李蓉

中國(guó)古代檔案工作與世界其他國(guó)家相比，在總體上是比較發(fā)達(dá)的，內(nèi)容也很豐富。其從檔案的收集到整理，從保管到利用，都有一套完整的體系。

一、遠(yuǎn)古和上古時(shí)期的檔案工作

在我國(guó)遠(yuǎn)古歷史中，流傳著燧人氏鉆木取火，伏羲氏結(jié)網(wǎng)捕魚(yú)，神農(nóng)氏種植五谷等傳說(shuō)。歷經(jīng)結(jié)繩記事、刻契記事、圖畫(huà)記事等原始記事，歷經(jīng)語(yǔ)言記錄符號(hào)——文字的產(chǎn)生，檔案工作從無(wú)到有，從簡(jiǎn)單到復(fù)雜，見(jiàn)證了文明的進(jìn)步，也見(jiàn)證了封建王朝的興衰更替。檔案最終成為人類(lèi)社會(huì)及時(shí)代的記錄。

我國(guó)最早的檔案工作可追溯到堯、舜、禹時(shí)期。商代是我國(guó)有文字可考?xì)v史的開(kāi)端。殷商時(shí)期，統(tǒng)治者事無(wú)巨細(xì)都要求神問(wèn)卜一下，其方法就是讓占卜師將龜甲、獸骨之類(lèi)的器物放在火上燒烤，然后觀其裂紋，進(jìn)行解釋。占卜結(jié)果被刻記在龜甲、獸骨等上面，以便保存和利用。這樣形成的文字記錄即是今天所稱(chēng)的甲骨檔案。周學(xué)恒在《中國(guó)檔案事業(yè)史》一書(shū)里認(rèn)為，商代的史官是巫史，檔案工作服務(wù)于巫這種宗教職能，宗教職能是構(gòu)成奴隸制國(guó)家機(jī)器的重要組成部分，不管民事、政事和軍事，都要涂上“神事”的色彩，當(dāng)時(shí)有知識(shí)的史官便充當(dāng)了溝通天地的半神半人角色。他們用自己專(zhuān)門(mén)的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，解釋天道，占卜人事，指導(dǎo)社會(huì)，慰藉人生。商代甲骨卜辭中的“貞人”即為當(dāng)時(shí)巫史的一種。而“貞人”占卜記事的卜辭，即為當(dāng)時(shí)的檔案工作。周學(xué)恒先生指出，這是我國(guó)古代檔案工作的最早記錄，也是我國(guó)檔案工作的起源。[1]商代的甲骨檔案包括：占卜刻辭、卜事刻辭、記事刻辭、表卜刻辭等四類(lèi)，是我國(guó)現(xiàn)存最早、較系統(tǒng)的官府文書(shū)。

到了西周時(shí)期，我國(guó)檔案工作比商朝有了進(jìn)一步發(fā)展。西周統(tǒng)治者較之商代更加重視檔案的收集工作，出現(xiàn)了中央政府正規(guī)的檔案機(jī)構(gòu)——天府。保管文書(shū)檔案的正本，負(fù)責(zé)管理天府的史官稱(chēng)“守藏史”，而文書(shū)檔案的副本則由秘書(shū)機(jī)構(gòu)“太史寮”主管。“太史寮”是以太史為首，與其下屬官員組成的官署機(jī)構(gòu)，主要掌管起草文書(shū)、記載史事、保管?chē)?guó)家典籍、策命諸侯卿大夫及其它事務(wù)。當(dāng)時(shí)除了有專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，還有比較細(xì)化的掌管王朝內(nèi)外檔案的組織人員：卿大夫、小史、內(nèi)史、御史和外史。

此外，西周的史官記注制度，是我國(guó)古代歷史記載方面領(lǐng)先于世界的一種管理制度。金文檔案也在這一時(shí)期出現(xiàn)。古人稱(chēng)銅為金，故后世人把鑄刻在青銅器上的銘文稱(chēng)為“金文”。金文是王和奴隸主貴族的重要記事檔案，是保存于宗族或宗廟的重要?dú)v史記錄，記載著這一時(shí)期統(tǒng)治階級(jí)的重大事件，如冊(cè)命、賞賜、志功、征戰(zhàn)、訴訟等，具有明顯的史記性質(zhì)，故其被今人稱(chēng)之為金文檔案。金文檔案又是繼商代甲骨檔案之后又一珍貴的歷史檔案。與甲骨、金文并存的還有簡(jiǎn)冊(cè)檔案。

