蘇謙

摘 要：在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的新時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案管理流程工作中還存在一些不足。本文根據(jù)目前機(jī)關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程的具體辦法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)；檔案管理；流程

目前，機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)和新要求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定，各地區(qū)機(jī)關(guān)應(yīng)該從多方面入手，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機(jī)關(guān)管理水平的重要標(biāo)志，也對(duì)今后國(guó)家調(diào)取檔案資料，了解歷史事實(shí)方面具有重大的意義，即使現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案工作有著與以往相關(guān)工作的長(zhǎng)足進(jìn)步，但我們也務(wù)必看到它存在的種種不足，有效解決現(xiàn)實(shí)存在的問題和困難，著力構(gòu)筑檔案工作典型，以典型帶動(dòng)面上工作，全面推進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作。

一、目前機(jī)關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀

1、各機(jī)關(guān)部門對(duì)檔案管理工作重視不夠

機(jī)關(guān)檔案是各地機(jī)關(guān)在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對(duì)檔案工作的有效開展起著至關(guān)重要的作用。近年來，各地機(jī)關(guān)把主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，整天忙于中心工作和施工建設(shè)，對(duì)與檔案管理流程相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，認(rèn)識(shí)不深，許多基層干部檔案意識(shí)十分薄弱。由于部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作無(wú)法更好展開。

2、機(jī)關(guān)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān)

當(dāng)今辦公設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進(jìn)行改革，這就對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理技能等方面都提出了進(jìn)一步要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，都不能適應(yīng)新的形勢(shì)，這使得檔案管理工作不但是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員如果沒有較好的專業(yè)素質(zhì)就無(wú)法勝任檔案管理工作。但在實(shí)際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)還要完成單位交代的其他日常事務(wù)，這將導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，無(wú)法保質(zhì)保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。另外，檔案人員技能水平不足，無(wú)法正常操作計(jì)算機(jī)軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不及時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。

3、機(jī)關(guān)檔案管理所需硬件設(shè)施不夠完善

機(jī)關(guān)檔案管理方面經(jīng)費(fèi)投入的欠缺會(huì)大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與庫(kù)房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導(dǎo)致原來的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達(dá)到的要求。大部分機(jī)關(guān)的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋基礎(chǔ)條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實(shí)到位，防蟲防霉設(shè)施不配套。多數(shù)單位還達(dá)不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)備設(shè)施老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)備防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴(yán)重?fù)p害。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程的具體辦法

加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作的重點(diǎn)。各地區(qū)務(wù)必高度重視，聘請(qǐng)與建設(shè)一支專業(yè)檔案管理員隊(duì)伍，規(guī)范單位內(nèi)部檔案管理，真正做到了認(rèn)識(shí)到位、工作到位。時(shí)時(shí)嚴(yán)格落實(shí)檔案資料的保存、使用管理制度，堅(jiān)持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機(jī)關(guān)檔案的分類必須遵循機(jī)關(guān)文件材料形成的客觀規(guī)律，保持機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作的成果及其與機(jī)關(guān)檔案工作的自然聯(lián)系[2]。機(jī)關(guān)單位形成的全部檔案，作為一個(gè)全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀(jì)檢案件檔案、會(huì)計(jì)檔案、黨員檔案、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、企業(yè)轉(zhuǎn)制檔案）、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）、特殊載體檔案、實(shí)物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團(tuán)檔案，其屬類可按組織機(jī)構(gòu)或問題設(shè)置排列，前后保持一致，不可任意改動(dòng)。（2）基建檔案的一級(jí)屬類，按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置。（3）設(shè)備儀器檔案的一級(jí)屬類，按種類或型號(hào)設(shè)置。（4） 會(huì)計(jì)檔案的一級(jí)屬類，按報(bào)表、賬簿、憑證，工資單及其他設(shè)置。（4）已故人員檔案的一級(jí)屬類，按已故人員級(jí)別設(shè)置。（5）聲像檔案的一級(jí)屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設(shè)置。（6）專門檔案（本機(jī)關(guān)形成的專門檔案）一級(jí)屬類，按問題或機(jī)構(gòu)設(shè)置。（7）榮譽(yù)、實(shí)物檔案。

