孟秋梅

【文章摘要】

隨著全球化進程的加快和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務得到了飛速發(fā)展，同時在電子商務活動的過程中也形成了大量的電子檔案。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案有其自身的特點。本文即在分析電子商務商務檔案管理存在問題的基礎(chǔ)上，提出相應的解決對策。

【關(guān)鍵詞】

電子商務；檔案管理；問題；對策

0 引言

電子商務是在開放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進行的商務活動，即通過現(xiàn)代電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實現(xiàn)各種商務業(yè)務活動的電子化。隨著電子商務的飛速發(fā)展，很多傳統(tǒng)商務活動中的類似紙質(zhì)合同等手續(xù)，都將被電子文本取代，這就給傳統(tǒng)的檔案管理帶來了極大的挑戰(zhàn)。

商務交易過程主要分為準備階段、談判和合同簽署階段、履行交易和交易索賠四個階段。這四個階段都會產(chǎn)生大量的檔案文件，其中絕大部分電子文件將轉(zhuǎn)化為電子檔案。在現(xiàn)代網(wǎng)絡環(huán)境下，企業(yè)檔案管理人員的關(guān)注點不僅是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡，還要擴展到本地區(qū)、國內(nèi)甚至國際范圍?；诖?，企業(yè)檔案管理人員不僅要做好企業(yè)內(nèi)部檔案的收集和保管，還要了解企業(yè)對相關(guān)檔案信息的需求，改變工作方式，結(jié)合現(xiàn)代電子商務營銷模式進行企業(yè)電子商務檔案的管理，這就給企業(yè)檔案管理人員提出了新的課題和挑戰(zhàn)。

1 電子商務檔案管理存在的問題

不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子商務檔案具有以下幾個特點：由于電子商務檔案是借助于現(xiàn)代電子信息技術(shù)，其必須通過計算機才能讀取。并且只要配備了計算機等辦公設(shè)備，電子商務檔案的處理和傳遞非?？旖荩⑶铱梢越柚W(wǎng)絡環(huán)境實現(xiàn)信息共享。同時，對于電子商務檔案的保存環(huán)境和條件來說，其對溫度、濕度以及防磁性都有很高要求，但對保存場地的面積沒有太高的要求。

目前，電子商務檔案管理主要存在的問題主要有以下幾方面：

（1）與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子商務文檔的管理相對復雜，加大了檔案管理人員的工作難度。一是由于很多電子檔案管理人員的觀念落后，思想守舊，接受新事物速度較慢，沒有意識到電子商務檔案的重要性，還是認為紙質(zhì)文檔才是主要的歸檔管理對象。二是心存顧慮，擔心加重自己的工作負擔，從思想上沒有主動的去注意電子商務文檔的管理。三是目前仍有部門檔案管理人員沒有熟練掌握計算機操作，不會正常使用計算機，這就影響到電子商務檔案的管理，無法解決電子商務檔案管理中遇到的問題。

（2）對原始檔案屬性的影響。檔案管理的基本要求就是保證它的原始記錄性，主要表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容和形式兩個方面。正是因為檔案具有原始記錄性這個基本屬性，才使得檔案具有法律憑證小勇。但在電子商務活動中形成的檔案，不僅檔案內(nèi)容容易被改動，而且其形式也可能發(fā)生變化，所以很難正確認定其原始性。主要原因如下：

電子商務檔案容易被改動，并且不會留下痕跡，這是與紙質(zhì)檔案相區(qū)別的地方。隨著現(xiàn)代電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子商務檔案依存的環(huán)境也在不斷變化，只有通過調(diào)整電子文件才能適應不斷變化的環(huán)境，這就導致電子檔案很難一直保持其原始記錄性。電子商務檔案可以根據(jù)需要，采取不同的方式進行輸出。人們可以采用不同的字體、字號輸出電子文件，這樣也就失去了其最原始和最真實的字跡。目前，電子簽章技術(shù)尚未完全普及，在電子商務檔案文件上簽章依然難度較大，所以很難用簽章去鑒別電子商務文檔的真假。

