陳 星

能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中表格編排問(wèn)題分析及對(duì)策

陳 星

表格是標(biāo)準(zhǔn)中常見(jiàn)的一種表述形式。在能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，表格的編排既要遵循GB/T 1.1—2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》的規(guī)定，也要符合表格的編排習(xí)慣。文章分析和總結(jié)了能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿中常見(jiàn)的表格編排問(wèn)題及原因，并給出了提高表格質(zhì)量的相應(yīng)對(duì)策。

標(biāo)準(zhǔn) 表格 編輯

能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，表格是除文字之外表達(dá)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)內(nèi)容的一種常見(jiàn)且有效的形式。相對(duì)于文字表述，表格的形式更加簡(jiǎn)單直觀，邏輯性和對(duì)比性都更強(qiáng)，有利于標(biāo)準(zhǔn)中技術(shù)內(nèi)容的分析對(duì)比，可以加深使用者對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解。能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的編寫(xiě)需遵循GB/T 1.1—2009《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》的相關(guān)規(guī)定。筆者在對(duì)能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)報(bào)批稿進(jìn)行編排的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)中很多表格的設(shè)計(jì)不規(guī)范、不合理，隨意性較強(qiáng)，無(wú)法準(zhǔn)確反映所表述事物的隸屬關(guān)系和對(duì)比的準(zhǔn)確程度，嚴(yán)重影響了標(biāo)準(zhǔn)的出版質(zhì)量和實(shí)施效果。究其原因，一是因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)編者對(duì)表格的使用方法和規(guī)范不熟悉甚至不了解，二是因?yàn)榫帉?xiě)人和管理者對(duì)此不夠重視。本文從以下幾個(gè)方面探討能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中表格編排的常見(jiàn)問(wèn)題及解決方法。

一、標(biāo)準(zhǔn)中表格的編排原則［1］

1.表序和表題

每個(gè)表均應(yīng)有編號(hào)（即表序）。表的編號(hào)由“表”和從1開(kāi)始的阿拉伯?dāng)?shù)字組成，例如“表1”、“表2”等。只有一個(gè)表時(shí)，仍應(yīng)標(biāo)為“表1”。表的編號(hào)從引言開(kāi)始一直連續(xù)到附錄之前，并與章、條和圖的編號(hào)無(wú)關(guān)。

表題即表的名稱。每個(gè)表宜有表題，標(biāo)準(zhǔn)中的表有無(wú)表題應(yīng)統(tǒng)一。

2.表頭和內(nèi)容

每個(gè)表應(yīng)有表頭（項(xiàng)目欄）。表欄中使用的單位一般應(yīng)置于相應(yīng)欄的表頭中量的名稱之下。如果表中所有單位均相同，宜在表的右上方用一句適當(dāng)?shù)年愂觯ɡ纭皢挝粸楹撩住保┐娓鳈谥械膯挝弧?/p>

3.表注

表注應(yīng)置于表中，并位于表的腳注之前。表中只有一個(gè)注時(shí)，應(yīng)在注的第一行文字前標(biāo)明“注：”；表中有多個(gè)注時(shí)，應(yīng)標(biāo)明“注1：”、“注2：”、“注3：”等。每個(gè)表的表注應(yīng)單獨(dú)編號(hào)。

表的腳注應(yīng)置于表中，并緊跟表注。應(yīng)用上標(biāo)形式的小寫(xiě)拉丁字母從“a”開(kāi)始對(duì)表的腳注進(jìn)行編號(hào)，即a、b、c等。在表中需注釋的位置應(yīng)以相同的上標(biāo)形式的小寫(xiě)拉丁字母標(biāo)明表的腳注。每個(gè)表的腳注應(yīng)單獨(dú)編號(hào)。

4.續(xù)排

如果某個(gè)表需要轉(zhuǎn)頁(yè)接排，則隨后接排該表的各頁(yè)上應(yīng)重復(fù)表的編號(hào)、表題（可選）和“（續(xù)）”，如下所示：表×（續(xù)）。續(xù)表均應(yīng)重復(fù)表頭和關(guān)于單位的陳述。