2、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。所以，面對(duì)新的形勢(shì)，迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。這就要求各機(jī)關(guān)單位選配優(yōu)秀的檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環(huán)境，落實(shí)相關(guān)福利待遇，對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調(diào)動(dòng)他們的積極性。檔案主管部門需要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍之間的交流。與此同時(shí)，檔案主管部門則要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查變成制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化。

3、加強(qiáng)檔案管理流程中的硬件設(shè)施投入

隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)的實(shí)施，各地區(qū)檔案館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不斷擴(kuò)展，為使檔案信息數(shù)據(jù)順暢錄入、安全存儲(chǔ)、快捷提供，各部門應(yīng)該對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫(kù)房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，保證檔案管理的齊全、完整、準(zhǔn)確，有效地保護(hù)和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“十防”要求，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)《檔案法》與《檔案法實(shí)施辦法》公布實(shí)施以來，各地機(jī)關(guān)檔案部門認(rèn)真貫徹相關(guān)的指導(dǎo)思想及措施，我國(guó)的檔案工作呈現(xiàn)了較好的發(fā)展勢(shì)頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了明顯的成績(jī)。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案治理意識(shí)相當(dāng)?shù)。率箼C(jī)關(guān)檔案工作還存在許多問題。要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，應(yīng)當(dāng)提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋，高璐娜；關(guān)于修訂和完善《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的建議與思考[J].檔案學(xué)通訊.2013（03）

[2]高亞蘭； 區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理模式創(chuàng)新探討[J].中國(guó)檔案.2010（08）

[3]王婭； 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響[J].蘭臺(tái)世界. 2008（06）endprint

摘 要：在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的新時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案管理流程工作中還存在一些不足。本文根據(jù)目前機(jī)關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程的具體辦法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)；檔案管理；流程

目前，機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)和新要求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定，各地區(qū)機(jī)關(guān)應(yīng)該從多方面入手，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機(jī)關(guān)管理水平的重要標(biāo)志，也對(duì)今后國(guó)家調(diào)取檔案資料，了解歷史事實(shí)方面具有重大的意義，即使現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案工作有著與以往相關(guān)工作的長(zhǎng)足進(jìn)步，但我們也務(wù)必看到它存在的種種不足，有效解決現(xiàn)實(shí)存在的問題和困難，著力構(gòu)筑檔案工作典型，以典型帶動(dòng)面上工作，全面推進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作。

一、目前機(jī)關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀

1、各機(jī)關(guān)部門對(duì)檔案管理工作重視不夠

機(jī)關(guān)檔案是各地機(jī)關(guān)在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對(duì)檔案工作的有效開展起著至關(guān)重要的作用。近年來，各地機(jī)關(guān)把主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，整天忙于中心工作和施工建設(shè)，對(duì)與檔案管理流程相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，認(rèn)識(shí)不深，許多基層干部檔案意識(shí)十分薄弱。由于部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作無(wú)法更好展開。

2、機(jī)關(guān)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān)

當(dāng)今辦公設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進(jìn)行改革，這就對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理技能等方面都提出了進(jìn)一步要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，都不能適應(yīng)新的形勢(shì)，這使得檔案管理工作不但是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員如果沒有較好的專業(yè)素質(zhì)就無(wú)法勝任檔案管理工作。但在實(shí)際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)還要完成單位交代的其他日常事務(wù)，這將導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，無(wú)法保質(zhì)保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。另外，檔案人員技能水平不足，無(wú)法正常操作計(jì)算機(jī)軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不及時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。

3、機(jī)關(guān)檔案管理所需硬件設(shè)施不夠完善

機(jī)關(guān)檔案管理方面經(jīng)費(fèi)投入的欠缺會(huì)大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與庫(kù)房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導(dǎo)致原來的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達(dá)到的要求。大部分機(jī)關(guān)的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋基礎(chǔ)條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實(shí)到位，防蟲防霉設(shè)施不配套。多數(shù)單位還達(dá)不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)備設(shè)施老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)備防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴(yán)重?fù)p害。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程的具體辦法

