張愛鳳

[摘要] 會計檔案隨著社會文明進(jìn)步受到人們的普遍關(guān)注，隨著對會計檔案重要性的認(rèn)識進(jìn)一步深化，對會計檔案的管理必然提出更高的要求，檔案管理作為會計業(yè)務(wù)工作不可分割的部分和重要性人們已達(dá)成共識。但是，當(dāng)前會計檔案管理工作還存在著需要解決的問題。要深化會計檔案管理工作必然面臨在新的條件下出現(xiàn)的新情況、也存在諸多相關(guān)聯(lián)問題亟待解決，以實現(xiàn)單位經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的雙贏。必須做到會計檔案管理制度的完善、認(rèn)識的提高、對會計檔案工作領(lǐng)導(dǎo)加強，建立信息管理平臺，加強在崗業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，提升會計檔案人員的綜合素質(zhì)、規(guī)范會計檔案基礎(chǔ)工作等有效對策給予解決。

[關(guān)鍵詞] 會計檔案；科學(xué)管理；信息化；規(guī)范化

[中圖分類號] F233 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）06- 0012- 02

0 引 言

完整的會計檔案不僅可以原原本本地還原出本單位開展經(jīng)濟(jì)活動的歷史畫面。同時，也可以做到重新展示會計工作的實際操作過程，為領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行科學(xué)決策時提供歷史真實的事實依據(jù)。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，我國的會計檔案管理水平取得了令人矚目的成就，但是與國外發(fā)達(dá)國家相比，仍存在著諸多問題，差距明顯。具體表現(xiàn)在：會計檔案體系科學(xué)性、規(guī)范性，前瞻性仍然存在不完善的地方，會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)與會計檔案管理之間仍存在差距，領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，信息化程度仍不完善等。因此，只通過不斷完善會計檔案管理的監(jiān)督體系，不斷完善自身軟硬件實力，內(nèi)強素質(zhì)，才能有效提升會計檔案管理工作水平，為單位可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造更有利的條件。

1 目前會計檔案管理工作仍存在問題

通過對當(dāng)前我國會計檔案管理現(xiàn)狀的剖析，不難發(fā)現(xiàn)當(dāng)前會計檔案在管理過程主要存在以下一些問題。

1.1 會計檔案管理制度缺失

在我國隨著大家的共同努力，在會計檔案制度建設(shè)方面取得了較大的成績，但是，不得不看到，各個單位之的發(fā)展很不平衡，有的單位做得比較完善和健全。但是，也有不少的單位在會計檔案管理制度建設(shè)上仍然存在缺失，對會計檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化造成較大的影響。比如很多單位并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標(biāo)準(zhǔn)、移交等問題沒有做出具體可操作性強的規(guī)定。當(dāng)需要查詢時，很難迅速找到，效率低下，也給后續(xù)會計檔案管理人員造成較多不便。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)的會計檔案意識不強，對會計檔案工作重視不夠

會計檔案管理是會計常規(guī)工作的重要組成部分。由于意識的失位，一個比較長的時間內(nèi)，單位的領(lǐng)導(dǎo)層，對會計檔案的認(rèn)識，在主觀意識上出現(xiàn)了偏差，導(dǎo)致一種較為普遍的認(rèn)識偏失，從思想的深處對會計檔案就存在模糊的認(rèn)識，那就是會計工作內(nèi)容僅局限于貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等，往往遺漏會計檔案這一環(huán)節(jié)。由于領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案管理工作的重視程度不夠，必定會導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。

1.3 會計檔案管理信息化程度偏低

現(xiàn)代社會是一個信息化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的科技型社會，一個單位如果不能做到與時俱進(jìn)，必然會在發(fā)展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統(tǒng)的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會計檔案管理信息化程度普遍偏低。

1.4 會計人員綜合素質(zhì)不高

一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，因此，人才戰(zhàn)略是單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的核心，必須引起重視。會計檔案的規(guī)范化和人才的關(guān)系也是十分清楚的一件事情，尤其是在會計檔案管理工作中，目前會計人員綜合素質(zhì)不高是困擾會計檔案工作可持續(xù)發(fā)展的核心因素。但是，不得不面對我國會計檔案管理從業(yè)人員普遍綜合素質(zhì)不高這一現(xiàn)實，會計檔案管理人員綜合素質(zhì)偏差，專業(yè)技能的缺乏和安全管理意識淡薄，都造成了檔案信息不全，檔案信息泄露等問題的頻頻發(fā)生，也給資金安全造成很多不必要影響。

