張 巖

(東北財(cái)經(jīng)大學(xué) 新聞傳播學(xué)院，遼寧 大連 116025)

從《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》看國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行問題

張 巖

(東北財(cái)經(jīng)大學(xué) 新聞傳播學(xué)院，遼寧 大連 116025)

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行對(duì)我國(guó)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、科學(xué)化具有重大意義?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》乃國(guó)家法規(guī)性文件或標(biāo)準(zhǔn)，理應(yīng)全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，然研讀《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，筆者發(fā)現(xiàn)很多問題。首先，內(nèi)容上還不夠全面。其次，表述上有不準(zhǔn)確、不嚴(yán)密之處。其三，個(gè)別概念內(nèi)涵不明或概念前后不一。其四，局部層次安排欠妥。其五，個(gè)別圖示與文字表述不符。筆者認(rèn)為對(duì)這些問題和不足的發(fā)現(xiàn)和探討將有助于《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的完善。

黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例；黨政機(jī)關(guān)公文格式；問題

《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）于2012年7月1日開始執(zhí)行，與其配套的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡(jiǎn)稱《格式》）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也于2012年7月1日正式實(shí)施。二者的執(zhí)行、實(shí)施在中國(guó)公文發(fā)展史上具有劃時(shí)代的意義。從此以后，中國(guó)共產(chǎn)黨和政府機(jī)關(guān)的公文開始有了統(tǒng)一的文種和格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)我國(guó)公文的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化、科學(xué)化具有重大意義。通讀《條例》，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)它是在參照、綜合、吸取、補(bǔ)充《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的內(nèi)容、文種、表述的基礎(chǔ)上形成的，盡管在內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和表述上有許多優(yōu)于舊規(guī)范之處，但細(xì)讀仍存在很多問題和令人困惑之處，與其配套的《格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也同樣有不盡人意之處。筆者將自己研讀《條例》和《格式》后發(fā)現(xiàn)的問題和疑惑在此提出，以求教于規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的制作者和有關(guān)同仁，并期待對(duì)《條例》和《標(biāo)準(zhǔn)》的完善有所幫助。

一、內(nèi)容上不夠全面

《格式》雖然力求做到內(nèi)容系統(tǒng)全面，然而還是有疏忽遺漏和與《條例》未相呼應(yīng)之處。《格式》中比較大的疏忽遺漏筆者認(rèn)為有二方面。

一是《條例》中在第三章公文格式第九條第（三）款中明確提到“電報(bào)”這一特殊公文形式（“緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)‘特急’、‘急件’。其中電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明‘特提’、‘特急’、‘加急’、‘平急’?！?/p>

[1]），但在與其配套的《格式》中對(duì)“電報(bào)”這一特殊公文格式的構(gòu)成要素和格式規(guī)范卻只字未提。雖然民用電報(bào)幾乎已經(jīng)停用，但在國(guó)家行政機(jī)關(guān)之間還存在著明傳電報(bào)這種信息傳送方式，而由于沒有統(tǒng)一的格式規(guī)范，各地的明傳電報(bào)的要素名稱和標(biāo)志位置、方法不甚統(tǒng)一，顯得很不規(guī)范。因而《格式》對(duì)電報(bào)格式規(guī)范的“遺忘”和疏忽，筆者認(rèn)為是一個(gè)遺憾。

二是在《格式》中，雖然將圖示由1999年版的《國(guó)家行政公文格式》中的6種增加至12種，但是仍如舊格式圖示一樣遺漏了最令人困惑不明的“紀(jì)要”格式的圖示。而在文字表述部分也有疏忽。在紀(jì)要格式的文字表述部分只是挑選了紀(jì)要標(biāo)志、出席人員名單、請(qǐng)假和列席人員名單這幾個(gè)要素進(jìn)行了說明，其余都從略了。而且其中紀(jì)要標(biāo)志：“XXXX紀(jì)要”中的“XXXX”的含義，從1999年版的《行政機(jī)關(guān)公文格式》到2012年版的《格式》都沒有明確說明?！癤XXX”究竟是指“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”，還是“會(huì)議名稱”，讓人無(wú)從知曉，一直以來都讓從事寫作和研究的人們困惑不已。于是實(shí)踐中有的將其寫成“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”，有的將其寫為“會(huì)議名稱”，使得紀(jì)要標(biāo)志很不規(guī)范，難于統(tǒng)一。而且如果將“XXXX”理解成“會(huì)議名稱”，則紀(jì)要標(biāo)志為：“會(huì)議名稱+紀(jì)要”，則與紀(jì)要標(biāo)題：“會(huì)議名稱+紀(jì)要”出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。實(shí)踐中這種重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)使其顯得十分滑稽，有損公文的嚴(yán)謹(jǐn)鄭重。筆者認(rèn)為紀(jì)要格式標(biāo)志中的“XXXX”，應(yīng)明確標(biāo)明是指“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱”，而不是“會(huì)議名稱”，才能杜絕此類現(xiàn)象的發(fā)生，維護(hù)公文的規(guī)范與權(quán)威。

