你是否偶爾會(huì)離線幾分鐘？想想上次使用關(guān)機(jī)鍵的時(shí)候，是周末在家，在假期中，或者是在辦公室？

技術(shù)的不斷更新升級(jí)，使得遠(yuǎn)距離交流提速，通訊覆蓋范圍大幅拓寬。黑莓、蘋(píng)果、安卓、平板電腦以及其他類(lèi)似的數(shù)碼產(chǎn)品正在改變我們的生活，以及工作開(kāi)展的方式與時(shí)間——這種變化是好是壞很難說(shuō)清。

眾所周知，不管是哪個(gè)層級(jí)的管理者，每天都需要花費(fèi)至少一半的時(shí)間來(lái)搜集、整理和傳遞信息。而過(guò)去半個(gè)世紀(jì)的研究清晰顯示，管理具有高度多樣、簡(jiǎn)明、碎片化和易受干擾而中斷的特性；其中，易中斷性尤其值得注意。

始于卡爾森（Sune Carlson，是最早研究管理工作的人，他研究了1947年左右瑞典的一些企業(yè)高管；這是一個(gè)重要的年份，因?yàn)榈谝慌_(tái)電腦誕生了）的研究顯示，在試圖協(xié)調(diào)矛盾的要求時(shí)，管理者的注意力會(huì)頻繁地從一項(xiàng)活動(dòng)轉(zhuǎn)移到另一項(xiàng)活動(dòng)而導(dǎo)致中斷。而移動(dòng)計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)似乎能夠幫助管理者有效控制注意力被分散的問(wèn)題。譬如，智能手機(jī)的出現(xiàn)允許管理者在有限的時(shí)間里照顧到各種需要，在活動(dòng)轉(zhuǎn)換的短暫時(shí)間內(nèi)處理一些次要任務(wù)。

但是，新技術(shù)在無(wú)意中也產(chǎn)生了消極的騷擾影響，管理者需要了解過(guò)度依賴(lài)電子通訊的危險(xiǎn)。這一新的現(xiàn)實(shí)會(huì)給公司管理帶去深遠(yuǎn)影響，可惜，相關(guān)領(lǐng)域的研究仍顯得有限。

迷失管理的真意

管理不是一門(mén)科學(xué)技術(shù)，而是微妙細(xì)膩的實(shí)踐工作，大部分需要通過(guò)在職業(yè)生涯中密切關(guān)注姿態(tài)動(dòng)作和說(shuō)話語(yǔ)氣來(lái)慢慢積累。這種“軟信息（soft information）”是管理的重要組成部分，主要在會(huì)議、偶然相遇或者在電話中通過(guò)交談傾聽(tīng)來(lái)搜集、獲取。僅僅使用文字——發(fā)送電子郵件等文本信息，與直接進(jìn)行看和聽(tīng)的觀點(diǎn)交流與工作協(xié)商，存在著細(xì)微差別。這種差別往往是管理的微妙之處。信息技術(shù)能夠而且應(yīng)該拓寬人的交流圈，但不能替代建立信任、分享觀點(diǎn)和鞏固團(tuán)隊(duì)所需的面對(duì)面互動(dòng)。

事實(shí)上，如果管理者僅僅依靠鍵盤(pán)與人聯(lián)系，就會(huì)錯(cuò)失鍵盤(pán)外的廣闊世界——這是一種冒險(xiǎn)，試圖以廣度來(lái)代替深度。最近的研究顯示，雖然如今人與人之間的聯(lián)系更加頻繁，但是人際關(guān)系卻越來(lái)越淡。Facebook（臉譜）和LinkedIn （一家面向商業(yè)客戶(hù)的社交網(wǎng)絡(luò)SNS服務(wù)網(wǎng)站）可以補(bǔ)充但不能代替作為有效管理核心的個(gè)人交互。管理者如果相信他們可以通過(guò)電子郵件來(lái)獲知自己部門(mén)的情況——極少走出辦公大廈，更不用說(shuō)登上飛機(jī)遠(yuǎn)赴他方——那么很可能發(fā)現(xiàn)自己已經(jīng)陷入麻煩。確實(shí)，管理者可以通過(guò)電子通訊搜集到大量事實(shí)，卻錯(cuò)過(guò)了事實(shí)背后的真意。而且，越來(lái)越依賴(lài)140字的推特（twitter）來(lái)傳遞對(duì)組織或個(gè)人的印象，將導(dǎo)致對(duì)精細(xì)之處的更大程度遺漏。

同時(shí)，新技術(shù)還會(huì)激化管理工作中固有的忙碌與煩亂，有時(shí)候甚至導(dǎo)致管理者出現(xiàn)不合常理的表現(xiàn)。譬如，在周日晚上10：30發(fā)送一條文本信息通知周一上午8：30開(kāi)會(huì)，或者僅僅等了一個(gè)小時(shí)就開(kāi)始追問(wèn)請(qǐng)求獲取信息的電子郵件怎么還未回復(fù)。這些在工作中變得越來(lái)越平常的現(xiàn)象打亂了工作與生活之間的平衡，擾亂了集中注意力的能力，并且腐蝕著人的認(rèn)知能力。一旦患上查看手機(jī)和電子郵件的強(qiáng)迫癥，就很難將注意力集中在手頭的工作上。

