譚麗麗

近年來(lái)檔案管理發(fā)展迅度，人才培養(yǎng)速度，科技研發(fā)速度都日新月異，高校學(xué)籍檔案作為這些重要內(nèi)容的重要環(huán)節(jié)，關(guān)系著高等教育工作的發(fā)展，關(guān)系到社會(huì)的前進(jìn)，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要部分。新時(shí)期加強(qiáng)高校檔案管理，充分開(kāi)發(fā)其中的信息資源，對(duì)治校興學(xué)、提高學(xué)校管理水平有舉足輕重的作用。因此高校檔案管理需要一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。要適應(yīng)新形勢(shì)的需要，檔案工作者必須具備更高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

高校檔案的內(nèi)容

高校檔案不是一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體，它是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，高校參加或者舉行各類的教學(xué)活動(dòng)、科研活動(dòng)、以及學(xué)校的黨政管理而形成的對(duì)學(xué)校單位和社會(huì)有保存價(jià)值的文件、圖像、視頻等等不同的歷史記錄都要依托檔案管理而保存下來(lái)。高校檔案在數(shù)量具有龐大的數(shù)目在內(nèi)容里具有繁復(fù)的種類。一般為了便于管理和查找，根據(jù)保存對(duì)象內(nèi)容的不同，把高校檔案分為以下幾個(gè)類型：

人事檔案類。高校的人員眾多，學(xué)校檔案管理中一項(xiàng)重要的內(nèi)容就是人事檔案的管理。它以個(gè)人為單位，在人事管理中記錄了高校人員的工作歷史，記述其道德品質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績(jī)等表現(xiàn)，是集中保存起來(lái)的真實(shí)記錄。

文件史料檔案。每所高校都有它獨(dú)一的創(chuàng)建和發(fā)展的歷史，而這些過(guò)程需要文字和圖像等相關(guān)記錄。比如學(xué)校的教務(wù)工作科研活動(dòng)，教師的業(yè)績(jī)，學(xué)校的歷史，創(chuàng)建的過(guò)程，發(fā)展的記載等等。

學(xué)生檔案類。高校檔案里最重要的部分就是學(xué)生檔案。每所大學(xué)里的學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活以及參加的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)在這里都留下了真實(shí)的記錄，是學(xué)生自身情況的最真實(shí)的記載，也是學(xué)生步入社會(huì)參加工作以后供各級(jí)工作單位組織、選拔、人員任用的重要依據(jù)，是人生中的重要履歷記錄。

實(shí)物檔案類。高校在自身的發(fā)展過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量有關(guān)學(xué)校實(shí)況的記錄，比如獎(jiǎng)狀獎(jiǎng)杯、印章、物件、獎(jiǎng)牌、錦旗等等不同形式的物體。中這些不同的實(shí)物可以經(jīng)過(guò)分類，歸入實(shí)物檔案內(nèi)。

高校檔案管理人員的知識(shí)能力培養(yǎng)要求

精于檔案管理專業(yè)知識(shí)檔案。一個(gè)合格的檔案管理人員不僅僅要鉆研透自己本專業(yè)的知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，提高自己的工作的能力，比如“科技檔案管理學(xué)”、“圖書情報(bào)學(xué)”、“目錄學(xué)”、“圖書分類學(xué)”、“檔案保護(hù)學(xué)”及“檔案文獻(xiàn)編篡學(xué)”、“檔案法”等都是學(xué)習(xí)的重點(diǎn)內(nèi)容。這些內(nèi)容都是相互聯(lián)系相互貫通的的，是構(gòu)成檔案管理體系的重要理論知識(shí)。

檔案管理人員必須具備廣博的知識(shí)。檔案管理需要進(jìn)行分類處理，而分類處理是以檔案的內(nèi)容進(jìn)行區(qū)分的，檔案內(nèi)容來(lái)自各方面，如果沒(méi)有廣博的知識(shí)，根本無(wú)法看懂里面的內(nèi)容，對(duì)于分類和管理更是無(wú)從談起了。此外，作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是少不了的工作內(nèi)容，因此，管理人員還要具備一定的語(yǔ)言基礎(chǔ)和寫作能力，并用有一定基礎(chǔ)的書寫進(jìn)行編錄，否則，編寫的內(nèi)容和文字無(wú)法理解和辨認(rèn)，檔案管理的效果和意義也就大打折扣。

檔案管理人員要有良好的溝通能力。檔案管理部門是一個(gè)集中很多內(nèi)容的部門，同時(shí)也是一個(gè)嚴(yán)密性較強(qiáng)的部門。這就需要檔案管理人員有善于溝通和處理事物的能力。