《格式》中，小的局部的疏忽和遺漏還有多處：

如《格式》“7.4.2抄送機(jī)關(guān)”規(guī)定中有如此表述：“如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！汀趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)?！痹谶@段表述中雖然交代了“最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)?！钡珔s把抄送機(jī)關(guān)之間用什么標(biāo)點(diǎn)符號(hào)隔開給遺漏了。雖然在圖示中顯示了是用逗號(hào)隔開，但文中卻漏了相應(yīng)說明，還是不妥。

再如《格式》公文中的橫排表格的表述中：“A4紙型的表格橫排時(shí)，頁(yè)碼位置與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊?！盵2]，雖然明確了頁(yè)碼的位置，但是頁(yè)碼的順序號(hào)是與其他頁(yè)面頁(yè)碼一樣直立豎放，還是如橫表一樣相對(duì)于其他頁(yè)面文字橫放？卻沒有說明，也不見有橫表格式圖示予以解惑。2012年7月出版的《?黨政機(jī)關(guān)公文格式?國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》（以下簡(jiǎn)稱《指南》）中，雖補(bǔ)充了橫表的示意圖，但是卻粗心地將示意圖中的頁(yè)碼遺漏了。所以至今橫表中頁(yè)碼是“橫”是“豎”，仍然是“謎”。

還有在信函格式“版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方?！钡谋硎鲋?，指明了版記不加的項(xiàng)目和版記的位置，但是版記更重要的該加的要素是什么卻未加說明。另外，“信函格式”一般在什么情況下使用，無(wú)論是《條例》還是《格式》均未給予必要的說明，也是一個(gè)遺憾。

二、表述上多處不嚴(yán)密

為了體現(xiàn)規(guī)范的凝練性，《條例》在語(yǔ)言的表述上力求簡(jiǎn)潔，這種努力是值得肯定的，也是有效果的。

如第一章總則第五條“公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則”就比《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的“公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、按照行文機(jī)關(guān)要求和公文處理規(guī)定進(jìn)行的原則，做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密?！盵3]的表述更簡(jiǎn)練整飭。然而有些地方為了簡(jiǎn)練而妨害了意思表達(dá)的準(zhǔn)確，省略了不該省略的模糊語(yǔ)、修飾限定語(yǔ)，導(dǎo)致了部分內(nèi)容表述的不準(zhǔn)確、不嚴(yán)密卻又是極不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

如第三章公文格式第九條第（七）款：“標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。”同《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中“公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)?！盵4]的表述相比，顯然更為簡(jiǎn)練，并且去掉了應(yīng)在配套的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中出現(xiàn)的“公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”的細(xì)節(jié)規(guī)定。但是這里有一個(gè)重要的模糊語(yǔ)“一般”筆者卻認(rèn)為不該省略。嚴(yán)密的表述應(yīng)該是“標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成”。如果省略了“一般”一詞，表達(dá)就不嚴(yán)密了，也很容易導(dǎo)致誤讀。這樣的誤讀在現(xiàn)實(shí)中已經(jīng)出現(xiàn)，如有讀者撰文認(rèn)為“這一次新條例在第三章公文格式規(guī)定得很清楚——‘標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成?！窈?，黨政機(jī)關(guān)公文標(biāo)題，必有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種‘三要素’”。[5]事實(shí)上我認(rèn)為這是語(yǔ)言表達(dá)不嚴(yán)密所帶來的一種誤讀?！稐l例》的本意我認(rèn)為并非是要硬性規(guī)定標(biāo)題一定由三要素組成。因?yàn)樵趯?shí)踐中公文標(biāo)題的擬定是有許多特例的。如命令、公告、通告等發(fā)布性公文的標(biāo)題常常是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和文種二部分組成，有時(shí)甚至只標(biāo)明文種。如“國(guó)務(wù)院公告”、“中華人民共和國(guó)文化部令”、“公告”等，那么像這樣的公文標(biāo)題又怎么解釋呢？在實(shí)踐中為縮短長(zhǎng)標(biāo)題，有時(shí)在版頭發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志已經(jīng)很明顯的公文中，會(huì)省略標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，這種做法應(yīng)該說是合乎情理的，所以在實(shí)際公文寫作中屢見不鮮。如國(guó)家發(fā)展改革委下發(fā)的《關(guān)于2013年深化經(jīng)濟(jì)體制改革重點(diǎn)工作的意見》，2013年北京市公安局公安交通管理局發(fā)布的《關(guān)于西城區(qū)西黃城根北街禁止大型載客汽車通行的通告》等公文的標(biāo)題都屬此類。也就是說無(wú)論是《條例》發(fā)布前還是發(fā)布后，在實(shí)踐中公文的標(biāo)題都不是完全由三要素組成的。因此，《條例》中準(zhǔn)確的表述應(yīng)是“標(biāo)題。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成?！币由弦粋€(gè)模糊語(yǔ)“一般”進(jìn)行限定，才能使表述準(zhǔn)確嚴(yán)密，合乎實(shí)際。

