徐菁
【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,我們所處的信息化時(shí)代,決定了檔案管理工作也正在向電子化、網(wǎng)絡(luò)化方面邁進(jìn)。信息技術(shù)為檔案管理提供了便利,也帶來了一定的困難和挑戰(zhàn)。本文將從學(xué)校的角度出發(fā),解析學(xué)校檔案管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下存在的問題,思考學(xué)校檔案的電子化管理的方法,從而提高學(xué)校檔案的利用率,讓學(xué)校檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的作用。
【關(guān)鍵詞】檔案;電子化管理;利用;學(xué)校
檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展,學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此,檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件,面對(duì)繁多的電子文件,如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用,是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。
一、正視困難,客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域,信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面,不利于信息的及時(shí)共享,制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度,有效利用率不高。
1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問題
(1)檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求,我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔,一般以年度為時(shí)間單位,按保存期限的長(zhǎng)短分長(zhǎng)期檔案、短期檔案、臨時(shí)檔案進(jìn)行分類保存。計(jì)算機(jī)主要被用來將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾,以及編制目錄、打印卷脊等,也就是說主要應(yīng)用于收集整理,并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。
(2)檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多,而且不同工作歸屬不同部門分管,相關(guān)資料由所屬部門分類保存。
(3)檔案電子化管理查找不方便,利用率低。在實(shí)際工作中,文書檔案不對(duì)外,進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評(píng)優(yōu)時(shí)用到,學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查、考核。真正使用時(shí),由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時(shí)間和時(shí)限,所以檢索和查找并不方便,更不方便利用。
2.學(xué)校檔案電子化管理存在問題的原因
(1)思想認(rèn)識(shí)沒有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來,檔案管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在,將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過程中轉(zhuǎn)變了一些觀念,但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好,用時(shí)能拿出來,檢查時(shí)能通過,就是做好了檔案管理工作。
(2)電子化管理沒有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位,電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣,實(shí)行管理人員建檔,電子保存保管,紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對(duì)檔案管理沒有進(jìn)行完整的探索研究,導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。
二、科學(xué)創(chuàng)新,積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法
學(xué)校教育教學(xué)方式的變革,也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料,僅憑紙張和磁盤不足以保存,所以檔案管理電子化勢(shì)在必行。而且,只有在管理創(chuàng)新上下功夫,才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力,建立一種全新的檔案電子化管理模式。
1.科學(xué)思考,探索學(xué)校檔案電子化管理的思路
(1)加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個(gè)重要課題來研究,要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí),全面認(rèn)識(shí)檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性,區(qū)分信息的有效性。對(duì)檔案的管理不能僅停留在一個(gè)收集、整理的階段,而要通過研究思考,對(duì)工作進(jìn)行梳理細(xì)化,總結(jié)出對(duì)學(xué)校真正有用的檔案類別,拓展檔案的應(yīng)用深度。
(2)加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理,首先應(yīng)該確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),厘清分類方法,明確各部門責(zé)任,統(tǒng)一檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作,簡(jiǎn)化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來,無論是圖片還是文字材料,都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室,縮短交接時(shí)間,簡(jiǎn)化交接方式,提高工作效率。
2.勇于實(shí)踐,創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法
遵循“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則,建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制,實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。
(1)確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長(zhǎng)期以來的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時(shí)間期限要求,以時(shí)間為單位分類;每年度的長(zhǎng)期、短期和臨時(shí)檔案中,再按部門分類,分成文書、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類別;在每個(gè)小類別下,再按事件進(jìn)行分類,將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。
(2)設(shè)定范圍密級(jí)。?檔案的收集范圍是按上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的,一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過程記錄、成果展示等;表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級(jí)的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé),確定后通知檔案管理人員照章管理。涉密的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱,除密級(jí)檔案外,其它檔案對(duì)學(xué)校內(nèi)教職員工開放。
(3)確定歸檔方式。以各部門為單位,在規(guī)定的時(shí)間內(nèi),按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn),將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容,只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。
(4)拓展收集方法。通過采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù),實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接,檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺(tái)中調(diào)取資料并形成電子檔案。對(duì)沒有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案,則掃描成圖片形式存檔。
(5)深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限,可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案,實(shí)現(xiàn)了各部門信息共享,滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。
三、有效利用,努力提升學(xué)校檔案的利用率
學(xué)校檔案電子化管理,不但提高了工作效率,克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端,為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用,還需要檔案工作者做好以下幾個(gè)方面。
1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)
檔案管理員要提高思想認(rèn)識(shí),熟記檔案管理的規(guī)范制度,熟知檔案的歸檔時(shí)間和類別,熟悉電子檔案的操作流程,為檔案利用者提供熱情、周到的星級(jí)服務(wù),千方百計(jì)地滿足利用者的需求,為其找到理想、滿意的檔案。
2.加強(qiáng)宣傳力度
檔案管理員要通過自身的努力,提高人們的檔案意識(shí),引導(dǎo)人們利用檔案,擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。
3.提升自身素質(zhì)
加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí),掌握相關(guān)檔案管理知識(shí),充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性,樹立正確的事業(yè)觀,做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝,提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力,堅(jiān)持原則,愛崗敬業(yè),認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題,結(jié)合工作實(shí)際,積極探索,主動(dòng)思考,盡職盡責(zé)做好工作。
隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問題,尋求新的思路。因此,作為檔案管理者,要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),與時(shí)俱進(jìn),在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題,在思考中解決問題,將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。
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