劉昌達(dá)

摘 要：石油石化市場競爭日益激烈，為了擺脫企業(yè)成本不斷增大的壓力，中石化多年來采取了諸多應(yīng)對手段，尤其在物資供應(yīng)管理方面，更是推出了框架性協(xié)議采購和戰(zhàn)略性采購等策略，而合同作為企業(yè)經(jīng)營管理的重要因素，在此過程中發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。本文以中石化物資供應(yīng)中的合同管理為研究目標(biāo)，分析了其在合同管理中存在的諸多問題及其原因，并提出提升合同管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：中石化；物資供應(yīng)；合同管理

石油石化市場競爭日益激烈，為了擺脫企業(yè)成本不斷增大的壓力，中石化多年來采取了諸多應(yīng)對手段，尤其在物資供應(yīng)管理方面，更是推出了框架性協(xié)議采購和戰(zhàn)略性采購等策略，以保證公司生產(chǎn)經(jīng)營正常運(yùn)營。在與國際物資供應(yīng)伙伴交往的過程中，為最有效的規(guī)避風(fēng)險，保障企業(yè)利益，同時避免摩擦提高物資供應(yīng)效率，都需要簽訂企業(yè)合同。合同的管理狀況對企業(yè)的經(jīng)營好壞有著重要影響。然而不可否認(rèn)的是，在以往的商業(yè)貿(mào)易中，中石化在企業(yè)合同管理方面暴露出了諸多的問題。因此，如何在企業(yè)交往，尤其是在與國際企業(yè)交往的過程中，有效規(guī)范合同管理，減少合同糾紛，建立健全合同風(fēng)險防范體系成為每個企業(yè)都應(yīng)深入思考和解決的重要問題。

一、中石化企業(yè)合同管理中存在的問題

（一） 對資信審查程序重視不足。合同的簽訂雙方必須具備合同主體資格。而在以往的對外交往中，對方有時會以不具備合同主體資格的下屬單位的名義來簽訂合同。通常這樣會在后續(xù)的合同履行過程中產(chǎn)生不必要的麻煩。因而，為保證所簽合同能夠順利落實履行，在合同簽訂前需對其資信狀況、履約能力作一深入了解。

（二）專業(yè)合同管理人才不足。合格的基層合同管理人員必須既懂得相關(guān)法律知識又熟悉基本業(yè)務(wù)。然而，企業(yè)對該方面的人才引進(jìn)和培養(yǎng)重視不夠。隨著企業(yè)與國際交往的增加，經(jīng)營管理工作日益增長，而與之相配套的合同管理和法律人員不足，且業(yè)務(wù)管理能力不強(qiáng)。這就不可避免的會產(chǎn)生一些不利影響。

（三）不能有效監(jiān)管合同履行。首先，企業(yè)合同簽訂之后，往往會有變更合同的情況發(fā)生，此時，合同管理人員需要及時采取措施保存、管理相關(guān)證據(jù)資料。然而，往往因某些合同管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，忽略對了證據(jù)資料的保存、管理。其次，未能及時監(jiān)督合同履行情況，不能有效利用合同管理的手段對供應(yīng)物資的質(zhì)量進(jìn)行有效的控制。甚至有些項目管理人員由于不清楚合同條款內(nèi)容，而在企業(yè)合法利益受到損害時不能采取有效措施維護(hù)企業(yè)利益。由于對合同履行的監(jiān)管不力，企業(yè)利益受損狀況沒有得到有效控制。

（四）對企業(yè)法律顧問、合同管理人員的重要性認(rèn)識不足。 從企業(yè)整體來看，多存在對法律顧問、合同管理人員重視不足的情況。甚至在一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看來，合同管理可有可無，“出問題時重要，不出問題不要”。又是甚至希望依靠人情關(guān)系來解決問題，因而，在合同出現(xiàn)違約情況時，不能依照合同處理問題。顯然，當(dāng)前現(xiàn)狀中，無論領(lǐng)導(dǎo)還是員工法律意識仍很單薄，缺少風(fēng)險意識。在物資供應(yīng)工作中，經(jīng)常聽到這種論調(diào)：有什么風(fēng)險？沒有風(fēng)險！對風(fēng)險認(rèn)識不足無疑是公司發(fā)展中存在的最大風(fēng)險。同時，這種偏見也成為影響法律工作為企業(yè)生產(chǎn)和物資供應(yīng)保駕護(hù)航的重要因素。

（五）信息化技術(shù)下，對合同管理的創(chuàng)新不足。盡管近年來企業(yè)在合同的信息化管理方面有了長足進(jìn)步，但其功能仍有待于進(jìn)一步完善。其中主要問題就是，在合同履行階段相關(guān)信息不完備。例如，物資供應(yīng)的現(xiàn)場用戶無法查詢合同文本內(nèi)容，并且無法識別合同是否違約；企業(yè)CMIS中沒有完成抽取EDW數(shù)據(jù)庫貨款信息，自動完成合同閉環(huán)管理的功能。

