劉 聰，孫銘娟

（第二軍醫(yī)大學(xué)，上海 200433）

在高校的教學(xué)工作中，教學(xué)秘書承擔(dān)著基層教學(xué)管理工作任務(wù)，在督促、落實(shí)、檢查學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)的過程中起著重要的作用。筆者結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，對(duì)教學(xué)秘書的崗位職責(zé)和教學(xué)秘書所應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行初步探討[1]。

1 教學(xué)秘書的崗位職責(zé)

1.1 協(xié)助教研室主任和各課程負(fù)責(zé)人制訂或修訂人才培養(yǎng)方案、課程標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)、維護(hù)試題庫與專業(yè)網(wǎng)站

人才培養(yǎng)方案是學(xué)校保證教學(xué)質(zhì)量和確立各專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)的綱領(lǐng)性文件，是組織教學(xué)工作、安排教學(xué)計(jì)劃的基本依據(jù)。教學(xué)計(jì)劃是結(jié)合各教研室的教學(xué)資源情況制訂的各學(xué)期、各年級(jí)和各學(xué)科教學(xué)工作的整體規(guī)劃。課程標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)施課堂教學(xué)的指導(dǎo)性文件。試題庫的建設(shè)與使用使得考試更為公平、公正，并加強(qiáng)了保密性，避免了人為因素的干擾。專業(yè)網(wǎng)站為教學(xué)提供了良好的互動(dòng)平臺(tái)。這些課程配套體系需要教學(xué)秘書配合各教研室主任組織專人進(jìn)行建設(shè)與維護(hù)。

1.2 協(xié)助教研室主任開展日常教學(xué)管理工作

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)教學(xué)進(jìn)度表（包括理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)）的填寫、核對(duì)與提交工作，提醒教師課程安排的具體時(shí)間、地點(diǎn)，并督促其提前完成備課和試講工作，確保教學(xué)過程規(guī)范無差錯(cuò)。

為了維護(hù)正常的教學(xué)秩序，對(duì)于教學(xué)過程中的突發(fā)情況，如臨時(shí)安排的停課、調(diào)課等，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)教師及學(xué)生，避免教學(xué)事故的發(fā)生。教學(xué)秘書應(yīng)確保每學(xué)期的教學(xué)準(zhǔn)備會(huì)、教學(xué)聯(lián)席會(huì)和教學(xué)總結(jié)會(huì)按時(shí)召開，傾聽教師和學(xué)生在教學(xué)過程中遇到的困難與問題，并將收集到的信息及時(shí)反饋給教研室主任及院、部（系）教學(xué)管理負(fù)責(zé)人，以便改進(jìn)工作，保證教學(xué)質(zhì)量，達(dá)到教學(xué)目的。教學(xué)秘書應(yīng)配合教研室安排好青年教師的培養(yǎng)工作，落實(shí)上新課的老教師和青年教師的試講事宜，并做好記錄，為教師的培養(yǎng)提供依據(jù)。

1.3 合理安排課程考試相關(guān)工作

考試是教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)之一，是反映教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)管理水平的指標(biāo)，也是教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)中重要的方法和手段。

考試管理包括試卷的命題、印刷、收發(fā)、閱卷、成績的評(píng)價(jià)與總結(jié)以及試卷的保存與查閱等工作。在試卷命題問題上應(yīng)做到提前統(tǒng)計(jì)考試課程，通知任課教師按時(shí)完成試卷命題工作，督促各命題教師及時(shí)上交試卷。在印刷及發(fā)放過程中做到嚴(yán)格保密、高度認(rèn)真，不出任何差錯(cuò)，同時(shí)還要做好考試后的管理工作。此外，考試管理還涉及考試具體安排，包括確定考試時(shí)間、考場、監(jiān)考人員等，以確?？荚嚬ぷ黜樌M(jìn)行。

