文曉亮

摘 要：檔案管理工作的核心是檔案的安全管理，通過有效的保護(hù)措施防止儲存檔案遭受自然或人為的損害是檔案管理工作的重中之重。本文針對檔案安全管理中容易出現(xiàn)的突發(fā)事件做了一定的介紹，并且詳細(xì)闡述了在安全管理中應(yīng)當(dāng)如何應(yīng)對這些突發(fā)事件。其內(nèi)容主要可以歸納為提高管理者的安全防范意識以及建立、完善重要檔案保護(hù)機(jī)制兩個方面。

關(guān)鍵詞：檔案；安全管理；突發(fā)事件；應(yīng)急機(jī)制

從某種程度上來說，檔案工作能夠體現(xiàn)一個單位或部門在某一階段或某一歷史時期的完整性，是一項(xiàng)長期而具體的任務(wù)。當(dāng)前，世界范圍內(nèi)的公共安全問題面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此，我們必須對檔案的安全管理工作給予高度重視[1]。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)制定好相應(yīng)的應(yīng)急措施和防范機(jī)制，將因?yàn)樽匀粸?zāi)害和突發(fā)事件引起的檔案管理事故損害降到最低，最大程度的保障檔案的安全。

一、提高防范保護(hù)意識

檔案安全管理通常以預(yù)防為主，各部門應(yīng)該事先制定好安全防護(hù)措施和保護(hù)制度，并加強(qiáng)部門之間的安全管理宣傳。災(zāi)害防治是一項(xiàng)長期的工作，也是檔案管理工作的核心和主要任務(wù)。首先要提高檔案管理者的安全防范意識，做好處理檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。對已有的檔案文件，應(yīng)當(dāng)擁有足夠的安全保密意識，強(qiáng)化安全管理[2]。正確處理好公開檔案與保密檔案的管理，對開放檔案的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的控制。保證這些措施的有效執(zhí)行，都將對檔案的管理工作起到健康的促進(jìn)作用。

二、建立保護(hù)機(jī)制

1.對紙質(zhì)檔案的保護(hù)

紙質(zhì)檔案由于其載體的特殊性，容易受到外部環(huán)境的干擾?；覊m，溫濕度，光線等自然環(huán)境因素都有可能造成紙質(zhì)檔案的損害。除此之外，紙質(zhì)檔案還具有不可再生性，損壞后將無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案最有效的防災(zāi)措施就是對其進(jìn)行復(fù)制保存。復(fù)制包括在場存放和異地存放兩種形式。在場存放是指將拷貝文件仍然留在辦公地點(diǎn)，但對其采用特殊的防火防盜裝具加以存放，增強(qiáng)其安全性。異地存放則是指將經(jīng)過拷貝過文件存放在辦公地點(diǎn)以外的地方，防止毀滅性打擊。

2.對電子檔案的保護(hù)

電子檔案主要是指以數(shù)碼形式儲存的檔案文件。相比與紙質(zhì)檔案，電子檔案的損壞保護(hù)比較簡單。最常用的電子檔案保護(hù)方法是對其數(shù)據(jù)進(jìn)行電子備份，這樣在遇到突發(fā)事件，電子檔案遭到毀壞時，可以從數(shù)據(jù)儲存系統(tǒng)中進(jìn)行恢復(fù)、取回相應(yīng)的數(shù)據(jù)。

電子檔案保護(hù)的重點(diǎn)在于對數(shù)據(jù)的收集歸檔以及信息安全的保護(hù)[3]。電子檔案的收集整理有以下幾個原則需要遵循：⑴在對電子檔案整理歸檔時，要對其內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真、全面的校對。保證電子文件內(nèi)容與相應(yīng)的紙質(zhì)文件或其他載體文件內(nèi)容的一致性；同時，也要檢查歸檔的電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、可靠，以及原程序與文本是否一致。⑵對歸檔電子文件載體進(jìn)行病毒查殺，并且應(yīng)當(dāng)對其物理狀態(tài)的完整性加以檢查，看能否正確的讀取信息。⑶利用光盤作為存儲介質(zhì)，對歸檔電子文件進(jìn)行存儲，并設(shè)置其屬性為只讀，增強(qiáng)其安全性。⑷已經(jīng)歸檔的電子文件需要對其安全性、 有效性進(jìn)行定期檢查，對已經(jīng)損傷的載體或信息進(jìn)行即使的修復(fù)和拷貝[4]。⑸對每份文件的形成，管理和使用狀況加以整合記錄。相比與紙質(zhì)文件，電子文件的時效性較強(qiáng)，對需要的信息需及時的記錄保存，并且可以作為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。

檔案信息安全是電子檔案管理中最重要的也是最難的一個環(huán)節(jié)，這就要求管理者具有足夠的信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識，并且需要采用切實(shí)有效的技術(shù)手段進(jìn)行管理與保護(hù)。在電子檔案的保護(hù)工作中，應(yīng)當(dāng)做好身份認(rèn)證和密鑰管理。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)作為電子檔案的運(yùn)行環(huán)境，在電子檔案的安全保護(hù)中也占有重要地位，做好對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)，對系統(tǒng)及時升級，以及安裝防毒軟件，可以有效提高電子檔案儲存環(huán)境的安全性。對于在線檔案，應(yīng)當(dāng)建立網(wǎng)絡(luò)信息防火墻，安裝保密隔離卡，嚴(yán)格的控制用戶進(jìn)行密碼訪問；內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)之間應(yīng)當(dāng)實(shí)行嚴(yán)格的物理隔離，從而確保檔案信息的儲存環(huán)境足夠安全保密。并且要做好各類數(shù)據(jù)庫的備份工作，保證系統(tǒng)受到惡意攻擊后可以對檔案進(jìn)行及時的恢復(fù)；在管理上，應(yīng)當(dāng)建立完善的電子文件歸檔制度和文件管理記錄系統(tǒng)，保障電子文檔的每一次調(diào)用都有據(jù)可查。在電子文件使用時，還應(yīng)當(dāng)注意其保密性，堅(jiān)持按照利用和保密并重的原則，對電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理和保護(hù)。這樣，從技術(shù)要求和管理措施兩方面雙管齊下，從而有效的做好電子檔案的密保工作。

三、結(jié)束語

總而言之，在檔案工作中，應(yīng)當(dāng)遵循預(yù)防為主、防治結(jié)合的原則，建立合理的安全規(guī)范?！霸绨l(fā)現(xiàn)、早報(bào)告、早處理”，保障檔案資料安全和并且最大限度的延長檔案壽命。在嚴(yán)格管理，積極預(yù)防的同時，要對可能發(fā)生的危險(xiǎn)情況及時處理，面對突發(fā)事件及時采取應(yīng)對措施，將事故造成的損害降到最低，從而有效地保護(hù)檔案資源。

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