魏麗麗

摘 要：辦公室作為綜合性的辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的重要樞紐。作為高職院校辦公室的工作人員，擁有協(xié)調(diào)服務(wù)意識(shí)，做好協(xié)調(diào)服務(wù)工作，是做好辦公室工作必備的職業(yè)技能。

關(guān)鍵詞：高職院校；辦公室；協(xié)調(diào)工作；途徑

高職院校辦公室作為高等學(xué)校的一個(gè)重要職能部門(mén)，在學(xué)校管理中具有不可替代的地位，發(fā)揮著重要作用。它既是為校領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)和實(shí)施、監(jiān)督?jīng)Q策的綜合職能部門(mén)，又是學(xué)校承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的中樞，具有參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的重要職能。如何協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，凝聚全校師生的力量，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)，是高職院校辦公室需要解決的迫切問(wèn)題。

一、當(dāng)前辦公室協(xié)調(diào)工作概述

協(xié)調(diào)是一種行為過(guò)程，協(xié)調(diào)工作就是使協(xié)調(diào)者和被協(xié)調(diào)者之間或多個(gè)被協(xié)調(diào)者之間和諧統(tǒng)一，步調(diào)一致，去完成某項(xiàng)任務(wù)或達(dá)到某個(gè)目標(biāo)的方式和方法。辦公室作為綜合辦事機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系八方的樞紐，具體的工作總結(jié)起來(lái)就是大家通常所說(shuō)的：“三服務(wù)”，即“為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為基層單位和其它部門(mén)服務(wù)、為群眾服務(wù)”。辦公室工作的作用：一是上情下達(dá)、下情上傳，發(fā)揮樞紐作用；二是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，發(fā)揮助手作用；三是草擬文件、處理信息、搞好調(diào)查研究，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)把握各種重要情況，發(fā)揮參謀作用。

二、高職院校辦公室協(xié)調(diào)工作的重要性

眾所周知，學(xué)校的發(fā)展需要和諧辦公環(huán)境下的和諧人際關(guān)系——既能讓個(gè)人自由發(fā)展自己的潛能，充分展現(xiàn)才華，創(chuàng)造性地工作，又能構(gòu)建全體職員緊密配合，互守誠(chéng)信、相互促進(jìn)的團(tuán)隊(duì)精神。要想實(shí)現(xiàn)和諧的人際關(guān)系就必須充分發(fā)揮協(xié)調(diào)的作用，所謂協(xié)調(diào)，就是利用協(xié)商、說(shuō)服、調(diào)解、指示等多種方式或手段來(lái)調(diào)節(jié)上下、左右及內(nèi)外的關(guān)系，使組織內(nèi)部達(dá)成共識(shí)、相互配合、化解矛盾，形成良好和諧的工作環(huán)境，從而凝聚全校師生的力量，尤其是部門(mén)內(nèi)部的力量，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和戰(zhàn)略目標(biāo)。而辦公室是高校各種矛盾的匯集點(diǎn)，也是高校溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐，一直以來(lái)辦公室都充當(dāng)著協(xié)調(diào)者的角色，只有努力協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，使各方的利益最大化，矛盾最小化，才能凝聚全體師生的力量實(shí)現(xiàn)學(xué)校的全面發(fā)展。

三、高職院校辦公室協(xié)調(diào)工作中應(yīng)遵循的原則

1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，服從全局。辦公室的協(xié)調(diào)工作要保證校領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)決策能順利地貫徹到廣大師生員工中去，保證認(rèn)識(shí)統(tǒng)一、行動(dòng)一致和政令暢通。因此，辦公室要正確地領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，堅(jiān)持按政策、原則和程序進(jìn)行協(xié)調(diào)；要緊緊圍繞學(xué)院的中心工作，從學(xué)院全局和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益考慮問(wèn)題，自覺(jué)維護(hù)大局、服從大局，妥善處理好各種關(guān)系，充分調(diào)動(dòng)各部門(mén)的積極性，使各部門(mén)相互配合，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，形成整體。