1.4 做好教學(xué)檔案的收集、整理和管理工作

教學(xué)檔案是教學(xué)評(píng)估檢查的重要衡量指標(biāo)之一。在教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)改革研究中會(huì)不斷產(chǎn)生和形成新的文字、圖表及數(shù)據(jù)等具有保存價(jià)值的資料，這些都是教學(xué)檔案所要統(tǒng)計(jì)整理和保存的內(nèi)容，具體包括以下幾方面：（1）綜合類文件資料，如上級(jí)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作文件、教學(xué)工作總結(jié)、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、簡報(bào)等。（2）有關(guān)理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)進(jìn)度表、教案、實(shí)踐教學(xué)匯總資料、重要教學(xué)活動(dòng)記錄、教學(xué)研究與改革項(xiàng)目和成果、學(xué)術(shù)活動(dòng)等。（3）學(xué)科建設(shè)、課程建設(shè)文件。（4）課程考試相關(guān)的試卷、成績單和考試分析以及學(xué)期班級(jí)總結(jié)等資料。做好這些教學(xué)檔案的收集、整理和管理工作不僅需要有一定的耐心和責(zé)任心，還必須具備一定的檔案管理知識(shí)，以確保教學(xué)檔案的條理性、準(zhǔn)確性和完整性，使教研室的檔案資料成為院、部（系）教學(xué)檔案的重要組成部分。

2 對(duì)教學(xué)秘書的素質(zhì)要求

2.1 思想素質(zhì)

教學(xué)秘書是一個(gè)具有服務(wù)性的綜合的工作崗位，其直接工作對(duì)象為高校廣大教師和學(xué)生，因此，工作中需要時(shí)時(shí)處處想師生所想、急師生所急，需要有熱情、真誠和耐心，具備甘為人梯的奉獻(xiàn)精神。同時(shí)，教學(xué)秘書工作具有計(jì)劃性和時(shí)間性強(qiáng)、內(nèi)容龐雜的特點(diǎn)，這就要求教學(xué)秘書必須以高度的責(zé)任心，充沛的精力和愛崗敬業(yè)精神面對(duì)各項(xiàng)工作。

2.2 知識(shí)素質(zhì)

高校教學(xué)秘書，每天面對(duì)的是教師、學(xué)生和院、部（系）級(jí)以及教研室的管理人員，他們通常都具備較高的專業(yè)知識(shí)水平，這就要求教學(xué)秘書具備較高的知識(shí)水平，能夠與各方進(jìn)行很好的溝通。另外，教務(wù)管理系統(tǒng)信息化的推廣，要求教學(xué)秘書具備一定的文字處理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用和硬件維護(hù)等方面的知識(shí)，以保質(zhì)保量按時(shí)做好各項(xiàng)管理和呈報(bào)傳達(dá)工作。因此，教學(xué)秘書工作之余，還需不斷加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，做到與時(shí)俱進(jìn)[2]。

2.3 能力素質(zhì)

隨著高校教學(xué)研究與改革的深入，教學(xué)秘書所承擔(dān)的工作越來越繁重，要想在短時(shí)間內(nèi)出色地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，教學(xué)秘書必須具備較全面的工作能力，包括高效的學(xué)習(xí)和管理能力，良好的組織能力，勇于探索的創(chuàng)新研究能力，較強(qiáng)的語言和文字表達(dá)能力，人際交往能力，對(duì)突發(fā)事件的處理能力等。

2.4 創(chuàng)新意識(shí)

教學(xué)工作中突發(fā)事件、臨時(shí)通知等情況經(jīng)常出現(xiàn)，這就要求教學(xué)秘書不僅要做好日常管理工作，還要能夠大膽創(chuàng)新，勇于承擔(dān)和應(yīng)對(duì)各種突發(fā)情況。要敢于突破運(yùn)用新的理論和方法解決實(shí)際問題，開拓教學(xué)工作新局面[3，4]。

