步堯

[摘要] 隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，疾控中心檔案管理工作也迎來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化已成為迫切解決的問題。而我國檔案管理工作起步較晚，存在著許多問題與不完善。本文就疾病中心檔案管理工作中存在的問題與如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息化地管理進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞] 疾控中心；檔案管理；信息化；問題

[中圖分類號(hào)] R512.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] B [文章編號(hào)] 2095-0616（2014）18-140-03

疾控中心承擔(dān)著對(duì)殘疾、疾病和傷害的預(yù)防的重要使命，在創(chuàng)造健康環(huán)境、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、保障國家安全、促進(jìn)人民健康方面發(fā)揮著重要作用?？梢?，疾控中心在我國疾病防控和保障人民健康的舉足輕重的作用。而各級(jí)疾病中心中所保管的檔案資料是疾病中心工作的基礎(chǔ)，雖然十分龐大但也十分珍貴。但由于我國檔案管理工作起步晚，欠發(fā)達(dá)地區(qū)設(shè)備、人才不足等問題，疾控中心檔案管理工作有很多不如人意的地方。而這種種問題正阻礙著檔案管理工作向信息化現(xiàn)代化前進(jìn)的步伐。應(yīng)用現(xiàn)代的信息化技術(shù)，可以大大降低檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)還能使檔案管理工作變得更加有效[1]，所以現(xiàn)代化信息化是十分有必要的。下面我們就疾控中心檔案管理存在的問題和如何進(jìn)行信息化管理進(jìn)行探討。

1 疾控中心檔案管理工作中存在的問題

1.1 疾控中心檔案管理設(shè)備不足

由于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，各地區(qū)經(jīng)濟(jì)條件不同，還存在著許多欠發(fā)達(dá)地方，許多檔案管理工作中所需的硬件設(shè)施落實(shí)不到位，為檔案管理工作帶來了很大的困難。有學(xué)者對(duì)我國省級(jí)疾控中心衛(wèi)生經(jīng)費(fèi)進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)有限的經(jīng)費(fèi)無法保證衛(wèi)生工作持續(xù)有效的開展[2-3]。也存在著重科研、重醫(yī)療而忽視檔案信息管理的情況，致使檔案管理設(shè)備落實(shí)不到位。從目前對(duì)于很多疾控中心檔案保存機(jī)構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機(jī)構(gòu)并不多，大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段，對(duì)于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。因此，各單位需要加強(qiáng)檔案管理的硬件設(shè)備的建設(shè)，例如檔案庫房所必須的除濕機(jī)、空調(diào)、防火防盜系統(tǒng)等。而數(shù)據(jù)計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)處理軟件等的缺乏，使檔案管理的信息化變得十分被動(dòng)[4]。

1.2 疾控中心檔案管理模式落后

我國檔案管理工作較西方發(fā)達(dá)國家起步較晚，而仍有部分地方的疾控中心沿用著從前傳統(tǒng)的管理模式，檔案的保存、分類不科學(xué)，無法滿足現(xiàn)今信息化、現(xiàn)代化的要求。而近年來公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生，傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變等問題的出現(xiàn)，又給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)[5]。使疾控中心檔案管理模式落后的問題日益突出，無法滿足現(xiàn)階段醫(yī)學(xué)研究、疾病控制等領(lǐng)域?qū)n案信息的需求。而現(xiàn)階段的檔案也多以文字，圖片等靜態(tài)資料為主，缺乏重要的聲像資料[6]，影響了檔案的完整性，從而間接影響著檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。而現(xiàn)在多地基層疾控中心實(shí)驗(yàn)室的建立，實(shí)驗(yàn)室的檔案管理又成為需要妥善管理的信息[7]。種種變化迫使疾控中心檔案管理模式進(jìn)行升級(jí)。

1.3 疾控中心檔案管理人才的不足

檔案管理人員的素質(zhì)決定著檔案管理工作的質(zhì)量?，F(xiàn)今，我國檔案管理人才嚴(yán)重缺乏，而參加工作的方案管理人員又普遍地存在著理論水平低、專業(yè)技能不高等問題。有關(guān)調(diào)查研究表明，疾控中心檔案管理部門中的工作人員絕大部分缺乏豐富的工作經(jīng)驗(yàn)、高學(xué)歷背景、信息技術(shù)或檔案學(xué)等專業(yè)背景，嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作。而很多情況下，由于人才的缺失，疾控中心時(shí)常會(huì)安排非專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理工作的兼管，更使得檔案管理質(zhì)量難以提高。而人才的不足，很大的程度上是由于人們對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，在今后的工作中，我們應(yīng)該注意到這方面的工作。

