康艷俠

(河南醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校，鄭州451191)

圖書(shū)館檔案是人們?cè)趫D書(shū)館各種活動(dòng)中自然形成的、并為一定目的保存下來(lái)的，具有查考和利用價(jià)值的各種不同載體的文獻(xiàn)資料，它是圖書(shū)館各種活動(dòng)的原始記錄，真實(shí)地記載著圖書(shū)館各個(gè)歷史時(shí)期的發(fā)展軌跡，具有很強(qiáng)的信息利用價(jià)值和信息傳播功能［1］。就定義而言，圖書(shū)館檔案包括文書(shū)檔案和業(yè)務(wù)檔案，它的規(guī)范化運(yùn)作對(duì)圖書(shū)館管理工作和業(yè)務(wù)水平的良性運(yùn)作和發(fā)展起到了很重要的作用。圖書(shū)館檔案管理工作的科學(xué)性、制度化和規(guī)范化程度，直接反映了圖書(shū)館管理工作的水平，也為管理層決策、業(yè)務(wù)層規(guī)范、服務(wù)層職能發(fā)揮起著較大的作用。因此，做好圖書(shū)館的檔案管理工作至關(guān)重要，圖書(shū)館檔案的完整與安全對(duì)圖書(shū)館的發(fā)展具有重要意義。

1 圖書(shū)館檔案的重要性

1.1 為領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)可靠的依據(jù) 通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案材料的分析、對(duì)比和研究，其信息可作為圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)在制定圖書(shū)館中、長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)政策時(shí)的依據(jù)做到有據(jù)可依，有章可循。保證了有效決策及政策的實(shí)施，可提高圖書(shū)館工作效率和管理水平。

1.2 為學(xué)校各類評(píng)估提供真實(shí)有效的材料 近年來(lái)，評(píng)估對(duì)每個(gè)學(xué)校的師生來(lái)說(shuō)是一個(gè)不再陌生的詞，如果圖書(shū)館檔案能通過(guò)專人進(jìn)行嚴(yán)格正確的保存保管，不論是學(xué)校的人才培養(yǎng)工作，還是專項(xiàng)評(píng)估工作，圖書(shū)館都能從容應(yīng)對(duì)。在這里要說(shuō)明的是:評(píng)估材料盡量提供復(fù)印件，圖書(shū)館保存原件，以便保證材料的完整系統(tǒng)。如確實(shí)需要提供原件，圖書(shū)館要在評(píng)估結(jié)束后及時(shí)收回，以免發(fā)生材料丟失的情況。

1.3 是圖書(shū)館館員人才建設(shè)的依據(jù) 把高校圖書(shū)館人員的各種檔案都全面系統(tǒng)地整理保存起來(lái)，館領(lǐng)導(dǎo)可在需要時(shí)及時(shí)查閱，對(duì)館員的學(xué)歷層次、專業(yè)技術(shù)水平、考核情況、職稱評(píng)定及科研水平能有準(zhǔn)確而詳盡的了解。即使在領(lǐng)導(dǎo)換屆或?qū)W院其他部門需要的時(shí)候(比如評(píng)估)，也能及時(shí)而準(zhǔn)確地查找出來(lái)。并可作為館員參加學(xué)院或圖書(shū)館組織的人才隊(duì)伍建設(shè)(包括制定人才引進(jìn)、開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、職稱考評(píng))的重要依據(jù)。

1.4 是編撰圖書(shū)館年鑒的依據(jù) 圖書(shū)館檔案真實(shí)詳盡地記錄了圖書(shū)館發(fā)展的歷程，它系統(tǒng)全面地反映了圖書(shū)館各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不論是正確或錯(cuò)誤的決策，都是學(xué)校和圖書(shū)館發(fā)展史的原始資料，是編寫年鑒首要參考的資料，同時(shí)，也能為學(xué)校校史的編撰提供有價(jià)值的詳實(shí)資料。

