孫紅雁 王櫻樺 郭澤晉
(中國(guó)石油四川綿陽(yáng)銷售分公司,四川 綿陽(yáng) 621000)
油氣銷售企業(yè)信用標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制的構(gòu)建
孫紅雁 王櫻樺 郭澤晉
(中國(guó)石油四川綿陽(yáng)銷售分公司,四川 綿陽(yáng) 621000)
針對(duì)油氣企業(yè)開展信用銷售隨之帶來(lái)的資金風(fēng)險(xiǎn)及管理成本問(wèn)題,闡述了油氣銷售企業(yè)的信用銷售存在的監(jiān)控不力、缺乏信用管理部門、信用管理有分歧、信用評(píng)價(jià)不規(guī)范及信用管理人員素質(zhì)不高等不足,結(jié)合油氣銷售企業(yè)自身經(jīng)營(yíng)的特點(diǎn),提出了構(gòu)建“5+3”信用標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,即建立包括資信調(diào)查、信用評(píng)估、債權(quán)保障、賬款清收及責(zé)任追究5個(gè)方面的信用管理流程體系和構(gòu)建信用管理部門、開發(fā)信用管理系統(tǒng)、提升信用管理人員素質(zhì)3方面的信用管理基礎(chǔ)保障措施。
油氣銷售企業(yè) 信用銷售 信用標(biāo)準(zhǔn)化管理 風(fēng)險(xiǎn)管理 機(jī)制構(gòu)建
近年來(lái),我國(guó)油氣銷售企業(yè)開始采用信用銷售來(lái)爭(zhēng)取市場(chǎng)份額。但是隨著信用銷售業(yè)務(wù)的常態(tài)化,隨之帶來(lái)的資金風(fēng)險(xiǎn)及管理成本也日益顯現(xiàn),如何有效防范資金風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)又能提高效益,便顯得尤為重要。因此建立一套先進(jìn)完善的信用管理體系,成為提高油氣銷售企業(yè)的信用風(fēng)險(xiǎn)控制能力、決定企業(yè)生存與發(fā)展的關(guān)鍵因素,筆者就以油氣銷售企業(yè)信用標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制的構(gòu)建作探討分析。
信用銷售是企業(yè)通過(guò)分期付款、延期付款等方式向單位或個(gè)人銷售商品或服務(wù)的信用交易方式,是生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)者及消費(fèi)者之間的直接信用。對(duì)于油氣銷售企業(yè)來(lái)說(shuō),一般都采用“先款后貨”或“現(xiàn)款交易”為主的銷售結(jié)算政策,以避免因賒銷而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。然而,隨著油氣信用銷售的普遍化,其存在的資金風(fēng)險(xiǎn)及管理成本也日益顯現(xiàn)出來(lái)。
1)壞賬損失。信用銷售在交易過(guò)程中,由于交易一方存在不能履行承諾的可能,導(dǎo)致信用風(fēng)險(xiǎn)客觀存在,最終形成壞賬。以某油氣銷售公司為例,現(xiàn)在公司采用的信用銷售方式主要有定期結(jié)算和銀行承兌匯票兩種,按公司規(guī)定,實(shí)行定期結(jié)算的客戶必須經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn),并簽定成品油氣定期結(jié)算協(xié)議,規(guī)定了結(jié)算額度及結(jié)算期限,一般時(shí)長(zhǎng)在1~2個(gè)月,同時(shí)明確規(guī)定欠款不得跨年實(shí)施定期結(jié)算,按規(guī)定收取的承兌匯票承兌期限不超過(guò)3個(gè)月。雖然采用以上方式,將結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)期控制在1~3個(gè)月,但企業(yè)仍然需要為這一時(shí)段內(nèi)可能發(fā)生的壞賬承擔(dān)相應(yīng)風(fēng)險(xiǎn),特別是一些定期結(jié)算單位的結(jié)算金額過(guò)大、承兌匯票難以辨認(rèn)真假的信用銷售,一旦客戶未按合同約定支付貨款,較高的賒銷金額會(huì)一定程度上增大欠款回收的難度,最終給公司造成重大的財(cái)產(chǎn)損失。
2)信用管理成本。信用管理成本是企業(yè)為管理應(yīng)收賬款而發(fā)生的支出,無(wú)論是采用定期結(jié)算還是銀行承兌匯票結(jié)算,都會(huì)相應(yīng)承擔(dān)客戶的事前調(diào)查費(fèi)用、事中管理費(fèi)用和事后收帳費(fèi)用。在信用銷售中,由于需要在前期對(duì)定期結(jié)算客戶的資信度進(jìn)行調(diào)查,對(duì)匯票結(jié)算客戶提供的票據(jù)進(jìn)行真假辨識(shí),因而相應(yīng)會(huì)產(chǎn)生調(diào)查費(fèi)用和驗(yàn)票手續(xù)費(fèi)。而在信用結(jié)算過(guò)程中,公司也相應(yīng)需要承擔(dān)郵寄費(fèi)、匯票保管成本等管理費(fèi)用,以及客戶無(wú)法履行承諾時(shí)的收賬費(fèi)用。