像這樣不該省略模糊語(yǔ)的地方《條例》中還有3處：

第三章公文格式第九條第（十三）款“印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。”應(yīng)改為“印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，一般應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章”。即也要在“應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章”前加上模糊語(yǔ)“一般”進(jìn)行限定。否則的話，前面剛說完“應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章”（沒有限定便是沒有例外），后面卻馬上說出不加蓋印章的特例，豈不自相矛盾？

第四章行文規(guī)則第十五條第（二）款“黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門?！睉?yīng)改為“黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的一般事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門?！边@里“重大”和“一般”顯然應(yīng)該對(duì)舉，否則“屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門?！敝械摹笆马?xiàng)”按理也包括“重大事項(xiàng)”，如果不加以限定，這段話的前后就又違反矛盾律了。

第四章行文規(guī)則第十六條第（二）款“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。”應(yīng)改為“黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位一般不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意?！币彩菓?yīng)在“不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文”前加上模糊語(yǔ)“一般”二字才能準(zhǔn)確表意，其道理同上。

在《格式》中也有一處同樣的錯(cuò)誤。在“7.3.7附件”一條中寫到：“附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂”，筆者認(rèn)為應(yīng)在“與公文正文一起裝訂”前加“一般”二字，因?yàn)楹竺姹闾岬健叭绺郊c正文不能一起裝訂……”的情形，說明附件與公文正文一起裝訂是一般的情景，并非沒有特例。因此不加“一般”這一模糊語(yǔ)，其意思的表述便不能做到準(zhǔn)確嚴(yán)密。

《格式》中表述不準(zhǔn)確嚴(yán)密的地方有時(shí)還表現(xiàn)為用詞不夠準(zhǔn)確或確切。在“7.3.1標(biāo)題”中有這樣的規(guī)定：“標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形”。其中的“梯形”一語(yǔ)用詞不夠準(zhǔn)確。事實(shí)是公文的標(biāo)題如果是多行的話常常排列成等腰梯形，而不宜排列成直角梯形。因此將“梯形”改為“等腰梯形”才與表達(dá)的本意和實(shí)踐相符。還有“7公文格式各要素編排規(guī)則”、“7.1公文格式要素的劃分”中“公文格式”一詞也不確切。因?yàn)楣母袷接小肮牡耐ㄓ酶袷健焙汀肮牡奶囟ǜ袷健敝?，這里要描述的是“公文的通用格式”要素的編排規(guī)則，因此將“公文格式”改為“公文的通用格式”才更準(zhǔn)確嚴(yán)密。還有“10.3紀(jì)要格式”部分，在表述完了紀(jì)要格式相關(guān)要素及標(biāo)志位置、方法后，結(jié)尾一句卻寫到“紀(jì)要格式可以根據(jù)實(shí)際制定”。這就相當(dāng)于把前面的紀(jì)要格式的相關(guān)規(guī)則全盤推翻，這不是自相矛盾嗎？其實(shí)其本意是想表達(dá)“紀(jì)要的其他格式要素可以根據(jù)實(shí)際制定”，但由于省略了限定語(yǔ)“其他的”，便導(dǎo)致了表達(dá)的不嚴(yán)密，以致自相矛盾。