二、標(biāo)準(zhǔn)中常見(jiàn)編輯問(wèn)題分析

1.表序和表題錯(cuò)誤

a）只有一個(gè)表時(shí)沒(méi)有表序。GB/T 1.1規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)中只有一個(gè)表時(shí)也需要有表序，很多編者按照個(gè)人習(xí)慣沒(méi)有為單獨(dú)的表進(jìn)行編號(hào)，這是錯(cuò)誤的。

b）表序不連續(xù)。有些編者對(duì)比較大的表格進(jìn)行了編號(hào)，但對(duì)于比較小的表格卻忽略了編號(hào)的問(wèn)題，也沒(méi)有表題，使整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表看起來(lái)十分混亂和不規(guī)范。

c）表題不準(zhǔn)確。表題應(yīng)對(duì)表的內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性、概括性的總結(jié)，但一些編者經(jīng)常不重視表題的編寫(xiě)，用“尺寸表”、“成分表”來(lái)籠統(tǒng)地作為表題，缺乏自明性，見(jiàn)示例1。通過(guò)仔細(xì)閱讀該表及正文，將表題改為“環(huán)境熱條件數(shù)據(jù)表”，可以更準(zhǔn)確的標(biāo)識(shí)表內(nèi)容。

d）表不隨文。表格是輔助文字?jǐn)⑹霾⒂谖淖謹(jǐn)⑹龉餐磉_(dá)內(nèi)容的一種方式，但有的表格并沒(méi)有在文字中說(shuō)明和提示，令讀者對(duì)表格的意圖十分費(fèi)解。

2.表頭和表身錯(cuò)誤

a）表頭存在斜線或空格。在以往的卡線表使用中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)將左上角第一個(gè)表格用斜線分割開(kāi)，一半標(biāo)識(shí)第一列的項(xiàng)目歸類，一半標(biāo)識(shí)第一行表頭屬性，GB/T 1.1中明確規(guī)定表頭中不準(zhǔn)使用斜線，因此可以將表2進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，見(jiàn)示例2。還有些編者懶于或不善于總結(jié)欄中信息的共同屬性，直接將左上角的單元格空置，這也是錯(cuò)誤的。

b）量和單位表示錯(cuò)誤。經(jīng)常出現(xiàn)量直接帶單位的情況，尤其是百分號(hào)（%）時(shí)常沒(méi)有歸到表頭里以單位形式給出；單位一致時(shí)沒(méi)有統(tǒng)一在表右上方陳述，而是仍然分別在表頭各項(xiàng)中重復(fù)陳述。表中統(tǒng)一量綱數(shù)據(jù)的有效位數(shù)不一致，小數(shù)點(diǎn)不對(duì)齊等問(wèn)題也十分常見(jiàn)。這些問(wèn)題在示例1中均有所體現(xiàn)，修改后將統(tǒng)一的單位℃提出來(lái)置于表的右上方，并將數(shù)據(jù)的有效位數(shù)統(tǒng)一為小數(shù)點(diǎn)后一位。

c）欄目設(shè)置混亂，隸屬關(guān)系不清。通常，表的編排，一般是內(nèi)容和項(xiàng)目由左至右橫讀，數(shù)據(jù)依序豎排［2］。但很多編者的習(xí)慣剛好相反，所寫(xiě)表格數(shù)據(jù)橫排，導(dǎo)致橫縱欄目倒置，不利于數(shù)據(jù)的讀取以及觀察數(shù)據(jù)的對(duì)比性，見(jiàn)示例1。示例中的原始表格明顯是項(xiàng)目豎排，數(shù)據(jù)橫排，修改后的表格更有利于觀察溫度數(shù)據(jù)。

示例1：

表1 數(shù)據(jù)表

修改后：

表1 環(huán)境熱條件數(shù)據(jù)表 單位為℃

示例2：

表2 風(fēng)險(xiǎn)—危害性矩陣

修改后：

表2 風(fēng)險(xiǎn)—危害性矩陣

3.表注錯(cuò)誤

a）表注置于表外。將表注放置于表外是編者沿用舊標(biāo)準(zhǔn)和習(xí)慣造成，但GB 1.1明確要求將標(biāo)注放于表內(nèi)，所以這種形式就成了錯(cuò)誤的表示形式。