加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作的重點(diǎn)。各地區(qū)務(wù)必高度重視，聘請(qǐng)與建設(shè)一支專業(yè)檔案管理員隊(duì)伍，規(guī)范單位內(nèi)部檔案管理，真正做到了認(rèn)識(shí)到位、工作到位。時(shí)時(shí)嚴(yán)格落實(shí)檔案資料的保存、使用管理制度，堅(jiān)持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機(jī)關(guān)檔案的分類必須遵循機(jī)關(guān)文件材料形成的客觀規(guī)律，保持機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作的成果及其與機(jī)關(guān)檔案工作的自然聯(lián)系[2]。機(jī)關(guān)單位形成的全部檔案，作為一個(gè)全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀(jì)檢案件檔案、會(huì)計(jì)檔案、黨員檔案、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、企業(yè)轉(zhuǎn)制檔案）、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）、特殊載體檔案、實(shí)物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團(tuán)檔案，其屬類可按組織機(jī)構(gòu)或問題設(shè)置排列，前后保持一致，不可任意改動(dòng)。（2）基建檔案的一級(jí)屬類，按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置。（3）設(shè)備儀器檔案的一級(jí)屬類，按種類或型號(hào)設(shè)置。（4） 會(huì)計(jì)檔案的一級(jí)屬類，按報(bào)表、賬簿、憑證，工資單及其他設(shè)置。（4）已故人員檔案的一級(jí)屬類，按已故人員級(jí)別設(shè)置。（5）聲像檔案的一級(jí)屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設(shè)置。（6）專門檔案（本機(jī)關(guān)形成的專門檔案）一級(jí)屬類，按問題或機(jī)構(gòu)設(shè)置。（7）榮譽(yù)、實(shí)物檔案。

2、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。所以，面對(duì)新的形勢(shì)，迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。這就要求各機(jī)關(guān)單位選配優(yōu)秀的檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環(huán)境，落實(shí)相關(guān)福利待遇，對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調(diào)動(dòng)他們的積極性。檔案主管部門需要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍之間的交流。與此同時(shí)，檔案主管部門則要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查變成制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化。

3、加強(qiáng)檔案管理流程中的硬件設(shè)施投入

隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)的實(shí)施，各地區(qū)檔案館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不斷擴(kuò)展，為使檔案信息數(shù)據(jù)順暢錄入、安全存儲(chǔ)、快捷提供，各部門應(yīng)該對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫(kù)房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，保證檔案管理的齊全、完整、準(zhǔn)確，有效地保護(hù)和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“十防”要求，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)《檔案法》與《檔案法實(shí)施辦法》公布實(shí)施以來，各地機(jī)關(guān)檔案部門認(rèn)真貫徹相關(guān)的指導(dǎo)思想及措施，我國(guó)的檔案工作呈現(xiàn)了較好的發(fā)展勢(shì)頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了明顯的成績(jī)。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案治理意識(shí)相當(dāng)?shù)?，致使機(jī)關(guān)檔案工作還存在許多問題。要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，應(yīng)當(dāng)提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]王英瑋，高璐娜；關(guān)于修訂和完善《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的建議與思考[J].檔案學(xué)通訊.2013（03）

[2]高亞蘭； 區(qū)級(jí)機(jī)關(guān)檔案管理模式創(chuàng)新探討[J].中國(guó)檔案.2010（08）

[3]王婭； 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響[J].蘭臺(tái)世界. 2008（06）endprint

摘 要：在科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的新時(shí)期，機(jī)關(guān)檔案管理流程工作中還存在一些不足。本文根據(jù)目前機(jī)關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀，提出加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程的具體辦法。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；機(jī)關(guān)；檔案管理；流程

