鄭欽源

[摘要]隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展以及會計信息化水平的不斷提高，對會計檔案工作也提出了新的要求，新形勢下的事業(yè)單位會計檔案管理工作值得深思。本文針對事業(yè)單位會計檔案管理中所存在的問題并結(jié)合實際，提出了加強事業(yè)單位會計檔案管理的對策和建議：更新會計檔案管理思想意識；實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化；提高會計管理人員的素質(zhì)。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；會計檔案；管理

[中圖分類號]F275 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）9-0061-02

1 新時期加強事業(yè)單位會計檔案管理的必要性

首先，加強事業(yè)單位財務(wù)管理是單位內(nèi)部管理工作的必然需要。我國當(dāng)前事業(yè)單位根據(jù)相關(guān)資料統(tǒng)計具有126萬個，有三千多萬名職工，我國每年在這方面耗費大量的資金。但目前我國財力與現(xiàn)實事業(yè)單位需要還相差甚遠。對會計檔案管理工作的加強能如實記錄和分檔財政收支，為事業(yè)單位科學(xué)編制預(yù)算提供可靠的依據(jù)。其次，加強事業(yè)單位會計檔案管理是法治管理的必然要求。我國在某段時期曾發(fā)布過《會計檔案方法》相關(guān)條例，針對會計檔案管理有明確和具體的規(guī)定。事業(yè)單位作為國家機構(gòu)的分支，更應(yīng)起到帶頭作用，遵守法律法規(guī)，做好會計檔案管理工作。

2 新時期事業(yè)單位會計檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提升，思想意識淡薄

目前，有的檔案管理職能部門或兼職管理檔案的人員積極性不高，對會計檔案管理工作的知識及制度不能正確認識，檔案管理者自身的綜合素質(zhì)不達標(biāo)，沒能及時補充、掌握新知識，采用傳統(tǒng)的管理方法，造成檔案管理工作開展效率低下。有的認為事業(yè)單位賬目較為簡單，對會計檔案無所謂，有的會計檔案管理人員認為會計僅僅有報表核算、會計憑證及賬簿等資料即可，不需要太過復(fù)雜的財務(wù)資料，導(dǎo)致本單位有的部門沒有預(yù)決算資料、基建資料及合同協(xié)議書等資料，最終沒有歸入會計檔案，造成會計資料收集不齊。還有的相關(guān)管理人員沒有對檔案管理形成保密意識，肆意地將檔案信息往外泄露，影響這些因素的產(chǎn)生都是由于檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)沒有達到相關(guān)的要求。

2.2 信息資源投入不足

首先，會計檔案之所以跟不上現(xiàn)代社會發(fā)展的腳步，主要是因為設(shè)備問題。各地區(qū)使用的儲存設(shè)備規(guī)格與型號因為地區(qū)與時代發(fā)展的不等性都大有不同；對電子檔案的重視程度各個事業(yè)單位也沒有做到。因此，對實施檔案現(xiàn)代化管理所需的設(shè)備，投入資金比例也有很大的出入，配備的存儲設(shè)備都不一樣，甚至有的事業(yè)單位為了節(jié)省資金而選擇購買老式的設(shè)備來進行電子檔案的管理，這些阻礙了會計檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展。有的事業(yè)單位配備了相關(guān)具有先進性的設(shè)備，但由于對設(shè)備操作的不熟悉，也導(dǎo)致設(shè)備閑置于此，降低了利用率。其次，沒有制定一套系統(tǒng)的電子檔案管理規(guī)范，一些音視頻、文書格式的會計電子檔案管理不符合要求；缺乏會計電子檔案的認證標(biāo)準(zhǔn)，隨意更改辦公系統(tǒng)上的文件資料，影響了會計電子檔案信息的真實性；沒能做好會計電子檔案光盤、U盤的保護工作，造成存儲文件損壞，丟失會計電子檔案信息；一些檔案管理機構(gòu)的設(shè)備條件較為簡陋、條件差，造成檔案資料的老化、霉化，導(dǎo)致檔案信息有效利用受到影響。

2.3 沒有明確的管理和規(guī)劃目標(biāo)