三、個(gè)別概念內(nèi)涵不明或概念前后不一

法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)中的概念應(yīng)簡(jiǎn)明清楚，前后一貫，才能使人易于理解并貫徹落實(shí)，然而《條例》和《格式》中有個(gè)別概念卻內(nèi)涵不明、區(qū)別不清或前后不統(tǒng)一，這些都影響著人們對(duì)《條例》和《格式》的正確理解，妨害著規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的貫徹落實(shí)。

如《條例》中“公報(bào)”和“公告”兩個(gè)概念的內(nèi)涵區(qū)分就不甚清楚?！稐l例》對(duì)它們的解釋分別是：“公報(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。”，“公告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。二者都是公開宣布重要決定或事項(xiàng)的發(fā)布性公文，而從其概念的解釋上看，二者的區(qū)別似乎不大，后者完全可以涵蓋前者。在1996年版《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的14個(gè)文種中有“公報(bào)”沒“公告”，而在1999年版《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的13個(gè)文種中則有“公告”沒“公報(bào)”。顯然“公報(bào)”、“公告”這兩個(gè)文種概念內(nèi)涵相近，名稱相似，只是使用主體不同罷了。前者的使用主體是中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)，后者的使用主體是政府機(jī)關(guān)。那么現(xiàn)在黨政機(jī)關(guān)公文實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的情況下還有必要保留2個(gè)沒有太大區(qū)別的文種嗎？這個(gè)問題值得商榷。2012年版《條例》是同時(shí)保留了這2個(gè)文種，然而又沒能指出二者內(nèi)涵的實(shí)質(zhì)性差別，這將給寫作實(shí)踐帶來很大的困擾，導(dǎo)致使用者在選用文種時(shí)的困惑，莫衷一是，導(dǎo)致要么隨意選用，使公文寫作不規(guī)范，要么不敢選用“新文種”（比如對(duì)政府機(jī)關(guān)來說“公報(bào)”、“決議”即為“新文種”），使“新文種”被架空，失去存在的意義。在實(shí)踐中，“新文種”無(wú)人問津的“尷尬”局面已經(jīng)出現(xiàn)。公文研究者谷瑞麗說“筆者在中華人民共和國(guó)中央人民政府網(wǎng)頁(yè)上，還沒有看到一篇《條例》新增加的‘決議’和‘公報(bào)’的具體公文文本。”[6]，筆者則查閱了大量地方政府網(wǎng)站公文，也幾乎沒有發(fā)現(xiàn)“決議”和“公報(bào)”具體公文文本的“身影”。這難道還不能說明概念相近、文種重復(fù)的問題嗎？或者《條例》的本意是一如從前，中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)發(fā)布重要決定事項(xiàng)用“公報(bào)”，而政府機(jī)關(guān)發(fā)布重要決定事項(xiàng)用“公告”？如果是這樣，那么黨政機(jī)關(guān)的公文就又難于統(tǒng)一了。

《條例》第十七條中還有概念內(nèi)涵缺乏解釋的現(xiàn)象。如：“黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文”。這里何謂“正式行文”，缺乏解釋，內(nèi)涵不詳。筆者認(rèn)為正確的做法是不僅要對(duì)“正式行文”的內(nèi)涵明確界定，而且要對(duì)不能正式行文時(shí)該如何“非正式行文”進(jìn)行簡(jiǎn)要說明。

《條例》第二十四條第（七）款中也有概念指代不明確的情形。如對(duì)“答復(fù)”的解釋：“答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位?！边@里的“答復(fù)”是收文辦理程序的最后一環(huán)，是在辦公廳（室）將來文中事宜交付相關(guān)部門辦理完畢后，相關(guān)部門向辦公廳（室）和其他內(nèi)部有關(guān)部門答復(fù)辦理結(jié)果的行為?？墒堑冢ㄆ撸┛钪械倪@一段表述卻是：“公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位?！边@里的“來文單位”和“相關(guān)單位”的概念十分模糊，沒能確指是機(jī)關(guān)內(nèi)部的，還是機(jī)關(guān)外部的。從而容易造成誤解。