3 高校教學(xué)秘書的崗位現(xiàn)狀與建議

3.1 崗位現(xiàn)狀

高校對(duì)于科研工作極為關(guān)注，而對(duì)教育管理工作的重要性和科學(xué)性并不重視，很多人認(rèn)為教學(xué)秘書工作干得好壞對(duì)教學(xué)沒有多大的影響，對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏足夠的重視，甚至許多教學(xué)秘書本身對(duì)于自己的崗位也缺乏正確的認(rèn)識(shí)，工作態(tài)度消極，缺乏工作熱情和創(chuàng)新意識(shí)。目前在高校教學(xué)秘書崗位建設(shè)中，一方面，由于師資配備不足和培訓(xùn)力度不夠，絕大多數(shù)教學(xué)秘書在擔(dān)任教學(xué)秘書工作之前并不具備現(xiàn)代教育管理思想和理念，缺乏科學(xué)的管理方法和手段。另一方面，由于教學(xué)秘書工作量大，工作瑣碎冗雜，服務(wù)性強(qiáng)，使他們沒有時(shí)間進(jìn)行理論學(xué)習(xí)和教學(xué)研究，個(gè)人業(yè)務(wù)水平提高緩慢[5]。教學(xué)秘書雖然從事的是服務(wù)于教學(xué)的管理工作，但在管理素質(zhì)和相關(guān)專業(yè)知識(shí)方面也有一定的要求，否則無法適應(yīng)和很好地融合到具有專業(yè)特色的教學(xué)工作中，無法保障教學(xué)秩序。

3.2 建議

教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性和特殊性對(duì)教學(xué)秘書提出了較高的要求，需要其擁有較高的綜合素質(zhì)，這些除了要在工作中逐漸積累外，還要建立專門的培訓(xùn)機(jī)制，使教學(xué)秘書能夠盡快適應(yīng)崗位要求，更好地服務(wù)于教學(xué)工作。因此，要開展與教學(xué)師資隊(duì)伍建設(shè)同步的教學(xué)秘書培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，從制度上保障教學(xué)秘書隊(duì)伍的可持續(xù)發(fā)展。

此外，隨著教務(wù)管理系統(tǒng)的信息化，采用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行教務(wù)管理，使原有教務(wù)管理及其流程更加科學(xué)化和規(guī)范化；信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了資源的共享和遠(yuǎn)程訪問，使學(xué)校各部門、各單位都能夠及時(shí)獲取相關(guān)教學(xué)資源，實(shí)現(xiàn)了信息的公開化、透明化，信息管理的統(tǒng)一化，保證了信息傳遞的時(shí)效性。教學(xué)管理系統(tǒng)的信息化，一方面大大節(jié)約了人力、物力，提高了教學(xué)秘書的工作效率，減少了因中間環(huán)節(jié)繁多造成的工作誤差；另一方面，管理系統(tǒng)的信息化又對(duì)教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，督促其進(jìn)一步提升計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用技能。隨著教務(wù)管理系統(tǒng)信息化的推廣，教學(xué)秘書逐漸擺脫繁重的日常辦公事務(wù)，能有更多的時(shí)間去思考深層次的問題和提升個(gè)人業(yè)務(wù)水平及素質(zhì)[6]。

綜上所述，高校應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，重視教學(xué)秘書這一工作崗位，充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用，從思想上理解、支持教學(xué)秘書的工作；建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，組織教學(xué)秘書參加培訓(xùn)，開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等，通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。同時(shí)，逐步建立具有自身特色的信息化和科學(xué)化的教務(wù)管理模式，減輕教學(xué)秘書工作量，使教學(xué)秘書能夠充分發(fā)揮其在教學(xué)質(zhì)量管理中的重要作用，共同為提高教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)高素質(zhì)人才做貢獻(xiàn)[7，8]。

[1]朱云飛.高校教學(xué)秘書素養(yǎng)之我見[J].遼寧行政學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，10（1）：215-217.

[2]陳美霞.高校教學(xué)秘書素質(zhì)剖析[J].云南財(cái)經(jīng)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2008，5（5）：129-131.

[3]方建士.高校教學(xué)秘書的職能及素質(zhì)要求[J].南京工程學(xué)院學(xué)報(bào)：社會(huì)科學(xué)版，2007，7（4）：27-30.

[4]陳曉慶.淺談怎樣做好高校教學(xué)秘書[J].教學(xué)實(shí)踐研究，2012，2（2）：147.

[5]李星貴.高等院校教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的思考[J].內(nèi)江科技，2008，2（2）：101.

[6]岳若惠.關(guān)于高校教務(wù)管理信息化的探討[J].大觀周刊，2011（38）：104.

[7]林歐雅.論新形勢(shì)下高校院系教務(wù)秘書工作[J].時(shí)代教育，2012（1）：89-90.

[8]朱璜潤，唐建華.教務(wù)管理信息化建設(shè)探討[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2012，30（2）：52-53.■