周新榮

【摘要】隨著現(xiàn)代企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也越來(lái)越現(xiàn)代化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍大幅度擴(kuò)展。目前，我國(guó)企業(yè)正處在逐步邁向檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵時(shí)期，如何提高現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理水平，已經(jīng)成為企業(yè)管理層需要重點(diǎn)關(guān)注的領(lǐng)域。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案管理；信息技術(shù)

一、引言

從改革開放以來(lái)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)促進(jìn)了企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、銷售、技術(shù)開發(fā)等各個(gè)方面的體制改革，過(guò)去的單純生產(chǎn)型企業(yè)已經(jīng)開始向生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)型、經(jīng)營(yíng)開發(fā)型等方向轉(zhuǎn)變。檔案管理作為企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的基礎(chǔ)性管理工作，已經(jīng)逐步顯示出自身的重要作用，優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作體制，已經(jīng)逐步成為企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化管理過(guò)程中的重要內(nèi)容。從目前的情況來(lái)看，企業(yè)對(duì)檔案管理工作在認(rèn)識(shí)、管理、使用上都還存在一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面。首先，檔案管理在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理中的地位一直模糊不清，主要還是繼續(xù)一早傳統(tǒng)的管理體制和辦法。其次，企業(yè)管理層對(duì)檔案管理工作的重視程度還有待提高，在制定企業(yè)的工作規(guī)劃和個(gè)人的工作議程時(shí)，未能將檔案管理工作納入其中。最后，還有很大一部分企業(yè)缺乏健全的檔案管理制度，檔案的保管條件達(dá)不到必要的標(biāo)準(zhǔn)，很多企業(yè)并未購(gòu)置現(xiàn)代化檔案管理所需要的各類儀器和設(shè)備。除此之外，經(jīng)費(fèi)短缺、庫(kù)房有限、人力不足等因素，都嚴(yán)重制約著檔案管理水平的提高，甚至還會(huì)對(duì)檔案的整理分類、科學(xué)編纂、開發(fā)利用、安全保管等工作產(chǎn)生極為不利的影響，最終影響企業(yè)其他工作的順利開展。

二、現(xiàn)代企業(yè)提高檔案管理水平的途徑

1.樹立現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理理念，重視過(guò)程與核心業(yè)務(wù)檔案管理。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)更新自身的檔案管理理念，檔案管理工作并非僅僅由檔案管理部門單獨(dú)完成，而是需要企業(yè)的全體員工共同參與，因此需要樹立起各個(gè)部門和人員的責(zé)任意識(shí)。企業(yè)應(yīng)該逐步將檔案管理制度化，每個(gè)層級(jí)設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人，將檔案管理的具體目標(biāo)和要求納入各個(gè)部門和人員的工作職責(zé)之內(nèi)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是要讓所有人都明確了解自己所擔(dān)負(fù)的責(zé)任，以及完成工作之后應(yīng)該留下什么樣的憑證。其次，企業(yè)要重視對(duì)業(yè)務(wù)過(guò)程和核心業(yè)務(wù)的檔案管理工作。一方面，企業(yè)應(yīng)該站在長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度，考慮每一項(xiàng)專業(yè)工作的重要節(jié)點(diǎn)，將每一節(jié)點(diǎn)的輸入和輸出記錄進(jìn)行詳細(xì)的記錄，為企業(yè)提供更大的借鑒價(jià)值。另一方面，企業(yè)還可以進(jìn)一步科學(xué)確立歸檔模塊，適當(dāng)擴(kuò)展存檔內(nèi)容?？梢詮钠髽I(yè)所處的生命周期出發(fā)，對(duì)現(xiàn)有歸檔模塊的全面性、科學(xué)性進(jìn)行重新評(píng)估。

