楊琳

摘要：本文闡述了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的現(xiàn)狀，分析了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題，介紹了網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代；檔案管理工作；分析

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：1674-3520（2014）-02-00159-01

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)化、信息化、數(shù)字化給檔案管理工作的發(fā)展提供了一個(gè)良好的發(fā)展平臺(tái)。檔案管理工作是單位管理工作的一部分，利用信息化技術(shù)科學(xué)規(guī)范的管理檔案，是衡量一個(gè)單位業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，同時(shí)也是提高檔案管理工作的一個(gè)重要途徑。檔案記載著一個(gè)單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，對(duì)研究本單位的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和職工情況提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)分析，揚(yáng)長(zhǎng)避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面可以為單位高層管理人員及時(shí)了解單位整體狀況、適時(shí)調(diào)整工作策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為制定決策提供支持性資料。另一方面做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力也具有重要意義。

1 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理的現(xiàn)狀。數(shù)字檔案未來(lái)的發(fā)展方向是各種載體形式并存，其載體包括多媒體、縮微載體等。數(shù)字檔案管理使檔案從無(wú)形化轉(zhuǎn)向了有形化，檔案管理也由此變成了信息管理機(jī)構(gòu)。電子科技革命給檔案管理工作帶來(lái)了巨大的影響，其內(nèi)容和載體不再是相互對(duì)應(yīng)的關(guān)系。檔案的內(nèi)容可以脫離原來(lái)的載體進(jìn)行傳輸，并且可以選擇不同的載體。我們可以不需要原來(lái)的電子載體就收取到數(shù)字檔案的內(nèi)容，根據(jù)電子檔案的這一特性，檔案可以被任意復(fù)制。

然而上述的介質(zhì)還有許多不盡如人意的地方，比如信息的有效期限問(wèn)題。電子文件的管理和利用很方便，它可以有很大的記錄密度，這既節(jié)省了存儲(chǔ)空間又不需要實(shí)體庫(kù)房。在資料的形成過(guò)程中，其內(nèi)容的刪改也非常容易。為了方便快捷的達(dá)到共享資源，電子文件可以用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳遞，能對(duì)各種信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，其歸檔也遠(yuǎn)比實(shí)體檔案快捷得多。但它所采用的存儲(chǔ)介質(zhì)有光盤(pán)、磁帶等，其壽命很短，一般不會(huì)超過(guò)20年，所以數(shù)字信息的保護(hù)就成了很大的問(wèn)題。另外，除了對(duì)電子檔案的備份加密技術(shù)、電子簽署技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)外，還要保護(hù)載體材料。

針對(duì)上述問(wèn)題，一些防范技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，比如計(jì)算機(jī)病毒技術(shù)、修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)的技術(shù)、信息的刷新保真技術(shù)等。最近這幾年，一些相關(guān)的技術(shù)不但在檔案管理這一行業(yè)進(jìn)行了運(yùn)用，像模式識(shí)別、海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)字加密等，也開(kāi)始運(yùn)用到其他的領(lǐng)域。這些相關(guān)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展為檔案的流通與安全提供了強(qiáng)有力的保障。

2 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理存在的問(wèn)題。自《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施以來(lái)，以《檔案法》為依據(jù)，廣大檔案工作者取得了顯著的成績(jī)：逐步完善了檔案法規(guī)和制度；工作管理體制進(jìn)一步健全，形成了分級(jí)負(fù)責(zé)、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)的管理體制；不斷完善的檔案設(shè)施和檔案管理助推了經(jīng)濟(jì)的騰飛。但是即便如此，檔案的管理工作還是沒(méi)有充分滿(mǎn)足社會(huì)的要求，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 檔案意識(shí)有待提高，領(lǐng)導(dǎo)重視方面有待加強(qiáng)。首先是意識(shí)上的欠缺。由于對(duì)檔案管理了解不夠，人們對(duì)其重要性沒(méi)有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)。甚至在一些人的眼里，檔案管理可有可無(wú)。其次就是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作沒(méi)有足夠的重視，檔案意識(shí)很淡薄。不少領(lǐng)導(dǎo)只是片面的追求經(jīng)濟(jì)建設(shè)，忽視了檔案工作的重要程度。上行下效，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有這方面的意識(shí)，檔案管理工作想要做好難上加難。

