蓋丙蘭

“檔案室是整個(gè)國家檔案工作的基層組織，是開展檔案館工作的前提和基礎(chǔ)，是國家檔案財(cái)富的重要來源。”了解基層檔案工作的動(dòng)向與情況是檔案行政管理機(jī)關(guān)的基本任務(wù)與職責(zé)，也是檔案行政管理工作重要的方式與常用方法。在2012年底，對(duì)開封市基層檔案工作狀況進(jìn)行了問卷調(diào)查，其調(diào)查情況如下：

1 調(diào)查情況

159份有效問卷中，有132人確定本單位建立了檔案管理機(jī)制，占83.02%；認(rèn)為本單位沒有建立檔案管理機(jī)制的有14人，占8.81%；不知道本單位是否建立檔案管理機(jī)制的有13人，占8.18%。有132個(gè)單位設(shè)定專人負(fù)責(zé)管理檔案，占比84.28%；沒有專人負(fù)責(zé)管理檔案的單位18個(gè)，占比11.32%；不知道是否有專人負(fù)責(zé)管理檔案的單位7個(gè)，占比4.40%。

有105人確認(rèn)本單位是由綜合檔案室負(fù)責(zé)管理檔案，占66.04%；38人回答是由檔案形成部門負(fù)責(zé)，占23.90%；還有9人，約占10.06%不知應(yīng)該由誰來負(fù)責(zé)管理檔案。單位負(fù)責(zé)管理檔案的責(zé)任人分別是：單位法人23人，占14.47%；辦公室主任108人，占67.92%；業(yè)務(wù)部經(jīng)理11人，占6.92%；不知道17人，占10.69%。作為檔案管理部門的直接領(lǐng)導(dǎo)部門的辦公室主任和業(yè)務(wù)部經(jīng)理均屬部門負(fù)責(zé)人，兩者相加占比約75%。部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制是檔案管理責(zé)任制的基本形式，這由檔案工作的內(nèi)部事務(wù)性所決定的。

回答本單位設(shè)有專門保管檔案管理庫房的有142人，占89.31%；沒有的15人，占9.43%；不知道的有2人，占1.26%。絕大多數(shù)單位為檔案保存提供了專門庫房，使檔案保管的空間環(huán)境得到保障。但仍有近10%的單位沒有落實(shí)檔案庫房，使檔案保管缺少了專用空間。回答本單位有用于檔案管理經(jīng)費(fèi)的117人，占比超過70%。其中有保障的68人，占42.77%；有不多的49人，占30.82%；沒有的14人，占8.81%；不知道的22人，占17.61%。確定沒有經(jīng)費(fèi)保障的不到10%?；卮鸨締挝挥袡n案管理方面的規(guī)章制度的145人，占91.19%；回答沒有的10人，占6.29%；不知道的4人，占2.52%。

有74人知道本單位現(xiàn)存檔案數(shù)量，不足半數(shù)。有制度但不知道本單位檔案數(shù)量，這可以認(rèn)為是制度不落實(shí)或制度執(zhí)行不嚴(yán)格，也可以認(rèn)為是對(duì)本單位檔案工作情況不熟悉，心中無數(shù)。

有136個(gè)單位有明確的檔案收集范圍，占85.53%；沒有明確檔案收集范圍的有14人，占8.81%；不知道的9人，占5.66%。檔案收集范圍是檔案工作的基本要求，近15%的單位沒有檔案收集范圍或檔案工作者不知道本單位的檔案收集范圍。有115個(gè)表示單位保存的檔案有明確的分類，占72.33%；最多14類，最少2類，平均5類。表示無明確分類的24個(gè)，占15.09%；沒有說明情況的20個(gè)，占12.58%。認(rèn)為本單位檔案的歸檔率在50%以下13人，占8.18%；60%左右10人，占6.29%；70%左右13人，占8.18%；80%左右38人，占23.90%；90%以上79人，占49.69%；沒有說明情況的6人，占3.77%。認(rèn)為單位檔案的利用率較高79人，占49.69%；一般65人，占40.88%；較低14人，占9.43%。有121個(gè)表示接受過檔案業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)，占比76.10%；明確表示沒有接受過檔案業(yè)務(wù)主管部門指導(dǎo)的28人，占比17.61%；沒有回答的10人，占比6.29%。

2 調(diào)查結(jié)論

從上述調(diào)查情況看，大多數(shù)單位建立了檔案管理機(jī)制，近85%的單位由專人負(fù)責(zé)管理檔案。綜合檔案室是單位負(fù)責(zé)管理檔案的主要部門，多數(shù)單位由部門負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)單位檔案管理責(zé)任人。近九成單位設(shè)有專門保管檔案的庫房，過半單位的檔案工作有經(jīng)費(fèi)保障。絕大多數(shù)單位建立了檔案管理規(guī)章制度，大多數(shù)單位有明確的檔案收集范圍，知道本單位現(xiàn)存檔案數(shù)量的同志不到半數(shù)。超過七成單位保存的檔案有明確的分類，歸檔率與利用率較高，近1/4單位沒有得到過檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

3 對(duì)策與建議

檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)基層單位的行政指導(dǎo)與業(yè)務(wù)培訓(xùn)；改變管理與服務(wù)方式，主動(dòng)上門為基層單位進(jìn)行服務(wù)；幫助基層檔案室豐富檔案檢索工具，在條件允許的情況下盡可能為群眾提供室藏檔案利用服務(wù)；督促基層檔案室落實(shí)各項(xiàng)檔案管理制度，夯實(shí)檔案室工作的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)；引導(dǎo)基層單位逐漸加大對(duì)檔案工作硬件設(shè)施的投入和日常經(jīng)費(fèi)保障，做到存放有地方，保管有經(jīng)費(fèi)。

（作者單位：河南大學(xué)體育學(xué)院 來稿日期：2013-12-18）