李靜

摘要：隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益加劇，辦公效率與辦公質(zhì)量對(duì)于企業(yè)具有重要的意義。本文從聯(lián)通公司辦公實(shí)際出發(fā)，進(jìn)行了聯(lián)通公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的需求分析與可行性分析，并進(jìn)行系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)研究，提出聯(lián)通公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)方案，旨在提高聯(lián)通公司的辦公水平，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的辦公智能化、規(guī)范化，提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；B/S結(jié)構(gòu)；Notes；Lotus Domino1引言

為簡(jiǎn)化企業(yè)繁瑣的日常事務(wù)，提高企業(yè)辦公效率，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System，簡(jiǎn)稱(chēng)OA系統(tǒng)）應(yīng)運(yùn)而生。所謂辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是指以先進(jìn)的企業(yè)管理理念為向?qū)ВY(jié)合通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、管理科學(xué)等科學(xué)技術(shù)，以提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量為目的的科學(xué)管理方法。依靠辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，企業(yè)最終實(shí)現(xiàn)辦公的高效性和智能型。

2系統(tǒng)的需求與可行性分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的分析包含需求分析與可行性分析。系統(tǒng)的需求分析與可行性分析是建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的前提。

2.1 需求分析

針對(duì)聯(lián)通公司日常辦公事務(wù)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該滿(mǎn)足用戶(hù)的以下需求：權(quán)限管理功能，辦公事務(wù)處理功能，個(gè)人事務(wù)處理功能，通信管理功能，文件管理功能，計(jì)劃管理功能等。

2.2 可行性分析

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，軟件技術(shù)的不斷成熟，各種系統(tǒng)平臺(tái)功能的不斷完善，現(xiàn)有的硬件、軟件能很好的支持辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)。目前，國(guó)際上對(duì)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有一套相應(yīng)的開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，為電信業(yè)建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供技術(shù)支持。

從開(kāi)發(fā)成本、維護(hù)成本、運(yùn)行成本等方面來(lái)考慮，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的總體成本較低。相對(duì)于原始辦公模式所需要的物資投入、存儲(chǔ)管理投入、信息交流與整合投入來(lái)講，建立辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可節(jié)省企業(yè)成本，經(jīng)濟(jì)上可行。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)從更本上改變了辦公模式，提高辦公效率，并且有較為規(guī)范的辦公管理流程，對(duì)于企業(yè)來(lái)講是對(duì)現(xiàn)有管理方式的一種升華，因此具有可執(zhí)行性。

3辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

3.1 總體設(shè)計(jì)思路

根據(jù)系統(tǒng)的功能劃分，建立聯(lián)通公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過(guò)程中采用結(jié)構(gòu)化的設(shè)計(jì)方法。根據(jù)不同的功能模塊，將系統(tǒng)自上而下進(jìn)行模塊的劃分，具體來(lái)講就是劃分各級(jí)功能模塊。通過(guò)各個(gè)模塊的不斷細(xì)化，最終將系統(tǒng)劃分為最小的功能模塊單元。

3.2 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

結(jié)合現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，本文聯(lián)通公司自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的設(shè)計(jì)采用三層B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)。B/S模式的三層結(jié)構(gòu)包含表示層、邏輯層、物理層。表示層是人機(jī)交互的窗口，使用戶(hù)操作系統(tǒng)比較直觀；邏輯層是用戶(hù)指令與底層數(shù)據(jù)的橋梁，通過(guò)邏輯層來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)象與類(lèi)的調(diào)用；物理層是數(shù)據(jù)的載體，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與編輯。