2.維護(hù)團(tuán)結(jié)，做好服務(wù)辦公室要把增進(jìn)團(tuán)結(jié)、做好服務(wù)作為協(xié)調(diào)工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。因此，辦公室要對(duì)全院各部門(mén)的工作性質(zhì)和任務(wù)了如指掌，要經(jīng)常深入到教育教學(xué)管理第一線(xiàn)去了解情況、調(diào)查研究、掌握信息，根據(jù)工作任務(wù)要求和各部門(mén)的特點(diǎn)做好協(xié)調(diào)工作；要在工作中樹(shù)立為師生服務(wù)的意識(shí)，熱情主動(dòng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，不講親疏，平等待人；要認(rèn)真聽(tīng)取不同的意見(jiàn)和建議，學(xué)會(huì)換位思考。通過(guò)多交流、多協(xié)調(diào)、多溝通，增進(jìn)部門(mén)之間、人與人之間的團(tuán)結(jié)，努力化解在工作中出現(xiàn)的矛盾和意見(jiàn)分歧，求得共識(shí)，營(yíng)造和諧融洽的工作氛圍。

四、辦公室的協(xié)調(diào)工作的特性

1.原則性。辦公室工作的協(xié)調(diào)，并不是無(wú)原則的協(xié)調(diào)，而是要堅(jiān)持原則，按黨的路線(xiàn)、方針、政策進(jìn)行協(xié)調(diào)、解決矛盾，應(yīng)掌握原則的堅(jiān)定性和政策的靈活性。

2.協(xié)助性。辦公室直接受院（校）領(lǐng)導(dǎo)委托并按照領(lǐng)導(dǎo)指令出面組織實(shí)施協(xié)調(diào)工作，這種協(xié)調(diào)具有輔助性質(zhì)。

3.綜合性。辦公室所涉及的工作，從管理角度來(lái)看內(nèi)容多、協(xié)調(diào)面廣、工作綜合性強(qiáng)。因此，必須全面掌握并綜合分析來(lái)自各職能部門(mén)的信息，立足全院（校）工作，努力做到局部利益服從整體利益，進(jìn)行綜合平衡和協(xié)調(diào)。

4.處理好主動(dòng)性和被動(dòng)性的關(guān)系。辦公室的工作多數(shù)直接為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，是圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的。除了事先安排的一些常規(guī)工作外，還要完成很多事先不能預(yù)料的、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作任務(wù)，這樣就決定了協(xié)調(diào)工作具有很大被動(dòng)性。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，辦公室還必須時(shí)刻協(xié)調(diào)一些臨時(shí)的，突發(fā)的急件事務(wù)。因此，辦公室工作人員應(yīng)提高自己的綜合素質(zhì)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，應(yīng)主動(dòng)、及時(shí)的了解和處理，改變被動(dòng)的服務(wù)局面以減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作壓力，提高工作效率，切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀。

五、加強(qiáng)高職院校辦公室協(xié)調(diào)工作的基本途徑

1.正確認(rèn)識(shí)協(xié)調(diào)工作，以人為本，靈活機(jī)動(dòng)

