吳文清

摘 要 隨著我國科學技術的迅猛發(fā)展，計算機的運用得到了很大普及，越來越多的企業(yè)開始將辦公自動化用于企業(yè)的管理中來。企業(yè)的整個管理模式也隨著科學技術的發(fā)展呈現(xiàn)出新的結構。本文首先對辦公自動化管理的意義進行簡述，然后對企業(yè)辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題進行分析，最后就辦公自動化在企業(yè)管理中如何有效、合理應用提出建議。

關鍵詞 管理活動 辦公自動化 應用

中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A

隨著當今通訊技術越來越寬帶化、多媒體化、智能化、個人化。計算機與電子商務的突飛猛進，創(chuàng)造出了一個更加高效、節(jié)能、快捷的辦公環(huán)境，甚至還出現(xiàn)了微博辦公一種新興的方式。辦公自動化和以前低效、復雜的手工辦公方式相比更加高效、系統(tǒng)、全面，同時也提供了準確的科學依據(jù)供決策者使用。隨著科學技術的突飛猛進，辦公自動化也更加現(xiàn)代化和標準化。

我國對辦公自動化的發(fā)展要求隨著當代經(jīng)濟建設的快速發(fā)展和知識經(jīng)濟的來到而越來越大，同時也被提出了許多新的要求，面臨著新的挑戰(zhàn)。首先，它改變了以前復雜、低效的手工辦公方式，轉(zhuǎn)向了更加高效、系統(tǒng)、全面的電子化工作，給每一位使用者創(chuàng)造了一個沒有部門局限的網(wǎng)絡辦公作業(yè)的環(huán)境；其次，它從以前的僅僅局限在行政辦公的基礎上拓展到了機關企事業(yè)單位的各個業(yè)務的管理環(huán)節(jié)上面；再次，它以前那種僅僅是收發(fā)文件等業(yè)務的模式并不能適應現(xiàn)代企事業(yè)單位對快速增長的大量業(yè)務及技術信息文檔的管理，并不能應對當前的諸多挑戰(zhàn)。在新形勢和新挑戰(zhàn)下，現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)軟件的開發(fā)需要進行新的設計，以實現(xiàn)企業(yè)提高管理效率的目的。

1 辦公自動化管理的意義

1.1辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加簡單

通過對辦公自動化軟件的使用，可以將企業(yè)的數(shù)據(jù)信息進行實時的傳遞，大大的提高各部門之間的辦事效率。計算機的使用，將以往的手工化全部通過辦公自動化軟件進行完成，以往幾天的工作量幾個小時就順利完成，極大的提高了資源的利用率。同時，通過對辦公自動化軟件的使用能夠?qū)⑵髽I(yè)的這種數(shù)據(jù)信息進行及時的更新和存儲，對于管理中已經(jīng)完成任務、沒有完成的任務、進行中的任務進行有序的區(qū)分，進一步將企業(yè)的各項工作進行了分類，避免了重復性工作，大大的降低了工作的任務量，提高了管理的效率。

1.2辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加協(xié)調(diào)和靈活

隨著社會的不斷進步，社會化工作分工越來越明確，需要的工作專業(yè)程度也越來越高。整個企業(yè)的良好運作，更加需要每個部門之間的相互協(xié)作和靈活配合。

企業(yè)通過對辦公自動化軟件的運用，高效的將企業(yè)的各種數(shù)據(jù)信息在各部門之間良好的進行溝通、在各企業(yè)之間進行良好的傳遞，讓企業(yè)的所有信息數(shù)據(jù)沒有死角。通過這樣的方式，極大的增強了整個企業(yè)中各部門之間相互協(xié)作和靈活配合的能力，提高了企業(yè)的核心競爭力。

1.3辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加高效

一個企業(yè)在業(yè)內(nèi)是否具有很強的核心競爭力需要考慮的一個重要的因素就是這個企業(yè)的工作效率。辦公自動化軟件在企業(yè)管理活動中的運用，可以將企業(yè)中每個部門員工的工作情況以及每項工作的進展情況進行快速的了解和及時的反饋，可以從企業(yè)和管理者的角度對工作和員工中需要進行改進的地方完善，進一步加強企業(yè)管理的質(zhì)量和效率。

1.4辦公自動化軟件的使用讓企業(yè)管理變得更加規(guī)范

通過對辦公自動化軟件的使用，極大的降低了因為人為因素造成的錯誤，整個企業(yè)的工作都有明確的規(guī)定應該如何來進行，同時對于工作的好壞也有完善的績效考核來衡量。通過這種方式，不僅大大的降低了人為原因造成的問題，而且進一步健全了各個部門的監(jiān)管制度，企業(yè)管理的風險也進行了合理的規(guī)避。