在《格式》中，還存在使用的概念與以往相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或自身表述系統(tǒng)前后不統(tǒng)一的現(xiàn)象。在“6.3裝訂要求”中，騎馬訂或平訂的訂位由1999年版的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)中的“訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm?！备臑椤坝單粸閮舍斖庥喲劬喟婷嫔舷逻吘壐?0 mm處，允許誤差±4mm”。1999年版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)值依據(jù)主要是新聞出版行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)CY/T28-1999《裝訂質(zhì)量要求和檢驗(yàn)方法——平裝》和CY/T29—1999《裝訂質(zhì)量要求和檢驗(yàn)方法——騎馬釘裝》，而且其表述同這兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表述完全一致，不易使人產(chǎn)生誤解，同時(shí)又做到了與已有標(biāo)準(zhǔn)中概念的一致和銜接。而《格式》表述中使用的概念（用詞）或表述方法卻有所改變。這種改變，據(jù)《指南》中的解釋是為了“根據(jù)公文用紙的版面尺寸加以細(xì)化”，“為了直觀地表達(dá)出訂位位置”[7]。但實(shí)際效果卻反而使人容易混淆概念而搞錯(cuò)裝訂的位置。在《格式》中有許多描述格式要素位置的地方，不斷使用著“版心”這一概念，有時(shí)也使用“上頁(yè)邊”與“下頁(yè)邊”這樣比較清晰的概念。在“6.3裝訂要求”中還使用了“書芯”這一概念。那么在表達(dá)這些含義的時(shí)候，在概念使用上理應(yīng)前后保持一致，不宜隨便換詞。但《格式》卻放棄“書芯”這一統(tǒng)一用詞而改用“版面”，放棄“上下頁(yè)邊”這樣清晰的概念而改用“上下邊緣”，實(shí)在令人費(fèi)解。而且更嚴(yán)重的是這種換詞還容易引起誤讀。因?yàn)椤鞍婷妗焙汀鞍嫘摹钡拿Q、概念比較接近，極易混淆，一旦將二者混淆，則裝訂的位置必然出現(xiàn)差錯(cuò)?？梢姟陡袷健分袀€(gè)別地方隨意換詞的做法，一則導(dǎo)致使用的概念不統(tǒng)一，二則與前期的相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的概念不銜接，三則還易引發(fā)誤讀。實(shí)在沒有必要。而且雖然“70 mm處”看起來更具體，但筆者卻認(rèn)為它并不比“距書芯上下各1/4處”更直觀。更何況如果是依據(jù)已有行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中的數(shù)值，那么據(jù)筆者計(jì)算兩釘外訂眼距書芯上下頁(yè)邊的距離應(yīng)該是74mm，也并非70mm。而對(duì)這一出入《指南》中亦未作任何說明。

四、局部層次安排欠妥當(dāng)

有時(shí)概念的不清楚還會(huì)導(dǎo)致層次安排的失當(dāng)?！稐l例》中就存在這種現(xiàn)象。

如《條例》第二十四條收文辦理主要程序第（四）款、第（五）款：

“（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理；需要兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

“（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤?！?/p>

《條例》第二十四條陳述的是收文辦理的主要程序，包括簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)七款內(nèi)容。這七款內(nèi)容在時(shí)間上依次順接，自然形成一種遞進(jìn)結(jié)構(gòu)?？墒沁@種遞進(jìn)結(jié)構(gòu)在上述第（四）款和第（五）款中卻“遞進(jìn)不下去了”，因?yàn)閷?shí)際上這二者并非遞進(jìn)關(guān)系而是包含關(guān)系。第五款“傳閱”應(yīng)該包含在第四款“承辦”之中。“傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示?！北砻?，“傳閱”究其實(shí)質(zhì)是辦公廳（室）承辦公文的內(nèi)容之一，跟第（四）款“承辦”中的“閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理”中的“分送”概念十分相近。因此不宜單列一款，應(yīng)將第（五）款“傳閱”并入第（四）款“承辦”之中。如果將其單列一款反而導(dǎo)致表述的重復(fù)和結(jié)構(gòu)的失當(dāng)。

《條例》“第十九條公文起草應(yīng)當(dāng)做到”一條中的第（二）款、第（五）款也存在局部層次失當(dāng)?shù)膯栴}：

“（二）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行?！?/p>

“（五）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。”

第（二）、（五）款的內(nèi)容相近、有交叉，應(yīng)合并為一款為宜。將第（五）款并入第（二）款中，使第二款的表述變?yōu)椋骸耙磺袕膶?shí)際出發(fā)，深入調(diào)查研究，廣泛聽取意見，充分論證。分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行”。如此一來，這一條的七款便變?yōu)榱肆?，結(jié)構(gòu)更為合理緊湊了。