3)稅款利息。油氣銷售后在確認(rèn)銷售時(shí)已負(fù)有納稅義務(wù),企業(yè)必須依法及時(shí)繳納相關(guān)稅費(fèi)。但銷售油氣的款項(xiàng)卻未能及時(shí)收回,給油氣企業(yè)造成了
提前納稅的事實(shí)。因應(yīng)收賬款的存在而發(fā)生提前納稅的稅款利息也是應(yīng)收賬款的持有成本之一。
4)資金成本。由于信用銷售本身是一種臨時(shí)賒銷,賒銷產(chǎn)生的應(yīng)收賬款不僅會(huì)給企業(yè)帶來(lái)不同程度的資金周轉(zhuǎn)的負(fù)擔(dān),同時(shí)油氣企業(yè)必須承擔(dān)這部分賒銷占用資金的利息,以及為持續(xù)經(jīng)營(yíng)企業(yè)需再次投入的籌資費(fèi)用。
2.1 信用銷售管理監(jiān)控不力
為了加強(qiáng)成品油氣銷售定期結(jié)算管理,防止給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失,公司出臺(tái)了專門的規(guī)定來(lái)規(guī)范油氣定期結(jié)算流程。但企業(yè)在操作過(guò)程中,往往會(huì)存在執(zhí)行偏差,比如客戶信用調(diào)查不夠嚴(yán)謹(jǐn),沒(méi)有準(zhǔn)確判斷客戶信用變化,客戶未按合同約定進(jìn)行貨款結(jié)算,延期現(xiàn)象較為頻繁。另外,目前公司信用管理工作的重心主要集中在事后催收管理,由于沒(méi)有形成一套理性的、規(guī)范的制度和操作流程,事前風(fēng)險(xiǎn)防范及事中風(fēng)險(xiǎn)控制的意識(shí)也相對(duì)薄弱,因而會(huì)導(dǎo)致因執(zhí)行監(jiān)督不力,產(chǎn)生較大的資金風(fēng)險(xiǎn)。
2.2 缺乏獨(dú)立的信用管理部門
當(dāng)前公司采取的是由業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)等相關(guān)部門共同控制信用銷售和應(yīng)收賬款的模式,即業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng),財(cái)務(wù)等相關(guān)職能部門審核,決定是否對(duì)客戶進(jìn)行賒銷并承擔(dān)賬款催收工作。雖然財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門均重視企業(yè)的資金回籠,但財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)賒銷的事后核查和監(jiān)控,而業(yè)務(wù)部門在考查客戶信用時(shí),往往只是根據(jù)客戶背景、近期的交易狀況進(jìn)行單方面判斷,而對(duì)客戶的財(cái)務(wù)狀況并不完全了解,由于在信用管理和風(fēng)險(xiǎn)控制上缺乏專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn),因此兩部門對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估較為片面,無(wú)法對(duì)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)做出準(zhǔn)確的判斷。
2.3 不同部門信用管理上存在分歧
由于企業(yè)的財(cái)務(wù)部門與營(yíng)銷部門關(guān)注的側(cè)重點(diǎn)不同,在信用銷售的管理上時(shí)常出現(xiàn)分歧。營(yíng)銷部門主要以擴(kuò)大銷售為目的,為了實(shí)現(xiàn)銷售目標(biāo)往往過(guò)分關(guān)注訂立銷售合同的重要性而忽視了對(duì)客戶資信度的評(píng)估,容易盲目相信客戶的還款能力。而財(cái)務(wù)部門關(guān)注的不僅是資金的安全回籠,還要尋求如何以最低的成本換取最大的收益,因此在對(duì)實(shí)行定期結(jié)算的客戶,往往要求客戶必須嚴(yán)格按合同要求兌付承諾,按時(shí)支付貨款,同時(shí)需要承擔(dān)到期無(wú)法支付的違約責(zé)任;而對(duì)收取的承兌匯票,則要求盡量是本地銀行出具、承兌期短、承兌背書人數(shù)量較少的匯票。但實(shí)際操作中,營(yíng)銷部門往往以丟失客戶、影響公司銷售為由,未能嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)操作流程,導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。
2.4 客戶資信調(diào)查及信用評(píng)價(jià)不規(guī)范
