姚穎君

人事檔案是指黨和國家機關(guān)、社會組織在人事管理實踐中記述和反映個人的經(jīng)歷、學(xué)識水平和德才表現(xiàn)，并以個人為單位，按照一定的規(guī)則和方法加以整理，集中統(tǒng)一保管，以備查考和利用的歷史記錄。

我國人事檔案制度產(chǎn)生于20世紀50年代，它是我國人事管理制度的一項重要特色，是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人的工資待遇、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載個人人生經(jīng)歷的重要原始依據(jù)。高校人事檔案作為重要的個人信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、人員考核、福利分配、選拔人才等工作提供了重要的原始依據(jù)，因此，進一步提高高校人事檔案管理工作水平對于高校人事管理工作具有十分重要的意義。

一、高校人事檔案管理工作存在的問題

（一）高校人事檔案管理人員管理意識薄弱

人事檔案工作是以個人原始信息材料的收集、鑒別、審查、驗收、整理、裁剪、裝訂、查閱、借閱等諸多事務(wù)為基礎(chǔ)而形成的一門集中管理保管的工作。長期以來，大部分的高校管理者認為人事檔案管理也就是一些基礎(chǔ)和重復(fù)的事務(wù)性工作，與高校的教學(xué)科研發(fā)展并無直接聯(lián)系，無法直接呈現(xiàn)在高校各項事業(yè)的發(fā)展中。這種管理意識使得高校人事檔案管理僅僅成為一種輔助性的工作，只要個人人事檔案不丟失、不泄密，能夠為高校領(lǐng)導(dǎo)決策、人員考核、福利分配等工作提供信息即可。很多教師甚至不知道人事檔案究竟由哪一個部門進行管理，對于高校人事檔案工作缺乏應(yīng)有的理解與重視。

（二）高校人事檔案管理人員配備不足，管理水平有待提高

目前，我國大多數(shù)的高校人事檔案管理現(xiàn)狀為很少設(shè)置專職人事檔案管理人員，通常由負責其他工作的人員兼職擔任。一方面，兼職人員無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行細致的管理，其中大多數(shù)的管理人員也并未受過系統(tǒng)化的檔案專業(yè)崗位和檔案技能培訓(xùn)，這就導(dǎo)致高校人事檔案管理水平重復(fù)在收集、鑒別、裁剪、裝訂、整理、保管、轉(zhuǎn)移等基礎(chǔ)性的工作層面。另一方面，隨著高校各項工作的不斷發(fā)展，教師隊伍也隨之增長，教職員工人事檔案數(shù)量日益增多，導(dǎo)致檔案管理任務(wù)愈加繁重，而人事檔案管理人員配備不足、培訓(xùn)不夠的現(xiàn)狀，大大阻礙了人事檔案管理水平的提升。根據(jù)對多所高校的調(diào)研，人事檔案管理人員的日常管理事務(wù)往往只是將歸檔材料放入個人人事檔案盒內(nèi)，并沒有及時整理裝訂，嚴重影響了檔案管理和檔案使用的效果。這樣的檔案管理現(xiàn)狀，導(dǎo)致高校人事檔案建設(shè)滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行，不利于高校人事檔案管理工作水平的提高。

（三）高校人事檔案管理制度不健全，落實不到位

高校人事檔案管理工作的開展應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，檔案管理人員的崗位職責等制度應(yīng)在《檔案法》的基礎(chǔ)上建立健全。但有些高校并未明確人事檔案管理人員的崗位職責，對于人事檔案管理人員職責、人事檔案查（借）閱制度、人事檔案材料收集制度、人事檔案材料鑒別歸檔制度、人事檔案轉(zhuǎn)遞制度、人事檔案檢查核對制度、人事檔案保管與保密制度、人事檔案材料送交歸檔制度等方面的制定并不全面，甚至沒有。在日常人事檔案管理工作中，各項制度也并未落實到位，這種情況阻礙了高校人事檔案制度化、規(guī)范化的發(fā)展。

（四）高校人事檔案管理條件不能完全符合檔案安全保管的要求

根據(jù)《檔案法》的要求，人事檔案管理部門要設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公，人事檔案庫房應(yīng)配備空調(diào)、加濕器、除濕機、滅火器、溫濕度計、防腐劑等設(shè)施，達到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等“六防”要求和面積的要求。但很多高校在實際人事檔案管理工作中，大多數(shù)的檔案庫房為普通的辦公用房，有的甚至將檔案庫房安排在地下室等潮濕環(huán)境，沒有防盜門窗，沒有達到《檔案法》所要求的保管安全設(shè)施條件，不能完全符合檔案安全保管的要求。