任何矛盾和問(wèn)題最終都需要人去解決，因此，協(xié)調(diào)工作必須以人為本，尊重當(dāng)事人的權(quán)益，聽(tīng)取當(dāng)事人的意見(jiàn)，不能見(jiàn)事不見(jiàn)人、漠視人的存在。所謂靈活性就是在堅(jiān)持原則的前提下，靈活機(jī)動(dòng)地運(yùn)用處理問(wèn)題的技巧和方法。原則問(wèn)題不講靈活，更不能以原則為籌碼作交易、送人情，那樣只會(huì)適得其反，使矛盾、問(wèn)題更加復(fù)雜甚至加劇。在具體協(xié)調(diào)工作中，辦公室工作人員要注意做到：第一，堅(jiān)持原則與適度靈活相結(jié)合。根據(jù)不同時(shí)期的工作內(nèi)容和不同的工作對(duì)象靈活反應(yīng)，既要做到嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，又不生搬硬套制度條款，具體情況具體分析，善于抓有利時(shí)機(jī)，講究工作方法和處理技巧，注重協(xié)調(diào)藝術(shù)，在不損害整體利益的前提下盡量做到照顧多方利益，改善各方關(guān)系，提出合理方案，解決矛盾和沖突。不在細(xì)枝末節(jié)上、小事上斤斤計(jì)較，糾纏不清。對(duì)一些非原則性的問(wèn)題要運(yùn)用機(jī)動(dòng)靈活的辦法來(lái)淡化彼此間的抵觸情緒，要主動(dòng)營(yíng)造和諧的協(xié)調(diào)氛圍，促使雙方做出適當(dāng)?shù)淖尣交蛲讌f(xié)，對(duì)一時(shí)想不通或有分歧的問(wèn)題，協(xié)調(diào)人員要學(xué)會(huì)做細(xì)致的思想工作。第二，要善于尋找共同點(diǎn)。在協(xié)調(diào)過(guò)程中，由于雙方所處的位置不同，看問(wèn)題的角度不一樣，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)意見(jiàn)分歧，出現(xiàn)僵局。遇到這種情況，協(xié)調(diào)人員不要簡(jiǎn)單地重復(fù)自己的意見(jiàn)，強(qiáng)行灌輸自己的思想，而要靜下心來(lái)，換位思考，積極采納對(duì)方的合理意見(jiàn)，主動(dòng)幫助協(xié)調(diào)對(duì)象解決困難，幫助消除思想負(fù)擔(dān)。endprint

2.提高辦公室工作人員的素質(zhì)

做好協(xié)調(diào)工作，提高辦公室工作人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。一般人們都認(rèn)為協(xié)調(diào)工作是辦公室領(lǐng)導(dǎo)及成員的事，其實(shí)日常工作中的每個(gè)人都在各自的崗位上不同程度地起著溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用，只不過(guò)辦公室是協(xié)調(diào)的中心部門(mén)而已，辦公室的工作人員更是扮演著協(xié)調(diào)核心的角色。作為協(xié)調(diào)整體中的個(gè)體如何提高自身素質(zhì)、發(fā)揮其協(xié)調(diào)職能，是做好協(xié)調(diào)工作的關(guān)鍵。在當(dāng)今多校區(qū)、多館制模式下，對(duì)遇到的問(wèn)題、出現(xiàn)的矛盾都需要深入研究，有很多經(jīng)驗(yàn)需要總結(jié)，有很多事物需要重新認(rèn)識(shí)，這就需要相關(guān)的理論作指導(dǎo)。因此，辦公室人員必須提高自身的理論水平，努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論的基本原理，學(xué)會(huì)用辯證的觀點(diǎn)、方法來(lái)觀察和分析現(xiàn)實(shí)生活中的各種問(wèn)題，實(shí)事求是地解決工作中發(fā)生的矛盾和問(wèn)題。要注重在實(shí)際工作中不斷地磨煉自己、鍛煉自己，不斷提高自身的工作能力，主要是綜合分析能力、組織實(shí)施能力、機(jī)敏應(yīng)變能力、語(yǔ)言表達(dá)能力和自我調(diào)控能力，以適應(yīng)協(xié)調(diào)工作的需要。

3.要做好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院各部門(mén)之間的溝通與協(xié)調(diào)工作