到春秋戰(zhàn)國(guó)時(shí)期，各國(guó)都十分重視檔案的收集管理工作，設(shè)立了專(zhuān)門(mén)管理檔案的官員。戰(zhàn)國(guó)時(shí)期各諸侯國(guó)管理檔案的官員名稱(chēng)不一：趙國(guó)稱(chēng)御史，齊國(guó)稱(chēng)掌書(shū)，秦國(guó)稱(chēng)尚書(shū)。代表當(dāng)時(shí)政治經(jīng)濟(jì)軍事的文書(shū)檔案無(wú)論從內(nèi)容到形式都有了較大發(fā)展。許多國(guó)家都明文規(guī)定：凡本國(guó)頒發(fā)的策令、各國(guó)間的往來(lái)文書(shū)、以及本國(guó)和他國(guó)各項(xiàng)政治活動(dòng)的記錄（主要種類(lèi)有刑書(shū)、計(jì)書(shū)、上書(shū)、盟書(shū)、璽書(shū)、遺書(shū)、符、節(jié)、檄文、券等）都要收集起來(lái)，交史官保管。另外，文書(shū)檔案工作逐漸由傳統(tǒng)史官中分離出來(lái)，由專(zhuān)門(mén)的官員掌管文書(shū)檔案。這表明了社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，奴隸社會(huì)正向封建社會(huì)轉(zhuǎn)化。

秦朝統(tǒng)一天下后，秦朝中央設(shè)三公、九卿，九卿少府中的尚書(shū)是專(zhuān)管文書(shū)檔案的官吏。其文書(shū)檔案管理工作得以迅速發(fā)展完善。在秦統(tǒng)一六國(guó)的過(guò)程中，對(duì)各國(guó)的地圖及繪制的各國(guó)宮寶圖都視為重要檔案，進(jìn)行了廣泛收集，并設(shè)專(zhuān)門(mén)史官保管。秦朝以法治國(guó)，因此，更加重視對(duì)法律檔案的收集。主要表現(xiàn)在，對(duì)法律檔案有如下規(guī)定：凡吏民對(duì)法令的查詢及法官的解釋?zhuān)家占饋?lái)，并寫(xiě)在竹簡(jiǎn)上，入柜封印，妥善保存。秦在統(tǒng)一文字的基礎(chǔ)上，制定了不少檔案管理規(guī)章和行政法規(guī)，從而大大促進(jìn)了古代文書(shū)檔案工作的進(jìn)程。

西漢御史府是中央政府主管文書(shū)檔案的重要機(jī)構(gòu)，御史中丞主管宮中蘭臺(tái)圖籍秘書(shū)。具體“掌圖籍秘書(shū)”的官吏，稱(chēng)蘭臺(tái)令史，東漢班固就曾出任蘭臺(tái)令史，奉詔修史。蘭臺(tái)在當(dāng)時(shí)保管包括漢代歷朝皇帝的制、詔、臣僚的奏疏，國(guó)家頒發(fā)的律令、各類(lèi)輿圖和州郡上交的計(jì)簿等。早在楚漢相爭(zhēng)之時(shí)，劉邦和蕭何就很重視秦王朝的檔案典籍?！妒酚洝な捪鄧?guó)世家》記載，劉邦至秦首都咸陽(yáng)，“諸將皆爭(zhēng)金帛之府分之，（蕭）何獨(dú)先入收秦丞相、御史律令、圖書(shū)藏之”。東漢時(shí)尚書(shū)臺(tái)則成為主管文書(shū)檔案的中樞機(jī)構(gòu)，檔案由尚書(shū)主管。兩漢時(shí)期，公務(wù)、文書(shū)的種類(lèi)和用途增加許多，在文書(shū)處理方面，逐步形成了從中央到地方一整套文書(shū)工作制度，保證了文書(shū)檔案的順利傳遞，促進(jìn)了這一時(shí)期文化的高度發(fā)展和繁榮。司馬遷的《史記》和東漢班固的《漢書(shū)》這兩部我國(guó)古代的名著，編修時(shí)都大量地運(yùn)用了檔案史料。在唐宋之前，由于印刷沒(méi)有得到廣泛應(yīng)用，當(dāng)時(shí)檔案和珍貴圖書(shū)是不加區(qū)別的。天府、蘭臺(tái)等機(jī)構(gòu)既是中央檔案館，也是皇家的圖書(shū)館。

