文/華東石油局第六物探大隊(duì) 陳艷

一、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)

要想完美的勝任文秘這項(xiàng)工作，就必須具備以下幾個(gè)基本素質(zhì)，即要能熟悉相關(guān)保密協(xié)議、各種寫作文件的常用格式以及深刻理解企業(yè)的各種規(guī)章制度包含企業(yè)的人事制度等。由于各種不確定的外來因素，提高辦公室文秘辦事水平以及辦事效率或者辦事的規(guī)范性是辦公室整體水平的重點(diǎn)。作為這項(xiàng)工作的第一點(diǎn)也是首要條件是領(lǐng)導(dǎo)必須以身作則，否則造成連領(lǐng)導(dǎo)都不知道什么，兩眼一抹黑，在工作中瞎指揮一通就不是工作效率的問題了。因此每一年應(yīng)該做出包含法律政治的學(xué)習(xí)以及工作業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)計(jì)劃，并且要在領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下進(jìn)行全面透徹的學(xué)習(xí)，這樣的話，領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)好全面的知識(shí)也不至于在工作指揮中因各種原因不懂裝懂的指揮。第二點(diǎn)是辦公室的文秘人員要全部一個(gè)不落的學(xué)習(xí)這些知識(shí)，要求全體文秘人員工作認(rèn)真，尤其要熟練的掌握自己負(fù)責(zé)的任務(wù)。此外做事要一心一意，做什么事，就要做好它，不僅要做好自己的業(yè)務(wù)，還要為公司發(fā)展出謀劃策，在公司內(nèi)形成一個(gè)工作風(fēng)氣優(yōu)秀的辦公室。提高辦公室的凝聚力與再學(xué)習(xí)能力。第三點(diǎn)便是組織員工定期學(xué)習(xí)專題講座，邀請各領(lǐng)域優(yōu)秀人才及領(lǐng)導(dǎo)對于業(yè)務(wù)水平提高、工作體制創(chuàng)新以及長遠(yuǎn)發(fā)展辦公室文秘工作等相關(guān)問題作出報(bào)告。此外，對于傳統(tǒng)禮儀文明如愛崗敬業(yè)、遵紀(jì)守法言談舉止等作出教育。最后考核制度的完善與加強(qiáng)也是必不可少的。

二、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

加強(qiáng)本部門員工的主動(dòng)服務(wù)、個(gè)人責(zé)任等意識(shí)，繼續(xù)堅(jiān)持樂于助人的服務(wù)態(tài)度，給予辦公室文秘的新意義，加強(qiáng)文秘對企業(yè)其他部門的主動(dòng)服務(wù)于支持水平。要實(shí)現(xiàn)習(xí)慣辦公室工作的被動(dòng)性、突發(fā)性等特點(diǎn)，對任何事情都要做到防患于未然。將辦公者被動(dòng)的角色轉(zhuǎn)換到主動(dòng)服務(wù)的角色。以高水準(zhǔn)的素質(zhì)增強(qiáng)辦公室工作的可預(yù)見與超前性，真正做到將辦公室性質(zhì)改為服務(wù)性及主動(dòng)性。除此以外，還要實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變單一服務(wù)為全面超前服務(wù)。由于文秘工作的獨(dú)特性，注定它是多種多樣，雜亂無章的。所以文秘在工作時(shí)，不能采用單一的方法，要全面超前完成工作。不僅僅做好車輛管理、門衛(wèi)衛(wèi)生以及組織策劃會(huì)議等基礎(chǔ)服務(wù)或后勤服務(wù)，還要做好為上級(jí)服務(wù)的工作。