（五）高校人事檔案管理信息化水平不高

目前，很多高校人事檔案管理的工作還停留在紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，大部分是靠手工操作，費時、費力，效率低。電腦等設(shè)備的使用僅限于人事檔案目錄的錄入及打印，對于檔案信息化管理中的人事信息篩選、排序、分類、匯總等工作無法進行操作，真正意義上的檔案信息化管理并未實現(xiàn)，這有悖于高校人事檔案管理信息化的發(fā)展。

二、對高校人事檔案管理工作的建議

（一）加強高校人事檔案管理重要性的宣傳工作，切實提高人事檔案管理人員的管理意識

要提高人事檔案管理人員的管理意識，就要從思想上真正重視起來。人事檔案管理部門要利用網(wǎng)絡(luò)、校內(nèi)通訊等形式加強人事檔案管理工作的宣傳力度；人事檔案管理人員要按照檔案管理規(guī)章制度，從思想上高度認識到人事檔案管理工作對于高校發(fā)展、高校教職工發(fā)展層面的重要性，進一步認真履行人事檔案管理職責，切實提高管理者自身的管理意識。同時在組織上、制度上給予保證，并在人力、物力、財力上給予大力支持，使人事檔案管理工作得以順利進行。人事檔案管理人員應(yīng)當增強服務(wù)意識，積極主動地開發(fā)利用人事檔案信息，為高校人事制度改革、人才評聘、福利分配等重大人事決策提供具有準確性、前瞻性、參考性的人事檔案信息，真正把人事檔案部門轉(zhuǎn)變成具有較強綜合服務(wù)職能的人事檔案信息中心。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視，增強高校人事檔案管理人員配備，加強人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作

高校要加強領(lǐng)導(dǎo)，高度重視，全方位了解人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題，按照要求配備數(shù)量充足的人事檔案管理人員。首先，高校人事檔案部門應(yīng)該落實由專人負責，根據(jù)檔案冊數(shù)的增長配備足夠的專職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發(fā)利用。其次，人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強的工作，因此要求人事檔案管理人員嚴守工作紀律，不斷提高自身的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、責任意識和職業(yè)道德修養(yǎng)，拓寬知識面，不斷提高檔案管理人員的政策水平和業(yè)務(wù)技能，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推進人事檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

（三）認真貫徹落實人事檔案管理工作各方面的規(guī)章制度，促進高校人事檔案制度化、規(guī)范化發(fā)展

面對新時期、新任務(wù)、新要求，緊密圍繞《干部檔案工作條例》的要求，結(jié)合高校人事檔案管理工作的實際情況，進一步完善各項管理制度，對人事檔案的接收、傳遞、保管、查閱、檔案材料的收集、鑒別、審核、整理、裝訂等環(huán)節(jié)做出明確而嚴格的規(guī)定，人事檔案管理工作者必須嚴格遵守檔案管理制度，不斷規(guī)范管理。

（四）完善高校人事檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，為人事檔案提供安全的管理環(huán)境

要積極采取措施，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，設(shè)立專門的人事檔案室，按照檔案安全保管的要求配備充足的檔案柜和必要的防護設(shè)備，確保人事檔案的完好保存。

（五）依靠現(xiàn)代化的技術(shù)手段，加快高校人事檔案信息化建設(shè)

充分聽取人事檔案工作一線人員的意見，選用適合本校人事檔案管理工作的管理軟件，實現(xiàn)人事檔案信息化發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對相關(guān)管理部門和個人設(shè)置訪問權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、鑒別、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更加快捷、準確地為高校人事工作提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，高校人事檔案管理工作是高校一項基礎(chǔ)性的系統(tǒng)工程，它牽涉到高校管理、人才、技術(shù)等各方面的問題，其管理方法需要我們進行系統(tǒng)而深入的研究。要全面加強高校人事檔案管理水平，就要從理論上和時間上研究解決當前高校人事檔案管理所面臨的新問題、新矛盾，需要在對人事檔案管理法的執(zhí)行、高校管理策略的制定及信息化技術(shù)研究等多方面為檔案管理提供有力的理論支撐和解決對策，更好地推動人事檔案工作的發(fā)展。

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