二、合同管理中存在問題的原因分析

在合同管理工作中，之所以存在上述諸多問題，其原因主要是以下兩個方面：（1）企業(yè)管理人員對物資供應(yīng)中的合同意識

淡薄。這主要體現(xiàn)在以下方面：合同簽訂程序過于草率。有些管理人員由于追求工作量，在未對合同項目進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查的情況下，就急于簽合同，這往往會為后期合同履行帶來不必要的麻煩，引起糾紛。當(dāng)然，當(dāng)前隨著法制思想的普及，管理者的合同意識正在逐步增強(qiáng)，在合同談判和合同簽訂的環(huán)節(jié)可能受到各方面的重視。但在合同簽訂后，往往又會出現(xiàn)不能持續(xù)監(jiān)管合同履行狀況的現(xiàn)象。正是由于對合同履行的監(jiān)管不力，大部分的合同糾紛出現(xiàn)在合同履行的階段。（2）合同管理制度不規(guī)范。中石化早已出臺了《中石化合同管理辦法》，規(guī)定物資供應(yīng)合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行風(fēng)險評估，并要求切實落實物資采購操作程序價格確定和執(zhí)行情況進(jìn)行后評價。但在合同管理具體操作方面，卻由于對合同履行是否與約定相符缺少相應(yīng)監(jiān)督，而導(dǎo)致對可能引發(fā)的企業(yè)利益損失無法有效控制。同時，在合同管理制度失范外，合同管理效率低下還多由于管理部門不統(tǒng)一。合同監(jiān)管存在總部寬松基層嚴(yán)格的現(xiàn)象?？偛康姆墒聞?wù)部與負(fù)責(zé)具體事務(wù)的物資裝備部之間缺少溝通協(xié)調(diào)，使得許多新出現(xiàn)問題和矛盾不能及時發(fā)現(xiàn)，導(dǎo)致風(fēng)險控制滯后。

三、物資供應(yīng)合同管理的優(yōu)化措施

（一） 健全企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)。解決合同管理問題的重點(diǎn)就是健全企業(yè)法律事務(wù)機(jī)構(gòu)。近些年來，江漢油田在法律事務(wù)工作的組織體系建設(shè)方面作了大量工作，組織機(jī)構(gòu)上已基本滿足當(dāng)前企業(yè)合同管理的需要。但在高素質(zhì)合同管理員方面仍需加強(qiáng)，為此，可以定期開展合同管理員培訓(xùn)、定期業(yè)務(wù)交流等，使合同管理者能學(xué)習(xí)到先進(jìn)的合同管理經(jīng)驗提高業(yè)務(wù)水平。隨著我們企業(yè)在國內(nèi)外市場競爭中的機(jī)會越來越多，對企業(yè)內(nèi)部復(fù)合型合同管理人才的培養(yǎng)已成當(dāng)務(wù)之急。

（二）完善合同管理制度。我們企業(yè)高度重視合同管理制度建設(shè)，如今，已經(jīng)形成了一套相對科學(xué)的合同管理制度。但在合同的履行監(jiān)管方面仍需要強(qiáng)調(diào)，其中，重要的是違約合同索賠管理制度還需完善。在合同違約索賠過程中必須規(guī)范索賠流程操作，堵塞管理漏洞。

（三）推進(jìn)合同信息化管理。2007年，江漢油田開發(fā)了法律事務(wù)管理信息系統(tǒng)，其中就涵蓋了合同管理模塊。這樣就實現(xiàn)了從合同草擬、生效直至失效全過程的信息化管理。合同信息化管理主要具備合同流轉(zhuǎn)、合同統(tǒng)計分析、合同歸檔查詢等功能，實用強(qiáng)且機(jī)動靈活、操作便捷。通過CMIS系統(tǒng)的應(yīng)用，企業(yè)實現(xiàn)了合同的閉環(huán)管理，使用戶可隨時查詢合同條款內(nèi)容及相關(guān)索賠信息維護(hù)。成為信息社會合同管理的必備。然而，這僅僅是做到了信息化管理的初步，合同簽訂后并非一層不變，在其履行的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)合同更改的情況。因而，我們更需重視合同的動態(tài)管理，合同履行中的變化，須由合同主辦部門及時向合同主管部門反饋信息，以確保主管部門對合同履行的監(jiān)督和結(jié)算管理。

（四）加強(qiáng)各部門機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)。鑒于物資采購部門與總部法律事務(wù)部在合同管理的信息交流中存在時間差的問題，企業(yè)應(yīng)該在物資采購過程中強(qiáng)化兩部門間的協(xié)調(diào)溝通，建立風(fēng)險控制機(jī)制。定期對合同管理業(yè)務(wù)做專業(yè)檢查，堵塞合同管理漏洞。

總之，企業(yè)利益的維護(hù)、合同的管理，還是一項系統(tǒng)工程，其間需要各部門的協(xié)調(diào)配合，這樣才能有效控制企業(yè)風(fēng)險，推動經(jīng)濟(jì)效益提高。

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