五、個(gè)別圖示與文字表述不符

除以上錯(cuò)誤和不足外，《格式》還有個(gè)別圖示與前面的文字表述不符、自相矛盾的現(xiàn)象。

如密級(jí)和保密期限之間，文字表述部分沒說用“星號(hào)”隔開，便意味著不用“星號(hào)”?！吨改稀贰?012版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)與99版國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)全文對(duì)照表”中，則強(qiáng)調(diào)密級(jí)和保密期限之間不加“星號(hào)”，但《格式》的相關(guān)圖示中卻統(tǒng)統(tǒng)用“星號(hào)”將密級(jí)和保密期限隔開了，造成了文字表述與圖示不符的現(xiàn)象。

此外，《格式》中有關(guān)不同級(jí)別的小標(biāo)題選用不同字體的做法，以及落款處成文時(shí)間、署名的位置等部分規(guī)定，筆者也持不贊同觀點(diǎn)。筆者以為這些繁縟的規(guī)定不僅有將公文繁瑣化的傾向，而且實(shí)際效果不佳，不美觀。而這不佳、不美觀又導(dǎo)致了在實(shí)際公文寫作實(shí)踐中人們難于遵從和不愿遵從的現(xiàn)象（見諸大量實(shí)際公文文本）。因此，筆者認(rèn)為我們的有關(guān)規(guī)定應(yīng)該在實(shí)踐的檢驗(yàn)中不斷修改完善。

以上，筆者將研讀《條例》和《格式》發(fā)現(xiàn)的問題和產(chǎn)生的困惑進(jìn)行了詳細(xì)梳理和分析。之所以這樣不厭其煩，并非有意非難，而是出于公文研究者的責(zé)任。談二者優(yōu)點(diǎn)的文章已有很多，其部分觀點(diǎn)筆者也贊同。但二者的不足和缺漏還未見有人詳加梳理。而筆者向來認(rèn)為指出事物的缺欠比一味地唱贊歌更有意義。因?yàn)橐磺羞M(jìn)步不僅源自發(fā)明創(chuàng)新，還源自對(duì)不足的改進(jìn)?！稐l例》和《格式》作為法規(guī)性、規(guī)范性文件，尤其還是專門規(guī)范公文寫作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，理應(yīng)率先垂范，比一般的公文更注重內(nèi)容的嚴(yán)密和表達(dá)的精準(zhǔn)。顯然以這樣的標(biāo)準(zhǔn)來衡量這兩份文件的話，筆者認(rèn)為它們還有些差距，筆者期待它們的改進(jìn)和完善。

[1]《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)[S].中共中央辦公廳,2012.

[2]中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).黨政機(jī)關(guān)公文格式（GB/T 9701-2012）[S].國(guó)家質(zhì)監(jiān)總局.

[3]《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》[S]中辦發(fā)〔1996〕14號(hào).

[4]《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》[S]國(guó)發(fā)〔2000〕23號(hào).

[5]袁士祥.黨政機(jī)關(guān)公文格式的新變和“實(shí)踐難點(diǎn)”研究[J].應(yīng)用寫作,2013(4).

[6]谷瑞麗.對(duì)黨政機(jī)關(guān)公文“處理工作條例”及“格式”的幾點(diǎn)思考[J].寫作，2013(Z1).

[7]徐成華.《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南[M].北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社,2012:23.

Detailed Analysis on Problems in the Regulations of Handling Official Documents in Party and Government Organs and the Format of the Official Documents in Party and Government Organs

ZHANG Yan
(College of News Transmission,Dongbei University of Finance and Economics,Dalian 116025,China)

The implementation of the Regulations of Handling Official Documents in Party and Government Organs and of the national standards of the Format of the Official Documents in Party and Government Organs is of great importance for standardization,uni fi cation and scienti fi cation of official documents in our country.The two fi les are national regulatory documents or standards which should be comprehensive,rigorous and standard;however,the author of this paper has noticed a lot of problems in the fi les while reading them.First,it is not comprehensive in content.Second,some expressions are not accurate and precise.Third,some connotations of concepts are not clear or consistent.Fourth,some paragraphs are not well organized.Fifth,some charts are not in line with the literal expressions.Therefore,the author believes that it will be helpful to perfect the two fi les by discussing and addressing the problems noticed.

The Regulations of Handling Official Documents in Party and Government Organs;The Format of the Official Documents in Party and Government Organs;Problems

C931.46

A

1008-2395(2014)01-0089-06

2013-11-05

張巖(1967-)，女，東北財(cái)經(jīng)大學(xué)新聞傳播學(xué)院副教授，主要從事漢語(yǔ)言文學(xué)教學(xué)與研究。