對(duì)于客戶的賒銷金額、賒銷時(shí)長(zhǎng)的合理性,目前大多數(shù)油氣銷售企業(yè)只有一個(gè)宏觀的原則要求,而并沒(méi)有一個(gè)相對(duì)可行的、細(xì)致的、科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。有些單位在進(jìn)行賒銷決策時(shí),僅憑對(duì)客戶感性的認(rèn)知,而不是依靠系統(tǒng)的資信調(diào)查和信用評(píng)價(jià),這最終導(dǎo)致公司的損失,許多的機(jī)構(gòu)用戶沒(méi)有任何有價(jià)物作為信用保證。
2.5 缺乏專門訓(xùn)練的信用管理人員
在企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制中,信用管理與市場(chǎng)營(yíng)銷、財(cái)務(wù)管理相互交叉,缺一不可,這就要求信用管理人員掌握信用管理、財(cái)務(wù)、管理、法律、營(yíng)銷等多方面的綜合知識(shí)。目前油氣銷售企業(yè)信用管理人員的總體素質(zhì)偏低,沒(méi)有很好地掌握或運(yùn)用現(xiàn)代信用管理技術(shù)和方法,缺乏客戶資信方面的資料,對(duì)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)缺少評(píng)估和預(yù)測(cè),缺少科學(xué)的決策依據(jù)。因此在信用銷售時(shí),往往憑主觀判斷,而缺少對(duì)客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)測(cè)的方法。
3.1 理論基礎(chǔ)
構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理體系的理論基礎(chǔ)是全程信用動(dòng)態(tài)管理模式,是指要全面控制交易過(guò)程中的各個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),從而達(dá)到控制客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、迅速提高應(yīng)收賬款回收率的目的。在實(shí)行全程信用動(dòng)態(tài)管理模式時(shí),應(yīng)將信用管理過(guò)程與銷售過(guò)程有機(jī)結(jié)合起來(lái),使全程信用管理貫穿于銷售過(guò)程的始終,其核心在于事前、事中、事后管理。
據(jù)統(tǒng)計(jì),實(shí)施事前控制可以防止70%拖欠風(fēng)險(xiǎn),實(shí)施事中控制可以避免35%的拖欠,實(shí)施事后控制可以挽回41%的拖欠損失,實(shí)施全面控制可以減少80%的呆壞賬?;谟蜌怃N售企業(yè)當(dāng)前事前風(fēng)險(xiǎn)防范及事中風(fēng)險(xiǎn)控制相對(duì)薄弱的現(xiàn)實(shí),企業(yè)的信
用銷售風(fēng)險(xiǎn)防范應(yīng)向業(yè)務(wù)前端延伸(圖1),實(shí)現(xiàn)事前管理與事中管理的動(dòng)態(tài)控制以及事后的補(bǔ)救措施。
圖1 全程信用動(dòng)態(tài)管理模式圖
3.2 體系構(gòu)建
基于上述全程信用動(dòng)態(tài)管理理論,在對(duì)油氣銷售企業(yè)當(dāng)前信用管理現(xiàn)狀深入調(diào)研的基礎(chǔ)上,有必要建立“5+3”信用標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,即建立包括資信調(diào)查、信用評(píng)估、債權(quán)保障、賬款清收及責(zé)任追究5個(gè)方面的信用管理流程體系,和構(gòu)建信用管理部門、開發(fā)信用管理系統(tǒng)、提升信用管理人員素質(zhì)3方面的信用管理基礎(chǔ)保障措施[1]。
1)資信調(diào)查。資信調(diào)查是降低企業(yè)信用風(fēng)險(xiǎn)的重要步驟。業(yè)務(wù)部門可通過(guò)實(shí)地調(diào)查、相關(guān)銀行調(diào)查等各種方式進(jìn)行。在調(diào)查的基礎(chǔ)上,業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)客戶信息的集中管理,確定檔案的建立、維護(hù)和保密措施,并實(shí)時(shí)將客戶電子信息報(bào)送信用部門。應(yīng)注意的是,資信調(diào)查是個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程,因?yàn)榭蛻舻男庞檬亲兓?。因此,在調(diào)查中絕不能一蹴而就,要特別注意客戶信用變化的征兆,如付款日期變更,現(xiàn)金支付突然變成了票據(jù)支付等。一旦發(fā)現(xiàn)不良苗頭,應(yīng)該及時(shí)調(diào)整客戶的信用等級(jí),避免造成壞賬損失。