2 高職院校圖書(shū)館檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理的專業(yè)性、系統(tǒng)性、完整性不夠 目前，除了大型圖書(shū)館日常工作產(chǎn)生的檔案數(shù)量較多，配有專人專庫(kù)管理，一般的高校圖書(shū)館日常工作產(chǎn)生的文件材料較少，普遍不被重視。體現(xiàn)在無(wú)專、兼職檔案員崗位設(shè)置，沒(méi)有指定專門的地點(diǎn)存放檔案，也沒(méi)有專門的檔案盒及歸檔工具。由于以上種種原因，必然會(huì)造成檔案分類不科學(xué)，歸檔不合理，所以不方便查找，容易發(fā)生丟失、殘缺等現(xiàn)象。

2.2 制度不健全，沒(méi)有完善的檔案管理辦法 由于沒(méi)有檔案管理制度與工作規(guī)范來(lái)明確檔案管理崗位和職責(zé)要求，以至各類圖書(shū)館檔案材料缺乏統(tǒng)一管理。一方面，使得許多檔案斷檔缺檔，另一方面，分散在圖書(shū)館各部門的檔案資料既沒(méi)有進(jìn)行登記，也沒(méi)有進(jìn)行分類編目，很難實(shí)現(xiàn)檔案材料的再利用，這就造成了人力資源和物力資源的極大浪費(fèi)。

2.3 檔案利用價(jià)值有待開(kāi)發(fā) 檔案是人類認(rèn)識(shí)世界和改造世界的結(jié)晶，它記載了人們社會(huì)實(shí)踐中有價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)、成果和理論［2］。同時(shí)，檔案也是一種重要的信息資源。通過(guò)對(duì)學(xué)生的隨訪，大多數(shù)不知道圖書(shū)館藏書(shū)情況，想看的書(shū)不知道有沒(méi)有，除圖書(shū)館管理工作人員外，其他人一般很難利用圖書(shū)館的檔案資源，這在一定程度上造成了圖書(shū)館檔案資源特別是圖書(shū)統(tǒng)計(jì)目錄等的閑置與浪費(fèi)。而大多數(shù)高等職業(yè)院校的圖書(shū)館沒(méi)有一個(gè)很好的檢索工具，學(xué)生不知道從哪里可以查到自己想要閱讀的圖書(shū)，盡管有部分學(xué)生知道通過(guò)流通系統(tǒng)讓老師幫他查找想借閱的圖書(shū)，但在高校普遍存在著大多數(shù)學(xué)生不知道或不好意思麻煩老師的現(xiàn)象。

3 圖書(shū)館檔案工作發(fā)展對(duì)策

3.1 設(shè)置專人管理全館的檔案材料 圖書(shū)館一般設(shè)有辦公室、流通部、采編部和閱覽部，各司其職，產(chǎn)生的檔案也是各自保存，更有甚者一個(gè)部門幾個(gè)人各自保存經(jīng)手的材料，這就造成檔案材料零散，容易丟失。針對(duì)這種情況就須專人管理檔案材料，圖書(shū)館內(nèi)部所有部門產(chǎn)生的檔案要及時(shí)歸檔，并建立圖書(shū)館檔案索引目錄，便于快速查找。

3.2 制訂圖書(shū)館檔案管理辦法，確定歸檔范圍 完善的檔案管理制度能夠最大程度的保障檔案資源的完整性，以免檔案資源的泄露及丟失［3］。高校圖書(shū)館在工作中產(chǎn)生的檔案材料內(nèi)容豐富，種類繁多。圖書(shū)館檔案可根據(jù)各個(gè)檔案特點(diǎn)進(jìn)行分類，主要分為黨務(wù)、人事、行政、業(yè)務(wù)、設(shè)備、綜合等。具體來(lái)分，圖書(shū)館檔案主要包括上級(jí)下發(fā)的有關(guān)圖書(shū)館工作的文件，本單位的工作計(jì)劃、總結(jié)，各項(xiàng)工作的請(qǐng)示、報(bào)告，圖書(shū)館相關(guān)活動(dòng)方案、過(guò)程內(nèi)容、總結(jié)及相關(guān)影像材料，購(gòu)書(shū)合同、協(xié)議、規(guī)章制度等。具體可根據(jù)本館實(shí)際情況分為行政管理類(包括各類機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件通知、會(huì)議紀(jì)要等)、人事科研類(包括人員信息、人事聘任及職稱評(píng)審材料等)、業(yè)務(wù)工作類(包括業(yè)務(wù)工作規(guī)范、崗位職責(zé)、館室制度、購(gòu)書(shū)清單、館藏書(shū)目、各類統(tǒng)計(jì)材料、活動(dòng)材料等)、設(shè)備實(shí)物類(包括圖書(shū)館各類硬件設(shè)備的記錄材料、競(jìng)賽活動(dòng)的獎(jiǎng)杯證書(shū)、會(huì)議活動(dòng)的照片聲像資料等)幾類。

