徐海榮

摘 要 檔案管理工作是學(xué)校工作的重要組成部分，必須客觀分析當(dāng)前中小學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及薄弱環(huán)節(jié)，針對(duì)性地加強(qiáng)中小學(xué)檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞 中小學(xué)校 檔案管理 工作問(wèn)題 強(qiáng)化措施

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

On Primary and Secondary School File Management Work

XU Hairong

（Jining No.1 High School， Jining， Shandong 272000）

Abstract File management is an important part of school work， must be an objective analysis of the current primary and secondary file management problems and weaknesses in a targeted manner to strengthen the management of primary and secondary school files.

Key words primary and secondary school； file management； work； strengthening measures

中小學(xué)校檔案是學(xué)校在教育活動(dòng)、教學(xué)管理及其他各項(xiàng)工作和活動(dòng)中直接形成的，具有保存、參考、利用價(jià)值的文字、圖表和聲像等原始載體材料。檔案管理工作是中小學(xué)校工作的真實(shí)寫(xiě)照，它反映了中小學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在學(xué)校工作中起著承前啟后的作用。加強(qiáng)中小學(xué)校檔案管理工作，不僅能確保學(xué)校管理與建設(shè)、改革與發(fā)展，而且為學(xué)校工作提供重要的決策依據(jù)，從而促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化學(xué)校的建設(shè)。確保中小學(xué)校檔案的完整性和系統(tǒng)性，使中小學(xué)校檔案更好地服務(wù)于教育、教學(xué)、教研等工作顯得尤為重要。本文就新形勢(shì)下如何做好中小學(xué)校檔案管理工作談些看法。

1 充分認(rèn)識(shí)做好中小學(xué)校檔案工作的重要作用

中小學(xué)校檔案是中小學(xué)校在各項(xiàng)管理工作及教學(xué)、教研等活動(dòng)中直接形成的具有查考價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐、畢業(yè)生工作、教學(xué)研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。

中小學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，是中小學(xué)校重要的信息資源。它既是一個(gè)中小學(xué)校長(zhǎng)期教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)中小學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。分析中小學(xué)校檔案，可以全面掌握中小學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時(shí)期學(xué)校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時(shí)，中小學(xué)校檔案匯集了中小學(xué)?，F(xiàn)有的知識(shí)成果，記錄了中小學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來(lái)先進(jìn)教職員工的事跡，形成特色的教育教學(xué)總結(jié)，是中小學(xué)校成長(zhǎng)和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動(dòng)中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。

2 當(dāng)前中小學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題

結(jié)合日常工作實(shí)踐和深入中小學(xué)調(diào)查研究，當(dāng)前，中小學(xué)檔案管理工作中存在以下亟待解決的突出問(wèn)題：

第一，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。長(zhǎng)期以來(lái)，在中小學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，上至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)下至一線教師，“重教學(xué)、輕檔案”的意識(shí)還相當(dāng)程度上存在，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)。使得檔案不能及時(shí)歸檔，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，檔案利用率不高。

第二，檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一般學(xué)校沒(méi)有設(shè)定專職檔案管理崗位，或有的學(xué)校的檔案管理人員是教師兼職或是臨時(shí)配備的，沒(méi)有相關(guān)的檔案管理專業(yè)技能，甚至連檔案管理上崗前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)都沒(méi)有，嚴(yán)重制約著學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。

第三，檔案管理手段落后。中小學(xué)校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為中小學(xué)校工作發(fā)展的關(guān)鍵。目前的學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。

第四，檔案管理硬件不全。目前，在不少中小學(xué)校都沒(méi)有專門的檔案室，已有的檔案室也不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，容易造成檔案缺失或遭受破壞。另一方面，檔案保管的設(shè)備不夠齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要。

第五，檔案材料不全。當(dāng)前，在很多中小學(xué)校，普通存在兩種現(xiàn)象：一是學(xué)校各科室只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政；二是學(xué)校各部門與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴(yán)重脫節(jié)，檔案工作人員沒(méi)有深入各科室全面收集，各科室教職工貪圖一時(shí)之便，也沒(méi)有主動(dòng)移交手中的檔案資源，以致檔案錯(cuò)歸錯(cuò)放、漏歸少歸、隨意歸檔，缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。

3 做好中小學(xué)校檔案工作的幾點(diǎn)思考

中小學(xué)校檔案真實(shí)客觀地記錄了中小學(xué)校發(fā)展的歷程，既是一個(gè)中小學(xué)校長(zhǎng)期教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，又是促進(jìn)中小學(xué)校在今后工作中揚(yáng)長(zhǎng)補(bǔ)短不斷繼續(xù)前進(jìn)的重要條件。中小學(xué)校必須思想上重視、制度上保證、經(jīng)費(fèi)上投入，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，使檔案更好地服務(wù)于教育、教學(xué)和教研等工作。

第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。教育主管部門要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。中小學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，至少要確定一名副校長(zhǎng)分管此項(xiàng)工作。要經(jīng)常組織廣大教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，采取舉辦檔案法講座、開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽等形式深入檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義，促使他們自覺(jué)參與學(xué)校檔案建設(shè)，做到學(xué)校檔案管理與時(shí)代發(fā)展同步、與學(xué)校各項(xiàng)工作同步，逐步形成一個(gè)組織有序、人人參與、全過(guò)程管理、規(guī)范完整的檔案管理工作體系。

