劉玉玲

摘 要：根據(jù)當前檔案信息資源開發(fā)利用面臨的種種困難，深入實際地研究和分析現(xiàn)實，通過更新觀念，積極采取有力措施，確立檔案信息資源開發(fā)利用工作的地位并對合理開發(fā)企業(yè)檔案資源提出了建設(shè)性的措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息；合理開發(fā)

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，企業(yè)經(jīng)營模式發(fā)生了巨大變化，成為面向市場的直接經(jīng)濟行為，而且對信息的需求日益增大。在這種情況下，對于企業(yè)檔案工作來說，機遇與挑戰(zhàn)并存，企業(yè)檔案工作者必須轉(zhuǎn)變觀念和作風，大力開發(fā)檔案信息資源，更好地為企業(yè)發(fā)展服務。

一、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性

在激烈的市場競爭中，企業(yè)要想立于不敗之地，就得不斷地了解市場和開發(fā)新產(chǎn)品，拓寬市場，而一切都需要信息，離開信息企業(yè)就無法生存和發(fā)展。因此，企業(yè)檔案工作者應清醒地認識到檔案信息資源開發(fā)利用工作的必要性。

1、為企業(yè)領(lǐng)導的正確決策提供依據(jù)。檔案部門通過國家政治性、政策性信息的收集、整理，并及時提供給企業(yè)領(lǐng)導和相關(guān)的部門，為企業(yè)領(lǐng)導科學決策提供可靠的依據(jù)。

2、為企業(yè)的科研生產(chǎn)提供理論依據(jù)。檔案部門通過對本企業(yè)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、遠景規(guī)劃的深入了解，并積極參與到企業(yè)的各項科研生產(chǎn)活動中去，不斷地收集、整理一些與企業(yè)擴大改造、新產(chǎn)品開發(fā)和一系統(tǒng)與科研生產(chǎn)活動有關(guān)的信息資料，幫助科技人員了解一些最新科技信息，同時，也為企業(yè)節(jié)省了人力、物盡其用力和財力。

3、為企業(yè)的營銷決策提供依據(jù)。檔案工作者通過對過去、現(xiàn)在國內(nèi)外市場信息的收集、整理，去粗取精，及時有效地提供給企業(yè)的領(lǐng)導及營銷部門，使企業(yè)的營銷活動緊跟市場，避免盲目性，為企業(yè)直接或間接創(chuàng)造經(jīng)濟效益。

二、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作中存在的問題

新時期，企業(yè)模式及管理理念正發(fā)生著巨大的變化，而一些企業(yè)檔案工作僅僅停留在對檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等實體的管理上，而在檔案信息開發(fā)利用上下的功夫很不夠。提供利用還僅限于"你來我找"這種原始、最簡單的服務方式，許多有實用價值的檔案信息被埋在庫房深處，無法轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，這與信息時代要求提供高質(zhì)量、高效率的信息服務很不協(xié)調(diào)，造成檔案信息資源的極大浪費。

三、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用的途徑

1、明確開發(fā)企業(yè)檔案信息資源的目的，強化全員檔案信息意識。企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的最終目的是為企業(yè)服務，考核的標準是通過擴大和加強檔案信息量的投入以節(jié)省企業(yè)資金、物資等物質(zhì)緊張及時間的投入、增加產(chǎn)業(yè)、效益的產(chǎn)出。這就要求我們必須沖破傳統(tǒng)思維模式的束縛，克服單純?yōu)榱藨稒z查的作法，按照現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的具體要求來強化檔案信息管理工作。企業(yè)要把檔案信息資源的開發(fā)利用工作與人、財、物一樣列為企業(yè)管理的主要內(nèi)容，與總產(chǎn)值、利稅、消耗、質(zhì)量一樣列為考核企業(yè)升級的主要因素，使領(lǐng)導干部、技術(shù)人員、銷售人員、人人關(guān)心檔案工作，培養(yǎng)人人利用檔案信息的意識。

2、建立檔案信息資源開發(fā)利用工作領(lǐng)導體系和網(wǎng)絡(luò)。這里所說的領(lǐng)導體系，指建立一個由主管領(lǐng)導牽頭的各有關(guān)職能部門負責人參加的非常設(shè)機構(gòu)，負責協(xié)調(diào)、研究、指導整個檔案信息資源的開發(fā)利用工作；這里所說的網(wǎng)絡(luò)組織，指分散在企業(yè)所屬各基層單位的兼職檔案員，這些兼職檔案員負責定期向領(lǐng)導小組匯報各基層單位的需求情況，并對利用工作提出建設(shè)性意見。這樣，不僅可以搞清楚基層單位需要“什么”，而且可以根據(jù)自己有“什么”，有針對性地開發(fā)“什么”，以增強開發(fā)利用的可行性。

3、加強檔案信息資源開發(fā)利用工作的基礎(chǔ)建設(shè)。其內(nèi)容主要包括以下幾個方面：（1）加強文件材料形成的保證體系，使歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)、合格。（2）豐富檔案信息資源，擴大信息存儲量。（3）搞好檔案立卷工作，提高組卷質(zhì)量。（4）搞好檔案人員素質(zhì)培訓，提高開發(fā)利用質(zhì)量。（5）完善檢索工具，加強檢索工具的深度和專指度，最大限度地揭示檔案信息的內(nèi)容。（6）建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，疏通檔案信息流通渠道。

四、檔案信息資源的合理開發(fā)

鑒于檔案信息資源開發(fā)利用面臨的種種困難，我們不能怨天尤人，更不能坐以待斃，而要正視現(xiàn)實，積極進取，采取有力措施，徹底加以解決。

1、更新思想觀念，確立檔案信息資源開發(fā)利用工作的地位。檔案信息資源開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作其它環(huán)節(jié)的落腳點。

2、加強基礎(chǔ)建設(shè)，努力提高檔案管理水平。一要抓館庫建設(shè)。檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和配置，是檔案安全保管和有效利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。各級檔案部門要加強對檔案信息資源開發(fā)利用工作的組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌規(guī)劃和監(jiān)督管理，制訂檔案信息資源開發(fā)利用的計劃，爭取將其納入各級地方政府信息化規(guī)劃之中。進一步推進檔案資源建設(shè)，提高對檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設(shè)重要性和緊迫性的認識，不斷豐富館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，更好地為黨和政府的中心工作服務，為人民群眾服務。

3、建立檔案信息資源利用制度，健全檔案信息資源服務體系。為提高檔案信息資源利用率，應適時建立檔案信息利用制度。檔案部門要加強檔案接收和征集工作，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭建成檔案數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化并富有特色的檔案信息資源服務體系。

4、搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。檔案部門在宣傳《檔案法》等法律、法規(guī)的同時，還應采取靈活多樣的形式，廣泛開展檔案信息系列宣傳活動。首先，要開展有關(guān)檔案價值、作用及利用效果的宣傳，使人們知道什么是檔案，檔案有何用處，從而激發(fā)人們利用檔案的熱情，引導更多的人利用檔案。其次，要開展有關(guān)檔案利用程序的宣傳，讓社會知道如何利用檔案，利用檔案的益處，從而引導人們用好、用活檔案。再次，要開展檔案開放目錄的宣傳，使人們了解館藏檔案信息的具體內(nèi)容，從而引導人們有針對性的利用檔案。