在這種模式中，服務(wù)器唯一，每個(gè)用戶(hù)對(duì)應(yīng)一個(gè)瀏覽器客戶(hù)端，用戶(hù)通過(guò)瀏覽器訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)并進(jìn)行相應(yīng)的操作。這種模式凸顯了服務(wù)器的核心地位，可保證所有用戶(hù)在不同的時(shí)間、地點(diǎn)共享數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)。同時(shí)，B/S模式簡(jiǎn)化了客戶(hù)端載荷，避免了客戶(hù)端升級(jí)、維護(hù)等過(guò)程帶來(lái)的麻煩。采用B/S體系結(jié)構(gòu)有如下優(yōu)勢(shì)：

⑴維護(hù)成本低?？蛻?hù)端采用瀏覽器的形式進(jìn)行操作，不需要客戶(hù)端升級(jí)、維護(hù)等成本。

⑵網(wǎng)絡(luò)效率高。網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，用戶(hù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間的數(shù)據(jù)交流較直接，傳輸數(shù)據(jù)量較低，用戶(hù)使用效率高。

⑶靈活性好。邏輯層相對(duì)獨(dú)立，對(duì)邏輯層的邏輯關(guān)系進(jìn)行編輯就可實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的調(diào)整，靈活程度高，可拓展性強(qiáng)。

3.3 系統(tǒng)平臺(tái)選擇

為了保證網(wǎng)絡(luò)操作的可靠性和安全性，本文采用windows 2000 Severs作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)平臺(tái)，其通用性好、直觀性強(qiáng)、穩(wěn)定性好。同時(shí)，windows 2000 Severs具有強(qiáng)大的通信功能，遵循TCP/IP網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠建立開(kāi)放、穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。

聯(lián)通公司辦公自動(dòng)化的特點(diǎn)是流程繁瑣、信息復(fù)雜多變，且文檔型的數(shù)據(jù)較多，因此本文擬采用Notes數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)Notes數(shù)據(jù)庫(kù)，目前通常采用的服務(wù)器為L(zhǎng)otus Domino。Lotus Domino集成了HTTP、HTML、URL、CGI、SSL等協(xié)議，也可作為Web的服務(wù)器。因此，它可以同時(shí)作為Notes和Web的服務(wù)器，保證了系統(tǒng)平臺(tái)開(kāi)發(fā)的簡(jiǎn)潔性。僅就作為Web服務(wù)器而言，Lotus Domino的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：

⑴通用性強(qiáng)，保證平臺(tái)可用于所有類(lèi)型的操作系統(tǒng)，平臺(tái)可以支持各種類(lèi)型的客戶(hù)端。

⑵拓展性強(qiáng)，Lotus Domino既可以支持單一PC服務(wù)器，也可支持多個(gè)PC組合服務(wù)器和小型機(jī)。

⑶安全性高，具有安全、嚴(yán)格的Web訪問(wèn)機(jī)制，確保用戶(hù)的使用權(quán)限和使用過(guò)程中的信息安全。

本文數(shù)據(jù)管理選用Lotus Domino 5.08，開(kāi)發(fā)工具選用Lotus Domino Designer。

對(duì)于客戶(hù)端，因?yàn)橹皇峭ㄟ^(guò)瀏覽器進(jìn)行操作，使用相對(duì)簡(jiǎn)單，對(duì)客戶(hù)端平臺(tái)的要求也不高，只需保證瀏覽器正常訪問(wèn)服務(wù)器即可。通?？蛇x用的客戶(hù)端系統(tǒng)有windows 2000、windows XP、win 7等，本文采用windows 2000操作系統(tǒng)。

3.4 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

本文采用Notes數(shù)據(jù)庫(kù)，采用Lotus Domino Designer作為開(kāi)發(fā)工具。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)時(shí)，要充分考慮數(shù)據(jù)需求與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，以建立數(shù)據(jù)量適當(dāng)、數(shù)據(jù)冗余小、邏輯關(guān)系正確、滿(mǎn)足操作要求的數(shù)據(jù)模型。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的同時(shí)也要兼顧后期用戶(hù)使用的直觀性與準(zhǔn)確性。