b）只有一個(gè)表注時(shí)也編號(hào)。只有一個(gè)注時(shí)無(wú)需編號(hào)。

c）注釋使用混亂。應(yīng)當(dāng)使用腳注的卻以注的形式出現(xiàn)，或者應(yīng)當(dāng)使用注的卻用腳注處理，讓人很難理解。

4.續(xù)排錯(cuò)誤

a）續(xù)排不當(dāng)。有的表格只有不到10行，也被編者拆開(kāi)續(xù)排，這是完全可以避免的。

b）有續(xù)表時(shí)不重復(fù)表頭。續(xù)表部分沒(méi)有表頭的情況十分常見(jiàn)，這會(huì)導(dǎo)致讀者需要反復(fù)翻閱上頁(yè)的表格，來(lái)回查找數(shù)據(jù)，極其不利于讀者閱讀。

c）續(xù)排時(shí)邊框線形錯(cuò)誤。有續(xù)表時(shí)，轉(zhuǎn)頁(yè)排版時(shí)，上頁(yè)表的底線采用正線（即細(xì)線），標(biāo)明該表還沒(méi)有結(jié)束，而下頁(yè)續(xù)完表的底線則必須用反線（即粗線）。很多表格續(xù)排時(shí)，上頁(yè)表的底線都采用反線，容易導(dǎo)致讀者誤以為表格結(jié)束。

三、表格錯(cuò)誤原因分析

表格的修改和加工是標(biāo)準(zhǔn)編輯的基本技能之一，亦是編輯專業(yè)能力的一種表現(xiàn)。表格最能直接、直觀地反映標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)詳細(xì)要求，其意義十分重大。如果編輯人員不懂專業(yè)，不能熟練地運(yùn)用編輯技能對(duì)表格進(jìn)行加工和修改，那么表格設(shè)計(jì)的規(guī)范化和準(zhǔn)確性就無(wú)從談起。能源行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中存在著很多表格編排錯(cuò)誤，究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：

（1）編寫(xiě)人對(duì)表格的使用方法以及GB/T 1.1—2009不熟悉，或未重視，對(duì)表格的編寫(xiě)不認(rèn)真；

（2）編輯對(duì)表格的設(shè)計(jì)原則不夠了解，或未重視，編輯加工過(guò)程不嚴(yán)謹(jǐn)；

（3）有些表格內(nèi)容和形式都比較復(fù)雜，不熟悉相關(guān)專業(yè)知識(shí)的編輯很難正確理解表格設(shè)計(jì)的意圖，使一些問(wèn)題被忽略；

（4）進(jìn)行較大修改的過(guò)程中，由于動(dòng)版，將正確的原始表格改錯(cuò)了；

（5）目前使用的TCS編輯器的性能不夠完善，容易產(chǎn)生牽一發(fā)而動(dòng)全身的問(wèn)題，即修改一處，其他地方跟著自動(dòng)修改。

四、提高表格質(zhì)量的對(duì)策

導(dǎo)致表格錯(cuò)誤的原因是多方面的，因此要改變這一現(xiàn)象，需要從以下幾方面著手：

（1）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)人和編輯對(duì)表格的重視程度。通過(guò)培訓(xùn)和宣貫，要使雙方都認(rèn)識(shí)到表格的質(zhì)量和規(guī)范對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的出版和使用都十分重要。編輯更要對(duì)編寫(xiě)人進(jìn)行建議和指導(dǎo)，逐一指出表格錯(cuò)誤和不規(guī)范之處，增強(qiáng)作者的表格意識(shí)。

（2）編輯要提高業(yè)務(wù)能力。編輯的業(yè)務(wù)水平直接影響標(biāo)準(zhǔn)的出版質(zhì)量。編輯不僅要加強(qiáng)與表格設(shè)計(jì)相關(guān)的知識(shí)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)學(xué)科的學(xué)術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，這樣才能更好地理解和規(guī)范表格。

（3）增強(qiáng)責(zé)任心，嚴(yán)格把關(guān)。編輯加工過(guò)程中，一定要嚴(yán)格遵守編輯規(guī)范，不怕麻煩，不敷衍了事。編輯加工過(guò)程中還經(jīng)常遇到編寫(xiě)人不愿意按照規(guī)范修改表格的情況，這時(shí)，編輯應(yīng)耐心和編寫(xiě)人協(xié)調(diào)，說(shuō)明問(wèn)題，一定要堅(jiān)決改正不規(guī)范的表格。

［1］中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).GB/T 1.1—2009 標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)［S］.北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2009.

［2］中國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì).GB/T 7713—1987 科學(xué)技術(shù)報(bào)告、學(xué)位論文和學(xué)術(shù)論文的編寫(xiě)格式［S］.北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，1987.

核工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化研究所）