咸增強

運城學(xué)院學(xué)報編輯部，044000 山西省運城市復(fù)旦大街1155號，E-mail：0359xzq@sina.com

例會是進行群體溝通的常態(tài)形式，也是實現(xiàn)高效管理的基本手段［1］。期刊則是指有固定名稱，用卷、期或者年、季、月順序編號，按照一定周期出版的成冊連續(xù)出版物。循環(huán)往復(fù)的特征，決定了編輯例會是期刊管理的樞紐環(huán)節(jié)，也是期刊主編（副主編）的重要工作。搜索中國知網(wǎng)發(fā)現(xiàn)，例會研究在教育、醫(yī)療、建筑以及商業(yè)等領(lǐng)域已產(chǎn)生了若干成果，但在編輯出版行業(yè)卻沒有看到專題研究編輯例會的文章，編輯出版類核心期刊中也只有3篇論文涉及到期刊編輯例會［2-4］。本文結(jié)合工作實踐，參考相關(guān)文獻，試對學(xué)術(shù)期刊編輯例會作些初步的思考和探討。

1 學(xué)術(shù)期刊編輯例會的特征

例會是按照規(guī)定定期舉行的會。因為這種會有一定的慣例，所以稱作例會。

例會通常在一年之內(nèi)多次召開，一年以上定期舉行的會議習(xí)慣上不作為例會。例會具有以下幾個特征：一是工作性。例會是工作會議，不是學(xué)術(shù)會議，也不是商務(wù)會議，其主要任務(wù)是解決組織內(nèi)部日常工作中存在的具體問題，為組織的長遠(yuǎn)發(fā)展積累資源和能量。

二是周期性。季、月、周、日均可作為時間段召開例會。根據(jù)工作性質(zhì)和實際需要，不同行業(yè)不同崗位會有不同選擇。比如大中型企業(yè)營銷例會，多為季會；工廠技術(shù)例會，多為周會；商場、酒店例會，則多為日會，即班前會。

三是規(guī)定性。例會的時間、地點、人員、內(nèi)容、方式等要素基本上是固定的。由于各種復(fù)雜的原因，變通雖是必須的，但應(yīng)盡量避免和減少。一般只通知變動，不通知即要按時到會。

學(xué)術(shù)期刊編輯例會除了例會的共同特征外，還有“三為主”的特征：

一是周例會為主。學(xué)術(shù)期刊雙月刊較多，月刊和季刊也有一部分。月刊、雙月刊每4周或8周完成一個周期，出一本刊物。作為期刊編輯出版工作的主要時間節(jié)點，周例會具有基礎(chǔ)性地位。期例會、年會則是進一步的升華和提高。

二是主編（副主編）為主。主編（副主編）主持刊物的欄目策劃，制定組稿、發(fā)稿計劃，復(fù)審、終審或加工重要稿件，負(fù)責(zé)把好稿件質(zhì)量關(guān)，并對編輯工作負(fù)有指導(dǎo)責(zé)任。學(xué)術(shù)期刊主編（副主編）是例會工作的組織者和主持者，是能否開好例會的第一責(zé)任人。

三是稿件處理為主。不同于面向市場的普及刊物，需要用一定的人力和財力從事發(fā)行營銷工作，學(xué)術(shù)期刊體現(xiàn)了內(nèi)容為王的特點。學(xué)術(shù)期刊編輯例會的基本任務(wù)就是集中解決稿件的學(xué)術(shù)性問題、規(guī)范性問題及其他相關(guān)問題。

2 學(xué)術(shù)期刊編輯例會的模式

2.1 內(nèi)容模塊（3+x）

可分為規(guī)定模塊和隨機模塊兩部分。規(guī)定模塊是例會保持不變、連續(xù)進行部分，包括匯報模塊、講評模塊和布置模塊。匯報內(nèi)容主要是上周稿件處理（含疑難稿件處理）和其他工作落實情況，可以共享的信息，需要提交會議解決的問題等。講評內(nèi)容主要是根據(jù)上周安排和編輯工作情況進行逐個點評和整體總評，并對問題做出明確應(yīng)對。布置內(nèi)容主要是把下周工作具體分解到人。隨機模塊時有時無，隨機變更，主要有學(xué)習(xí)模塊、討論模塊等。學(xué)習(xí)內(nèi)容視情況而定，比如有關(guān)學(xué)術(shù)期刊的政策法規(guī)，主管單位、主辦單位的文件精神等。對一些尚不明確、需要大家發(fā)表意見的議題，比如編輯同行交流會、作者見面會等則適用于討論。