2 企業(yè)辦公自動化軟件在管理過程中存在的問題

對辦公自動化軟件進行初始化的任務量很多，進行初始化工作通常是將企業(yè)的各種原始的數(shù)據(jù)信息和初始的資料進行整理并輸入到軟件中去。但是，由于許多的因素使得辦公自動化軟件的初始化工作變得非常的繁重，很難在規(guī)定的時間內(nèi)完成，造成企業(yè)在管理活動中使用辦公自動化軟件難以實現(xiàn)。

首先，由于每個企業(yè)都具有數(shù)額龐大的商品，各種商品的型號、種類、數(shù)量和價格等都存在差異，給辦公自動化軟件的初始化工作帶來了龐大的工作量和復雜的操作性。其次，企業(yè)原有的各種原始數(shù)據(jù)存在許多問題，庫存商品的數(shù)量和賬面的數(shù)量不一致，對于賬目的余額沒有進行準確的結算，需要通過進一步對庫存商品進行盤整清點才能將賬目的余額進行正確的修正。然而，對于企業(yè)的盤點往往需要許多的人手，這樣就進一步的加大了初始化的難度。同時，在對庫存商品進行盤點來算出余額的過程中，也還要對使用過程中的原料、生產(chǎn)出的半成品以及購買的還沒送到倉庫的物質(zhì)等進行詳細的核算才能正確的得到初始的余額數(shù)據(jù)。再次，對于辦公自動化軟件的工作人員數(shù)量非常的不足，各個部門崗位的業(yè)務人員經(jīng)常出現(xiàn)減少的情況，由于辦公自動化軟件的專業(yè)性臨時的職員又不能很快的進行使用和操作。所以如果辦公自動化軟件的工作量突然的增大，將很難在短時間內(nèi)完成。然而，由于初始化的原因，將會在一些部門工作中出現(xiàn)突然加大幾倍工作量的現(xiàn)象，但是在加大工作量的同時，員工的薪酬并沒有得到增加，這就會造成一定的問題，導致初始化工作進行的困難，同時也存在一些部門業(yè)務人員無法完成的問題等。最后，企業(yè)的一些原始數(shù)據(jù)資料并不是非常的完整和準確，對于許多業(yè)務的辦理并沒有按規(guī)定的要求來進行，沒有進行完整的工作業(yè)務記錄，然而對于管理過程中辦公自動化軟件的使用都是通過規(guī)定的要求進行工作的，不能根據(jù)各個部門業(yè)務人員以往的工作經(jīng)驗方式來工作，使得各個部門的業(yè)務人員在使用辦公自動化軟件的過程中覺得很難適應，而不愿意再使用該軟件。

3 辦公自動化軟件在企業(yè)管理中有效、合理的應用

3.1更新觀念，加強培訓，提高人員素質(zhì)和水平

在很多人眼里，辦公自動化主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件、實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機化。殊不知，辦公自動化大有學問，涉及行為科學、管理科學、社會學、系統(tǒng)工程學等學科，辦公自動化的應用已成為現(xiàn)代各行各業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。實現(xiàn)高效的辦公管理，就要求辦公人員必須具備相應的素質(zhì)與技能，它對辦公人員的業(yè)務素質(zhì)提出了嚴格要求。

3.2加強科學管理理念

辦公自動化，在某種程度上來說也可以看做是一種以信息處理為主要特征的辦公活動。在具體的實施中要用科學的管理理念規(guī)范工作人員的工作流程，建立一個符合現(xiàn)代化管理的組織體系，制定具體的管理辦法和規(guī)章制度，尤其是在安全性、保密性方面應作出嚴格規(guī)定。注重辦公工作的科學管理與現(xiàn)代化信息技術設備的結合。從領導分工、辦公室工作人員職責和工作績效等方面加強管理。做到職、權、責有機結合，提高辦公自動化的應用效率，最大限度地發(fā)揮其作用。

3.3加強技術不斷創(chuàng)新，更好地為我們的工作服務

隨著計算機技術的發(fā)展，辦公自動化從最初的漢字輸入、文件處理、排版編輯、查詢檢索等單機應用逐漸發(fā)展成為現(xiàn)代化的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，通過聯(lián)網(wǎng)將個體辦公工作系統(tǒng)聯(lián)成一個群體辦公系統(tǒng)，再通過遠程網(wǎng)絡將多個系統(tǒng)聯(lián)結成更大范圍的辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。

4 結語

綜上所述，一個企業(yè)要想在激勵的競爭中具有較強的核心競爭力，就必須要盡快的將企業(yè)的管理與現(xiàn)代化先進的方法向結合，促進企業(yè)管理的可持續(xù)發(fā)展。辦公自動化軟件在企業(yè)管理活動中的運用，進一步對以往傳統(tǒng)的管理方式進行新的變革，通過使用計算機信息技術的有效方法對企業(yè)進行管理，讓企業(yè)管理變得更加協(xié)調(diào)和靈活和高效。

參考文獻

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