1.4 疾控中心檔案管理工作的監(jiān)督管理制度的缺乏

任何管理工作都需要一個(gè)監(jiān)督管理規(guī)范，要有章可循，責(zé)任到人?，F(xiàn)行的法規(guī)及文件主要有《國家檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案保管期限表》、《實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理制度》、《疾控中心實(shí)驗(yàn)室工作管理辦法》等。并且根據(jù)衛(wèi)生部的要求，現(xiàn)在各級(jí)疾控中心根據(jù)自己的條件制定了各自的監(jiān)督制度，并明確了各級(jí)各類人員的職責(zé)[8]。然而這就造成各個(gè)疾控中心缺乏一個(gè)統(tǒng)一的監(jiān)督管理制度，不利于各個(gè)檔案的整合。并且，監(jiān)督制度中依然存在許多不足，使檔案管理工作得不到有效地管理和控制。并且，隨著科技的發(fā)展，各種各樣的信息載體的出現(xiàn)，雖然為檔案管理帶來了方便，也使的信息的獲得更加容易，但同時(shí)也為檔案管理監(jiān)督工作帶來了新的挑戰(zhàn)。更加容易獲取信息，意味著，檔案信息的泄露也變得更加容易，在信息化的現(xiàn)代，信息泄露是一個(gè)不容忽視的問題。

2 疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)

2.1 建設(shè)完善的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

要做好檔案的信息化管理，離不開一個(gè)完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及許多軟件和硬件的參與[9]?，F(xiàn)今，疾控中心的資金投入大多用于醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)，往往忽視了檔案管理工作。這不僅僅影響了檔案管理的信息化進(jìn)程，更有可能造成檔案儲(chǔ)備信息不全等嚴(yán)重后果?，F(xiàn)今信息化的檔案管理模式越來越趨向于微縮化和數(shù)字化，通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等信息化終端將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子資料已成為必然趨勢(shì)[10]。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案主要依靠的是手工管理方式，已有一套相對(duì)完善的管理方法與制度，但無法滿足電子檔案管理的要求。電子檔案體積小，儲(chǔ)存量大，一張CD光盤便相當(dāng)于30萬漢字的圖書1000冊(cè)。但其主要的保管載體對(duì)環(huán)境的要求也比紙質(zhì)檔案要求更高，運(yùn)作的設(shè)備主要依賴于計(jì)算機(jī)。因配套設(shè)施不足，導(dǎo)致電子檔案無法保存，要么保管極其困難，丟失損壞的情況極其普遍。為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，疾控中心應(yīng)當(dāng)建立起自動(dòng)化辦公設(shè)備，并將它與現(xiàn)有設(shè)備合理有效地銜接起來，以便于管理人員更有效率地對(duì)檔案進(jìn)行管理。

2.2 改進(jìn)疾控中心檔案管理模式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在檔案管理的需求。信息時(shí)代，疾控檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是不可避免的發(fā)展趨勢(shì)，而要推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)就必須要更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理思想現(xiàn)代化。而現(xiàn)今的檔案來源、保存形式與以前也已經(jīng)大相徑庭，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，探索出適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的新的管理模式勢(shì)在必行[11]。在如今的檔案管理工作中，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)版的信息在體外，還出現(xiàn)了光盤、磁盤等形式的電子資料載體。新的資料載體的出現(xiàn)必然使檔案管理工作發(fā)生巨大的變化，傳統(tǒng)的管理模式必然無法適應(yīng)信息化的要求。我們應(yīng)當(dāng)在檔案管理工作中充分應(yīng)用先進(jìn)的管理設(shè)備與思維，建立一個(gè)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的智能化和自動(dòng)化地管理模式，以充分得發(fā)揮信息化管理地優(yōu)勢(shì)。

