廖春玲

摘 要：檔案管理是電力企業(yè)管理工作的重要組成部分，檔案管理水平的高低直接關(guān)系著電力企業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展。隨著社會經(jīng)濟水平的提升，電力行業(yè)發(fā)展尤為迅速，而檔案管理作為電力行業(yè)發(fā)展的歷史記錄，決定了其在電力工程建設(shè)、電力系統(tǒng)運行以及電力供應(yīng)等方面具有重要作用，因此，電力企業(yè)必須不斷提升檔案管理水平。文章主要結(jié)合工作經(jīng)驗對電力企業(yè)檔案管理中的存在問題進行了分析，并提出了提升現(xiàn)代化檔案管理水平的有效方法。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；存在問題；信息化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2013）20-0058-02

檔案是企業(yè)、行業(yè)發(fā)展的真實記錄，是處理客戶糾紛的主要依據(jù)，也是企業(yè)最重要的知識資產(chǎn)與核心信息資源，直接關(guān)系著企業(yè)的生存和發(fā)展。隨著我國電力行業(yè)的迅速發(fā)展，電力企業(yè)檔案信息內(nèi)容越來越豐富，其使用價值也隨之大大提高。在高速發(fā)展著的信息時代，如何對電力企業(yè)寶貴的信息資源進行管理，使之更好為電力行業(yè)的科學(xué)決策、生產(chǎn)經(jīng)營以及科技研究提供服務(wù)已成為電力企業(yè)管理工作的重要任務(wù)。

1 電力企業(yè)檔案管理的存在問題

①檔案管理不規(guī)范。電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化機制并不健全，很多情況下，電力企業(yè)的內(nèi)部分工都非常詳細，卻沒有專業(yè)檔案管理部門和管理人員，有的企業(yè)雖然建立了專業(yè)檔案管理部門，但未能實現(xiàn)與各個業(yè)務(wù)部門的相互結(jié)合，導(dǎo)致在實際檔案工作中難以對檔案材料進行歸檔，與其他工作相比，檔案管理工作相對滯后。

②檔案管理意識淡薄。當(dāng)前，很多電力企業(yè)的檔案管理人員對檔案管理這一工作比較陌生，認為檔案管理就是一些簡單的材料收集、儲存，沒有意識到檔案對整個行業(yè)的重要性。以筆者所在企業(yè)為例，雖然企業(yè)大力宣傳了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，但是在實際工作中，整個企業(yè)的檔案管理意識仍然不足，更沒有將檔案管理工作納入企業(yè)工作日程中去，重經(jīng)營、輕管理的問題依然存在。

③檔案管理工作人員水平參差不齊。在電力企業(yè)發(fā)展中，首先考慮到的是經(jīng)營管理，很多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識和相應(yīng)的檔案管理能力，一些管理人員甚至是身兼數(shù)職，檔案管理隊伍極不穩(wěn)定，對于檔案信息的編研、開發(fā)和使用，檔案管理人員沒有時間也無能力去進行，加上企業(yè)忽視了對相關(guān)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，造成了企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，無法適應(yīng)信息時代對電力企業(yè)檔案管理工作的要求，不利于企業(yè)的生存和發(fā)展。

④檔案管理信息化建設(shè)滯后。檔案管理工作的最終發(fā)展方向是信息化，這也是提高檔案管理水平的有效途徑，但是當(dāng)前國家電網(wǎng)公司實行的協(xié)同辦公系統(tǒng)中檔案信息管理平臺仍以企業(yè)文書、會計、科技、特種檔案為主，檔案數(shù)字化管理水平較低，受到各種因素的限制，硬件設(shè)施使用率也相對較低，檔案管理信息化建設(shè)無法跟上社會經(jīng)濟和企業(yè)其他工作的發(fā)展步伐。

2 提升電力企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理水平的有效方法

2.1 健全管理機制

電力企業(yè)檔案管理涉及到了工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營、客戶等各方面的信息，內(nèi)容繁多，信息量大，所以在實際工作中很難達到全面統(tǒng)一，但是必須要做到規(guī)范化管理，這是企業(yè)檔案管理的本質(zhì)要求。首先，應(yīng)根據(jù)電力企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和特點建立健全檔案管理規(guī)章制度，貫徹落實相關(guān)責(zé)任制、組織領(lǐng)導(dǎo)機制、獎懲機制和考核機制等，確保制度的科學(xué)性與可操作性，并對檔案材料的收集、形成、儲存、分類、使用等做出明確要求。其次，建立專業(yè)檔案管理機構(gòu)，不斷提升電力企業(yè)檔案管理的專業(yè)化水平，使管理部門與其他業(yè)務(wù)部門形成相互溝通、相互協(xié)調(diào)的工作局面。

