李鐵衡

[摘要] 隨著全信息化時代的到來，信息、檔案等的規(guī)整、收藏工作已經(jīng)再也離不開信息化管理了，當然高校內(nèi)部的財務檔案管理也離不開信息化技術。高校檔案信息化管理的最大好處就是更便捷、更安全、更容易被使用，在財務檔案信息化管理模式的建設過程中避免不了會出現(xiàn)一些問題，而檔案管理者就要根據(jù)當時的具體狀況具體分析，并從中找出解決方法和對策以便使信息化檔案管理制度更全面、更完善。

[關鍵詞] 財務檔案；信息化；管理

[中圖分類號] F232；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0025- 02

信息化管理制度自從被引入至今已經(jīng)有諸多成功案例，但是在高校之中對內(nèi)部財務檔案工作引入信息化管理制度，還因為進入時間晚、各高校的具體情況不盡相同而產(chǎn)生許多不可避免的分歧和問題，要想合理、科學的解決在財務檔案信息化進程中出現(xiàn)的問題各大高校的財務工作者還應該具體情況具體分析，利用制定管理規(guī)則、管理制度等有效手段完善信息化管理體制，減少客觀因素在建設財務檔案信息化建設過程中產(chǎn)生的影響。

1 高校財務檔案信息化管理的主要特征

建立高校內(nèi)部財務檔案信息化管理制度是指在高校之中利用現(xiàn)代信息化手段對財務檔案進行收集、整理、利用、管理、儲存工作，使財務檔案的調用方便性大幅度增加、儲存量大幅度提高、利用使用率大幅度加強，使傳統(tǒng)的紙質文書、館藏文體變成符合當下形式的電子文件，從而配合當代經(jīng)濟體制發(fā)展的步伐。綜合以往高效財務檔案的管理工作和近些年來檔案電子化管理過程中總結出的經(jīng)驗，財務檔案電子管理化在建設之中應注意以下2個方面。

1.1 加快財務檔案管理信息化進程

要想成功地從傳統(tǒng)檔案管理方法過渡到現(xiàn)代化的信息化管理方法，我們應從建立完善的數(shù)據(jù)庫和保持數(shù)據(jù)庫中文件的完整度兩方面入手。首先是建立完整的信息庫，這是一個任務量大且需要細心的工作，在對原有財務檔案進行掃描、錄入、轉移工作需用到相應的設備，在操作過程中應注意保持原檔案的完好程度；其次保持數(shù)據(jù)庫中文件的完整度，我們就錄入等過程做到仔細，對錄入人員執(zhí)行嚴格的行為規(guī)范，使原檔案數(shù)據(jù)不缺失不改變；另外對錄入完成的數(shù)據(jù)進行分類也是錄入工作中需著重注意的，合理的檔案錄入分類能使之后的檔案調用工作開展得更順利，但其前提必須是合理科學的設定錄入分類。

1.2 加強對信息管理基礎設備的建設

信息化的檔案管理工作是一定離不開現(xiàn)代化的電子設備的，尤其是像財務檔案這樣具有保密性的檔案管理工作，完善的基礎設備是開展工作的基礎。在財務檔案管理信息化設備完善過程中我們應該注意以下3個方面：①硬件儲存設備，硬件是計算機最重要的組成部分，檔案的信息化管理的儲存、調用等工作都是以硬件為基礎的，尤其是對信息的儲存就更要依賴硬件儲盤了；②軟件，合適的軟件則是檔案可以被調用的主要途徑，在使用、調出、查找工作中選擇正確的軟件系統(tǒng)可達到事半功倍的效果；③這是針對于像財務檔案這樣保密性強的檔案，在對管理信息化過程中要對其設密碼、留備份，使用和存儲中起碼要有兩套不同的密碼，此類文件需對其做嚴格的保密和內(nèi)部限制處理。

2 高校在財務建設信息化管理工作進程中存在的問題

2.1 沒有明確的建設目標

就目前高校財務信息化管理改革進程來看仍存在不少問題，沒有準確的建設目標就是其中比較明顯的問題，其中許多高校的領導者對信息化管理模式的不重視、害怕在信息化管理建設過程中花費巨大的財力物力，導致財務檔案信息化進程緩慢，在高校內(nèi)無法形成統(tǒng)一的響應體系，思維模式仍停留在老方法中，以至于信息化管理進程停滯不前。而在另一些高校之中，信息化管理確已開展，但在其內(nèi)部沒有形成完善的體系、良好的響應模式，甚至沒有明確的工作分層管理制度，導致其信息化進程緩慢。

2.2 建設工作中人手不足

在我國高校財務檔案信息化建設工作中另一個棘手的問題就是沒有足夠的高素質人才，在高校的財務檔案信息化改革進程中，一方面因為需要錄入的財務檔案基數(shù)大，錄入過程繁瑣復雜、任務量大，另一方面我們沒有足夠的人手，有的學校甚至利用學生來幫助錄入，由于財務檔案中數(shù)字較多，對數(shù)字的準確度要求高，雖然能完成錄入工作但無法保證信息的準確性。這樣看來我們急需既能錄入信息又能對信息平臺進行操作的人才，而且需求量大，這就導致了建設工作中的人手不足。

3 高校財務檔案管理信息化的建設政策

3.1 成立素質較強的領導組和工作組

高校財務檔案管理信息化的建設工作中是離不開領導組的帶頭作用的，要使領導組充分認識到建立財務檔案信息化體系的重要性，并積極帶動全校建設信息化的積極性，合理增加和調派人手，定期對員工進行職業(yè)化培養(yǎng)。在工作組的組建過程中我們應注意到信息化管理的特殊性，不應將錄入和操作過程分開，從學校員工內(nèi)部選出適合的人才，并對其進行定向培訓，使之成為信息化建設工作之中多用型人才。在信息化建設工作中我們應著重注意對人才培養(yǎng)，使其具有先進的管理意識和較強的現(xiàn)代化設備操作基礎，進而在信息化建設和應用過程中有自主創(chuàng)新的可能。

3.2 建立有效的管理制度和統(tǒng)一的規(guī)劃標準

建立完善的管理制度是開展一切工作的前提，我們在建設之初就應該明確建設目標，在建設過程中就應該本著分組建設、分層建設、分類建設的基本政策，對執(zhí)行政策、操作行為、人員工作內(nèi)容制定嚴謹?shù)捏w制規(guī)范，形成條文并賦予其法律執(zhí)行力度，針對財務檔案的保密性增強對其安全情況的監(jiān)控制度，并成立專門的監(jiān)控小組對內(nèi)部網(wǎng)絡情況進行實時監(jiān)控。

4 總 結

在當前全球信息化進程日趨完善的今天，管理信息化已成為了管理工作的必然方向，在高校的財務管理信息化建設工作中建設人員怎樣在沒有經(jīng)驗的基礎下探索合理的方向與方法，制定相應的政策和規(guī)定，并在建設和工作過程中不斷使其完善，直到確立自己的管理信息化的建設方法，能否突破這個難點，成功制定適合本校的財務管理政策是高校能否適應信息時代的考驗之一。

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