二、中古時(shí)期的檔案工作

魏晉南北朝時(shí)期，社會(huì)動(dòng)蕩不安，政權(quán)更替頻繁。中央政府逐漸形成三省制，并于中書(shū)、門(mén)下、尚書(shū)三省外另設(shè)“秘書(shū)省”，主要管理歷朝檔案和本朝檔案。曹操也很重視對(duì)檔案的收集。在魏國(guó)建立前，曹操手下的謀臣袁渙就協(xié)助他收集了呂布的一些檔案材料。之后，袁渙又建議他，要向漢初那樣“大收篇籍，明先圣之教”[2]。再如西晉，雖然它維持統(tǒng)一局面很短暫，但在它滅吳時(shí)，卻很重視對(duì)吳國(guó)檔案的收集。在太康二年（公元281年），晉武帝下令收集魏王墓中的殘簡(jiǎn)，并存入秘府。還有南朝的梁元帝，重視檔案的收集，在他在位的三年間（公元552—554年），王朝秘府就收集各種檔案6.7萬(wàn)多卷。然而。由于長(zhǎng)期的社會(huì)動(dòng)亂，大量的檔案典籍又受到很大的破壞。令人欣慰的是，隨著造紙術(shù)的發(fā)展，以及筆、墨等書(shū)寫(xiě)材料的改進(jìn)，不僅促進(jìn)了我國(guó)書(shū)法和文具制造工藝的提升，而且為文書(shū)檔案工作的發(fā)展提供了良好的物質(zhì)技術(shù)條件，因而檔案工作得到進(jìn)一步提高和發(fā)展。

隋唐時(shí)期，不但重視對(duì)前朝政治、軍事等檔案的收集，而且也非常重視對(duì)地圖、戶籍等檔案的收集。隋朝在秘書(shū)省內(nèi)設(shè)立了“史館”，是專(zhuān)門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)。公元605—617年，隋王朝“普詔天下諸郡，條其風(fēng)俗物產(chǎn)地圖，上于尚書(shū)”[3]。唐代更進(jìn)一步明文規(guī)定各國(guó)各州、府每三年一造地圖（后改為五年），連同戶籍一起上送尚書(shū)省兵部職方司。endprint

唐朝是我國(guó)封建社會(huì)的鼎盛時(shí)期。唐太宗及丞相房玄齡十分重視檔案典籍的收集，并利用它們來(lái)編史修志，成就斐然。如貞觀十年五史俱成，貞觀二十年成《晉書(shū)》，后又修《五代史志》等。一部二十四史，就有八部在貞觀年間編成。同時(shí)，唐朝出現(xiàn)了專(zhuān)門(mén)保管人事檔案的機(jī)構(gòu)——甲庫(kù)。甲庫(kù)有著嚴(yán)密的保管制度，并已形成相當(dāng)?shù)囊?guī)模。