2.2 推進檔案管理人才專業(yè)化

人是檔案管理的主體，在新的社會形勢下，想要提升電力企業(yè)檔案管理水平，就必須建立一支專業(yè)的檔案管理隊伍，管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備目錄學(xué)、歷史學(xué)等相關(guān)科目的知識，同時具有良好的組織協(xié)調(diào)能力、分析能力、現(xiàn)代化信息工具的應(yīng)用能力，當(dāng)然，現(xiàn)代化檔案管理工作對管理人員的要求不僅要有知識、有能力，還必須有理想、有道德、有素質(zhì)。因此，必須加大培訓(xùn)力度，通過繼續(xù)教育、學(xué)校進修、培訓(xùn)與實際操作相結(jié)合的方式全面提升檔案管理人員的專業(yè)管理水平，調(diào)動其工作積極性和主動性，檔案管理人員也應(yīng)不斷加強自身學(xué)習(xí)，強化自身職業(yè)道德素養(yǎng)。企業(yè)可加大招考力度，招聘一些會說外語、懂法律、精通計算機的綜合型人才，改變當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理部門知識結(jié)構(gòu)不合理、年齡結(jié)構(gòu)老化的現(xiàn)狀。此外，企業(yè)應(yīng)緊緊跟隨時代步伐，不斷研究新業(yè)務(wù)，探索新的檔案管理方法，使電力企業(yè)檔案管理更好適應(yīng)快速發(fā)展著的信息社會。

2.3 加快檔案管理信息化建設(shè)

為了確保電力企業(yè)檔案管理水平的全面提升，必須加快檔案管理信息化建設(shè)，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)和先進管理理念不斷對檔案管理中不合時宜的管理方法和手段進行改革。第一，對于電力企業(yè)來說，檔案的作用不僅僅是參考或溝通，還能給企業(yè)提供相應(yīng)的對比和評價功能，因此，必須充分利用信息網(wǎng)絡(luò)平臺和檔案應(yīng)用系統(tǒng)擴大檔案的利用范圍，使信息化檔案的功能作用通過信息管理平臺充分發(fā)揮出來，也保證能夠在實際操作中及時發(fā)現(xiàn)并處理問題，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，使計劃目標(biāo)與實際工作目標(biāo)保持高度一致性。第二，爭取企業(yè)高層支持，使他們充分認識到企業(yè)檔案信息化管理對企業(yè)整體發(fā)展的重大意義，進而使他們加大對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、人才的投入。第三，促進檔案文件歸檔數(shù)字化，使歷史數(shù)據(jù)能夠從文字、圖片、影像等多方面形象展現(xiàn)出來，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對文本、科技檔案進行審視和價值的鑒定。比如在電力工程建設(shè)中，施工單位會產(chǎn)生大量的電子文件，為了確保文件歸檔的完整率，應(yīng)要求施工單位在進行紙質(zhì)文件歸檔的同時嚴格按照數(shù)字化歸檔規(guī)定進行相應(yīng)電子文件的歸檔，統(tǒng)一載體和格式，這樣才能提高信息的時效性和檢索的快捷性，才能實現(xiàn)電力企業(yè)、施工企業(yè)之間的信息共享，才能將工程的全過程真實反映出來，最終提高檔案的利用價值。

2.4 做好檔案信息的安全防護工作

電力企業(yè)要積極落實國家對于檔案保管的規(guī)定，加大投入，配備防盜、防水、防火、防有害生物等相關(guān)設(shè)施，對于特殊性、保密性較高、涉及到知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機密的檔案，必須采取更為有效的安全措施進行特別防護。雖然很多電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)相對緩慢，但也已基本實現(xiàn)了信息化，由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，必須做好網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全防護工作，對于員工進入信息平臺要通過一定權(quán)限和密碼驗證，并實時對信息、文件進行備份，確保企業(yè)檔案資料的安全。

3 結(jié) 語

總之，電力企業(yè)檔案管理工作必須結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展需要，同時跟上時代發(fā)展步伐，堅持與時俱進，開拓創(chuàng)新，建立健全管理機制，推進檔案管理人才專業(yè)化，加快檔案管理信息化建設(shè)，做好檔案信息的安全防護工作，確保檔案管理方法最為科學(xué)，也最為有效，有效提升電力企業(yè)檔案管理水平，使檔案的使用價值得以充分發(fā)揮，為電力行業(yè)及檔案管理事業(yè)的持續(xù)、健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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