2.2 時間和地點

學(xué)術(shù)期刊編輯例會一般應(yīng)在周一上午舉行。因為匯報和講評上周工作是手段，安排好本周工作才是目的。放在每周之初是較為普遍的做法，也是合情合理的。開會的具體時間不宜過早，應(yīng)讓大家做好準(zhǔn)備；也不宜過晚，避免因等待而焦躁，同時為會后個別交流留足時間。因此可根據(jù)各自情況在上午9～10時選擇時點開始。例會應(yīng)盡可能簡短、高效，不能把工作例會開成閑聊會。每一場會議的時間最好不要超過1個小時，因為過了1個小時，人的注意力會逐漸減弱，從而影響會議的質(zhì)量與效果［5］。開會地點放在小型會議室或主編（副主編）辦公室，避免集體辦公室受到來客和電話的頻繁干擾。盡管例會常稱為碰頭會，是一種非正規(guī)會議，讓編輯離開自己的房間、座位也有利于大家重視例會。

2.3 參會人員

主編（副主編）是例會的核心，主編（副主編）缺席，即使編輯齊集，暢所欲言，也不算是例會。欄目編輯或?qū)W科編輯是例會的主體，包括兼職編輯在內(nèi)應(yīng)悉數(shù)到會。個別請假者，應(yīng)擇時補會。例會主持人或2名以上編輯不能到會，例會應(yīng)當(dāng)延期，也可選擇與下周例會合并召開。內(nèi)務(wù)編輯（即編務(wù)）在期刊編輯出版過程中承擔(dān)著大量的瑣碎事務(wù)，是例會的聯(lián)絡(luò)人，原則上不能缺席例會。編輯例會有時也可根據(jù)工作需要請分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)專家參會，提高會議的層次和質(zhì)量。

3 學(xué)術(shù)期刊編輯例會的作用

3.1 提升質(zhì)量的作用

學(xué)術(shù)期刊質(zhì)量包括政治質(zhì)量、學(xué)術(shù)質(zhì)量、編輯質(zhì)量和出版質(zhì)量四個質(zhì)量。前三個質(zhì)量都是稿件質(zhì)量，通過三審（同行評議）、兩修（作者修改、編輯修改）、三校一讀實現(xiàn)質(zhì)量控制。但受人員素質(zhì)、工作態(tài)度，甚至期刊稿件管理流程不完善的制約，稿件問題或大或小較為普遍地存在。主編（副主編）將終審（復(fù)審）、刊后審讀、各種評刊發(fā)現(xiàn)的問題，尤其是共性問題在例會上通報，可以避免和減少問題再度發(fā)生。裝幀質(zhì)量和印刷質(zhì)量問題，比如常見的圖表不清、字跡不勻等，也可在例會上討論，提出供設(shè)計和印刷單位參考的解決方案。

3.2 保證進度的作用

學(xué)術(shù)期刊大多稿源不缺，定稿排隊待刊的現(xiàn)象較為普遍，正常情況下不會拖期出版。但是有些稿件在外審環(huán)節(jié)和退修環(huán)節(jié)容易延時。一些邀約的稿件由于作者繁忙，往往不能按期交稿。也有個別編輯在某個特定時段存在處理稿件不及時的問題。通過例會可以對編輯提出督辦要求，也可以將任務(wù)適當(dāng)調(diào)配，以加快工作進度，完成階段性目標(biāo)。

3.3 調(diào)整心態(tài)的作用

編輯與作者聯(lián)系改稿，有時會因認(rèn)知上的沖突、情感上的矛盾產(chǎn)生挫折感。有時會因工作壓力大，思想負(fù)擔(dān)重，對編輯職業(yè)產(chǎn)生倦怠感。家庭之中、同事之間也難免會出現(xiàn)一些不愉快，產(chǎn)生孤獨感。這些消極情緒帶到辦公場所，會影響整個工作氛圍。主編（副主編）要善于利用例會觀察、了解每位編輯的狀態(tài)。對于情緒不佳者，及時予以心理疏導(dǎo)和撫慰。情況嚴(yán)重的，應(yīng)會后重點談心，提供幫助。

3.4 提高素質(zhì)的作用

編輯匯報稿件處理過程中出現(xiàn)的問題和解決問題的經(jīng)驗，會相互啟發(fā)，增長知識。對某個問題進行論爭，形成熱議，可以提升與會人員的認(rèn)識水平。共同學(xué)習(xí)新文件、新觀點、新做法，對提高編輯隊伍的整體素質(zhì)也不無裨益。