3.3 引進(jìn)檔案專業(yè)人員 歸檔工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。不了解檔案專業(yè)知識(shí)就不能對(duì)收集的圖書(shū)館檔案進(jìn)行快速、正確的歸檔。一方面不能對(duì)檔案準(zhǔn)確的劃分類別，另一方面不能正確劃分檔案的保管期限。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于能反映本館發(fā)展歷史或能反映本館主要職能活動(dòng)的文獻(xiàn)，如上級(jí)有關(guān)圖書(shū)館工作的文件、業(yè)務(wù)規(guī)范、行政法規(guī)、職工人員情況等應(yīng)永久保存;圖書(shū)館某一階段的工作統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、工作狀況、職工學(xué)習(xí)培訓(xùn)、整體規(guī)劃和階段總結(jié)等都應(yīng)長(zhǎng)期保存:其他參考價(jià)值不大的臨時(shí)性的措施、通知、會(huì)議紀(jì)要等資料可短期保存。短期保存的資料期滿后應(yīng)進(jìn)行審核，報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后再作處理。

3.4 提升圖書(shū)館檔案的服務(wù)性作用 可以建立學(xué)校圖書(shū)館館藏書(shū)目電子檔案庫(kù)，在圖書(shū)館醒目位置設(shè)置電腦顯示屏，動(dòng)態(tài)顯示圖書(shū)館館藏信息，使學(xué)生能隨時(shí)隨地看到學(xué)校藏書(shū)的信息資源，以便借閱自己想要觀看和研究的圖書(shū)文獻(xiàn)信息。這不僅豐富了學(xué)生的業(yè)余生活，也有利于提高學(xué)生的課業(yè)水平。還可以充分利用館藏檔案資料，向?qū)W生進(jìn)行宣傳活動(dòng)，并開(kāi)展閱讀及借閱指導(dǎo)，提高圖書(shū)館藏的利用率，充分發(fā)揮圖書(shū)文獻(xiàn)的服務(wù)性功能。

3.5 提高圖書(shū)館檔案管理層次 圖書(shū)、檔案與文獻(xiàn)的聯(lián)合是當(dāng)前和今后很長(zhǎng)一段時(shí)間討論的課題。所以要切實(shí)提高圖書(shū)館檔案的管理層次，要與學(xué)校檔案館建立聯(lián)合目錄。也可以針對(duì)圖書(shū)館檔案管理工作方面提出一些新的看法和做法進(jìn)行研究，提高這方面的科研水平。

綜上所述，做好高校圖書(shū)館檔案管理工作非常重要，只有通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案的研究才能看到高校圖書(shū)館發(fā)展的軌跡。學(xué)校圖書(shū)館必須科學(xué)、規(guī)范地收集和整理圖書(shū)館檔案，充分利用檔案信息資源，努力探索學(xué)校圖書(shū)館檔案工作的新路子，使高校圖書(shū)館檔案管理形成一個(gè)良性循環(huán)的發(fā)展軌道。

［1］ 牛 穎.公共圖書(shū)館檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.圖書(shū)館學(xué)刊，2012，34(10):19－21.

［2］ 喬 翔，郭 山.檔案管理基礎(chǔ)與實(shí)務(wù)［M］.北京:中國(guó)傳媒大學(xué)出版社，2012:10.

［3］ 許莉莉.試析檔案資源的管理與運(yùn)用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，21(7):7－8.