（南京郵電大學(xué)理學(xué)院，江蘇南京210023）

（南京郵電大學(xué)理學(xué)院，江蘇南京210023）

隨著近年來高校行政管理制度的改革，由原來的學(xué)校統(tǒng)一管理，轉(zhuǎn)變?yōu)槎壴盒６壒芾?，高校二級學(xué)院成為學(xué)校事業(yè)發(fā)展中重要的基層部門，因此對二級學(xué)院行政工作提出了更高的要求。尤其在人事信息管理上，以往的人事信息處理，僅限于幾份簡單的表格來體現(xiàn)，已經(jīng)不能滿足人事信息的統(tǒng)計需要了。設(shè)計二級學(xué)院人事管理系統(tǒng)并關(guān)聯(lián)到學(xué)校人事主系統(tǒng)，可以更好地查詢、管理人事信息檔案，提高基層人事信息的管理效率。

二級學(xué)院；人事信息；管理系統(tǒng)

人事信息管理工作在日常管理中有著極其重要的地位，不僅政策性強，數(shù)據(jù)量大，而且日常的內(nèi)容多、名目細(xì)，要求高準(zhǔn)確性和高安全行?，F(xiàn)在很多高校人事管理系統(tǒng)工作主要是由學(xué)校人事部門統(tǒng)一管理，二級學(xué)院部門缺少一個和其關(guān)聯(lián)統(tǒng)一的平臺來進行日常的人事信息交換。每當(dāng)二級學(xué)院教職工的某些信息發(fā)生改變時，往往不能即時地在學(xué)校人事系統(tǒng)里更新，就會出現(xiàn)二級學(xué)院目標(biāo)考核數(shù)據(jù)不一致，需要反復(fù)修改數(shù)據(jù)，費事費力。因此，建立一個安全快速的二級人事管理并使之和學(xué)校人事管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，將會大大提高二級學(xué)院人事信息管理員的工作效率。通過該系統(tǒng)，可以對本部門人事信息數(shù)據(jù)信息進行智能化的分析與歸類，為學(xué)校人事信息提供可靠的參考，而且二級學(xué)院的人事管理系統(tǒng)操作相對簡單，可以有效提高人事信息的查詢效率。

一、建立學(xué)院人事管理信息系統(tǒng)的意義

1.增強了學(xué)院人事信息檔案工作的效率。學(xué)院發(fā)展的快慢，主要決定于師資力量的培養(yǎng)[1]?，F(xiàn)在各個高校都非常重視師資力量的建設(shè)和發(fā)展，作為基層的人事管理部門，就更需要科學(xué)的管理系統(tǒng)，能將日常人事工作中一些必需的步驟簡化并確立一定標(biāo)準(zhǔn)。建立學(xué)院人事信息系統(tǒng)可以大大提高工作的效率和質(zhì)量，這樣做的優(yōu)點在于：（1）學(xué)院不再需要反復(fù)地核對學(xué)校的人事信息，被動地服務(wù)于學(xué)校的要求。（2）學(xué)院可以根據(jù)自身發(fā)展，依據(jù)信息數(shù)據(jù)制定人事政策，節(jié)省了去學(xué)校人事部門查詢信息的時間。

2.及時為學(xué)校人事部門提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。人事管理信息是學(xué)院發(fā)展的重要基礎(chǔ)，因此建立二級學(xué)院的人事管理信息系統(tǒng)，可以準(zhǔn)確地體現(xiàn)學(xué)院教職工的基本情況、師資力量等變化，為學(xué)院的師資隊伍建設(shè)、目標(biāo)規(guī)劃提供了完備的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。學(xué)院只有清楚地了解本部門的人事信息，才能為學(xué)校人事數(shù)據(jù)提供重要的可靠的信息。

二、二級學(xué)院建立人事信息系統(tǒng)的要求

1.數(shù)據(jù)精確、完整和可靠。信息的精確性是體現(xiàn)基層人事管理信息系統(tǒng)保障運行的根本。作為數(shù)據(jù)提供的二級單位，學(xué)院的人事信息系統(tǒng)中的信息，必須精確、完整和可靠。這就要求在信息錄入前要收集統(tǒng)計二級部門教職工的詳細(xì)信息并加以核實；信息錄入時錄入人員要認(rèn)真、細(xì)致以確保數(shù)據(jù)的精確性、可靠性和完整性。

2.信息更新的時效性。學(xué)院人事信息系統(tǒng)包括學(xué)院人員進出、職稱評審以及教師培訓(xùn)等多方面的信息，這些人事數(shù)據(jù)處于動態(tài)變化之中，如果收集、更新速度太慢，不能及時地進行信息傳遞，就會滯后人事信息的統(tǒng)計，甚至遺漏重要人事數(shù)據(jù)[2]。信息更新的時效性就是信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能及時準(zhǔn)確地反映出本部門人事信息的變化。因此，在建立二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)時必須做到信息收集后更新的時效性，保證隨時收集，及時更新。