唐代是我國(guó)文書(shū)檔案工作制度健全時(shí)期，又是我國(guó)文書(shū)和檔案工作明確分工時(shí)期。唐還首創(chuàng)了公文改錯(cuò)制度——貼黃制度。唐代的敕書(shū)是用黃紙書(shū)寫(xiě)的，詔敕有所更改時(shí)，亦用黃紙貼在上面，稱(chēng)為貼黃。唐代還確立了文書(shū)檔案“中書(shū)出令、門(mén)下審議、尚書(shū)執(zhí)行”的三省分權(quán)運(yùn)行體制。三省分權(quán)制度，保證了文書(shū)運(yùn)行的認(rèn)真準(zhǔn)確，有效維護(hù)了國(guó)家機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。至隋唐，文檔官吏進(jìn)一步專(zhuān)職化，最終形成等級(jí)森嚴(yán)的官吏制度。而作為文書(shū)檔案人員的“令吏”，則地位不高。唐代武則天時(shí)，曾明文規(guī)定，令吏出身者官不得過(guò)三品。隨著國(guó)家機(jī)構(gòu)的不斷完善，文書(shū)檔案的各種規(guī)章制度已發(fā)展得比較完善，從撰擬、令簽、分揀到銷(xiāo)毀、保密、傳遞等過(guò)程都制定了較詳細(xì)的規(guī)定。貞觀三年（公元629年），唐太宗組史館，設(shè)館官修史書(shū)，通過(guò)修史編志，達(dá)到鞏固政權(quán)之目的。他深明“以史為鑒”“以古為鏡，可以知興替”的道理。這種設(shè)置史館官修史書(shū)的制度，一直延續(xù)到清朝、民國(guó)。

三、近古時(shí)期的檔案工作

宋朝從中央政府各部門(mén)到各地方官府，普遍設(shè)置了專(zhuān)門(mén)保管檔案的“架閣庫(kù)”，其主管官員稱(chēng)為“官勾”，檔案人員稱(chēng)為“守當(dāng)官”“勾當(dāng)官”。宋代許多時(shí)期都政治腐化，官僚腐敗墮落，一切政事“以例從事”，“例”即所謂檔案。宋代文書(shū)檔案人員，盡管職位不高，但作用卻比較重要。宋朝建立了專(zhuān)門(mén)用于保管皇帝詔令、譜系、典籍、詩(shī)文等檔案的帝王檔案庫(kù)。兩宋時(shí)期共建了十一座帝王檔案庫(kù)，分別收藏各朝皇帝檔案。而“架閣庫(kù)”的設(shè)置，不僅是檔案裝具的變革，也成為各級(jí)官府專(zhuān)門(mén)保存文書(shū)檔案的機(jī)構(gòu)。與此同時(shí)還建立了一整套檔案管理制度。其時(shí)是中國(guó)檔案史上的重大變革期。宋朝的檔案收集范圍很廣，據(jù)《慶元條發(fā)事類(lèi)》記載，諸路、州縣等地方官署的各種冊(cè)籍以及王朝中央六部現(xiàn)成的檔案文書(shū)除“置冊(cè)編寫(xiě)”，連粘元（原）本架閣庫(kù)外，都要按期逐級(jí)上送；還規(guī)定，王朝中央六部的檔案，在部保存二年后送架閣金耀門(mén)文書(shū)庫(kù)收藏。宋朝的文書(shū)檔案形成的制度，比以前各朝更進(jìn)了一步。

元朝建立后，也很重視對(duì)檔案典籍的收集。據(jù)《元史·張柔傳》載，元將張柔攻下金汴京后，“于金帛一無(wú)所取，獨(dú)入史館取金實(shí)錄和秘府圖書(shū)”。公元1276年元軍攻入臨安，元朝統(tǒng)治者對(duì)宋王朝的秘府圖書(shū)、太常寺祭器、天文地理圖冊(cè)、宗正寺譜牒、以及各種典章文字、戶口版籍等更是“盡仰收檢”。元朝的檔案管理繼承了宋朝的“架閣庫(kù)”制度。