2)信用評(píng)估。在信用評(píng)估中,關(guān)鍵是信用評(píng)估方法的選擇。信用分析方法有多種,根據(jù)油氣銷售企業(yè)實(shí)際,筆者認(rèn)為宜采用“5C”分析法來(lái)對(duì)企業(yè)信用進(jìn)行全方位分析。這里的“5C”分析法是通過(guò)對(duì)品質(zhì)、能力、資本、抵押和條件5個(gè)因素進(jìn)行的綜合性評(píng)估。
在上述分析的基礎(chǔ)上,可以將客戶按等級(jí)劃分,對(duì)各級(jí)別劃定相應(yīng)的條件和優(yōu)惠:如AA級(jí)客戶可給予最高的信用額度,可在信用額度到期后申請(qǐng)一定時(shí)間的延期等;A級(jí)客戶的信用額度一般比AA級(jí)客戶小,信用期限也較AA級(jí)短;B級(jí)客戶的信用額度一般最小,信用要求也更高;C級(jí)及以下客戶一般不給予信用額度,見表1。
表1 客戶信用評(píng)價(jià)等級(jí)分類表
3)債權(quán)保障。債權(quán)保障側(cè)重于事中控制,意味著企業(yè)在擴(kuò)大信用銷售的同時(shí),應(yīng)通過(guò)完善的授信審批程序,嚴(yán)格信用審批程序,使風(fēng)險(xiǎn)能夠得到有效控制。具體包括:①業(yè)務(wù)合同的管理方面,業(yè)務(wù)部門首先要審核相關(guān)合同的真實(shí)性,同時(shí)向信用部門查詢?cè)摽蛻舻男庞脿顩r,如有信用逾期,則信用部門不予審批額度,并及時(shí)向財(cái)務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門反映;②在業(yè)務(wù)開展前均須簽訂合同,并對(duì)合同資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。業(yè)務(wù)合同的簽訂,業(yè)務(wù)部門須報(bào)信用管理部門初審后,再報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批。③信用部門應(yīng)實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)客戶信用使用狀況,對(duì)于有信用逾期現(xiàn)象的客戶,要根據(jù)信用逾期時(shí)間、合作情況等制作信用逾期統(tǒng)計(jì)表,并實(shí)時(shí)反映給業(yè)務(wù)部門;對(duì)于逾期金額、時(shí)間情況嚴(yán)重的客戶,則要及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)反映。對(duì)于信用部門提出警告的客戶,業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部應(yīng)積極配合,對(duì)該客戶的信用狀況進(jìn)行重新核定。④對(duì)于新客戶或其他信譽(yù)不高、信用狀況有爭(zhēng)議的客戶,必須要求提供其相應(yīng)的擔(dān)保,如保證、抵押、質(zhì)押、留置和訂金等,對(duì)特定的擔(dān)保物,必須向有關(guān)部門辦理登記后,合同才能生效。
4)賬款清收。油氣企業(yè)通常采用的收賬措施包括:①立即停止供貨、停止信用;②通過(guò)信函、電訊等方式進(jìn)行催收,對(duì)于信用記錄一向正常的客戶,還可派人和客戶直接協(xié)商,達(dá)成諒解妥協(xié);③請(qǐng)專業(yè)的收賬代理機(jī)構(gòu)催收賬款;④通過(guò)法律途徑解決。
企業(yè)無(wú)論采用何種方式進(jìn)行催收,都會(huì)產(chǎn)生相關(guān)收賬費(fèi)用,如通訊費(fèi)、差旅費(fèi)和訴訟費(fèi)等。因此,企業(yè)要認(rèn)真分析客戶拖欠或拒付賬款的原因,把握好尺度,防止政策過(guò)寬導(dǎo)致逾期未付的客戶繼續(xù)拖延或者是催收過(guò)急傷害無(wú)意拖欠客戶兩種情況的發(fā)生。
5)責(zé)任追究。要防止企業(yè)信用管理中各種風(fēng)險(xiǎn),責(zé)任機(jī)制的建立必不可少。步驟為:①需明確信用管理責(zé)任人,實(shí)行“誰(shuí)考察誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)報(bào)告誰(shuí)負(fù)責(zé)”的考察報(bào)告責(zé)任認(rèn)定制度,一旦信用風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生,其信用管理部門必須根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的過(guò)程,承擔(dān)信用管理的相關(guān)責(zé)任。②實(shí)行“誰(shuí)經(jīng)辦誰(shuí)負(fù)責(zé)”的貨款清收責(zé)任制度,由具體經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)信用款項(xiàng)的發(fā)放、管理和收回。