潘志剛 馬睿

遼寧廣播電視大學(xué)（沈陽(yáng) 110034）

0 引言

作為學(xué)校的考務(wù)工作者，在考試成績(jī)發(fā)布后還有一個(gè)查分工作，迎接對(duì)試卷成績(jī)有疑義的單位前來(lái)查閱試卷。

有時(shí)我們會(huì)碰到這樣的問(wèn)題，在一張Excel表中顯示學(xué)生信息，如圖1所示：

圖1 學(xué)生信息表

想要查閱某個(gè)人的試卷，就要提前知道那個(gè)人所考科目的試卷保密號(hào)，這樣才能在堆積成山的試卷中快速查找到我們需要的試卷。試卷保密號(hào)被保存在“試卷保密號(hào)總表”中，如圖2所示：

圖2 試卷保密號(hào)總表

這個(gè)“試卷保密號(hào)總表”十分龐大，有幾萬(wàn)條數(shù)據(jù)，如果“學(xué)生信息表”中的數(shù)據(jù)條數(shù)少，還可以用搜索指令來(lái)查找對(duì)應(yīng)的試卷保密號(hào)，如果“學(xué)生信息表”的數(shù)據(jù)也很多，應(yīng)該如何快速得到試卷保密號(hào)呢？我們可以使用Vlookup函數(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

1 VLOOKUP函數(shù)

VLOOKUP函數(shù)，它跟HLOOKUP函數(shù)和LOOKUP函數(shù)同屬于一類函數(shù)，是一個(gè)縱向查找函數(shù)。HLOOKUP在工作中是按行查找的，而VLOOKUP按列查找，最終返回該列所需查詢列序所對(duì)應(yīng)的值，

1.1 函數(shù)語(yǔ)法規(guī)則

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_nu m,range_lookup)

1.2 各參數(shù)說(shuō)明

(1)col_index_num：表示的是在table_array中待返回匹配值的列序號(hào)。col_index_num顯示的數(shù)值若為x，指明的是應(yīng)返回table_array第x列的值。若col_index_num小于1，則函數(shù) VLOOKUP返回#VALUE!錯(cuò)誤值；若 col_index_num顯示數(shù)值大于table_array的列數(shù)，則函數(shù) VLOOKUP返回#REF!錯(cuò)誤值。

(2)Table_array：可理解為要查找的區(qū)域所在的表，內(nèi)容為對(duì)區(qū)域（區(qū)域名稱）進(jìn)行的引用。

(3)Lookup_value：類型既可以是文本字符串，也可以是數(shù)值或者引用，它表示的是需在數(shù)據(jù)表的第一列進(jìn)行查找的數(shù)值。

(4)Range_lookup：為邏輯值，鍵入true或者不鍵入任何內(nèi)容 ，表示返回近似匹配值，意思是說(shuō)，如果不能找到精確匹配值，就返回小于 lookup_value的最大數(shù)值；如果 range_lookup為 false或0，函數(shù)VLOOKUP查找的是精確匹配值，如果找不到，則返回#N/A錯(cuò)誤值。

2 應(yīng)用實(shí)例

利用以上這些基礎(chǔ)知識(shí)我們就可以解決文章開頭引言里的問(wèn)題。

我們要做的是在“學(xué)生信息表”中的保密號(hào)一列輸入某種函數(shù)，結(jié)合一定的條件去“試卷保密號(hào)總表”找尋結(jié)果。

具體來(lái)說(shuō)，想要找到某個(gè)學(xué)生考某科的試卷保密號(hào)，我們需要知道這個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)和試卷代碼，這樣的話在兩張表里都要新生成一列“學(xué)號(hào)+試卷代碼”，詳見(jiàn)圖3中F列：

圖3 設(shè)置“學(xué)號(hào)+試卷代碼”列后狀態(tài)

同理，在“保密號(hào)總表”中也生成“學(xué)號(hào)+試卷代碼”列，并將其移動(dòng)到第一列，原因是此函數(shù)在使用時(shí)，查找范圍中必須把要查找的關(guān)鍵字放于首列，操作后的狀態(tài)見(jiàn)圖4：

圖4 設(shè)置后的狀態(tài)

接下來(lái)，到了本文的核心內(nèi)容，使用VLOOKUP函數(shù)來(lái)查找試卷保密號(hào)，依照第2節(jié)中的公式，應(yīng)該是這樣一種邏輯：VLOOKUP(學(xué)號(hào)+試卷代碼，要查找的范圍，返回?cái)?shù)據(jù)在區(qū)域的第幾列數(shù)，模糊匹配)。

