張翀

我國人事檔案管理制度始創(chuàng)于20世紀50年代中期，是順應(yīng)社會市場經(jīng)濟體制的需要制定的，同時借鑒了前蘇聯(lián)國家人事檔案管理制度方案。目前，我國現(xiàn)行的人事檔案管理體制與社會人力資源管理需求存在明顯脫節(jié)現(xiàn)象，阻礙了社會人力資源的合理流動，其負面影響越來越多。因此，必須基于傳統(tǒng)人事檔案管理制度落后失效的基礎(chǔ)上，積極探索科學合理的創(chuàng)新方案，構(gòu)建科學正確的人事檔案管理制度。

人事檔案管理制度改革的意義

目前，我國人事檔案管理制度仍然以人們的政治出身作為政治身份等級的劃分基礎(chǔ)，以人口戶籍所在地作為人們社會身份等級劃分的依據(jù)。隨著社會轉(zhuǎn)型發(fā)展，人事檔案管理制度與社會實際人力資源需求存在脫節(jié)現(xiàn)象，嚴重落后于社會市場經(jīng)濟的發(fā)展。因此，我國人事檔案管理制的改革勢在必行。政府部門必須基于其公共服務(wù)的層面上作出回應(yīng)，積極探索科學合理的創(chuàng)新管理措施，對社會人力資源檔案進行綜合化管理。

人事檔案管理制度中存在的問題

1.檔案管理權(quán)歸屬沒有明確定義

雖然我國對于人事檔案管理始終堅持集中管理與分級管理結(jié)合的管理制度，但位于人事檔案管理資格線之下的企事業(yè)單位自行管理員工檔案的情況仍然普遍存在。同時，部分政府人事管理部門人才機構(gòu)、勞務(wù)派遣機構(gòu)和職業(yè)中介結(jié)構(gòu)經(jīng)常不按照社會流動人員人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，私自接收和管理社會流動人員的人事檔案。隨著社會個體商戶、民辦企業(yè)和獨資企業(yè)的大量涌現(xiàn)，這些企業(yè)是否具有合法的人事檔案管理權(quán)，仍然沒有明確的法律法規(guī)定義。

2.死檔、棄檔等現(xiàn)象日益普遍

據(jù)國家人力資源管理部門調(diào)查的不完全統(tǒng)計來看，我國各級人才流動市場共代管人事檔案共計330余萬份，其中超過60余萬份人事檔案與申請代管者失去了有效聯(lián)系。據(jù)中國人才交流協(xié)會調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，在我國流動人口人事檔案管理中，大約有20%左右的人員存在死檔、棄檔和人檔分離的問題。

3.檔案管理操作程序有待規(guī)范

目前，我國人事檔案管理制度存在明顯問題和弊端，最突出、最普遍的問題就是建檔對象無法自行查閱個人檔案信息，嚴重缺乏知情權(quán)。這種問題使人事檔案管理工作存在暗箱操作的嫌疑，當事人也無法依法維護個人聲譽，更不能利用個人檔案。同時，雖然我國人事檔案管理制度對于檔案收集、檔案保管、檔案查閱和檔案傳遞都有明確規(guī)定，但在貫徹執(zhí)行中存在明顯不足。

4.檔案網(wǎng)絡(luò)化管理相對滯后

目前，我國人事檔案管理方法過于落后，除了少部分一線城市外，大多數(shù)地方省市仍然采用人工管理人事檔案的模式，既不利于人事檔案管理工作效率的提高，也不利于人事檔案資源的社會化共享，同時耗費了大量的資金成本。

人事檔案管理制度存在問題的原因剖析

1.認識層面存在誤區(qū)

人事檔案資源是無形資產(chǎn)，其內(nèi)容信息更是寶貴資源，但是大部分政府機關(guān)、企事業(yè)單位的人事檔案管理人員對其認識仍然比較模糊。這是由于部分企事業(yè)單位分管人事的領(lǐng)導對于人事檔案管理的重要性認識不足，始終堅持一切以單位經(jīng)濟利益為主，檔案管理屬于附屬任務(wù)，沒有將其作為人力資源開發(fā)管理的工作來抓。尤其是部分經(jīng)濟收益較好的企事業(yè)單位，對于人才的去留具有相當?shù)臎Q定權(quán)，認為重新規(guī)劃人事檔案管理工作只是多此一舉。相反，一些經(jīng)濟收益較差的企事業(yè)單位又將人才作為重要財富，即使員工已經(jīng)離開的工作單位，仍然扣住其人事檔案不放。這些都是對人事檔案管理認識過于片面的原因造成的，忽略了人事檔案資源的價值，認為人事檔案是制約人才流動的關(guān)鍵。

2.現(xiàn)行管理體制不順暢

隨著我國人事檔案管理制度改革的持續(xù)深化，以及社會人力資源配置的優(yōu)化提高，各種專業(yè)技術(shù)人才已經(jīng)由“單位人”向“社會人”模式轉(zhuǎn)變。人事檔案作為人事信息的有效載體，目前仍然采用檔隨人走的管理方式，但這也是人事檔案管理制度的根本問題。檔隨人走的人事檔案管理模式不但容易造成人事檔案分散保存，更容易使其成為企事業(yè)單位獨有資源，阻礙社會生產(chǎn)勞動的流動發(fā)展。多頭管理的方式不但降低了人事檔案管理的工作效率，更增加了人事檔案流轉(zhuǎn)的難度。