如果造成風(fēng)險(xiǎn)和損失,根據(jù)損失大小由責(zé)任人實(shí)施賠償,不因人員崗位的變動(dòng)而發(fā)生變化。③實(shí)行貨款“三級(jí)清收責(zé)任制”和“四層監(jiān)督制”。“三級(jí)清收責(zé)任制”是將清收責(zé)任人分為直接責(zé)任人、主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人和重要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人3個(gè)層次,即直接負(fù)責(zé)經(jīng)辦該項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)的經(jīng)辦人,主管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)人,分管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師;“四層監(jiān)督制”指將貨款清收監(jiān)督責(zé)任分至營(yíng)銷部門監(jiān)督、信用部門監(jiān)督、財(cái)務(wù)部門監(jiān)督以及審計(jì)監(jiān)察部門監(jiān)督。
6)建立信用管理部門。信用管理部門在平衡財(cái)務(wù)部門和銷售部門的矛盾時(shí)會(huì)起到微妙的作用,可以客觀分析和判斷客戶的信用狀況,也能有效監(jiān)督和制約銷售部門的過(guò)度賒銷行為。為了加強(qiáng)管理,油氣銷售企業(yè)應(yīng)成立獨(dú)立的信用管理部門。需特別要注意的是,由于信用管理部門的運(yùn)作需要聯(lián)系財(cái)務(wù)部門、銷售部門等比較敏感的部門,因此得到各部門的支持顯得非常重要。因此,信用管理部門負(fù)責(zé)人必須在公司具有權(quán)威性,才能使相關(guān)部門在日常的工作中各司其職,密切配合,完成好各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和控制管理工作,有效降低企業(yè)的信用風(fēng)險(xiǎn)[2-3]。
7)開發(fā)客戶信用管理系統(tǒng)。目前油氣銷售企業(yè)大多采用填列“客戶信息表”來(lái)收集客戶資料,并利用MDM數(shù)據(jù)平臺(tái)將客戶資料進(jìn)行共享,其不足之處是對(duì)信用客戶缺少更為專業(yè)的管理,客戶信息存在不全、陳舊、零散等問(wèn)題,尤其是缺少客戶的財(cái)務(wù)狀況,導(dǎo)致客戶信息管理不夠科學(xué)、規(guī)范,無(wú)法及時(shí)掌握客戶往年在公司的購(gòu)銷信用記錄、客戶拖欠與追討情況等信息。
因此,開發(fā)一套完善的“客戶信用管理系統(tǒng)”,服務(wù)于信用管理工作是必要的。用信息化手段管理客戶,將外部客戶資料與內(nèi)部結(jié)算信息充分結(jié)合,融合ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)數(shù)據(jù),將客戶回款的信息及時(shí)接軌,真正實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理,不僅為企業(yè)對(duì)客戶的信用政策、信用等級(jí)、信用額度提供有力依據(jù),同時(shí)便于管理部門時(shí)時(shí)刻刻監(jiān)控資金回籠情況,降低壞賬機(jī)率。
8)提高信用管理人員素質(zhì)。由于信用銷售在一定程度上需要依靠客戶的自我約束來(lái)維系交易的最終完成,相應(yīng)的信用風(fēng)險(xiǎn)管理則具有很強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性,因而必須加強(qiáng)對(duì)油氣銷售企業(yè)現(xiàn)行信用管理人員的培訓(xùn),提高其信用管理的能力和技巧,具備足夠的專業(yè)知識(shí)、技術(shù)方法和經(jīng)驗(yàn)以勝任信用管理工作。
油氣銷售企業(yè)有必要正視自身開展信用銷售業(yè)務(wù)過(guò)程中存在的各種問(wèn)題,將全程信用動(dòng)態(tài)管理模式貫穿于銷售過(guò)程的始終,并探索建立“5+3”信用標(biāo)準(zhǔn)化管理體系,切實(shí)將風(fēng)險(xiǎn)防范舉措向業(yè)務(wù)前端延伸,實(shí)現(xiàn)對(duì)油氣企業(yè)信用銷售管理的全方位控制。
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(編輯:蔣龍)
B
2095-1132(2014)04-0070-04
10.3969/j.issn.2095-1132.2014.04.020
修訂回稿日期:2014-05-08
孫紅雁(1969-),女,碩士,會(huì)計(jì)師,從事油氣銷售管理工作。E-mail:sun_hy@petrochina.com.cn。