目前，機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)和新要求。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》有關(guān)規(guī)定，各地區(qū)機(jī)關(guān)應(yīng)該從多方面入手，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理流程工作[1]。這不光是衡量機(jī)關(guān)管理水平的重要標(biāo)志，也對(duì)今后國(guó)家調(diào)取檔案資料，了解歷史事實(shí)方面具有重大的意義，即使現(xiàn)階段的機(jī)關(guān)檔案工作有著與以往相關(guān)工作的長(zhǎng)足進(jìn)步，但我們也務(wù)必看到它存在的種種不足，有效解決現(xiàn)實(shí)存在的問題和困難，著力構(gòu)筑檔案工作典型，以典型帶動(dòng)面上工作，全面推進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作。

一、目前機(jī)關(guān)檔案管理流程現(xiàn)狀

1、各機(jī)關(guān)部門對(duì)檔案管理工作重視不夠

機(jī)關(guān)檔案是各地機(jī)關(guān)在公共行政管理工作中所直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖像、音頻等多種形式的歷史記錄，是檔案工作的寶貴信息資源。各單位對(duì)檔案工作的有效開展起著至關(guān)重要的作用。近年來，各地機(jī)關(guān)把主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)建設(shè)上，整天忙于中心工作和施工建設(shè)，對(duì)與檔案管理流程相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，認(rèn)識(shí)不深，許多基層干部檔案意識(shí)十分薄弱。由于部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒能把檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問題一直得不到解決，場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)、人員沒有保障，檔案工作無(wú)法更好展開。

2、機(jī)關(guān)檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不過關(guān)

當(dāng)今辦公設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法需要進(jìn)行改革，這就對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理技能等方面都提出了進(jìn)一步要求。原本那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，都不能適應(yīng)新的形勢(shì)，這使得檔案管理工作不但是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，還是一項(xiàng)專業(yè)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員如果沒有較好的專業(yè)素質(zhì)就無(wú)法勝任檔案管理工作。但在實(shí)際管理中，有的單位檔案人員由于一崗兼多職，除了要對(duì)檔案進(jìn)行管理和保護(hù)還要完成單位交代的其他日常事務(wù)，這將導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，無(wú)法保質(zhì)保量完成檔案流程工作，加之工作需要變動(dòng)頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，大大影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。另外，檔案人員技能水平不足，無(wú)法正常操作計(jì)算機(jī)軟件，致使歸檔文件的整理、分類與保管期限劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不及時(shí)立卷歸檔和未及時(shí)移交綜合檔案室等情況時(shí)有發(fā)生。

3、機(jī)關(guān)檔案管理所需硬件設(shè)施不夠完善

機(jī)關(guān)檔案管理方面經(jīng)費(fèi)投入的欠缺會(huì)大大影響檔案管理流程工作的開展，雖然有些單位一早就建立了專門的檔案管理系統(tǒng)與庫(kù)房，但在后期工作中忽視了這方面的更新與投入，導(dǎo)致原來的硬件設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上如今檔案的更新與保管工作所要達(dá)到的要求。大部分機(jī)關(guān)的檔案室建設(shè)簡(jiǎn)陋基礎(chǔ)條件差，檔案柜不少是陳舊老化的鐵質(zhì)結(jié)構(gòu)，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實(shí)到位，防蟲防霉設(shè)施不配套。多數(shù)單位還達(dá)不到檔案工作要求，綜合檔案室變成了雜物室，設(shè)備設(shè)施老化，有的綜合檔案室設(shè)施設(shè)備不齊全，檔案柜也五花八門不統(tǒng)一，比較零亂。個(gè)別單位檔案室設(shè)備防護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，治理體制不到位，使一部分檔案受到嚴(yán)重?fù)p害。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程的具體辦法

加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理流程工作是新的歷史時(shí)期機(jī)關(guān)檔案工作的重點(diǎn)。各地區(qū)務(wù)必高度重視，聘請(qǐng)與建設(shè)一支專業(yè)檔案管理員隊(duì)伍，規(guī)范單位內(nèi)部檔案管理，真正做到了認(rèn)識(shí)到位、工作到位。時(shí)時(shí)嚴(yán)格落實(shí)檔案資料的保存、使用管理制度，堅(jiān)持做好檔案登記、定期清潔等工作，確保檔案資料的安全存放。具體流程如圖1所示：

