王園園

（淮北職業(yè)技術(shù)學(xué)院，安徽 淮北 235000）

1 辦公自動化概述

1.1 辦公自動化的概念

辦公自動化（簡稱“OA”）是實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位以及政府機(jī)關(guān)單位辦公室日常事務(wù)工作自動化和信息處理的信息系統(tǒng)。它是當(dāng)前計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)迅速發(fā)展的產(chǎn)物，從當(dāng)前多數(shù)單位的OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)來看，當(dāng)前辦公自動化所依賴的核心技術(shù)就是管理信息系統(tǒng)（簡稱“MIS”），它借助一定的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其它有關(guān)辦公設(shè)備，在相關(guān)人員的參與和管理下進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護(hù)等各項(xiàng)數(shù)據(jù)操作的人機(jī)系統(tǒng)。MIS在企業(yè)管理中的應(yīng)用可有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位基層運(yùn)作以及中層控制和高層決策的集成化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理。

1.2 辦公自動化的特點(diǎn)

1.2.1 集成化

辦公自動化實(shí)現(xiàn)了軟件、硬件和網(wǎng)絡(luò)的集成，工作人員與辦公系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)與辦公服務(wù)信息系統(tǒng)的集成，有效實(shí)現(xiàn)了開放式系統(tǒng)的集成。

1.2.2 智能化

辦公自動化可以節(jié)省辦公人員的大量腦力勞動，如日常事務(wù)的處理、相關(guān)事務(wù)的輔助決策及處理意見，以及對辦公公文內(nèi)容的理解和深層處理等。

1.2.3 多媒體化

隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展，包括文字、圖像、聲音和動畫在內(nèi)的多媒體文件越來越多地出現(xiàn)于各單位機(jī)構(gòu)的日常辦公中，而計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，可以有效實(shí)現(xiàn)這些多媒體文件的綜合處理。

1.3 辦公自動化的主要功能

隨著生產(chǎn)力的發(fā)展和商品競爭的日益激烈，管理者對信息的依賴性越來越大，信息已成為企業(yè)系統(tǒng)的重要資源和財(cái)富。計(jì)算機(jī)技術(shù)為信息處理的現(xiàn)代化、自動化和智能化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。辦公自動化的數(shù)據(jù)處理、文字和表格處理、語音處理、圖形和圖像處理以及輔助決策等功能的應(yīng)用對提高單位的辦公效率發(fā)揮了重要作用。

1.3.1 數(shù)據(jù)處理

在日常辦公中，有大量的數(shù)據(jù)信息要處理，因此，數(shù)據(jù)信息處理就成了當(dāng)前基于OA的主要任務(wù)。辦公自動化系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的輸入、增加、刪除、修改、存儲、分類、索引、報(bào)表輸出等不僅做到了準(zhǔn)確、快速，而且減少了數(shù)據(jù)的冗余度，保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性和獨(dú)立性，是數(shù)據(jù)處理的主要工具。

1.3.2 文字和表格處理

像Word及WPS等編輯排版工具在辦公室日常文本編輯工作中的應(yīng)用，不僅方便，且可使版式設(shè)計(jì)、編輯處理、復(fù)制打印和映像處理等辦公效率得到顯著提高。此外，像微軟以及金山等軟件提供的數(shù)據(jù)表格處理工具在日常辦公中的應(yīng)用可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動化高效處理，在很大程度上提高了單位辦公人員的制表和相關(guān)數(shù)據(jù)的處理效率。

1.3.3 語音處理

計(jì)算機(jī)提供的語音處理系統(tǒng)能夠識別和合成不同的聲音，在文件輸入、個(gè)人保密與鑒別方面有著重要的應(yīng)用。

1.3.4 圖形與圖像處理

可利用計(jì)算機(jī)的圖形與圖像技術(shù)，借助不同色彩來區(qū)分不同類型的信息，并以圖形的方式表示相關(guān)信息之間的關(guān)系。另外，還可利用計(jì)算機(jī)的圖像處理能力來傳遞一些圖像信息。