1.5 會計檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范

由于歷史的原因，會計檔案管理人員的素質(zhì)偏差，根本就沒有檔案工作的基本常識，加上文化水平的局限，和外出培訓(xùn)機(jī)會的缺失，在這種情況下的會計檔案工作只能是材料的無序堆積。會計檔案人員知識所限，會計檔案基本業(yè)務(wù)能力先天不足。在立卷方面，會計檔案封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，部分分類、排列不規(guī)范，存在目錄不細(xì)甚至無目錄等現(xiàn)象極為平常。會計檔案的保管方面，沒有成立綜合檔案室，而是由出納人員兼管，這就違背了行業(yè)法規(guī)。會計檔案基礎(chǔ)工作不規(guī)范，容易造成單位檔案管理上混亂。

2 強化會計檔案規(guī)范化管理必須采取有效措施

會計檔案和其他門類的檔案一樣，必須按照規(guī)范化要求進(jìn)行管理。會計檔案工作應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，采取科學(xué)的、合理的手段，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

2.1 會計檔案管理制度的完善

首先必須建章立制，會計檔案管理工作必須依據(jù)國家相關(guān)法律、法規(guī)執(zhí)行，特別要注意學(xué)習(xí)并貫徹落實《會計檔案管理辦法》，一切都要以《會計檔案管理辦法》為樣板，層層落實，對照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的條款自檢、自查，逐一落實。做到科學(xué)、合理、合法。同時，具體會計檔案管理機(jī)構(gòu)可根據(jù)自身的特點和行業(yè)發(fā)展規(guī)律，必須制訂一套具有本單位特色的、行之有效的會計檔案管理體系，在日常的工作實踐中，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。通過不斷總結(jié)經(jīng)驗，進(jìn)一步完善企業(yè)的會計檔案管理體系。

2.2 統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，加強對會計檔案工作領(lǐng)導(dǎo)

從現(xiàn)在做起，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭學(xué)習(xí)國家有關(guān)檔案方面的法規(guī)性文件的學(xué)習(xí)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，必須統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識，加強對會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。會計檔案工作不僅不會影響單位會計工作，而且是會計工作的繼續(xù)，也是會計工作中不可分離的重要部分，和貨幣資金核算、工資核算和資金收支的監(jiān)督等是一個和諧的統(tǒng)一體。

管理層必須摒棄傳統(tǒng)思想的束縛，加強對會計檔案工作的認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，充分意識到會計檔案管理工作的重要性，盡快把檔案管理納入到會計的日常工作事務(wù)中來。統(tǒng)一思想，加強領(lǐng)導(dǎo)，加大對檔案管理的資金投入，使會計檔案管理工作能夠得到快速發(fā)展。

2.3 要實現(xiàn)會計檔案管理信息化必須建立信息管理平臺

當(dāng)今，社會已經(jīng)發(fā)展成信息化和網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)達(dá)的科技型社會，人們都感受到一種無形的壓力，已經(jīng)感到了緊迫感和危機(jī)感。因此，都必須與時俱進(jìn)，才能有效地避免在發(fā)展的道路上被淘汰。各單位必須創(chuàng)造條件建立一個信息化的會計檔案管理平臺，通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)來加強各部門之間以及與外界之間良好的溝通渠道。通過科技化手段，來實現(xiàn)會計檔案的高效管理。

會計檔案信息化的基礎(chǔ)根植于會計檔案工作的現(xiàn)代化。

（1）事實上從會計基礎(chǔ)工作實現(xiàn)會計電算技術(shù)，會計檔案實現(xiàn)信息化才有基礎(chǔ)，如果沒有會計基礎(chǔ)工作的電算化技術(shù)，就沒有辦法讓整個會計業(yè)務(wù)工作形成數(shù)字化材料，會計檔案信息化就沒有物質(zhì)基礎(chǔ)，那么實現(xiàn)會計檔案信息化只能是一句空話。

（2）網(wǎng)絡(luò)的普及為會計檔案信息化的實現(xiàn)提供了傳輸工具，否則，會計檔案信息化也是一個美好的想法，不能付諸實現(xiàn)。

（3）檔案機(jī)構(gòu)的軟、硬件環(huán)境的改善，網(wǎng)絡(luò)軟件的普遍使用，檔案數(shù)字化設(shè)備的完善，為會計檔案最終實現(xiàn)信息化提供了技術(shù)上的保證。

