林軍

前言

作為企事業(yè)單位重要的數(shù)據(jù)信息類型之一，會(huì)計(jì)檔案有著舉重若輕的作用。而與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)與信息化的普及也使得電算化成為現(xiàn)代醫(yī)院改革的重要方面。電算化會(huì)計(jì)檔案成為現(xiàn)代醫(yī)院財(cái)務(wù)工作的主要使用信息和數(shù)據(jù)源，對(duì)醫(yī)院的日常財(cái)務(wù)工作帶來(lái)極大便利。

醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

作為醫(yī)院重要的財(cái)務(wù)信息，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案詳細(xì)記載并呈現(xiàn)了醫(yī)院相關(guān)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的重要的信息，這些信息可以幫助醫(yī)院未來(lái)的行為決策提供參考。這類型的檔案重點(diǎn)涵蓋了醫(yī)院會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。根據(jù)財(cái)政部的規(guī)定，截止2010年，80%以上的基層單位都應(yīng)該采用電算化的模式來(lái)完成財(cái)務(wù)相關(guān)工作。就醫(yī)院行業(yè)來(lái)看，會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用對(duì)于財(cái)務(wù)工作整體效率和質(zhì)量都有了極大的提高，并且降低了財(cái)務(wù)工作人員的工作負(fù)擔(dān)。電算化實(shí)施后的醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是指將會(huì)計(jì)信息和數(shù)據(jù)放置在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，可以通過(guò)會(huì)計(jì)軟件或系統(tǒng)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行使用。醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案通常具備以下特征：

（一）拓寬會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵及外延

以電算化代替手工后的醫(yī)院財(cái)務(wù)工作，開始更加便捷、高效，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)涵及外延都有所拓寬。與醫(yī)院傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案比較，電算化會(huì)計(jì)檔案在信息搜集和涵蓋的范圍都有所增加，且包含的內(nèi)容更加廣泛，除傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，還包括了應(yīng)用于電算化過(guò)程中所涉及的所有軟件及系統(tǒng)的所有文檔資料。除電子化后的相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外，電算化會(huì)計(jì)檔案所涵蓋的內(nèi)容還包括：電算化系統(tǒng)及軟件開發(fā)和使用的所有文檔及軟件程序、所涉及的服務(wù)器或存儲(chǔ)的設(shè)備型號(hào)、應(yīng)用軟件系統(tǒng)的名稱和版本號(hào)、相關(guān)設(shè)備采購(gòu)與后期服務(wù)公司的名稱和聯(lián)系方式、電算化系統(tǒng)所涉及的軟硬件設(shè)備的使用說(shuō)明及培訓(xùn)內(nèi)容。

（二）存儲(chǔ)需求要求更高

醫(yī)院傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是以紙質(zhì)檔案為主的，因此通常只需要將紙質(zhì)文檔保存即可。電算化會(huì)計(jì)檔案具有數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化等特征，其通常情況下既需要以打印版的紙質(zhì)存儲(chǔ)介質(zhì)的方式存在，也需要以計(jì)算機(jī)信息的方式存儲(chǔ)在具有存儲(chǔ)功能的硬件設(shè)備或傳輸介質(zhì)中。對(duì)于存儲(chǔ)在硬件設(shè)備或傳輸介質(zhì)的電算化會(huì)計(jì)檔案，需要考慮到硬件設(shè)備所處的物理環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)等問(wèn)題，避免硬件設(shè)備故障導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)檔案的丟失或損壞。

（三）可操作性較強(qiáng)

醫(yī)院傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案由于是在紙質(zhì)上，容易便于財(cái)務(wù)工作人員的閱讀，而醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上，通過(guò)專業(yè)的財(cái)務(wù)軟件等指定的軟件就可進(jìn)行閱讀、編輯和使用。紙質(zhì)文字的修改給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)較多問(wèn)題，如容易被篡改且無(wú)法查證、正常修改痕跡對(duì)整體會(huì)計(jì)報(bào)表的美觀有影響等，電算化會(huì)計(jì)檔案的可操作性、可視性較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案更有優(yōu)勢(shì)。

醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理面臨的主要挑戰(zhàn)

（一）檔案管理內(nèi)容不健全

由于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)電算化的時(shí)間并不是很長(zhǎng)，所以導(dǎo)致現(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部財(cái)務(wù)人員對(duì)于電算化的認(rèn)識(shí)程度還不夠深，從而在日常財(cái)務(wù)工作中，容易造成電算化財(cái)務(wù)信息缺失的問(wèn)題，由此導(dǎo)致的電算化會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容缺失。

（二）電算化會(huì)計(jì)檔案安全管理缺失

由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬件或傳輸介質(zhì)中，這些計(jì)算機(jī)硬件或傳輸介質(zhì)對(duì)于存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高、且受物理環(huán)境變化影響較大。由于潮濕、溫度過(guò)高等問(wèn)題所造成的硬件或傳輸介質(zhì)無(wú)法使用，從而導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案丟失的情況屢見不鮮。另一方面，電算化會(huì)計(jì)工作主要都是依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，醫(yī)院中計(jì)算機(jī)系統(tǒng)局域網(wǎng)中毒情況、計(jì)算機(jī)不設(shè)權(quán)限、單臺(tái)計(jì)算機(jī)有多個(gè)使用者等問(wèn)題，使得電算化會(huì)計(jì)檔案面臨著來(lái)自計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身的威脅。一旦計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)中毒、或者有人故意篡改數(shù)據(jù)，

（三）缺少專業(yè)電算化人才

在實(shí)行電算化之后，醫(yī)院缺乏專業(yè)的電算化人才，大多數(shù)都是傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作人員。電算化需要財(cái)務(wù)工作人員具備包括計(jì)算機(jī)、會(huì)計(jì)學(xué)、管理學(xué)等為一體的綜合知識(shí)體系。醫(yī)院大多數(shù)的財(cái)務(wù)工作人員盡管在實(shí)施電算化后，醫(yī)院也針對(duì)性的對(duì)財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行了一些列的培訓(xùn)，但由于醫(yī)院財(cái)務(wù)從業(yè)人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的掌握程度有差異，復(fù)合型人才相對(duì)仍舊較少。隨著信息化的發(fā)展、會(huì)計(jì)制度的變遷，對(duì)于實(shí)施電算化后的醫(yī)院會(huì)計(jì)工作有了更多的挑戰(zhàn)。

（四）對(duì)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題的思考

在醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理的工作中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)明確并制定相關(guān)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的制度，梳理整個(gè)會(huì)計(jì)流程，要求電算化會(huì)計(jì)檔案保存、管理需要按規(guī)定辦事，包括檔案的收集、記錄、查閱、移交、銷毀等；醫(yī)院財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專人轉(zhuǎn)崗針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，對(duì)于存儲(chǔ)電算化會(huì)計(jì)檔案的硬件或傳輸介質(zhì)，做好備份工作，避免信息丟失。

（作者單位：貴州省凱里市第一人民醫(yī)院）