一些事業(yè)單位雖然在檔案建設(shè)方面運用了信息化技術(shù)，但僅僅只是局限在檢索范圍，如電子檔案歸檔管理、網(wǎng)絡(luò)咨詢服務(wù)、保存檔案數(shù)字化等，一部分管理人員并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對會計檔案信息化建設(shè)也沒有長遠規(guī)劃，因此對新時期會計檔案信息化建設(shè)的整體推進形成了不小的阻礙。

3 新時期加強事業(yè)單位會計檔案管理的對策

3.1 更新會計檔案管理思想意識

科學(xué)的會計檔案管理理念對于現(xiàn)代的會計檔案信息利用意義重大，現(xiàn)代會計檔案管理工作開展面臨了信息技術(shù)應(yīng)用、電子檔案形式、新型檔案載體保管方式等多方面的挑戰(zhàn)，要求檔案管理工作者要充分完善個人綜合素質(zhì)，不斷進行創(chuàng)新，以全新的觀念迎接挑戰(zhàn)，突破傳統(tǒng)封閉思想束縛，從手工型向現(xiàn)代化管理形式轉(zhuǎn)變。對阻礙會計檔案管理工作開展的舊制度進行完善改革，促進會計檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用，全面提升工作效率、效益。同時改革那些與檔案現(xiàn)代化管理發(fā)展不相符的工作理論和模式，善于用新的思路來解決會計檔案管理中遇到的新問題，把會計檔案管理工作提高到一個新的層次。

3.2 實現(xiàn)會計檔案管理的現(xiàn)代化

計算機技術(shù)的不斷普及，是實現(xiàn)會計檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)條件。電子檔案的自動分類、編輯、統(tǒng)計等工作都可以通過計算機技術(shù)來有效進行。文件、圖像等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，可通過掃描儀來進行，使計算機技術(shù)的使用效率大大提高。電子檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化與共享化通過利用互聯(lián)網(wǎng)所建立的貢獻平臺來實現(xiàn)。在需要調(diào)取會計檔案時，只需在相關(guān)的平臺上對所需會計檔案進行檢索，相關(guān)會計檔案信息便可得到。會計檔案現(xiàn)代化管理的工作必須要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，這是一個較為漫長的過程，想要實現(xiàn)其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，不是一時之間就可以完成的。如像管理人員的手工操作就可運用到會計檔案管理的基礎(chǔ)工作中。在進行此項工作時，檔案部門所頒布的相關(guān)條例條規(guī)是檔案工作人員必須給予嚴(yán)格參照的。對檔案現(xiàn)代化管理有時不一定全依靠檔案局，相關(guān)部門也應(yīng)該給予關(guān)照和幫助，從而使檔案現(xiàn)代化管理可以更快更好地實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

3.3 提高會計管理人員的素質(zhì)

隨著社會的發(fā)展和科技的不斷進步，越來越多的事業(yè)單位財務(wù)管理工作實現(xiàn)了電算化，電子形式成為了事業(yè)單位會計檔案管理的主體，會計檔案正在走向網(wǎng)絡(luò)信息化及實現(xiàn)資源共享。這從而也就對事業(yè)單位會計檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求，應(yīng)積極參加新技術(shù)和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，對檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)能力著重加強，在學(xué)習(xí)過程中要充分使理論探索與實踐相結(jié)合，從而不斷提高會計檔案的信息化能力。會計檔案管理人員自身要具備多種素質(zhì)，如職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)及思想素質(zhì)。作為會計檔案管理人員必須要保證客觀公正的立場，嚴(yán)格自律，對自身的職能和權(quán)利要正確看待。會計檔案具有專業(yè)性及廣泛性等特點，內(nèi)容廣泛，則要求檔案管理人員除了在具備檔案管理方面的知識外，還要具備檔案管理周邊知識體系，使未來檔案管理工作更加科學(xué)化，更好地適應(yīng)社會的發(fā)展。

4 結(jié) 論

綜上所述，在新時期加強事業(yè)單位會計檔案管理不僅是時代的需要，也是歷史的必然結(jié)果。檔案管理人員必須要深刻認識到自身的職責(zé)，更新工作觀念。在會計檔案管理當(dāng)中最重要的工具就是計算機技術(shù)，應(yīng)積極投入創(chuàng)新計算機管理新設(shè)備和技術(shù)，最大限度地發(fā)揮計算機技術(shù)的功能。但也不能忽視傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的作用，要充分將兩者結(jié)合，使之發(fā)揮出更為有效的管理效果，更好地服務(wù)于社會。

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