3.政策法規(guī)建設(shè)過于滯后

隨著社會市場經(jīng)濟的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位的行政級別也隨之發(fā)生了變化。例如，某個屬于縣處級國有企業(yè)經(jīng)過改制之后成為合資企業(yè)，是否還具有人事檔案管理的權(quán)限，基于非公有制企事業(yè)單位重建人事檔案是否符合法律規(guī)定，應(yīng)該如何操作等。對于以上問題，國家相關(guān)部門并沒有出臺明確的法律法規(guī)，更沒有基于原有政策的調(diào)整舉措。

4.檔案管理隊伍素質(zhì)有待提高

由于部分人事檔案管理人員的計算機操作水平不高，又缺乏現(xiàn)代知識管理意識，甚至由于少數(shù)人事檔案管理人員缺乏責任心，工作態(tài)度不端正等，都造成了人事檔案管理質(zhì)量的降低。

人事檔案管理制度創(chuàng)新改革的具體措施

1.不斷加大社會宣傳力度

結(jié)合國家普法教育活動的開展，以及社會人力資源開發(fā)工作的實際情況，充分利用廣播電視媒體、網(wǎng)絡(luò)視聽媒體和報刊媒體等加強宣傳人事檔案管理制度在社會人力資源開發(fā)管理中的關(guān)鍵作用。通過不斷開展宣傳教育活動，使社會公眾充分認識到人力資源是地區(qū)經(jīng)濟實力的競爭資源，更是市場經(jīng)濟發(fā)展下不可或缺的戰(zhàn)略資源。如果企事業(yè)單位對于人事檔案管理工作過于不重視，便無法真正發(fā)掘到所有人力資源的內(nèi)在價值，更難以高效利用人才優(yōu)勢，不能在激烈的社會市場競爭中處于領(lǐng)先位置。

2.持續(xù)加大體制創(chuàng)新力度

目前，社會已經(jīng)由傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟時代轉(zhuǎn)向市場經(jīng)濟時代，人們的個人屬性也隨之發(fā)生了變化。人們的個人屬性不僅僅屬于某個地區(qū)或某個單位，只是在某一段時間之內(nèi)，與某個企事業(yè)單位簽訂勞動合同，由此存在著勞動關(guān)系，一旦人們與單位解除了勞動合同之后，又重新回歸于社會。由此可見，人們的個人屬性已經(jīng)由原先的“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)榱恕吧鐣恕?，人才流動也是社會可持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。人事檔案管理制度的創(chuàng)新改革必須實行社會化管理，將由企事業(yè)單位保管的人事檔案資源作為社會資源，以適應(yīng)社會市場經(jīng)濟的戰(zhàn)略發(fā)展。

3.逐步加大政策創(chuàng)新力度

人事檔案管理制度政策創(chuàng)新主要包括三個方面，一是地方黨委部門、組織部門和人力資源和社會保障部門要牽頭負責對相關(guān)單位的人事檔案管理資質(zhì)進行認定，同時推行年審制度，對符合人事檔案管理要求的企事業(yè)單位發(fā)放資格證書，年審不合格的要限定自我整改期限，如果仍然無法達到要求要及時撤銷其人事檔案管理資格。二是人事檔案管理制度的政策創(chuàng)新要規(guī)范管理內(nèi)容，明確管理責任，去除侵犯個人隱私權(quán)的檔案信息。三是要始終堅持公平、公正、公開的原則，充分尊重檔案當事人的知情權(quán)，將人事檔案作為重要的社會資源對外開放，保證社會公眾的個人合法權(quán)益，對于違反政策規(guī)定的相關(guān)人員給予責任追究。

4.加強檔案管理隊伍建設(shè)

在人事檔案管理隊伍建設(shè)方面，始終堅持做好以下工作：首先，按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定配置充足的人事檔案管理人員，解決某些企事業(yè)單位僅有1-2名人事檔案管理人員的問題；其次，嚴格控制人事檔案管理隊伍的上崗要求，實行資格證書上崗制度，只有取得相應(yīng)證書的人員才能從事人事檔案管理工作；再次，加強人事檔案管理隊伍人員的培訓工作，積極組織開展信息化、網(wǎng)絡(luò)化等業(yè)務(wù)培訓，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)；最后，按照企事業(yè)單位人事檔案管理的實際需求，規(guī)范內(nèi)部管理流程，建立健全規(guī)章制度，實行激勵獎勵機制，調(diào)動人事檔案管理人員工作的積極性。

結(jié)論

綜上所述，我國人事檔案管理制度作為社會公共政策，基于社會轉(zhuǎn)型的背景下，面臨著傳統(tǒng)人事檔案管理制度的失效和老化問題。因此，我國相關(guān)部門必須積極探索切實有效的政策措施，完善人事檔案管理制度，始終堅持“以人為本”的思想理念，制訂科學化、合理化的人事檔案管理制度。

[1] 孫鵬.人事檔案制度的創(chuàng)新和發(fā)展[J].檔案學研究,2012,05:27-29.

[2] 王曉華,張永吉.人事制度改革對檔案管理工作的新要求[J].蘭臺內(nèi)外,2013,02:30.

[3] 王玉鈺.人事檔案管理制度與模式的創(chuàng)新與探討[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,05:124-125.