2.3 加大信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度

人才在檔案管理工作中的地位舉足輕重，在檔案的信息化管理過程中，人一方面負(fù)責(zé)建設(shè)和保養(yǎng)管理運(yùn)作所需的基礎(chǔ)設(shè)施和建設(shè)，另一方面還負(fù)責(zé)開發(fā)和維護(hù)軟件系統(tǒng)，此外，還負(fù)責(zé)加工、整理、保存各種檔案信息等。但是現(xiàn)階段，很多疾控中心的檔案管理人員并不具備這些素質(zhì)，他們中的大部分缺乏相當(dāng)?shù)膶I(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、檔案學(xué)管理知識(shí)及圖書情報(bào)資源管理知識(shí)等。培養(yǎng)適合現(xiàn)今社會(huì)的信息化檔案管理人才的任務(wù)迫在眉睫。首先，我們應(yīng)該加大對(duì)正處于一線檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的工作能力，提升他們的知識(shí)水平。另一方面，應(yīng)該大力引進(jìn)檔案管理相關(guān)的管理人才，給予優(yōu)厚的條件，使他們堅(jiān)守崗位，發(fā)揮他們的特長，增強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍。如果是兼職檔案管理的專業(yè)疾控醫(yī)療人員，應(yīng)當(dāng)明確自己的工作方向，端自己的正服務(wù)態(tài)度，去盡可能的練習(xí)計(jì)算機(jī)操作、學(xué)習(xí)信息化時(shí)代下的檔案管理知識(shí)，學(xué)習(xí)刻錄機(jī)等設(shè)備的使用、懂得電子檔案信息技術(shù)、以及安全網(wǎng)絡(luò)管理的相關(guān)知識(shí)[12]。只有檔案人員的自身素質(zhì)提高了，才能有效地開發(fā)利用檔案信息資源，提高疾控機(jī)構(gòu)檔案信息的利用價(jià)值。除此之外，我們應(yīng)該注重檔案管理重要性的宣傳，讓人們認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作的必要以及對(duì)社會(huì)的意義，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化打下夯實(shí)的思想基礎(chǔ)。

2.4 增強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督力度

監(jiān)督機(jī)制的不健全，會(huì)造成很多嚴(yán)重的后果，最典型就是數(shù)據(jù)的不實(shí)。這可能會(huì)在醫(yī)學(xué)研究中造成不良的后果[13]，對(duì)患者、對(duì)社會(huì)造成不利的影響。疾控檔案管理制度要做到簡(jiǎn)明實(shí)用，疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)及辦公室等職能部門，要結(jié)合《檔案法》、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)制度，并根據(jù)疾控的工作特點(diǎn)和實(shí)際，制定出相應(yīng)的、操作性強(qiáng)、方便的檔案管理制度，特別是對(duì)電子檔案的收集、利用、整理、保管等具體操作做出細(xì)則規(guī)定，以便發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用。而現(xiàn)在的監(jiān)督機(jī)制還存在著許多弊端，而網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用無處不在，檔案中存在的機(jī)密文件很可能被不法分子利用網(wǎng)絡(luò)竊取。這就使檔案信息的監(jiān)控力度需要進(jìn)一步的加強(qiáng)，務(wù)必保證信息處理中的每一步都規(guī)范化，以免造成信息的遺漏或錯(cuò)誤，所以，增強(qiáng)檔案管理的監(jiān)督力度是勢(shì)在必行的。

疾控中心所保存的檔案信息是公共衛(wèi)生事業(yè)中不可或缺的部分，關(guān)系著人民群眾的福祉與社會(huì)的穩(wěn)定?，F(xiàn)今現(xiàn)代化信息化的出現(xiàn)，無疑為疾控中心檔案管理工作帶來了不小的沖擊，但也不失為一次重要的機(jī)遇。兼顧手工管理的傳統(tǒng)技術(shù)，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實(shí)行文檔一體化管理，實(shí)行紙質(zhì)檔案、電子檔案的雙重管理辦法，并逐漸將紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)行電子文件的集中統(tǒng)一管理。數(shù)字化地檔案管理將大大節(jié)省管理人員的工作時(shí)間[14]，檔案信息的查閱也將更為方便，為醫(yī)療科研工作提供便利，將進(jìn)一步推動(dòng)公共衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

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（收稿日期：2014-06-21）