1.3.5 輔助決策

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能及時(shí)地分析和處理計(jì)劃及其完成情況，對未來的情況進(jìn)行預(yù)測，為決策人員提供必要的參考信息，提供可選的方案，從而快速準(zhǔn)確地完成決策過程。

2 文字和數(shù)據(jù)處理技術(shù)在辦公自動化實(shí)際工作中的應(yīng)用

2.1 文字處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

文字處理技術(shù)在很大程度上減輕辦公人員的文字錄入校對困難，且可通過創(chuàng)造模板使文檔統(tǒng)一規(guī)范，實(shí)現(xiàn)文件的版式設(shè)計(jì)和模板制作的一次成型，這樣可避免重復(fù)勞動的出現(xiàn)，也避免了傳統(tǒng)辦公中多方人員共同協(xié)作的繁瑣工序。另外，借助于計(jì)算機(jī)的文字處理技術(shù)還可有效實(shí)現(xiàn)對上下級及合作單位信息資料的原版拷貝，從而可有效避免文件再次錄入時(shí)產(chǎn)生的錯(cuò)誤，且拷貝后的文件便于存檔和查閱。

2.2 數(shù)據(jù)處理技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用

在日常辦公中，常有大量的數(shù)據(jù)要處理，相比傳統(tǒng)的人工數(shù)據(jù)處理，基于計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)在日常辦公中的應(yīng)用，具有巨大的優(yōu)越性。以Excel表格數(shù)據(jù)的處理為例，如對企業(yè)商品銷售情況及對企業(yè)員工的工資信息匯總等數(shù)據(jù)的處理分析等，都是數(shù)據(jù)處理技術(shù)在辦公自動化中的實(shí)際應(yīng)用。數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，不僅可以對那些要處理的數(shù)據(jù)信息實(shí)現(xiàn)高效的處理，且處理結(jié)果非常精確。

3 計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)在辦公自動化實(shí)際工作中的應(yīng)用

3.1 多媒體技術(shù)說明

多媒體技術(shù)是一種以計(jì)算機(jī)核心技術(shù)為載體，有效融合和處理包括文本、圖形、動畫、視頻和聲音等多種媒體組合的技術(shù)，相比較其它的計(jì)算機(jī)技術(shù)，多媒體技術(shù)的特點(diǎn)主要體現(xiàn)其具有很好的交互性。目前，多媒體技術(shù)在單位的日常辦公中應(yīng)用的越來越廣泛。

3.2 多媒體技術(shù)的核心技術(shù)

（1）數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。存儲技術(shù)是多媒體技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)之一。從目前的技術(shù)來看，在大容量、高速度、低價(jià)格的存儲器沒解決之前，只讀光盤是比較受人歡迎且較為理想的多媒體存儲介質(zhì)。（2）超文本／超媒體技術(shù)。超文本是一個(gè)非線性的結(jié)構(gòu)，以節(jié)點(diǎn)為單位組織信息，在節(jié)點(diǎn)與節(jié)點(diǎn)之間通過表示它們之間關(guān)系的鏈進(jìn)行連接，構(gòu)成表達(dá)特定內(nèi)容的信息網(wǎng)絡(luò)，用戶可有選擇地查閱自己感興趣的文本。超文本與多媒體的融合產(chǎn)生了超媒體。就是允許超文本的信息節(jié)點(diǎn)存儲多媒體信息，并使用與超文本類似的機(jī)制進(jìn)行組織和管理。（3）計(jì)算機(jī)語音處理技術(shù)。即利用計(jì)算機(jī)對語音信息進(jìn)行理解、識別、合成和播出的技術(shù)。語音處理的大致過程是：對說話人的語音波形進(jìn)行觀察、測量和采集，根據(jù)一個(gè)給定的模型得到語音的信號表示，然后通過技術(shù)處理使信號轉(zhuǎn)換為一種便于處理的形式，最后由人或機(jī)器進(jìn)行信號提取。

3.3 多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用體現(xiàn)