其中，“學(xué)號(hào)+試卷代碼”就是我們新生成的列，要查找的范圍是“保密號(hào)總表”中的內(nèi)容，要返回的數(shù)據(jù)是試卷保密號(hào)，它在第8列，模糊匹配我們要求精確匹配，所以選用FALSE。詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)圖5中E2單元格：

圖5 公式使用

至此，我們要實(shí)現(xiàn)的功能完全實(shí)現(xiàn)了，試卷保密號(hào)可以被迅速查找到。

3 VLOOKUP函數(shù)使用注意事項(xiàng)

3.1 關(guān)于VLOOKUP的語(yǔ)法

VLOOKUP函數(shù)的完整語(yǔ)法是這樣的：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_nu m,range_lookup)

各參數(shù)的使用上有以下幾點(diǎn)需要注意：

(1)Lookup_value是個(gè)重要參數(shù)，常用到的為參照地址，可為數(shù)值或文字字符串。

(2)range_lookup是邏輯值，我們一般輸入0字或False，也可輸入1字或true。前者的指完整尋找，找不到返回錯(cuò)誤值#N/A；后者指先找一模一樣的，找不到再去找接近的值，兩者都找不到返回錯(cuò)誤值#N/A。

(3)在使用該函數(shù)時(shí)，lookup_value的值在table_array中必須在第一列的位置。換句話說(shuō)，要搜尋的關(guān)鍵詞必須出現(xiàn)在要搜尋范圍的第一列。

(4)Table_array所表明的是搜尋范圍，col_index_num是范圍內(nèi)的欄數(shù)。Col_index_num 必須大于等于1，等于1的情況極少用到。如果出現(xiàn)錯(cuò)誤值#REF!，則可能是col_index_num的值超過(guò)范圍的總字段數(shù)。

在使用Lookup_value參數(shù)時(shí)的有三點(diǎn)注意事項(xiàng)：

①在使用參照地址時(shí)，有時(shí)要將lookup_value的值固定在一個(gè)格內(nèi)，這里要用到“$”符號(hào)來(lái)固定，不會(huì)影響使用下拉方式（或復(fù)制）將函數(shù)添加到新的單元格中去。舉例來(lái)說(shuō)，若始終想以D8的格式抓取數(shù)據(jù)，可以在D8中這樣鍵入：$D$8，這樣，你進(jìn)行下拉、復(fù)制操作，函數(shù)始終會(huì)以D8的值來(lái)抓取數(shù)據(jù)。

②參照地址的單元格格式類別與要搜尋的單元格格式類別必須一致，否則即使有數(shù)據(jù)也會(huì)找不到。舉例來(lái)說(shuō)，當(dāng)參照地址的值是數(shù)字，而我們要搜尋的單元格格式類別為文字時(shí)，看起來(lái)雖然是一樣的數(shù)據(jù)，但是就是抓不出來(lái)。

③用“&"連接若干個(gè)單元格的內(nèi)容作為查找的參數(shù)。在查找多個(gè)關(guān)鍵字的情況下可以起到事半功倍的效果。

3.2 VLOOKUP的錯(cuò)誤值處理

在找不到數(shù)據(jù)時(shí)函數(shù)會(huì)傳回錯(cuò)誤值#N/A,舉例來(lái)說(shuō)，如果要實(shí)現(xiàn)這樣的功能：若找到，傳回相應(yīng)的值，找不到就自動(dòng)設(shè)定它的值等于0，函數(shù)如下：=if(iserror(vlookup(1,2,3,0)),0,vlookup(1,2,3,0))

在Excel 2007以上的版本中，這個(gè)公式等價(jià)于：=IFERROR(vlookup(1,2,3,0),0)。

4 結(jié)語(yǔ)

從Excel在工作中的實(shí)例出發(fā)，詳細(xì)地介紹了VLOOKUP函數(shù)使用方法及注意事項(xiàng)，具有較較強(qiáng)的針對(duì)性和指導(dǎo)性。在使用Excel工作時(shí)，讀者應(yīng)該靈活對(duì)待遇到的問(wèn)題，有一些問(wèn)題一時(shí)可能想不到用什么函數(shù)解決，應(yīng)該即時(shí)轉(zhuǎn)換思考角度，總能找到適合的函數(shù)解決待解問(wèn)題。

[1]百度百科.VLOOKUP 函數(shù)［EB/OL］.http：//baike.baidu.com/view/3170068.htm.