（4）逐步建立檔案管理網(wǎng)站，科學(xué)地設(shè)計與會計檔案工作相關(guān)的網(wǎng)頁，既要做到作為單位宣傳黨和國家關(guān)于會計工作的法律法規(guī)政策，也可以作為宣傳單位會計檔案工作動態(tài)的陣地，又可作為宣傳會計檔案業(yè)務(wù)知識的窗口，也為今后會計檔案開發(fā)利用提供良好的工作平臺。

2.4 加強培訓(xùn)，提升會計檔案人員的綜合素質(zhì)

一個單位是否有競爭力，除了資金雄厚之外，就是人才的儲備問題。人才是單位事業(yè)發(fā)展的核心因素，對于會計檔案管理工作人員也例外，要將會計檔案人員在職、在崗不斷地接受新的知識，強化在職繼續(xù)教育培訓(xùn)。使在職在崗職業(yè)培訓(xùn)經(jīng)常化、常規(guī)化、制度化。需要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專家授課、專業(yè)技能培訓(xùn)、學(xué)習(xí)觀摩等學(xué)習(xí)型活動來提升在職會計檔案人員的職業(yè)技能和安全意識。同時領(lǐng)導(dǎo)要加強對會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，強化對會計檔案人員的工作檢查與監(jiān)督，通過制定規(guī)章制度，來有效地規(guī)范會計檔案工作人員的行為。

2.5 規(guī)范會計檔案基礎(chǔ)工作

會計檔案是否能夠按照規(guī)范要求進(jìn)行有效管理，主要取決于會計檔案工作人員的基本素質(zhì)、工作任務(wù)完成所需要的錄入等設(shè)備、會計檔案規(guī)范化實現(xiàn)各種耗材等。在各個條件得到解決后，會計檔案規(guī)范的實現(xiàn)要從以下幾個方面抓好落實。

（1）向檔案規(guī)范管理達(dá)標(biāo)單位學(xué)習(xí)觀摩，借鑒兄弟單位成功的模式指導(dǎo)本單位會計檔案規(guī)范化管理實施。

（2）認(rèn)真學(xué)習(xí)國家及各省檔案業(yè)務(wù)主管部門制定的會計檔案規(guī)范化管理有關(guān)具體標(biāo)準(zhǔn)，一一對照排查，找出問題，提出統(tǒng)籌解決的方式和方法，并通過具體實踐進(jìn)行改進(jìn)。

（3）在會計檔案規(guī)范管理過程中，要請業(yè)務(wù)部門的專家前來實地指導(dǎo)，檢查會計檔案工作中可能存在的問題和指出進(jìn)一步提升會計檔案管理規(guī)范水平的意見和建議。會計檔案管理人員必須根據(jù)專家提出的不足和缺陷認(rèn)真進(jìn)行修正和完善。

只有領(lǐng)導(dǎo)支持和重視會計檔案工作，會計檔案作為本單位服務(wù)窗口之一同樣會受重視，檔案管理人員素質(zhì)大專以上，經(jīng)常培訓(xùn)二級單位專職檔案員及各處室的兼職檔案人員的檔案管理知識。調(diào)卷都是檔案管理系統(tǒng)電腦檢索，速度快。庫房有密集架、除濕機(jī)等。專門有中控室對所有庫房監(jiān)控，有防盜系統(tǒng)報警器、除濕加濕顯示屏、防火警報器。會計檔案保管和歸檔的要求非常規(guī)范，很大程度上提高了檔案管理工作效率，完善了檔案管理體系。

綜上所述，會計檔案規(guī)范化管理，是一件綜合性的工作，每一步都需要腳踏實地、一絲不茍地抓好落實，單位會計檔案規(guī)范工作才能取得成功。

3 結(jié) 語

會計檔案規(guī)范化管理是大勢所趨，越來越多的單位對會計檔案規(guī)范化管理加強了領(lǐng)導(dǎo)，增強了力量，加大了經(jīng)費的投入，同時加大了檢查監(jiān)督的力度，已經(jīng)為會計檔案規(guī)范管理創(chuàng)造了內(nèi)外部條件。很多單位都在努力盡快配齊會計檔案管理需要的相關(guān)的軟、硬件設(shè)施，在經(jīng)費上也給予了充分的保證，配備專職人員或通過在職進(jìn)修形式來保證綜合素質(zhì)強，能夠勝任會計檔案規(guī)范化管理要求的各項工作的專（兼）職會計檔案管理人員，會計檔案實現(xiàn)規(guī)范化管理所必須的各項條件都在不斷完備，采取有效管理措施也已經(jīng)到位，在為實現(xiàn)本單位會計檔案的規(guī)范化管理的道路上前進(jìn)。

主要參考文獻(xiàn)

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