陳 林

（長(zhǎng)江師范學(xué)院美術(shù)學(xué)院 重慶 408100）

1.檔案信息化與數(shù)字檔案館的含義

檔案信息化，就是在相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一的規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息的資源進(jìn)行處理、管理最后為社會(huì)提供服務(wù)，從而達(dá)到加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化指的是檔案管理模式從以檔案實(shí)體為核心向以檔案信息為核心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。

數(shù)字檔案館指的是存儲(chǔ)和利用檔案的信息資源的一個(gè)信息空間，是一個(gè)由很多檔案資源庫(kù)群、檔案信息資源處理中心以及檔案用戶群構(gòu)成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有資源數(shù)字化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息檢索便捷化等特點(diǎn)。

2.高校檔案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性

伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在高校管理工作的各領(lǐng)域中應(yīng)用得更為廣泛，數(shù)字信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，都使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足于新形勢(shì)的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)，已經(jīng)成為了發(fā)展檔案工作的必然走向。

高校中的檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的必要要求。高校檔案館館藏?cái)?shù)量不斷增加，而現(xiàn)行存儲(chǔ)空間有限，所以需要通過(guò)數(shù)字檔案館來(lái)緩解。以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的檔案數(shù)字化已經(jīng)逐步引入到檔案管理工作當(dāng)中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到影響。電子檔案管理流程的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開(kāi)發(fā)一體化，則是體現(xiàn)了電子檔案管理的重要性。

高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案開(kāi)發(fā)利用和實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷以及資源共享的有效渠道。檔案資源來(lái)自于人類社會(huì)發(fā)展的歷史記錄，它是人類社會(huì)一種原生的、獨(dú)有的、不可替代的信息資源，是社會(huì)在發(fā)展中不可缺少的重要公共信息資源。在各個(gè)層次檔案工作中現(xiàn)代化管理技術(shù)和高校信息化工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，充分挖掘出檔案信息資源的內(nèi)在潛力，進(jìn)行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)匯集，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，充分發(fā)揮出檔案信息在生活中的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。檔案的數(shù)字化建設(shè)，將是傳統(tǒng)檔案工作的一個(gè)重大變革。

3.高校檔案館數(shù)字化建設(shè)中存在的問(wèn)題

3.1 觀念問(wèn)題

高校檔案管理的意識(shí)薄弱，其中對(duì)高校建設(shè)數(shù)字化的檔案館還沒(méi)有很強(qiáng)的意識(shí)。很多高校即使具有專門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)，也制定了一些檔案規(guī)章制度，但最后還是貫徹不力。一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門(mén)的檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，對(duì)本部門(mén)檔案減少管理。而且一些文件形成者還對(duì)檔案移交歸檔認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)檔案部門(mén)的一些工作人員檔案管理的意識(shí)也很淡薄，對(duì)檔案立卷歸檔的業(yè)務(wù)指導(dǎo)不夠，監(jiān)察、督辦不嚴(yán)。通過(guò)數(shù)字檔案館的建設(shè)，一方面能夠提高文件形成者、領(lǐng)導(dǎo)者的檔案的質(zhì)量意識(shí)；另一方面也能夠?qū)n案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而使之成為高校檔案管理的自覺(jué)行為，提高高校檔案的管理質(zhì)量。

3.2 技術(shù)層面的問(wèn)題

（1）高校數(shù)字檔案館中存儲(chǔ)有大量的多媒體信息，但傳統(tǒng)的面向文字信息的結(jié)構(gòu)化關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)不可以滿足這一要求，就要建立面向?qū)ο蟮姆墙Y(jié)構(gòu)化的多媒體的數(shù)據(jù)庫(kù)；

（2）傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎(chǔ)是通信網(wǎng)絡(luò)，遠(yuǎn)程登錄使得數(shù)字檔案館的利用不受地域的限制。當(dāng)前，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)的傳輸速度比較慢，網(wǎng)絡(luò)的一些安全問(wèn)題并未得到解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展；

（3）標(biāo)準(zhǔn)的制定在數(shù)字檔案館的建設(shè)過(guò)程中非常重要，但是就目前相應(yīng)的一些電子文件標(biāo)準(zhǔn)和多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)等還沒(méi)有形成規(guī)范；

（4）實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享是高校數(shù)字檔案館建設(shè)的目的，將數(shù)字檔案信息在局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)上進(jìn)行傳輸和安全問(wèn)題變得更為重要。

4.相關(guān)策略建議

4.1 加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化的制定和貫標(biāo)

推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，要著手于標(biāo)準(zhǔn)。高校要加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和貫徹工作。通過(guò)調(diào)查研究，借鑒國(guó)內(nèi)已有的檔案數(shù)字化治理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，通過(guò)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和制度的貫徹，達(dá)到規(guī)范高校檔案信息化工作。

4.2 重視檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用

高校在重視檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用。在軟件的開(kāi)發(fā)方式上，需要依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)而且結(jié)合高校的實(shí)際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機(jī)制，采取和軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種途徑進(jìn)行研發(fā)制作，最終形成有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的、符合檔案工作發(fā)展趨勢(shì)的管理軟件。

4.3 安全性方面的建議

數(shù)字化的檔案館要加強(qiáng)安全性，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)、上網(wǎng)安全、網(wǎng)站（頁(yè)）建設(shè)與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設(shè)激勵(lì)約束機(jī)制，提高信息的安全意識(shí)，防止丟失密碼和泄露密碼的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。建立音像檔案庫(kù)和電子檔案異地備份庫(kù)，開(kāi)辟出數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲(chǔ)存和備份的空間，對(duì)電子檔案和音像檔案進(jìn)行專庫(kù)管理。

4.4 重視檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)高科技項(xiàng)目，要根據(jù)建設(shè)的需要，培養(yǎng)和引進(jìn)一些人才，構(gòu)建一支合理的檔案工作隊(duì)伍，從而確保檔案館建設(shè)的正常運(yùn)行。那么就要在提高高校專兼職檔案人員的政治素質(zhì)同時(shí)，也要加大培訓(xùn)的力度，加強(qiáng)對(duì)他們?cè)趹?yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的一些培訓(xùn)，普及他們的信息技術(shù)知識(shí)，提高他們掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能；還要根據(jù)檔案館人員具體情況，吸收高素質(zhì)現(xiàn)的管理人才，對(duì)于急需的信息化方面的人才可以采用引進(jìn)開(kāi)發(fā)檔案信息化的項(xiàng)目和產(chǎn)品等。

5.結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案館建設(shè)是高校在建設(shè)工作中的一個(gè)重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校中各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展，給現(xiàn)代社會(huì)教育提供可靠的信息服務(wù)。高校檔案數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，仍然需依靠政府部門(mén)的大力支持，同時(shí)要借鑒國(guó)內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷的推進(jìn)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)。

[1]范文霞.加強(qiáng)高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007，（9）.

[2]宋筠.高職院校電子化檔案應(yīng)用初探.考試周刊，2008，（47）.

[3]馬學(xué)華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討.黃河水利職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(20).