三、提高辦事效率

辦公室是公司的綜合職能部門，在公司起著上傳下達(dá)公司黨政的職能。企業(yè)的各項(xiàng)工作將直接受辦公室工作的能力影響。企業(yè)的執(zhí)行能力受辦公室協(xié)調(diào)和溝通各部門的能力以及是否積極督促各項(xiàng)工作的進(jìn)程而影響，因此。辦公室文秘應(yīng)該以加大在督促上的力度以及盡可能提高工作效率的兩項(xiàng)原則來做工作。首先要傳送、文件管理以及信息采集保密上級(jí)下發(fā)的各種文件和傳真。要零錯(cuò)誤并且有序嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊脮?huì)議召集、打印文件、核稿重要文件以及督辦領(lǐng)導(dǎo)批示等工作。要高效率和高質(zhì)量的對待各項(xiàng)材料文件。在工作上，要一絲不茍，給其它部門批閱、嚴(yán)格遵照領(lǐng)導(dǎo)的指示、高效率高質(zhì)量上報(bào)材料、建立必要的制度并且督促個(gè)部門完成任務(wù)，以及對任務(wù)進(jìn)度進(jìn)行通報(bào)。其次，要不貪功、識(shí)大體、不推過的做好協(xié)調(diào)各部門的工作。以高效率、高質(zhì)量的工作為公司的溝通交流以及團(tuán)結(jié)互助、工作效率做出貢獻(xiàn)。再然后便是規(guī)范檔案管理。對各種不同的照片、文書以及基建要做到規(guī)范和建立管理。對于評(píng)估檢查的材料的歸檔和準(zhǔn)備工作要按時(shí)的進(jìn)行。要對各類報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)一存檔、及時(shí)報(bào)送以及核對統(tǒng)計(jì)工作。規(guī)范并且科學(xué)的對檔案進(jìn)行管理，對企業(yè)的三重一大決議材料進(jìn)行整理還要對它進(jìn)行歸檔。第四點(diǎn)是做好各類通知如節(jié)假日放假通知以及會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)通知等。第五點(diǎn)是一遵照事實(shí)、公正的原則記錄各項(xiàng)會(huì)議記錄包括干部會(huì)議、以及黨政會(huì)議等。第六點(diǎn)是對企業(yè)的通知、計(jì)劃、決議以及規(guī)劃等進(jìn)行高質(zhì)量高效率的起草擬定。第七點(diǎn)是對各種證明的開具要保證實(shí)事求是的態(tài)度，同時(shí)對公司的印章要保管妥善。最后一點(diǎn)是對來賓管理的問題，辦公室文秘要按相應(yīng)的規(guī)格接接待來賓，對于公用物品不能鋪張浪費(fèi)，規(guī)范管理辦公用品制度。

四、強(qiáng)化工作作風(fēng)

要做到對工作紀(jì)律的嚴(yán)格遵守，以團(tuán)結(jié)一致、勤政廉政的態(tài)度在企業(yè)內(nèi)形成優(yōu)秀的工作氣氛，工作嚴(yán)格抓緊、與公司不同人員交流做到深刻了解公司內(nèi)部情況、紀(jì)律嚴(yán)格在執(zhí)行以及對于工作上要做到上下情況相通、并且努力的做好禮貌化用語、文明化行為、快速化反應(yīng)以及優(yōu)質(zhì)化服務(wù)等企業(yè)新四化。形成優(yōu)秀的企業(yè)文化與企業(yè)工作作風(fēng)。

五、注重總結(jié)

這章主要用來分析和回顧了過去的學(xué)習(xí)、思想以及工作情況，并且做出了相對客觀的評(píng)價(jià)。對于上階段的不足做出改進(jìn)，對于優(yōu)點(diǎn)要繼續(xù)保持。辦公室文秘人員的工作數(shù)量龐大并且雜亂無章，只有進(jìn)行對各種工作方法進(jìn)行總結(jié)整理才能形成一個(gè)系統(tǒng)。而終結(jié)方法多種多樣，可以一月一總結(jié)也可一季一總結(jié)，我們要將年末總結(jié)和這種階段性的總結(jié)相結(jié)合，挑出工作中的優(yōu)點(diǎn)及缺點(diǎn)，對缺點(diǎn)進(jìn)行改進(jìn)，對優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行弘揚(yáng)。并且在一年一次的年度經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)上進(jìn)行交流，取長補(bǔ)短，不斷提高在工作中的工作效率與質(zhì)量。

上面所講的便是我在工作中所總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，這個(gè)在兩辦文秘的工作經(jīng)驗(yàn)雖然只在側(cè)面反映文秘工作，但卻是可以作為一種手段來提高辦公室文秘的水平。最后總的來說，作為文秘，我們要在工作中提高自己的能力，學(xué)習(xí)別人的或前人總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，提高工作的效率、以及主動(dòng)的變被動(dòng)為主動(dòng)，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新進(jìn)步、提高自身素養(yǎng)，為企業(yè)的發(fā)展做堅(jiān)強(qiáng)的后盾。

[1].孫衛(wèi)東.高校辦公室工作特點(diǎn)及其對文秘人員的素質(zhì)要求[J].山西青年管理干部學(xué)院學(xué)報(bào).2008(03).

[2].張曉燕，王琳西.努力提高綜合素質(zhì)以適應(yīng)新形勢下的高校辦公室工作[J].才智.2008(14).

[3].馮芳.提高高校辦公室整體水平的思考[J].政法論叢.2000(03).