多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用非常廣泛。如OA系統(tǒng)中常見的圖像處理系統(tǒng)、多功能多媒體工作站、語音傳真、秘書系統(tǒng)、視頻會議等功能模塊都是綜合處理語音、數(shù)據(jù)、文字、圖像等多媒體信息的體現(xiàn)。多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用可使基于OA系統(tǒng)的日常辦公變得更加現(xiàn)代化，可提高系統(tǒng)人機(jī)界面的交互性，可使用戶能更好地進(jìn)行各種圖、文、聲并茂的數(shù)據(jù)信息處理，在擴(kuò)大OA系統(tǒng)信息處理范圍的同時(shí)，有效提高OA的應(yīng)用價(jià)值。

4 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化實(shí)際工作中的應(yīng)用

4.1 關(guān)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)

此系統(tǒng)是將辦公自動化技術(shù)與行為科學(xué)、管理科學(xué)及組織理論等有效融合在一起，將其貫穿于整個(gè)辦公活動的各個(gè)方面，并對這些方面產(chǎn)生一系列影響的人機(jī)信息系統(tǒng)。其最終目的是實(shí)現(xiàn)組織信息資源的充分利用，從而使組織單位的辦公質(zhì)量和辦公效率得到顯著提高。此系統(tǒng)基于工作流的概念，采用Internet／Intranet技術(shù)，可使內(nèi)部人員高效地協(xié)同工作，從而方便快捷地共享信息資源，有效改變傳統(tǒng)復(fù)雜、低效的手工辦公方式，提高辦公效率。

4.2 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用體現(xiàn)

4.2.1 電子郵件在辦公自動化中的應(yīng)用

電子郵件在辦公自動化中的應(yīng)用在很大程度上解決了傳統(tǒng)辦公通信中的傳遞信息易出錯(cuò)及傳遞時(shí)間易延誤的問題。在具有文字處理功能的電子郵件處理系統(tǒng)的工作站上，借助數(shù)據(jù)通信網(wǎng)及提供相關(guān)服務(wù)的工作站，可有效實(shí)現(xiàn)通信雙方之間的安全便捷通信，且雙方相互發(fā)送的文件能保存在起信息總匯作用的中心計(jì)算機(jī)或服務(wù)器中，從而可在一定的范圍內(nèi)很好地實(shí)現(xiàn)文件資料的共享。

4.2.2 電視會議在辦公自動化中應(yīng)用

電視會議是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在辦公自動化中應(yīng)用的發(fā)展趨勢。電視會議借助多媒體網(wǎng)絡(luò)將遠(yuǎn)距離的人聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)了會議相關(guān)人員面對面的交談，從而滿足人們在辦公室召開實(shí)時(shí)會議的各項(xiàng)需求。這樣可為單位節(jié)省大量的旅行費(fèi)用和時(shí)間，即經(jīng)濟(jì)又便捷，在很大程度上提高了單位辦公效率。

5 結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各單位辦公機(jī)構(gòu)所要處理的日常事務(wù)越來越多，在這樣的大背景下，單位的辦公方式急需變革。實(shí)踐證明，計(jì)算機(jī)在單位辦公自動化實(shí)際工作中的應(yīng)用，對提高單位辦公質(zhì)量和效率發(fā)揮了重要作用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的信息化辦公。

［1］李明杰.計(jì)算機(jī)公自動化技術(shù)應(yīng)用與研究［J］.電腦知識與技術(shù)，2011（6）.

［2］劉光明.多媒體技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用與實(shí)踐［J］.計(jì)算機(jī)工程，2009（13）.

［3］王利芬.辦公自動化在文秘工作中的應(yīng)用探究［J］.科技與企業(yè)，2011（12）.

［4］李萍.論辦公自動化在實(shí)踐中的分析研究［J］.辦公自動化，2010（12）.

［5］夏明遠(yuǎn).網(wǎng)絡(luò)辦公自動化技術(shù)與應(yīng)用［J］.計(jì)算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用，2010（9）.