首先，通過(guò)協(xié)調(diào)工作，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，可以準(zhǔn)確地將領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)決策傳達(dá)貫徹到廣大師生員工中去，保證學(xué)院整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)一致。其次，通過(guò)協(xié)調(diào)工作，站在全局的高度，分清工作的主次和輕重緩急，推動(dòng)學(xué)院整體工作健康有序進(jìn)行。再次，通過(guò)協(xié)調(diào)工作，從增進(jìn)團(tuán)結(jié)的角度出發(fā)，及時(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)與中層干部、其他同志之間有意見(jiàn)分歧時(shí)的溝通和解釋工作，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，全面推進(jìn)和諧校園建設(shè)。

4.合理發(fā)揮科學(xué)協(xié)調(diào)方式

做好協(xié)調(diào)溝通工作，需要有效的手段和方法。首先，語(yǔ)言溝通要有藝術(shù)。語(yǔ)言文字是溝通與協(xié)調(diào)的基本手段，是協(xié)調(diào)的重要媒介和基本載體。協(xié)調(diào)工作能否順利進(jìn)行，語(yǔ)言溝通是關(guān)鍵。準(zhǔn)確、熟練地使用語(yǔ)言文字，讓各種信息準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞，才能增進(jìn)人們的相互了解，保持信息通暢，保持人們思想、行動(dòng)協(xié)調(diào)一致。在語(yǔ)言溝通中要堅(jiān)持個(gè)性化、柔性化原則，注意根據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象的地位、職業(yè)、經(jīng)歷、文化素養(yǎng)和性格特點(diǎn)等采取不同的表達(dá)方式，要慎用指令性語(yǔ)言，多用商量、征詢(xún)的口氣，注意語(yǔ)言平和、態(tài)度隨和。其次，要協(xié)調(diào)要注重靈活。在處理各項(xiàng)事務(wù)時(shí)，必須從全局出發(fā)，堅(jiān)守原則和底線(xiàn)，但要注重在不失原則的前提因時(shí)因事下靈活運(yùn)作。比如領(lǐng)導(dǎo)正在思考某個(gè)重要問(wèn)題或某項(xiàng)重要工作該如何辦理，這時(shí)如果提出符合領(lǐng)導(dǎo)意圖的協(xié)調(diào)意見(jiàn)，就很容易被領(lǐng)導(dǎo)接受。再比如對(duì)大家普遍關(guān)心的問(wèn)題，應(yīng)公開(kāi)處理，對(duì)協(xié)調(diào)人事關(guān)系等不宜公開(kāi)的事情則要運(yùn)用個(gè)別協(xié)調(diào)方式，范圍越小，效果越好。

5.以調(diào)查研究究為抓手，掌握協(xié)調(diào)和服務(wù)的方向

“調(diào)查研究是謀事之基、成事之道”。要做好高職院校辦公室的各項(xiàng)工作，尤其是在協(xié)調(diào)解決矛盾時(shí)形成準(zhǔn)確的意見(jiàn)，重要的就是要把處理問(wèn)題和調(diào)查研究結(jié)合起來(lái)。因此，深入的調(diào)查研究是合理解決問(wèn)題所必需的，一切憑經(jīng)驗(yàn)的主觀臆斷都有可能產(chǎn)生不良后果。

總之，做好協(xié)調(diào)工作，是其他各項(xiàng)工作得以順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，但這并不是說(shuō)做好了協(xié)調(diào)工作就做好了其他工作。社會(huì)在發(fā)展，時(shí)代在進(jìn)步，要做好新形勢(shì)下高職學(xué)院辦公室工作，必須時(shí)刻注意提高自己的政治理論水平、文化水平和各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力，必須認(rèn)清形勢(shì)、把握大局、立足大局、服務(wù)大局，必須增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺(jué)性、主動(dòng)性，才能出色地履行各項(xiàng)職責(zé)，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]江風(fēng)華，王琦，張祥.淺談辦公室的協(xié)調(diào)職能[J].百科論壇，2012

[2] 李欣. 談如何做好高校辦公室協(xié)調(diào)工作[J]. 現(xiàn)代交際. 2013endprint