徐波

[摘 要] 從會(huì)計(jì)檔案的收集與整理、形成與保管入手，分析了會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題并提出了解決措施。

[關(guān)鍵詞] 會(huì)計(jì)檔案；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 075

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）18- 0123- 02

檔案管理是新農(nóng)合的基礎(chǔ)工作，是新農(nóng)合基金支付和參合農(nóng)民費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)補(bǔ)償?shù)闹匾罁?jù)和憑證，做好新農(nóng)合檔案管理工作是保障新農(nóng)合基金安全和健康發(fā)展的重要保障，也是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)，關(guān)注民生，加強(qiáng)社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)的具體體現(xiàn)，因此必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真研判其發(fā)展趨勢(shì)及問(wèn)題，推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案管理走上規(guī)范化、科學(xué)化道路。

1 會(huì)計(jì)檔案的收集與整理

會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等4個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。

1.1 會(huì)計(jì)憑證

它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、應(yīng)行存款余額調(diào)節(jié)表等。會(huì)計(jì)憑證裝訂要整齊、牢固、美觀(guān)，不掉頁(yè)、不壓字、不串頁(yè)、不倒置，便于翻閱。

1.2 會(huì)計(jì)賬簿

它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。訂本式賬簿以一本為一個(gè)保管單位；活頁(yè)式賬簿在整理時(shí)去掉空白頁(yè)，按科目順序整理成冊(cè)，裝訂后要加裝封面、封底和扉頁(yè)；計(jì)算機(jī)生成的總賬、明細(xì)賬等應(yīng)單獨(dú)組卷并加裝封面和扉頁(yè)，填齊封面和扉頁(yè)的各項(xiàng)內(nèi)容。賬簿裝訂后應(yīng)依次在每頁(yè)非裝訂線(xiàn)一側(cè)上角編頁(yè)號(hào)，每?jī)?cè)賬簿單獨(dú)編一個(gè)流水號(hào)，編號(hào)可用號(hào)碼機(jī)打印，也可用碳素或藍(lán)黑鋼筆編寫(xiě)。

1.3 會(huì)計(jì)報(bào)表

分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類(lèi)報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。會(huì)計(jì)報(bào)表按本單位隸屬單位和月、季、年分別整理，報(bào)表附注和決算說(shuō)明應(yīng)與報(bào)表一并組卷裝訂。各類(lèi)會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，其方法與賬簿相同。

1.4 其他會(huì)計(jì)核算資料

屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

2 會(huì)計(jì)檔案形成與保管

（1）上述會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒，并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。這些的會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

（2）當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿(mǎn)之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。

（3）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起?？傎~、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年；年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。

（4）保管到期的會(huì)計(jì)檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)。

3 會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范

有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘，或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章，會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全；有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置，活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面，會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn)，沒(méi)有移交清單，沒(méi)有按照永久、定期兩類(lèi)分別保管，不僅查找非常困難，而且銷(xiāo)毀檔案也不及時(shí)，造成會(huì)計(jì)檔案積累過(guò)多，無(wú)處存放。

3.2 會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范

有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會(huì)計(jì)人員自行保管；有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室，各類(lèi)檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設(shè)有專(zhuān)職檔案管理人員，但未接收會(huì)計(jì)檔案；有些單位由于領(lǐng)導(dǎo)不了解《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求會(huì)計(jì)人員自行保管會(huì)計(jì)檔案；還有個(gè)別單位由于檔案箱不足，將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中，放在會(huì)計(jì)室的柜頂上或任意堆放。

3.3 會(huì)計(jì)檔案監(jiān)督機(jī)制不完善

一是會(huì)計(jì)信息披露進(jìn)程中的政府監(jiān)管不足，準(zhǔn)則、法規(guī)執(zhí)行的監(jiān)督不力，缺乏效率；會(huì)計(jì)信息失真的法律責(zé)任界定不完善、責(zé)任追究力度不夠。二是注冊(cè)會(huì)計(jì)師制度不完善，一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師既要對(duì)受托單位的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行客觀(guān)公正的審計(jì)，又要收取審計(jì)費(fèi)用，對(duì)被審計(jì)單位依賴(lài)性強(qiáng)；另一方面注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)還沒(méi)有形成有效的監(jiān)管機(jī)制，部分從業(yè)人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)差。

3.4 計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全及會(huì)計(jì)軟件存在隱患

首先，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)由許多部分組成，每個(gè)部分都有薄弱環(huán)節(jié)，極易遭到攻擊或破壞，如數(shù)據(jù)易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自身安全和保護(hù)功能非常薄弱，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全技術(shù)尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計(jì)算機(jī)病毒的破壞性極大。此外電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)只有在會(huì)計(jì)軟件的支持下才能運(yùn)行并發(fā)揮作用，會(huì)計(jì)軟件對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理是否真實(shí)、合法起決定性作用。而現(xiàn)在會(huì)計(jì)軟件在開(kāi)發(fā)中重功能、輕安全的現(xiàn)象普遍存在，可能存在會(huì)計(jì)軟件處理功能陷阱，或會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行與維護(hù)陷阱對(duì)系統(tǒng)的破壞性極大。

4 會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的解決措施

4.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，理順會(huì)計(jì)檔案管理體制

由單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一管理的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)檔案整理的有關(guān)規(guī)定，明確會(huì)計(jì)檔案的所有權(quán)是單位，單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)將會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管1年，期滿(mǎn)后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專(zhuān)人保管。出納入員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

4.2 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷

裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，封粘裝訂線(xiàn)，并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容。年度終了必須封賬，活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出，已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線(xiàn)封粘，由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。 年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào)，分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表” 。

4.3 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管

已建立綜合檔案室的單位，財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管，但要由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。要配置專(zhuān)用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位綜合檔案室或財(cái)會(huì)部門(mén)保管，不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén)，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案室保管。凡未移交的單位或個(gè)人，應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

4.4 規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷(xiāo)毀管理

各單位會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需銷(xiāo)毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)會(huì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；企業(yè)單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，銷(xiāo)毀后，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

4.5 加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn)，提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量

會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。

4.6 完善會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格辦理會(huì)計(jì)檔案移交手續(xù)

實(shí)行會(huì)計(jì)委派制的地區(qū)和部門(mén)，除了建立會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際，制定會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類(lèi)大綱、保管期限表、移交時(shí)間等，確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。在向委托單位移交檔案時(shí)，交接雙方的監(jiān)交人、會(huì)計(jì)人員、報(bào)賬員、檔案員應(yīng)同時(shí)辦理交接手續(xù)，并加蓋公章，清點(diǎn)會(huì)計(jì)檔案是否齊全完整、賬目是否相符，案卷整理質(zhì)量是否規(guī)范。交接憑據(jù)應(yīng)一式三份，雙方單位各自保留一份，存檔一份

4.7 加大會(huì)計(jì)檔案的監(jiān)管力度

結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步細(xì)化會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)、組卷、排列、編頁(yè)、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)檢查中，將會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對(duì)會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

總之，會(huì)計(jì)檔案是反映企事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的一面鏡子，我們應(yīng)積極深化會(huì)計(jì)檔案管理改革，健全各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員的引導(dǎo)和培訓(xùn)，充分借助數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，多途徑管理和利用好會(huì)計(jì)檔案資源，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，最大程度地發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在單位經(jīng)營(yíng)管理中的價(jià)值。