1、做好檔案歸類工作

機(jī)關(guān)檔案的分類必須遵循機(jī)關(guān)文件材料形成的客觀規(guī)律，保持機(jī)關(guān)文件材料歸檔工作的成果及其與機(jī)關(guān)檔案工作的自然聯(lián)系[2]。機(jī)關(guān)單位形成的全部檔案，作為一個(gè)全宗，按門類可分為：文書檔案、專門檔案（婚姻檔案、司法檔案、紀(jì)檢案件檔案、會(huì)計(jì)檔案、黨員檔案、業(yè)務(wù)考績(jī)檔案、企業(yè)轉(zhuǎn)制檔案）、科技檔案（基建檔案、設(shè)備檔案）、特殊載體檔案、實(shí)物檔案。分類方法可分為：（1）黨政工團(tuán)檔案，其屬類可按組織機(jī)構(gòu)或問題設(shè)置排列，前后保持一致，不可任意改動(dòng)。（2）基建檔案的一級(jí)屬類，按工程性質(zhì)或建筑項(xiàng)目設(shè)置。（3）設(shè)備儀器檔案的一級(jí)屬類，按種類或型號(hào)設(shè)置。（4） 會(huì)計(jì)檔案的一級(jí)屬類，按報(bào)表、賬簿、憑證，工資單及其他設(shè)置。（4）已故人員檔案的一級(jí)屬類，按已故人員級(jí)別設(shè)置。（5）聲像檔案的一級(jí)屬類，按照片、底片、錄音帶、錄像帶設(shè)置。（6）專門檔案（本機(jī)關(guān)形成的專門檔案）一級(jí)屬類，按問題或機(jī)構(gòu)設(shè)置。（7）榮譽(yù)、實(shí)物檔案。

2、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作。所以，面對(duì)新的形勢(shì)，迫切需要造就一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、紀(jì)律嚴(yán)的高素質(zhì)檔案隊(duì)伍。這就要求各機(jī)關(guān)單位選配優(yōu)秀的檔案管理人員，建立穩(wěn)定的檔案隊(duì)伍。經(jīng)常關(guān)心和支持檔案管理員的工作，給他們提供良好的工作環(huán)境，落實(shí)相關(guān)福利待遇，對(duì)工作業(yè)績(jī)突出的檔案管理員要向組織部門推薦提拔重用，調(diào)動(dòng)他們的積極性。檔案主管部門需要加強(qiáng)工作指導(dǎo)，通過舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班等形式，組織管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)實(shí)行持證上崗，并建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍之間的交流。與此同時(shí)，檔案主管部門則要加大監(jiān)督檢查力度，要建立健全檔案執(zhí)法責(zé)任制，依法查處違法案件，使檔案執(zhí)法檢查變成制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化。

3、加強(qiáng)檔案管理流程中的硬件設(shè)施投入

隨著數(shù)字化檔案館建設(shè)的實(shí)施，各地區(qū)檔案館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)不斷擴(kuò)展，為使檔案信息數(shù)據(jù)順暢錄入、安全存儲(chǔ)、快捷提供，各部門應(yīng)該對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行更新改造，給綜合檔案館安裝了檔案庫(kù)房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，保證檔案管理的齊全、完整、準(zhǔn)確，有效地保護(hù)和利用檔案提供了先決條件，突出了檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“十防”要求，實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房安全保護(hù)由被動(dòng)人工管理向現(xiàn)代化、智能化、科學(xué)化、人性化管理的歷史性跨越。有效確保檔案資料的安全[3]。

三、 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)《檔案法》與《檔案法實(shí)施辦法》公布實(shí)施以來，各地機(jī)關(guān)檔案部門認(rèn)真貫徹相關(guān)的指導(dǎo)思想及措施，我國(guó)的檔案工作呈現(xiàn)了較好的發(fā)展勢(shì)頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了明顯的成績(jī)。但是有部分單位檔案管理流程方面還并不樂觀，仍然存在對(duì)檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案治理意識(shí)相當(dāng)?shù)?，致使機(jī)關(guān)檔案工作還存在許多問題。要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，應(yīng)當(dāng)提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作創(chuàng)新，不斷加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

參考文獻(xiàn)：

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