劉慧芳 李珂

[摘 要] 人事檔案是醫(yī)院人事安排、薪資調(diào)整和職稱(chēng)評(píng)定等相關(guān)工作開(kāi)展的主要依據(jù)，也是職工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績(jī)、個(gè)人經(jīng)歷等內(nèi)容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著我國(guó)醫(yī)療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫(yī)務(wù)人員的流動(dòng)性持續(xù)加大，醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)施檔案的信息化管理，使醫(yī)院檔案工作適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院； 信息化； 醫(yī)院； 人事檔案； 管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 063

[中圖分類(lèi)號(hào)] R197.3； G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0110- 01

隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，各級(jí)醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。醫(yī)院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于醫(yī)院的管理和運(yùn)行減少成本、提高效率。

1 過(guò)去醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 管理手段落后

醫(yī)院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調(diào)取、存放會(huì)耗費(fèi)大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、醫(yī)院人員集體簽訂勞動(dòng)就業(yè)合同以及人事調(diào)動(dòng)方面，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤和紕漏，而補(bǔ)救措施比較繁復(fù)，浪費(fèi)檔案持有者和管理者的時(shí)間和精力。

1.2 材料的完整性與安全性無(wú)法保證

人事檔案的材料歷來(lái)是紙質(zhì)的，即使要查閱一些很基礎(chǔ)的信息，也需從檔案保存庫(kù)中檢索、調(diào)取、審閱和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進(jìn)出檔案室，直接導(dǎo)致檔案保存庫(kù)很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進(jìn)出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至?xí)鸹馂?zāi)等重大災(zāi)難事件的發(fā)生。

1.3 檔案意識(shí)淡薄

現(xiàn)代社會(huì)，人才流動(dòng)加速，人檔一體、檔隨人走的格局被打破。實(shí)際工作中，人事檔案里的信息很難被醫(yī)院管理者快速有效獲取。隨著時(shí)間流逝，往往連工作人員本人也對(duì)自己檔案里的內(nèi)容感到印象模糊。因此，無(wú)論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對(duì)檔案的重視程度不夠，認(rèn)為檔案并不能對(duì)實(shí)際工作起到作用。

1.4 人事科部分人員的業(yè)務(wù)水平較低

人事檔案管理需要高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，而醫(yī)院一般對(duì)醫(yī)務(wù)工作者的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對(duì)人事科人事檔案管理隊(duì)伍的技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平提高以及責(zé)任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務(wù)能力的不足。同時(shí)，人事科人事檔案管理人員需要相對(duì)固定，頻繁的變動(dòng)也會(huì)造成業(yè)務(wù)處理能力下降。醫(yī)院是一個(gè)特殊的行業(yè)，對(duì)醫(yī)務(wù)工作者的思想品德、專(zhuān)業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)能力等方面具有很高的要求。醫(yī)院在選拔學(xué)科帶頭人、技術(shù)骨干等人才的時(shí)候，會(huì)更看重該同志的專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力及學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的專(zhuān)長(zhǎng)，在相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿(mǎn)足醫(yī)院發(fā)展的需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷質(zhì)量。這就要求人事檔案管理人員掌握文件精神，積極準(zhǔn)確收集歸檔材料并正確歸類(lèi)，使個(gè)人檔案內(nèi)容更加充實(shí)，有血有肉。

2 醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

2.1 節(jié)約成本，提高效率

實(shí)施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運(yùn)的不便，又可以避免人工抄寫(xiě)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，即使出現(xiàn)錯(cuò)誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動(dòng)中解脫出來(lái)，同時(shí)保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

2.2 利于保存，安全有保障

實(shí)施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫(kù)之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會(huì)造成檔案的缺損，利于檔案庫(kù)內(nèi)環(huán)境的穩(wěn)定，延長(zhǎng)了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

2.3 有效利用檔案信息

人事檔案是個(gè)人的書(shū)面反映。個(gè)人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時(shí)方便醫(yī)院管理者對(duì)醫(yī)院人員的情況有一個(gè)全面了解，有助于個(gè)人的進(jìn)一步發(fā)展。在考核評(píng)價(jià)中用真實(shí)信息說(shuō)話(huà)，所有人的情況都能一目了然，使考評(píng)工作公開(kāi)、公正、公平進(jìn)行。

2.4 促進(jìn)檔案管理人員提高業(yè)務(wù)水平

檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求。醫(yī)院人事科應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)講座，提高管理人員的責(zé)任感，培養(yǎng)管理人員的電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的操作能力、檔案的管理能力以及對(duì)新技術(shù)的探求和學(xué)習(xí)能力。

3 人事檔案信息化的實(shí)施

3.1 建立詳實(shí)的數(shù)據(jù)庫(kù)

人事檔案信息化建設(shè)最重要的部分在于建立詳實(shí)可信的數(shù)據(jù)庫(kù)，其中包含了員工的一切信息。檔案原件的掃描為數(shù)據(jù)的真實(shí)性提供了保證，電子檔案的建立則為檔案信息的簡(jiǎn)便、高效查詢(xún)提供了途徑，同時(shí)也規(guī)范、統(tǒng)一了個(gè)人信息的頁(yè)面格式和采集哪些檔案信息。

3.2 建立醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)的登錄查詢(xún)模塊

數(shù)據(jù)庫(kù)建立后，資料仍是封閉的，利用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)，建立登錄模塊即可有效查詢(xún)，并逐漸實(shí)現(xiàn)從HTML或Excel的結(jié)論信息化向過(guò)程網(wǎng)頁(yè)信息化轉(zhuǎn)型，為保證信息的規(guī)范、安全，還要制定科學(xué)的用戶(hù)權(quán)限管理制度，定期維護(hù)應(yīng)用程序。

3.3 加強(qiáng)檔案管理者的信息安全意識(shí)

網(wǎng)絡(luò)安全是檔案信息化的管理重點(diǎn)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，新型計(jì)算機(jī)病毒、用戶(hù)名及密碼破解器等黑客技術(shù)層出不窮，檔案管理人員需要時(shí)時(shí)防范，定時(shí)殺毒、備份重要數(shù)據(jù)，出現(xiàn)問(wèn)題可及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，使信息系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

3.4 硬件保障

要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，按時(shí)維護(hù)、升級(jí)硬件設(shè)備，減少硬件故障帶來(lái)的損失，確保資料的安全。

綜上，醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)院發(fā)展的必由之路，人事檔案信息化建設(shè)在保障得力的情況下，將為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展、醫(yī)務(wù)人員的進(jìn)步發(fā)揮重要作用。