濫用通信新技術(shù)還會(huì)導(dǎo)致管理者疏于把握大圖景。大量對(duì)金融危機(jī)的分析顯示，高管由于過(guò)度關(guān)注對(duì)競(jìng)爭(zhēng)的快速反應(yīng)，導(dǎo)致疏忽交易細(xì)節(jié)，看不到長(zhǎng)遠(yuǎn)未來(lái)。新技術(shù)帶來(lái)快速流動(dòng)的信息，在給予管理者掌控全局的錯(cuò)覺(jué)的同時(shí)，實(shí)際上在威脅與剝奪他們對(duì)交易的控制。隨著需要處理的事情的增加，管理過(guò)程變得更加浮躁和膚淺。

奪回控制權(quán)

不過(guò)，還有機(jī)會(huì)重新奪回控制權(quán)。為此，必須知道自身因過(guò)度依賴(lài)電子通訊而導(dǎo)致的問(wèn)題有多嚴(yán)重。首先，統(tǒng)計(jì)一周內(nèi)收到的電子郵件等文本信息的數(shù)量。第二，計(jì)算這些信息中對(duì)你個(gè)人行為有所要求的比例。第三，計(jì)算你的發(fā)送/接收比率（用收到的信息的數(shù)量除以發(fā)送數(shù)量）。最后，看看自己的發(fā)放率，即始于自己的信息占了多少百分比。

也許你會(huì)發(fā)現(xiàn)，在一年中郵件最少、工作最寬松的一周里，都需要約20小時(shí)來(lái)處理電子郵件。過(guò)度電子通訊問(wèn)題的范圍和潛在成本十分明顯。如何根據(jù)自己的電子郵件等文本信息使用習(xí)慣，擺脫電子通訊帶來(lái)的煩瑣，抓住工作重點(diǎn)？

削減數(shù)量。如果交際來(lái)往更頻繁，涉及的人更多，需要回復(fù)的信息自然越多。在發(fā)送信息前，思考、再思考一下是否真的需要說(shuō)什么或者別人是否真的需要聽(tīng)這些。

細(xì)分電子郵件。不妨多注冊(cè)幾個(gè)郵箱：一個(gè)交給助理管理，助理應(yīng)該經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，能夠代替自己給郵件排定優(yōu)先次序，將一些任務(wù)委派出去，并對(duì)某些郵件直接進(jìn)行回復(fù)；第二個(gè)郵箱只提供給特定人群，如客戶(hù)和同事；第三個(gè)郵箱則負(fù)責(zé)小型社交圈的交流，如朋友、家庭成員。有些管理者還可以啟用第四個(gè)郵箱，專(zhuān)門(mén)用于網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)和購(gòu)物，以應(yīng)對(duì)垃圾郵件。

利用好電郵工具。沒(méi)有多少人充分利用了郵箱功能，大多數(shù)電子郵件客戶(hù)程序都自設(shè)過(guò)濾器、管理器等工具，用于規(guī)范和管理信息。如蘋(píng)果Siri之類(lèi)的電子助理，可以提取電子郵件的底層任務(wù)，并搜集需要的信息來(lái)完成任務(wù)。

給自己留下停工期。管理電子郵件確有必要，但有時(shí)候也需要休息?？梢試L試“電郵休假”，停止所有電子通訊，至少每?jī)芍苓@么休息一次。如果覺(jué)得這么做太極端，不妨只選擇一天中的部分時(shí)間窗口處理郵件，其他時(shí)間則拒絕處理電郵和回復(fù)信息；在此期間，將狀態(tài)調(diào)整為“不在辦公室”，讓其他人知道你無(wú)法及時(shí)回復(fù)信息。

組織企業(yè)休整。前英特爾首席工程師 Nathan Zeldes曾是這個(gè)領(lǐng)域的思想領(lǐng)袖，在英特爾設(shè)計(jì)和推廣了諸如“安靜時(shí)間”、電郵配額、消息退回、限制訪問(wèn)電子郵件服務(wù)器等措施；（德國(guó)）大眾汽車(chē)在員工下班后就關(guān)閉黑莓服務(wù)器不再接收郵件；還有一些公司則在重要的假期里設(shè)有“無(wú)郵件”時(shí)間段；而諸如巴黎IT服務(wù)公司Atos SA等企業(yè)則正在考慮禁止在公司內(nèi)部使用電子郵件。

全新開(kāi)始。如果到了“郵件破產(chǎn)”的境地，覺(jué)得再也無(wú)法處理當(dāng)前郵箱紛繁復(fù)雜的狀況，重新開(kāi)始或許是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。重新注冊(cè)一個(gè)郵箱，然后以更好的習(xí)慣來(lái)發(fā)送、接收和回復(fù)信息，同時(shí)也可以切斷一些不必要的聯(lián)系。

關(guān)掉電源。如果上述做法都失敗了，記得還可以關(guān)閉所有的電子設(shè)備。不妨將此作為日常管理的一部分。

上述辦法都很有效，但行之不易。要求管理者敢于對(duì)有意識(shí)或者無(wú)意識(shí)的、自己必須能夠被聯(lián)系到的思維慣性說(shuō)“不”。一家加拿大高科技企業(yè)CEO曾如此評(píng)價(jià)電子郵件：“你無(wú)法逃脫，沒(méi)有地方可以進(jìn)行深思，哪怕是簡(jiǎn)單思考?！辈贿^(guò)，管理者們?nèi)杂羞x擇余地：是控制科技讓它為自己服務(wù)，還是任由其一點(diǎn)點(diǎn)侵蝕管理工作？這取決于你對(duì)于自己的習(xí)慣愿意傾注多少關(guān)注。記得，你始終握有關(guān)閉按鈕。