孫紅

對企業(yè)來講，做好檔案管理工作對整個公司都有非常重要的影響，同時根據(jù)檔案的重要性，對其進行完善的管理也是公司最基礎(chǔ)的工作內(nèi)容，這樣才能確保大家的檔案和公司文件長久留存和為以后的決策提供依據(jù)。那么怎么做好管理工作就成了現(xiàn)在非常迫切解決的問題。這其中尤其是針對國有企業(yè)，在其長時間發(fā)展過程中，留下了大量的資料和檔案數(shù)據(jù)，對現(xiàn)在乃至將來都會是至關(guān)重要的部分，所以這就要求企業(yè)的行政管理部門切實做好信息的歸檔工作，讓這些珍貴的數(shù)據(jù)資料長久完好保存下去。由于檔案的特殊性，其保密性和安全性很重要，對此，國家也制定了嚴(yán)格的執(zhí)行管理辦法，行政管理部門的檔案管理需要達到相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)才能合格，當(dāng)前隨著信息化的深入，檔案管理也面臨著新的環(huán)境，在逐漸開放的網(wǎng)絡(luò)時代，檔案管理信息化已經(jīng)日益突出。因此，隨著環(huán)境的改變，企業(yè)需要根據(jù)實際情況進行相關(guān)改變，利用好現(xiàn)有的基礎(chǔ)條件，通過努力對檔案的有效管理，在信息化的時代里做好檔案管理和開發(fā)，促進檔案管理工作的有序進行。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理意識還較為淡薄。第一是檔案管理人員認(rèn)識有偏差。對于大多數(shù)企業(yè)來講，檔案管理作為一個并不產(chǎn)生經(jīng)濟效益的部門，對其人力、物力投入都不多，更不用說在設(shè)備更新上持續(xù)，因此在實際處理過程中要把檔案管理作為一項具有深遠意義的工作來做，提高工作人員對檔案管理的認(rèn)識高度，同時加強管理部門與業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，解除之前相互隔絕的狀態(tài)，讓管理人員認(rèn)識到管理工作的重要，了解為什么要開展管理工作，怎么做好管理工作；第二是在管理的實際工作中加強重視。隨著信息化深入，一些企業(yè)開始認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，對其實用性也認(rèn)識加強，跟之前膚淺的認(rèn)知相比，現(xiàn)在已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理不僅僅是單純的收集文件和公司信息，而是花更多的時間和精力去做維護，讓檔案管理工作服務(wù)好企業(yè)；第三是發(fā)揮好管理人員的主觀能動性。對于檔案管理工作來講，很多事情都是比較細致的，如果只重視對形式的在意，那么其管理實質(zhì)將會得到忽視，同時在企業(yè)員工以后的晉升過程中也會得到不健全的資料，所以需要管理人員根據(jù)管理實際工作，采取認(rèn)真負責(zé)的態(tài)度去做事。

2、檔案管理力量還較為薄弱。第一是檔案管理隊伍流動性較大。作為一個普通的行政部門，檔案管理人員是由一些勤雜同事?lián)位蛴梢恍┕ぷ鲀?nèi)容不多的同事去做，從而使得該部門的人事變動非常頻繁，不是因為離職，而是工作崗位之間的流動，使得管理工作無法持續(xù)進行，隨著人員的變動，一些問題長期得不到解決和處理，管理混亂的狀態(tài)一直存在；第二是管理質(zhì)量不高。由于現(xiàn)有的工作人員只進行簡單的歸檔工作，處理一些簡單檔案存取，而跟檔案管理息息相關(guān)的工作沒有切實做扎實，使得管理非常混亂。

3、檔案管理觀念還較為落后。第一改變現(xiàn)有的管理方式。作為一個不被重視的管理部門，現(xiàn)代信息化手段不是很先進，所以主要都是手工管理，包括平常使用比較多的收集、整理、歸類甚至查閱等，這些也大多人一直沿用的方式，而現(xiàn)代化的管理手段都被擱置了，使得一些資料查找都是人為操作，這樣速度極慢，效率極低；第二支持資金沒有保障。由于日常維護經(jīng)費緊張，對于這些不重要的部門更是沒有充足的資金支持，從而在檔案管理工作上遲遲無法高效進行。

二、企業(yè)檔案管理對策

一是客觀管理與微觀管理相結(jié)合。作為一項基礎(chǔ)管理工作，檔案管理其實與企業(yè)管理是一個整體，其管理效果的好壞都對整個企業(yè)的生產(chǎn)管理產(chǎn)生重要的影響，在這個日益競爭強烈的環(huán)境里，企業(yè)要提高效率，努力在競爭中脫穎而出，讓整個企業(yè)適應(yīng)社會環(huán)境，創(chuàng)造更多的利潤，因此管理人員要勇于解放思想，解除過去落后的思維習(xí)慣，跟隨企業(yè)的經(jīng)營活動一同成長，讓自己的工作更好服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

二是行政管理與法制工作相結(jié)合?，F(xiàn)在企業(yè)的檔案管理還是歸附于行政部門中的子部門，其整個工作屬于行政部門統(tǒng)籌管理，并對其進行協(xié)調(diào)處理，受到其直接管理和監(jiān)督。在實際執(zhí)行過程中，要嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)進行執(zhí)行和貫徹，并結(jié)合企業(yè)實際情況通過有效組合，找出促進企業(yè)檔案管理的有效方法，并為企業(yè)檔案管理工作做好基礎(chǔ)保障。作為直屬部門的行政部，要加強對檔案管理工作的監(jiān)督，實行責(zé)任負責(zé)制，加大資金支持力度，引進現(xiàn)代信息管理設(shè)備，促進檔案管理工作信息化。在實際過程中，讓專人負責(zé)理順之前的工作內(nèi)容，為后期的發(fā)展提供基礎(chǔ)保障，這樣讓檔案管理工作服務(wù)于公司良好運作。

三是貫徹標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)實際相結(jié)合。作為一項重要的管理工作，這需要相關(guān)部門進行鑒定，通過流程和程序讓整個檔案管理工作科學(xué)有序。對于實際管理工作，需要依照現(xiàn)有的兩項標(biāo)準(zhǔn)：一是基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，二是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。作為對現(xiàn)代企業(yè)影響較大的檔案管理，必須按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，只有按照標(biāo)準(zhǔn)流程進行才能讓企業(yè)的社會效益得到最大化的發(fā)揮。不過隨著環(huán)境的不斷變化，一些標(biāo)準(zhǔn)也會隨著不斷改變，因此在堅持執(zhí)行的同時也要因時因地而發(fā)生變化，從整體上制定一個全面性的具有指導(dǎo)意義的，這樣在實際處理過程中就有章可循，根據(jù)實際問題進行實際處理。

四是檔案工作要有計劃和目標(biāo)。每一個企業(yè)都需要進行檔案管理工作，因此在實際企業(yè)里要著重考慮到自身情況，根據(jù)企業(yè)發(fā)展情況進行科學(xué)規(guī)劃，把握好企業(yè)檔案管理工作的主動性和前瞻性，結(jié)合以往經(jīng)驗，制定出具有實際指導(dǎo)意義的檔案發(fā)展細則，讓以后的工作人員堅持和完善。要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎(chǔ)工作，從領(lǐng)導(dǎo)機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求，順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展趨勢，大膽采用先進的技術(shù)手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新，廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。（作者單位：黃岡市農(nóng)業(yè)機械化技術(shù)推廣站）

參考文獻：

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[2]俞建文.職業(yè)教育教研機構(gòu)的教學(xué)管理功能探討.2011-9