摘 要：高職院校系教學(xué)秘書是學(xué)院一線教學(xué)的管理者和服務(wù)者，在學(xué)院一線教學(xué)管理中發(fā)揮了重要作用。如何在系級(jí)教學(xué)管理中找到秘書的位置，提自身高素質(zhì)能力，這對做好教學(xué)管理工作有著舉足輕重的作用。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；素質(zhì)能力；溝通

高職院校系教學(xué)秘書是院校教學(xué)管理隊(duì)伍中最基層的執(zhí)行者，是教學(xué)環(huán)節(jié)中的關(guān)鍵點(diǎn)，更是教學(xué)管理中不可缺少的角色。教學(xué)秘書是教務(wù)處、教師、學(xué)生三者之間的橋梁，是信息傳遞和反饋的重要渠道，平時(shí)工作量大，工作事務(wù)繁瑣。本文結(jié)合自身工作的實(shí)踐與體會(huì)，就系教學(xué)秘書如何更有效地開展工作，談幾點(diǎn)不成熟的想法。

一、堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，工作敢于創(chuàng)新

1.主動(dòng)服務(wù)意識(shí)要增強(qiáng)

爭取實(shí)現(xiàn)從被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)超前服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從搞好事務(wù)服務(wù)為主向注重超前服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從搞好事務(wù)服務(wù)為主向注重大局服務(wù)的轉(zhuǎn)變；從完成具體事項(xiàng)向加強(qiáng)綜合協(xié)調(diào)的轉(zhuǎn)變；從單純辦公、辦事，向強(qiáng)化督促檢查、推動(dòng)決策部署落實(shí)的轉(zhuǎn)變；從忙于事務(wù)，向深入調(diào)查研究，發(fā)揮參謀作用的轉(zhuǎn)變；對本系工作要有預(yù)見性，提前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。

2.緊張狀態(tài)下開展工作要有序

教學(xué)秘書的工作時(shí)時(shí)都是緊張的，無論是常規(guī)教學(xué)工作，還是中期、末期檢查，突擊任務(wù)一來就更緊張。因此，必須要科學(xué)規(guī)范各項(xiàng)工作，先重后輕，先緊后松，做到有分有合，統(tǒng)籌兼顧。

3.在工作方法上要?jiǎng)?chuàng)新

自覺做到換位思考，善于站在全局的角度想問題。加快辦公自動(dòng)化，信息網(wǎng)絡(luò)化，管理科學(xué)化建設(shè)，提高工作效率。在繁忙中求準(zhǔn)確。忙中有錯(cuò)是人之常事，但系部工作不允許出差錯(cuò)。這就要求工作從全局出發(fā)，對局部的偏差隨時(shí)調(diào)整，在忙亂中確保工作的準(zhǔn)確。

二、系教學(xué)秘書的素質(zhì)能力

1.心態(tài)平和

教學(xué)秘書工作繁、重、緊、雜，在默默無聞地為學(xué)院的教學(xué)管理工作作貢獻(xiàn)。而他們永遠(yuǎn)是背后的奉獻(xiàn)者，沒有轟轟烈烈的成績。不像任課老師能有很好的立項(xiàng)科研成果，不像輔導(dǎo)員組織一次學(xué)生活動(dòng)，就能給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻印象。他們做的似乎都是日常小事，而一旦出事卻都是大事。他們的地位、身份等方面與教師、科研人員有著一定的差距，來自各方面的原因，造成教學(xué)秘書心理或多或少的不平衡。

面對工作中的不理想，教學(xué)秘書要善于調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，提高心理素質(zhì)，加強(qiáng)對秘書工作的認(rèn)識(shí)，樹立光榮感與自豪感，胸襟開闊、樂觀向上、積極進(jìn)取，在平凡中實(shí)現(xiàn)自己的人生價(jià)值。不要把自己工作中的不順心掛在嘴邊，寫在臉上。向領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生和你身邊的人展示燦爛的笑容，用微笑帶走心理的煩惱，感染身邊的每個(gè)人。無論遇到什么都要記得微笑，保持心態(tài)平和。

2.善于溝通交往

教學(xué)活動(dòng)不是一個(gè)系就能獨(dú)立完成的，需要職能部門的密切配合，教學(xué)秘書要與學(xué)院教務(wù)處、學(xué)工辦及其他職能部門保持溝通，保證信息暢通，進(jìn)行信息反饋。學(xué)會(huì)借助有效的溝通手段協(xié)調(diào)院與系以及系與各職能部門的關(guān)系，建立起相互了解、相互合作、相互促進(jìn)的融洽關(guān)系，特別是與本系教師和學(xué)生進(jìn)行gWKqmBHFub9qnndyaGc7hQ==良好的溝通。將本系的通知，如上交教學(xué)文件、科研申報(bào)、考試安排、監(jiān)考閱卷等事宜及時(shí)地傳達(dá)給任課教師，將老師的想法意見適時(shí)恰當(dāng)?shù)胤答伒较道铮粚⑾道锏恼n程安排、考試安排等各種通知及時(shí)地告知學(xué)生；將學(xué)生對任課教師的意見，對教學(xué)方面的意見反映給系里。

教學(xué)過程的每個(gè)環(huán)節(jié)都離不開教學(xué)秘書的溝通。溝通過程中教學(xué)秘書要認(rèn)清自己的角色位置，充分考慮對方的特點(diǎn)和需要，互相尊重，互相理解，注意談話的藝術(shù)，靈活應(yīng)變，熱情機(jī)智。同時(shí)教學(xué)秘書要善于交往，營造一個(gè)與同事和諧相處，與學(xué)生和平共處的舒暢的工作環(huán)境。善于協(xié)調(diào)各種關(guān)系，充分調(diào)動(dòng)各方面的教學(xué)積極性。

總之，高職院校系教學(xué)秘書應(yīng)該具有充分的工作熱情，擁有廣博的知識(shí)，勤懇踏實(shí)的工作精神，平和的心態(tài)，良好的溝通與交往能力，才能更加出色地做好教學(xué)秘書工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]紀(jì)東.周恩來總理教我做秘書[J].秘書之友，2009（2）.

[2]華潤蘭.論系級(jí)辦公室主任工作職責(zé)[J].高教理論與實(shí)踐，1996（3）.

[3]房德康.淺談新時(shí)期高校院系辦公室主任工作[J].江蘇理工大學(xué)學(xué)報(bào)，1999（4）.

[4]李欣.秘書工作[M].北京：高等教育出版社，1991.

（作者單位 北京財(cái)貿(mào)職業(yè)學(xué)院）