2.2 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。目前，檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低。究其原因主要有以下幾方面：第一，大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職，并且基本都是半路出家，相對(duì)來(lái)講沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。第二，部分基層單位在人員配備上不重視學(xué)歷及業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且檔案管理人員的待遇也比其他部門(mén)差得多。同時(shí)，檔案管理人員在晉級(jí)職稱(chēng)評(píng)定等方面的待遇也不夠公正，與相關(guān)聯(lián)的圖書(shū)系列相差較大。

2.3 設(shè)備不到位，硬件設(shè)施差。檔案管理工作必須有一定的專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)作為保障才能完成。有些政府和單位由于對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)投入不足，造成了硬件建設(shè)的遲滯和落后，具體表現(xiàn)在：沒(méi)有固定的檔案存放場(chǎng)所，檔案柜亂擺亂放，管理無(wú)序而混亂；硬件設(shè)備不夠齊全且性能落后；現(xiàn)代化建設(shè)跟不上時(shí)代的發(fā)展和變化，技術(shù)設(shè)備陳舊落后。

2.4 管理手段呆板落后。隨著時(shí)代的發(fā)展，各種新生事物如雨后春筍般層出不窮。然而，大多數(shù)檔案管理部門(mén)特別是基層的單位，是既沒(méi)有設(shè)備也沒(méi)有人。有些檔案管理部門(mén)一直沿用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行操作，不具備運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力。另外，一些檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理工作也沒(méi)有進(jìn)行大力度的宣傳，從而造成檔案工作不被廣大群眾所了解和認(rèn)知。

3 網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理存在問(wèn)題的解決辦法

3.1 培養(yǎng)高層次的檔案管理人才。為了迎接知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)并為此做好充分的準(zhǔn)備，應(yīng)盡快培養(yǎng)既懂專(zhuān)業(yè)知識(shí)也懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的專(zhuān)才和高層次的管理型人才。

3.2 加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育。要加強(qiáng)檔案主題意識(shí)和獲取意識(shí)教育，提升檔案工作者的檔案信息保密意識(shí)，更新轉(zhuǎn)換意識(shí)和傳播意識(shí)。利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的提升，使檔案信息技術(shù)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)得到武裝，持續(xù)地提升檔案信息的效益。

3.3 科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作技術(shù)的現(xiàn)代化是以計(jì)算機(jī)的應(yīng)用為核心的，而檔案管理業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化可以帶來(lái)電子計(jì)算的高效率。由于檔案具有管理的無(wú)系統(tǒng)性，計(jì)算機(jī)是無(wú)法進(jìn)行具體管理控制的，即便可以，因運(yùn)算程序的復(fù)雜也不會(huì)有很高的效率。只有加快檔案現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化才能適應(yīng)越來(lái)越快的知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。

3.4 拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。要想從輕利用重管理的傳統(tǒng)模式中得到解脫，就要增加自身面向知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主動(dòng)性，為知識(shí)經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做到知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸跟隨到哪里。另外，在提升黨政機(jī)關(guān)檔案管理水平的同時(shí)，要漸漸向科技和事業(yè)單位傾斜性。

4 結(jié)束語(yǔ)

未來(lái)的數(shù)字檔案管理發(fā)展方向應(yīng)該是各種載體形式并存，其中有多媒體、縮微載體以及聲像載體等，其中數(shù)字化館藏的建設(shè)尤為重要。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案管理問(wèn)題的解決辦法有：培養(yǎng)高層次的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案信息素質(zhì)教育，科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。

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