3.5 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

結(jié)合電信公司功能需求分析，基于辦公自動(dòng)化設(shè)計(jì)理念，本文采用Lotus Domino Designer開(kāi)發(fā)工具，設(shè)計(jì)了適合電信公司的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。系統(tǒng)的功能模塊如圖1所示：

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的權(quán)限管理功能保證了系統(tǒng)不受外界人士的干擾。普通用戶(hù)需要輸入正確的賬號(hào)和密碼才能進(jìn)入系統(tǒng)，新用戶(hù)則需要注冊(cè)賬號(hào)。普通用戶(hù)進(jìn)入系統(tǒng)之后可進(jìn)行個(gè)人基本信息的編輯，包括昵稱(chēng)、聯(lián)系方式、郵箱、密碼等。

辦公事務(wù)處理功能包含公告管理、工作匯報(bào)兩大部分。系統(tǒng)管理員在數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)部門(mén)或者企業(yè)公告進(jìn)行添加和修改，編輯完成之后以供普通用戶(hù)瀏覽。普通用戶(hù)根據(jù)項(xiàng)目完成情況將工作匯報(bào)上傳至數(shù)據(jù)庫(kù)，以供相應(yīng)部門(mén)參考。

個(gè)人事務(wù)處理功能為用戶(hù)提供了更加靈活的工作信息記錄方式，用戶(hù)可以將階段性的工作進(jìn)展、工作難點(diǎn)等信息記錄下來(lái)，建立工作備忘錄等。

通信管理功能為企業(yè)員工之間的交流提供了一種更加便捷的交流方式，包含資料傳輸、消息發(fā)送、郵件收發(fā)與實(shí)時(shí)視頻等功能。通過(guò)系統(tǒng)的通信功能，企業(yè)員工之間可以及時(shí)的實(shí)現(xiàn)資料共享與信息交流。

文件管理功能使用戶(hù)能夠進(jìn)行辦公資料的整理、歸檔、瀏覽、下載等，為用戶(hù)提供了較為便捷的文件管理方式。

計(jì)劃管理功能包含總體計(jì)劃、部門(mén)計(jì)劃與個(gè)人計(jì)劃，總體計(jì)劃與部門(mén)計(jì)劃指定辦公進(jìn)度的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與具體事務(wù)，個(gè)人計(jì)劃用于普通員工進(jìn)行個(gè)人工作進(jìn)度的記錄。

3.5 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

基于本文選取的設(shè)計(jì)平臺(tái)與開(kāi)發(fā)工具，結(jié)合文章3.2、3.4、3.5小節(jié)中對(duì)系統(tǒng)體系、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方式和功能模塊的確定，運(yùn)用Lotus Domino Designer開(kāi)發(fā)工具，依次由下至上編寫(xiě)各最小功能模塊程序、子功能模塊程序，保證數(shù)據(jù)操作的正確性。同時(shí)，完成主界面和各功能模塊界面的設(shè)計(jì)，保證各辦公自動(dòng)化系統(tǒng)界面的正確跳轉(zhuǎn)和操作指令的準(zhǔn)確性。最后，作為Web的服務(wù)器，運(yùn)用Lotus Domino開(kāi)發(fā)并形成整個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

4總結(jié)與展望

本文在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)理論的基礎(chǔ)上，結(jié)合聯(lián)通公司的實(shí)際，選用合適的開(kāi)發(fā)平臺(tái)，設(shè)計(jì)出了功能完整、效率高、穩(wěn)定性好的辦公系統(tǒng)。該系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)辦公管理的規(guī)范性與高效性具有一定的促進(jìn)作用。

鑒于市場(chǎng)需求的不斷改變，企業(yè)的辦公事務(wù)與模式也會(huì)隨著改變，本文所設(shè)計(jì)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也應(yīng)隨著實(shí)際辦公需求作出相應(yīng)的調(diào)整，以期更好的滿(mǎn)足現(xiàn)代企業(yè)的辦公要求。

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