3.確保信息的安全性。設(shè)計二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)，不可避免地也會遇到安全問題。涉及人事信息系統(tǒng)安全性的因素有很多，主要有以下三個方面：（1）操作信息的管理員。如信息管理員的操作錯誤，將人事信息無意地泄露出去，造成人事信息保密資料的丟失。（2）系統(tǒng)軟件。如該系統(tǒng)性能不夠穩(wěn)定，存在著系統(tǒng)漏洞，也會造成人事信息丟失的危險。（3）信息聯(lián)網(wǎng)。為提高工作效率，實行人事信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化也是符合當(dāng)今社會發(fā)展需求的，但目前網(wǎng)絡(luò)病毒也非常兇猛，每年都會有很多的網(wǎng)絡(luò)病毒對很多系統(tǒng)造成巨大的損失。

4.信息收集的系統(tǒng)性。因為二級學(xué)院人事信息最能直接及時反映每名教職工的情況，只有把基層的人員信息整理完善，信息系統(tǒng)化，才能滿足學(xué)校人事處要求的匯總統(tǒng)計本部門人事信息情況的需求；才能使學(xué)校人事部門對相關(guān)的信息進行核對、整理，以為其提供詳盡的數(shù)據(jù)。

三、二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)功能需要

學(xué)院管理系統(tǒng)，就是教師信息管理和三級部門信息的管理。學(xué)院的發(fā)展，會伴隨著人員的流動，教師的人事變動、職稱、學(xué)歷、考核每年都在變化，為了能及時滿足于學(xué)校人事信息的收集、管理，人事管理系統(tǒng)需要有以下功能：（1）用戶登錄。需要進行通行驗證，來保證系統(tǒng)的安全性。（2）主頁面功能。它是人事信息管理系統(tǒng)主要部分，包括錄入、生成表格，管理員可以通過選擇相關(guān)指令來打開系統(tǒng)的各個功能頁面。（3）職工基本信息操作功能。編錄、修改、刪除和查看人員信息。（4）系統(tǒng)使用的簡易性和方便維護功能。人事管理信息系統(tǒng)的使用人員對于該系統(tǒng)的模塊并不會十分理解，這就要求系統(tǒng)能夠有簡單明了的用戶入口，簡單的使用界面，這樣可以使人事管理人員縮短對該系統(tǒng)的熟悉時間。

四、學(xué)院人事管理信息系統(tǒng)設(shè)計

1.管理員管理界面：該模塊只對人事管理員開放權(quán)限和使用范圍。這樣可以保障信息的安全性，便于管理，從根本上做到了自己的數(shù)據(jù)自己管理、負(fù)責(zé)。

2.教師個人基本信息界面：該模塊是提供給人事管理員使用的一個能體現(xiàn)學(xué)院教職工基本信息的模塊，例如：學(xué)歷、職務(wù)、身份證號等。

3.教職工人事信息界面：該模塊提供給人事管理員使用的體現(xiàn)教師具體的崗位性質(zhì)、所在三級部門、職稱評審情況、年終考核情況等信息的模塊。

4.招聘人員信息界面：該模塊可以體現(xiàn)學(xué)院需要招聘人員的基本情況。

5.學(xué)院與學(xué)校關(guān)聯(lián)界面：該模塊主要體現(xiàn)在二級學(xué)院的人事信息有變動時，學(xué)校人事管理員可以在學(xué)校層面的系統(tǒng)里審核學(xué)院人事信息更改的情況，并做出批示[3]。這樣不僅可以減少學(xué)校人事管理員的工作壓力，還加快了信息的溝通時間。

二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)不僅是一種信息處理的工具，也是創(chuàng)新了二級學(xué)院人事管理工作的方法。設(shè)計二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)，主要目的如下：（1）進一步提高二級學(xué)院人事管理工作的整體效率，同時能保證人事信息的安全性和可靠性；（2）在極大地增加人事信息的使用價值的同時符合學(xué)院人事管理工作的具體需求，把基層人事建設(shè)工作從繁重低效的重復(fù)性操作中轉(zhuǎn)變成高效率的“無紙化”辦公；（3）提高教職工人事信息采集工作的責(zé)任心、工作的業(yè)務(wù)技能等，為學(xué)院人事信息管理工作提供有強力的保障。

總之，在管理制度改革的大環(huán)境下，學(xué)院人事管理必須不斷吸取先進的管理理念，不斷提高工作能力、效率，才能更好管理本學(xué)院人事信息，服務(wù)學(xué)校。因此，設(shè)計二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)對二級學(xué)院的人事管理工作具有十分重要的意義。

[1]邊麗穎，張琮.人事信息化在高校人事管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè)，2009，（20）：221.

[2]黃含其，謝陶.論高校人事管理信息化建設(shè)[J].湖南商學(xué)院學(xué)報，2008，（6）：47-49.

[3]張惠茹，周姝，陳鐵權(quán).人事管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].計算機光盤軟件與應(yīng)用，2012，（4）：191-192.

[4]王彤.高校人事管理系統(tǒng)的開發(fā)及研究[J].湖北成人教育學(xué)院學(xué)報，2012，（3）：29-30.

高校二級學(xué)院人事信息管理系統(tǒng)的設(shè)計

趙蓉蓉

G647文獻標(biāo)志碼：A文章編號：1674-9324（2014）39-0008-02