電子商務文檔的這些特點，使得我們無法用紙質(zhì)文檔的標準和方法去判斷它的原始記錄性，必須為其建立新的原始性概念。

（3）對檔案學理論的影響。電子商務文檔出現(xiàn)，也增加了檔案學理論研究的內(nèi)容。傳統(tǒng)檔案學的研究對象主要是如何管理紙質(zhì)文檔。電子商務文檔的出現(xiàn)，不僅會補充和完善原先的檔案學研究內(nèi)容，也會補充和完善檔案管理的原則和方法。原先檔案管理的相關(guān)理論和管理方式都將會被重新審計，將會出現(xiàn)許多與電子商務檔案管理相關(guān)的研究課題。比如：如何保證電子商務檔案的原始記錄性、如何維護電子商務檔案的來源原則、如何防止計算機病毒的侵入、如何利用網(wǎng)絡信息安全技術(shù)保護電子商務檔案以及如何對電子商務檔案進行歸集和整理等，這些都是檔案學理論面對的新的課題。

2 電子商務檔案管理應采取的對策

2.1采取有效手段，保證電子商務檔案的原始記錄性

目前，保證電子商務檔案原始記錄性主要的技術(shù)手段有：信息加密技術(shù)、簽章認定技術(shù)、信息識別、身份認證、網(wǎng)絡防火墻等等。當然，僅僅依靠企業(yè)檔案管理人員利用這些技術(shù)手段是無法保證電子商務檔案的原始記錄性的，還必須依賴企業(yè)信息技術(shù)人員的支持和配合。與此同時，還應盡快建立和完善電子商務檔案相關(guān)的管理制度，并將電子商務檔案管理納入到企業(yè)的辦公自動化和信息管理系統(tǒng)，確電子商務檔案的及時歸檔和管理。因為在電子商務文件處理、形成、歸檔、保管以及利用的各個環(huán)節(jié)，其信息隨時都可能會被修改或者丟失，及時采取了先進的計算機網(wǎng)絡保護技術(shù)和手段，也必須有完善的電子商務檔案管理制度配合。實踐證明，只有建立并嚴格執(zhí)行科學的電子商務檔案管理制度，才能從根本上保證企業(yè)電子商務檔案的原始記錄性。。

2.2提高企業(yè)的檔案管理人員的業(yè)務水平和專業(yè)素質(zhì)

電子商務的飛速發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子商務文件，這就要求企業(yè)的檔案管理必須進行變革，以適應電子商務檔案管理工作的要求。企業(yè)檔案管理人員必須努力提高自己的業(yè)務水平和專業(yè)素質(zhì)，學習電子商務檔案管理知識，熟練掌握計算機日常操作，這樣才能滿足電子商務檔案管理工作的要求。因此，企業(yè)的檔案管理部門應當通過各種途徑，更新企業(yè)檔案管理人員的知識體系和知識結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理人才，以適應現(xiàn)代電子信息時代電子商務檔案管理發(fā)展的趨勢。

2.3建立科學、合理的檔案管理體制

一個文件是否生效，其主要標志就是是否具有有效的簽章。目前，具有法律憑證效用的文件，都是以紙介形式保存的。因此，企業(yè)應將重要的電子商務文檔備份存檔，這其中的原因在于電子文件容易修改，并且不穩(wěn)定性。因此，將電子商務文檔備份是保證其原始記錄真實性的一種有效手段。目前，主要采取的方式是在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案后，歸檔保存兩套內(nèi)容相同、載體不同的檔案，把紙質(zhì)文檔與電子文檔同時歸檔。檔案管理人員在實踐操作中，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄備注項標明相應的電子商務檔案的編碼及存放地址，同時在電子商務檔案目錄的備注項中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存放地址。

3 結(jié)束語

進入21世紀，隨著現(xiàn)代電子信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，整個社會已經(jīng)進入了網(wǎng)絡經(jīng)濟時代。在網(wǎng)絡環(huán)境下，出現(xiàn)了一種新的、以互聯(lián)網(wǎng)為依托的現(xiàn)代商務交易形式—電子商務。這就要求我們必須改變傳統(tǒng)的檔案管理思想和觀念，與時俱進，改革傳統(tǒng)的檔案管理模式和方式方法，使檔案管理工作迎合現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的需要。

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