第二，完善機(jī)構(gòu)，提高管理技能。各中小學(xué)不管規(guī)模大小，均應(yīng)選拔一名德才兼?zhèn)洹⒍棉k學(xué)規(guī)律和責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作。要有計(jì)劃地安排檔案管理員參加檔案管理部門舉辦的有關(guān)培訓(xùn)班，對(duì)他們進(jìn)行系統(tǒng)的檔案收集、整理、編目、檢索、保管、利用等基本知識(shí)及計(jì)算機(jī)管理業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高工作的自覺(jué)性與積極性，逐步做到中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。要專門設(shè)立檔案室，添購(gòu)檔案管理設(shè)施設(shè)備，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防高溫、防霉、防塵措施，對(duì)學(xué)校文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)考核檔案、學(xué)生檔案、基礎(chǔ)設(shè)備檔案、聲像檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案進(jìn)行分別設(shè)櫥，確保檔案材料保管安全、管理規(guī)范、利用方便。

第三，健全制度，規(guī)范檔案業(yè)務(wù)工作。要建立檔案資料收集的長(zhǎng)效機(jī)制，把普通收集與定向收集、平時(shí)收集與學(xué)期終收集結(jié)合起來(lái)，確保檔案資料的完整性和連續(xù)性。學(xué)校各處組應(yīng)設(shè)兼職檔案員，積極配合檔案管理員進(jìn)行資料的收集、整理工作，保證收集渠道暢通，信息靈敏，做到收集過(guò)程規(guī)范，資料真實(shí)齊全。要制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，強(qiáng)化協(xié)調(diào)配合，從而使中小學(xué)校各部門重視檔案的收集、整理、歸檔，做檔案工作的有心人和參考者。尤其要建立完善的檔案管理《綜合檔案室工作職責(zé)》、《檔案管理工作規(guī)定》、《檔案利用制度》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案借閱制度》等工作制度，形成檔案管理體系機(jī)制，積極推進(jìn)學(xué)校檔案管理工作發(fā)展。

第四，努力與校園文化建設(shè)相結(jié)合。中小學(xué)校檔案是展示中小學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)成果的重要載體，因此中小學(xué)校檔案工作要站在廣闊的社會(huì)文化背景之下，努力體現(xiàn)多姿多彩的生命魅力和獨(dú)具個(gè)性的文化氛圍，最大范圍反映中小學(xué)校的文化風(fēng)貌。為更好的滿足校園文化建設(shè)的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過(guò)多種渠道與方式開(kāi)發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，檔案工作者要爭(zhēng)取校領(lǐng)導(dǎo)的支持，進(jìn)一步完善學(xué)校檔案室的功能建設(shè)，努力與德育教育各類活動(dòng)相結(jié)合，把檔案室建設(shè)成集宣傳、教育、信息服務(wù)和學(xué)術(shù)交流于一體的文化機(jī)構(gòu)，成為校園文化建設(shè)的重要基地。

第五，加快信息化建設(shè)。首先，增加經(jīng)費(fèi)投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。學(xué)校要配備相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器、圖文影像掃描設(shè)備、數(shù)碼攝像機(jī)、存儲(chǔ)器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設(shè)施。檔案管理軟件要涵蓋對(duì)檔案信息的收集、存儲(chǔ)、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能，同時(shí)還要適應(yīng)多種硬件平臺(tái)、多種操作系統(tǒng)的運(yùn)行，具有較強(qiáng)的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。其次，加強(qiáng)信息化標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化體系建設(shè)。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學(xué)與技術(shù)性都需要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理作支持。而電子文件形成后，需要集中保管，并建立一個(gè)實(shí)用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)，保證校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、檔案系統(tǒng)管理網(wǎng)之間檔案信息存儲(chǔ)、交換的順利進(jìn)行，這是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)工程。再次，健全信息安全保障體系。健全檔案信息安全保障體系是中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)容易受到黑客攻擊、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅，一個(gè)安全穩(wěn)定的信息保障系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行的根本保證。因此，中小學(xué)應(yīng)采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，責(zé)任落實(shí)到人，建立嚴(yán)格的監(jiān)控機(jī)制；引入科學(xué)實(shí)用的網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)對(duì)策略，結(jié)合使用物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段對(duì)病毒和黑客等行為及時(shí)采取應(yīng)對(duì)和防范措施；同時(shí)注意做好紙質(zhì)檔案的保存和重要電子檔案的備份工作，為檔案信息建設(shè)一個(gè)安全可靠的存儲(chǔ)、共享、交流環(huán)境。最后，培養(yǎng)復(fù)合型人才。檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理需要一大批具有高素質(zhì)的人才，為適應(yīng)信息化的需要，檔案管理部門要培養(yǎng)既懂信息技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。通過(guò)繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座等形式普及信息化管理知識(shí)，提高在職人員的信息處理的能力，優(yōu)化他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，并對(duì)他們進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，通過(guò)培養(yǎng)人才優(yōu)化檔案隊(duì)伍整體結(jié)構(gòu)。

4 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下的檔案管理工作必須緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，不斷更新思想觀念，努力探索檔案現(xiàn)代管理模式，做到檔案管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)建立檔案管理工作長(zhǎng)效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，推進(jìn)教育事業(yè)的發(fā)展。

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