高校檔案管理人員的政治、道德素質(zhì)要求

具有較高的政治素養(yǎng)。高校檔案管理人員管理的是包含著廣泛內(nèi)容的各種各樣的檔案，這其中有高校的科研活動(dòng)資料、教學(xué)的計(jì)劃以及內(nèi)容、人事變動(dòng)記錄、學(xué)校和各單位之間的交流等等。因此，檔案管理人員必須堅(jiān)定自己的政治立場(chǎng)，關(guān)心國(guó)家大事，關(guān)心社會(huì)動(dòng)態(tài)，關(guān)心學(xué)校的發(fā)展，以自己的能力去維護(hù)好檔案的管理，確保檔案的安全，努力提高自己的思想政治覺(jué)悟，努力學(xué)習(xí)政治理論知識(shí)，擁有良好的人生觀和價(jià)值觀。

較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。檔案管理工作不同于其他服務(wù)部門的服務(wù)工作，它提供的服務(wù)是一個(gè)高校面對(duì)社會(huì)、面對(duì)人民群眾一個(gè)最主要的窗口。作為一個(gè)高校檔案的管理人員，每天需要接待來(lái)自五湖四海的各種人群，他們的素質(zhì)不同，查閱的資料內(nèi)容也廣，因此很難做到一個(gè)百分之百的滿意度，還有可能因?yàn)槟承┦挛锏奶幚矶齺?lái)查閱者的不滿和指責(zé)。再者，現(xiàn)在的高校檔案管理工作條件遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到一個(gè)與社會(huì)發(fā)展同步的程度，許多具體的編寫工作還要管理人員進(jìn)行手寫，裝訂檔案之類的工作更是要親力親為，難免會(huì)有一些枯燥無(wú)味，檔案工作的重要性還需要人們的進(jìn)一步重視和理解。而高校的檔案的管理人員必須甘做背后的無(wú)名英雄，在服務(wù)態(tài)度上要主動(dòng)熱情，在工作態(tài)度上，要盡職負(fù)責(zé)，在待人接物上，要文雅和氣，保持禮貌和謙遜的態(tài)度，主動(dòng)為有需要的人士服務(wù)，讓有需要的人滿意而歸。這是作為一個(gè)高校檔案管理人員的職業(yè)道德的基本要求。

要具備嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時(shí)還有較強(qiáng)的服務(wù)性，同時(shí)還是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作。保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件之一，在工作過(guò)程中，需要細(xì)致，細(xì)心。在很多的管理環(huán)節(jié)里面，只要有一點(diǎn)紕漏就會(huì)給其他管理環(huán)節(jié)帶來(lái)很大的不便，給利用的人造成許多不必要的麻煩，甚至因?yàn)闄n案的緊急需要而發(fā)生大范圍的查找或者返工，一旦因?yàn)楣芾砣藛T的不小心造成的檔案的遺失，更是會(huì)給個(gè)人或者單位帶來(lái)不可估量的損失。

信息化對(duì)高校檔案管理人員素質(zhì)的新要求

隨著社會(huì)逐漸步入信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)逐漸的跟不上社會(huì)發(fā)展的需要，在管理模式和管理人員的要求上已經(jīng)提出了更高的要求，原有的檔案管理受到了現(xiàn)代化信息管理模式的沖擊和挑戰(zhàn)。因此一個(gè)檔案管理人員的工作能力和素質(zhì)也面臨著新的要求和變革，需要對(duì)自己的能力的培養(yǎng)有一個(gè)全新的面貌。

要求檔案管理人員具備相當(dāng)?shù)耐庹Z(yǔ)水平。隨著我國(guó)改革開(kāi)放，各國(guó)之間的交流與日俱增，文化之間的傳輸也變得頻繁起來(lái)，不同的語(yǔ)種，不同的語(yǔ)言編寫的文獻(xiàn)資料隨著社會(huì)的進(jìn)步在檔案管理里面占有的比例逐漸增高。作為一個(gè)檔案管理人員，應(yīng)該提升自己的外語(yǔ)水平，在利用網(wǎng)絡(luò)資源和查閱外文資料的時(shí)候可以利用到這些知識(shí)，還有進(jìn)行整理檔案的時(shí)候，也需要有外語(yǔ)知識(shí)作為基礎(chǔ)，否則，無(wú)法利用相關(guān)的資源為用戶提供滿意的服務(wù)。

培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新能力。社會(huì)需要不斷的進(jìn)步就需要不斷地改革和創(chuàng)新。當(dāng)今的時(shí)代是信息高速發(fā)展的時(shí)代，知識(shí)的更新?lián)Q代一日千里。因此，高校檔案管理人員需要樹(shù)立起全新的學(xué)習(xí)觀念，從各方面提升和培養(yǎng)自己的能力，不斷的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，掌握更多的專業(yè)知識(shí)，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)高校檔案進(jìn)行有效的管理，把傳統(tǒng)的檔案管理與現(xiàn)代化管理理論相結(jié)合，更好的為人民服務(wù)。

總之，高校檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期而充滿挑戰(zhàn)的項(xiàng)目，需要各部門的支持，需要人們引起足夠的重視。高校檔案管理人員必須時(shí)刻注意自己能力的培養(yǎng)，以最好的工作技能，服務(wù)態(tài)度，高度的責(zé)任感投入進(jìn)去，為我國(guó)的檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。