張楠

在人們的日常工作中，打印機是必不可少的生產工具。雖然不同用戶的需求各不相同——美術設計公司希望打印機可以打印高清晰、高對比度的圖稿；商業(yè)公司希望打印機打印速度快，日常使用成本低。但是它們對打印機有一個共同的要求，這就是一定要安全，打印機不能成為泄露公司創(chuàng)意和商用機密的漏洞。如何解決它們共同關心的安全問題？

在日常辦公中，員工泄露公司的機密也許并不是故意而為之，也許只是打印了一個文稿而沒有及時取走，被不具有閱讀該文檔權限的員工看到而已。要想杜絕這類事件的發(fā)生，采用憑密碼打印就可以實現。

憑密碼打印

讓文件不會再被誤拿

要想實現憑密碼打印其實很簡單，只要更換一臺支持密碼打印的設備即可。有了這臺設備，在打印輸出環(huán)節(jié)，員工可以在電腦端對機密文件進行密碼設置，只有員工本人親自在設備上輸入打印密碼，機密文件才會打印輸出而且不會被別人誤拿走。

一般具有密碼打印功能的設備都可以保存多項加密打印作業(yè)，用戶無須擔心打印機內的緩存是否足夠。憑密碼打印有助于降低機密文件被遺留在打印機上并被他人取走而造成的人為信息泄密風險。

綁定IP地址打印 專機專用

除了憑密碼打印，公司的IT管理人員還可以對員工的IP地址進行綁定。IT管理人員可以通過對設備的IP/MAC地址篩選器進行設置，對公司員工接入打印機進行打印輸出的權限進行嚴格限制。

這樣就可以實現只允許A部門的同事使用B打印機打印輸出，C部門則無法訪問B打印機，這樣就可以降低多部門交叉使用設備所造成的信息混亂和泄密風險。

刷卡實現保密和漫游打印

上面說到的憑密碼打印對于20人左右的小型工作組非常合適，但是如果是上百人甚至更多人的公司，憑密碼打印就有點難以應對了。這時候用戶就需要更高級的安全措施——刷卡打印。

在采用刷卡打印之后，當員工發(fā)出打印命令的時候，打印的文稿并不會被發(fā)送到任何一臺打印機上，這些打印任務會被存儲在加密的服務器中。只有當員工站在打印機前進行刷卡確認的時候，打印設備才會去加密服務器中調取該員工發(fā)送的打印任務并完成打印輸出。這種打印方式一方面保證了文檔只會被打印人取走，保障了文檔的安全性；另一方面也降低了打印機的負荷，不用像過去那樣，所有的打印任務都存儲在打印機當中，提高了打印的靈活性。

除了安全之外，刷卡打印還可以大幅提高打印效率。對于在全國甚至全球都有辦事機構的公司來說，員工出差在各地進行辦公是非常普遍的，但是這些員工在異地進行打印的時候卻非常不方便。

過去，辦公室中的每臺打印設備都有獨立的打印驅動程序，員工在異地辦公時需要重新安裝對應的驅動程序才能完成文印工作，耗費時間也非常不方便，而且還需要當地的IT管理人員協(xié)助才可以完成。

有了刷卡打印之后，員工無需重復安裝打印驅動即可實現跨樓層、跨辦公室甚至跨城市的隨行打印。原因就是上面說的，所有的文檔并不是直接發(fā)送到打印機，而是存儲到加密的服務器當中。

舉例來說，如果北京辦公室的員工要去廣州公司開會，需要準備大量的紙質會議文檔，北京的員工只要在北京辦公室發(fā)出相關文檔的打印命令，這些任務便會安全地儲存在加密的服務器中，在該員工抵達廣州辦公室之后，他只需要在任意一臺設備上進行刷卡即可快速地輸出打印作業(yè)。

電子文檔管理系統(tǒng)

實現安全、高效打印

對于很多貿易公司來說，在日常辦公中與客戶之間的傳真往來非常頻繁，業(yè)務對于傳真的依賴性較高，但是傳真這種紙質文檔管理起來非常不方便。有了電子文檔管理系統(tǒng)，對傳真的管理將變得非常高效。

采用電子文檔管理系統(tǒng)之后，打印機在獲取到傳真任務之后，會將其自動轉化為電子圖片并轉發(fā)至一個特定文件夾中，隨后，文件管理者會將電子圖片以郵件的形式發(fā)送至相關人員的郵箱中，這樣的工作流程優(yōu)化會極大地提高業(yè)務往來的及時性和安全性。

為了加強傳真往來的保密性，電子文檔管理系統(tǒng)通常會關閉文印設備的打印功能，如果傳真是在非辦公時間發(fā)送到公司，傳真文件不會停留在機器上，而是直接轉化成電子文檔并發(fā)送至相關人員的電子郵件中，業(yè)務人員即使不在辦公室中也可以隨時接受到客戶的業(yè)務需求。

除了保障傳真的安全性，電子文檔管理系統(tǒng)還可以有效降低用戶的輸出成本。IDC的調查顯示，文印成本已經占到了企業(yè)收入的5%～11%，看似微小的文印成本卻成為企業(yè)日常運營開支的重要組成部分。如何減少不必要的文檔輸出，從而降低企業(yè)的文印成本，成為很多企業(yè)IT部門的重要課題。IT部門可以從以下幾個環(huán)節(jié)著手解決。

在印前環(huán)節(jié)，IT管理部門可以按部門、按員工的彩色或黑白文印權限及數量設定。在印中環(huán)節(jié)，通過刷卡打印可以有限減少廢棄打印或重復打印現象的發(fā)生。在印后環(huán)節(jié)，IT部門可以根據打印統(tǒng)計報表，進行數據分析，找到異常打印量，為公司實現精益化管理提供更多決策支持。