明清時(shí)期的文書(shū)工作制度日趨健全。明王朝建立前，朱元璋多次明令部下收集敵方各種檔案，并鼓勵(lì)敵將攜帶檔案投誠(chéng)。在這一政策影響下，公元1366年，元淮安守將梅恩祖將該城的檔案典籍獻(xiàn)出。明軍攻入元大都，朱元璋特下詔，命令明軍將領(lǐng)徐達(dá)等入城后，把元朝的秘書(shū)監(jiān)、國(guó)子監(jiān)、太史院典籍以及天文儀像、地理戶口版籍、應(yīng)用典故文字，一并收集起來(lái)。明王朝的這一政策，使其建立之初就收集到大批檔案材料。洪武初年又建立了收貯全國(guó)重要經(jīng)濟(jì)檔案“賦役黃冊(cè)”的后湖黃冊(cè)庫(kù)。為了利于黃冊(cè)的長(zhǎng)期保存，朝廷對(duì)冊(cè)籍的用紙、裝訂、裱糊使用的材料，以及冊(cè)籍的寬窄尺寸、貯冊(cè)架閣的制造都有嚴(yán)格的要求。黃冊(cè)庫(kù)沿襲前朝按朝（年）、地區(qū)排列、貯藏的管理方法，并有周密的防衛(wèi)措施，形成了一套較嚴(yán)密的管理制度。另一皇家檔案庫(kù)的代表——皇史宬，建于明嘉靖十三年（公元1534年）。這是我國(guó)現(xiàn)存最大的古代國(guó)家檔案館，全部磚石結(jié)構(gòu)，堅(jiān)固耐用，又被稱(chēng)為“石室”。墻身足有五六米厚，臺(tái)基高達(dá)兩米，具有防火、保溫、防潮、防蟲(chóng)鼠的功能，利于檔案的永久保存。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，明代有名可考的黃冊(cè)架閣庫(kù)就有300多處。這樣規(guī)模巨大的檔案收藏機(jī)構(gòu)是空前的。明王朝還在全國(guó)一些重要城市分別設(shè)置皇家檔案庫(kù)，其建造區(qū)域廣，庫(kù)房規(guī)模大，管理制度嚴(yán)格，表現(xiàn)出這一時(shí)期檔案管理水平的空前提高。

清政府設(shè)“清檔房”，管理文書(shū)檔案的人員稱(chēng)“書(shū)吏”。清朝的檔案，絕大部分為政府公文，設(shè)立了按文種、分問(wèn)題的整理制度、編目登記制度、檔案匯抄制度、一案一卷的立卷制度。清王朝初期，順治帝對(duì)降清之明吏一概錄用，對(duì)文書(shū)檔案的上繳、匯抄、繕修、保管以及檔案工作吏員的任用、獎(jiǎng)懲等各方面作出了詳盡的規(guī)定，檔案工作不論中央還是地方署衙均在原有的基礎(chǔ)上得到發(fā)展。例如：變明的皇史宬為清的御用檔案庫(kù)，沿襲元明時(shí)期的“照刷文件制”，同時(shí)又開(kāi)創(chuàng)了許多前所未有的檔案工作制度。雍正元年（1723年），雍正帝令將朱批奏折“封固”回繳，不得抄寫(xiě)隱匿，否則從重治罪；還開(kāi)創(chuàng)了嚴(yán)格稽查文件的按月匯報(bào)辦案情況制度。同年，雍正帝令建軍機(jī)房（后稱(chēng)軍機(jī)處）。軍機(jī)處凌駕于內(nèi)閣和六部之上，規(guī)定這里的檔案要定期修繕，并訂有“清檔”匯抄清查制度。每次清查都要統(tǒng)計(jì)種目、編制清冊(cè)，要將折片數(shù)目、檔冊(cè)篇頁(yè)一一記載清楚。雍正朝在檔案工作上的一系列改革舉措，大大促進(jìn)了文書(shū)檔案工作的開(kāi)展，使文書(shū)檔案工作得到完善和提高。

我國(guó)歷代統(tǒng)治者都十分重視檔案的收集、保管工作。特別是秦、唐、宋、明清時(shí)期將文書(shū)檔案方面有關(guān)規(guī)定列入封建法典中，在檔案的保管和檔案的保護(hù)方面起著重要的作用。我國(guó)古代的檔案管理對(duì)當(dāng)時(shí)國(guó)家政權(quán)鞏固，對(duì)文化學(xué)術(shù)的發(fā)展、繁榮起到積極的作用。

注釋?zhuān)?/p>

[1]參見(jiàn)周學(xué)恒主編《中國(guó)檔案事業(yè)史》，中國(guó)人民大學(xué)出版社，1993年版。

[2]《三國(guó)志》卷十一《魏書(shū)·袁渙傳》。

[3]《隋書(shū)》卷三十三《經(jīng)籍志二》。endprint