2.建立健全適應(yīng)市場(chǎng)需求的新型檔案管理機(jī)構(gòu)。首先，企業(yè)可以考慮建立檔案協(xié)會(huì)，主要承擔(dān)業(yè)務(wù)研討、經(jīng)驗(yàn)交流等方面的職能，能夠加強(qiáng)檔案管理部門同企業(yè)其他職能部門之間的溝通與交流，同時(shí)還能夠及時(shí)、全面地傳達(dá)上級(jí)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的指導(dǎo)意見(jiàn)，及時(shí)分析并解決檔案管理中所遇到的實(shí)際問(wèn)題，同時(shí)提高理論水平和實(shí)際操作水平。除此之外，企業(yè)檔案管理協(xié)會(huì)還可以將檔案行政管理部門的一些意見(jiàn)傳達(dá)給企業(yè)，幫助企業(yè)科學(xué)管理自身檔案資料。其次，除了以企業(yè)為檔案管理主體之外，還可以成立社會(huì)化的服務(wù)組織協(xié)助完成這一工作，比如檔案事務(wù)所、檔案寄存中心等等。目前，我國(guó)已經(jīng)在深圳建立了檔案代存服務(wù)中心，幫助很多企業(yè)解決了檔案存放的問(wèn)題，既能夠在很大程度上為企業(yè)節(jié)約人力、物力、財(cái)力，同時(shí)也可以解決一些對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉企業(yè)的燃眉之急?？梢灶A(yù)見(jiàn)，未來(lái)檔案代存中心還將有進(jìn)一步的發(fā)展，尤其是針對(duì)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后的企業(yè)將更加需要這類代存中心。產(chǎn)權(quán)變動(dòng)后的企業(yè)檔案具有較大的流動(dòng)性，檔案管理工作的缺陷較為明顯，因此需要中介機(jī)構(gòu)為其服務(wù)。

3.檔案管理觀念應(yīng)該跟上企業(yè)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的步伐。隨著我國(guó)加入WTO，我國(guó)企業(yè)需要同時(shí)面臨國(guó)內(nèi)和國(guó)外兩個(gè)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)。可以說(shuō)，國(guó)際貿(mào)易中所普遍存在的技術(shù)壁壘、綠色壁壘、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等都是我國(guó)企業(yè)需要面臨的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。從目前的狀況來(lái)看，一些國(guó)家對(duì)我國(guó)設(shè)置了苛刻的標(biāo)準(zhǔn)，客觀上形成了一定的技術(shù)比例。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，我國(guó)對(duì)歐盟出口的茶葉需要通過(guò)118項(xiàng)檢測(cè)指標(biāo)，對(duì)日本出口的大米需要通過(guò)123項(xiàng)檢測(cè)指標(biāo)。由于這類技術(shù)壁壘的存在，我國(guó)每年的出口總額都會(huì)受到很大的影響。鑒于此，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該樹立起“大檔案”觀，力爭(zhēng)提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。一方面，企業(yè)應(yīng)該減少一般檔案的數(shù)量，同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量認(rèn)證、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、環(huán)保認(rèn)證、產(chǎn)品成本等內(nèi)容所涉及檔案的收藏和保管，另一方面，企業(yè)還應(yīng)該將眼光瞄準(zhǔn)整個(gè)國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)，做好針對(duì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、市場(chǎng)反應(yīng)等資料的收集，讓企業(yè)的檔案管理工作更加貼合實(shí)際，滿足企業(yè)的客觀需求。

三、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上的分析我們不難看出，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了方向性的變化，不再是過(guò)去簡(jiǎn)單搜集材料、保存材料、查閱材料的方式。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈程度的提高，尤其是在我國(guó)加入WTO之后，企業(yè)的類型和形態(tài)都呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢(shì)，同其他工作一樣，企業(yè)的檔案管理工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷深入，企業(yè)檔案管理的形式也將日趨個(gè)性化。如何應(yīng)對(duì)這一客觀形勢(shì)，不僅是企業(yè)檔案管理部門需要考慮的問(wèn)題，同時(shí)也是企業(yè)管理人員需要深入思考的主題。

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