3.5 增進感情的作用

人是一種感情動物。編輯們同處一個部門，共辦一本刊物，既要各負(fù)其責(zé)，也要相互配合。良好的感情是合作共事的重要因素。通過例會開展工作和生活信息的溝通交流，體現(xiàn)彼此關(guān)愛的人文情懷，可以有效地強化共同意識，增進同事感情，形成健康和諧的人際關(guān)系。

4 學(xué)術(shù)期刊編輯例會的體會

4.1 例會的目的在于共贏

例會是工作會議，指向的是事業(yè)發(fā)展。事業(yè)要由人做，人的發(fā)展就應(yīng)統(tǒng)籌兼顧。做到事業(yè)發(fā)展與人的發(fā)展同步，也就是期刊發(fā)展與編輯發(fā)展同步，這是人與事的共贏，是第一層次的共贏。例會不是主編（副主編）個別人的交流溝通，是全體編輯的會議，做到主編（副主編）利益與編輯利益一致，讓大家通過例會都有收獲，都能進步，這是人與人的共贏，是第二層次的共贏。只有以共贏為目的，例會才能得到大家的認(rèn)同和支持，才能開成凝心聚力的會，集思廣益的會，推動工作的會。

4.2 例會的關(guān)鍵在于主編

例會能不能開好，主要取決于主編（副主編）的基本素質(zhì)和對例會的重視程度。主編（副主編）一要做好表率，要求別人做到的，自己首先做到；二要加強例會的計劃性，對例會的議程、內(nèi)容要吃得透，把得準(zhǔn)，說得清；三要掌控會議節(jié)奏，避免走題和閑聊，對一些意外事情能做好應(yīng)急處理；四要對例會決定的事項進行必要的追蹤檢查，及時過問，保證落實。

4.3 例會的重心在于質(zhì)量

例會質(zhì)量是學(xué)術(shù)期刊全面質(zhì)量管理不可缺少的內(nèi)容，是提高學(xué)術(shù)期刊質(zhì)量的一個重要手段。與會人員要樹立強烈的質(zhì)量意識，認(rèn)識到質(zhì)量管理是全面、全員、全程的管理。例會質(zhì)量亦莫能外。例會質(zhì)量的不斷進步和提高，必然對期刊質(zhì)量的進步和提高產(chǎn)生積極的作用。

4.4 例會的難點在于堅持

例會每周一次或是兩周一次，每年要循環(huán)往復(fù)幾十次。這對參與例會人員，尤其是主編（副主編）是一個嚴(yán)峻的考驗。例會一方面有效地推進了編輯工作，另一方面又一定程度上限制了與會者的自由。有些人對會議存在誤解，持否定的、排斥的態(tài)度［6］。一些主編（副主編）可能職責(zé)太多，工作太忙，把例會開成了隨機性的會議。由于許多的知識、見解、想法只有在面對面交流時才能真正共享或?qū)崿F(xiàn)，面對面交流時雙方的神態(tài)、表情、語調(diào)、手勢等是其他方式無法替代的［7］。所以，即使再難，學(xué)術(shù)期刊編輯例會也應(yīng)堅持不懈，不能半途而廢。

5 結(jié)語

本文是在總結(jié)編輯例會實踐的基礎(chǔ)上，參考了已經(jīng)公開發(fā)表的有關(guān)例會研究文獻，對學(xué)術(shù)期刊編輯例會的主要特征、模式、作用和體會做了一些必要的思考與概括，希望對同行以及其他領(lǐng)域想做好例會工作的人能有所幫助。學(xué)術(shù)期刊是一個較大的期刊群落，辦刊情況既有相似性，也有差異性。故而本文的適用范圍也不確定。在此，權(quán)當(dāng)拋磚，以求引玉。

1 ［美］.大衛(wèi)·馬丁.贏在例會.源泉，譯.北京：國際文化出版公司，2005：2-14

2 楊煥新.探索社科學(xué)術(shù)期刊的發(fā)展新路.出版發(fā)行研究，1999，15（8）：41-41

3 郝建忠，楊洪泉.提升科技期刊核心競爭力有效途徑的探討.中國科技期刊研究，2008，19（4）：656-658

4 彭桃英，高渭文，徐娟等.高校期刊編輯部文化建設(shè)路徑探討——以河海大學(xué)期刊編輯部為例.中國科技期刊研究，2012，23（4）：634-638

5 崔自三.高效例會的標(biāo)準(zhǔn)步驟.中國商貿(mào)，2006，15（3）：36-37

6 尹良偉.試論例會在高校圖書館管理工作中的重要作用.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009，19（16）：11-13

7 高敏.如何加強高?？蒲袌F隊例會的管理.科技管理研究，2011，31（10）：65-68