù)；分館不能操作總館數(shù)據(jù)”的上下級模式。這樣一來，我們可以將讀者按單位錄入各個院系的分館，由院系分館處理一部分較為簡單的本院數(shù)據(jù)，而總館則負(fù)責(zé)全局的操作和統(tǒng)計。

3.2 流通信息無法共享

gdlis雖然在采編典環(huán)節(jié)很好地解決了數(shù)據(jù)共享的問題，但是在流通借還、讀者事物和查詢統(tǒng)計等環(huán)節(jié)中，各分館的數(shù)據(jù)信息仍然處于一種封閉狀態(tài)，這意味著當(dāng)讀者需要查詢自己的流通歷史時必須通過該讀者訪問過的所有分館的操作員才能查詢到完整的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致了工作流程的繁瑣。更嚴(yán)重的是這種封閉甚至還會導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全無法查到的惡性漏洞的產(chǎn)生，例如上文提到的查詢統(tǒng)計環(huán)節(jié)中的催還功能。就我校的工作流程而言，理想狀態(tài)應(yīng)該是把查詢、統(tǒng)計甚至處理其他分館事物的功能作為一項操作員權(quán)限，由系統(tǒng)中的設(shè)置來決定該操作員能否對其他一個或多個分館的數(shù)據(jù)經(jīng)行查詢或處理。

3.3 流通權(quán)限不夠獨(dú)立

我校分館數(shù)量眾多并且分布較散，因此對各分館的管理較為靈活，分館間管理方式的差異較大，這就要求我校在各分館流通權(quán)限的設(shè)置上，要做到相互獨(dú)立、互不影響。但就目前而言，gdlis在流通權(quán)限的獨(dú)立性上，仍有兩方面的問題存在：其一是同一類讀者在每個分館的狀態(tài)一致，導(dǎo)致的權(quán)限設(shè)置問題，這在前文已提到過；其二是在設(shè)置讀者是否允許“有超期仍可借書”和“有欠款仍可借書”的權(quán)限時，不能區(qū)分書目的來源。仍以我校為例，某些院系的資料室允許讀者有超期書仍可外借，而總館和分校區(qū)圖書館則不允許，但由于不能區(qū)分讀者所借圖書的來源，我館只能把“有超期仍可借書”和“有欠款仍可借書”兩項權(quán)限在所有分館都設(shè)為允許，這對我校圖書館的管理造成了很大的影響。

4 結(jié)束語

總體而言，gdlis已經(jīng)在很大程度上實現(xiàn)了對圖書館總分館模式的支持，但在復(fù)雜環(huán)境中的應(yīng)用仍然是一個需要研究的課題。自動化系統(tǒng)的應(yīng)用直接關(guān)系到圖書館的工作效率和讀者服務(wù)質(zhì)量，只有對其不斷研究、推陳出新才能使圖書館的發(fā)展不斷前進(jìn)。該文僅在此拋磚引玉，一方面總結(jié)自身的使用經(jīng)驗，希望能給圖書館界的同行以啟發(fā)，另一方面也希望金盤公司能及時改進(jìn)產(chǎn)品存在的問題，將gdlis不斷完善，為我國的教育事業(yè)貢獻(xiàn)更大的力量。