張學(xué)東

人事檔案管理是我國(guó)勞動(dòng)管理制度的特色之一，是做好企業(yè)人力資源管理工作的前提、保障和基礎(chǔ)，是影響人力資源管理工作的效率、質(zhì)量和水平的重要因素。

認(rèn)識(shí)人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

人事檔案管理是一項(xiàng)具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性、唯一性和嚴(yán)肅性特點(diǎn)的特殊工作崗位，一點(diǎn)點(diǎn)的疏忽都可能造成難以彌補(bǔ)的損失。

人事檔案管理是人力資源管理的信息庫(kù)，負(fù)責(zé)搜集和提供人力資源管理需要的基本信息。沒(méi)有準(zhǔn)確、及時(shí)的信息提供，人力資源管理就成了無(wú)本之木。對(duì)職工檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人員信息資源認(rèn)識(shí)不充分，也必然影響到人力資源管理水平。

人事檔案是唯一記錄職工各類(lèi)情況的具有法律地位的文件，隨著國(guó)家關(guān)于勞動(dòng)法律法規(guī)的健全，職工法律意識(shí)的增強(qiáng)，職工檔案成為維護(hù)企業(yè)和職工個(gè)人利益的重要依據(jù)，是處理勞資糾紛的主要參考記錄。

提高人事檔案管理水平的幾個(gè)環(huán)節(jié)

1、材料收集要勤

完整全面地收集材料，是做好職工檔案管理工作的起點(diǎn)和前提，反映職工情況變化的材料是處在動(dòng)態(tài)變化之中，只有及時(shí)地收集補(bǔ)充，才能保證職工檔案客觀(guān)準(zhǔn)確地反映職工的全貌。

2、鑒別、整理材料要真、準(zhǔn)、全

職工檔案管理要本著對(duì)組織、對(duì)職工負(fù)責(zé)的態(tài)度，對(duì)每一份收集上來(lái)的材料進(jìn)行鑒別、精選，確保檔案材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。真實(shí)性是職工檔案的生命線(xiàn)，職工檔案是否真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，直接關(guān)系檔案的使用價(jià)值，更關(guān)系到每個(gè)職工的切身利益，是一項(xiàng)復(fù)雜的基礎(chǔ)工作。

職工檔案工作不是簡(jiǎn)單的接收入檔，檔案工作人員要體現(xiàn)出自己純熟過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和認(rèn)真、負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神。鑒別材料是否屬于入檔范圍和入檔要求，不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經(jīng)過(guò)鑒別，根據(jù)情況予以處理。整理裝訂人事檔案材料時(shí)，不歸檔的材料填寫(xiě)處理檔案材料清單，報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)毀。保證整理的材料真實(shí)、準(zhǔn)確、全面，使職工檔案達(dá)到完整、精煉的要求。

3、嚴(yán)格執(zhí)行職工檔案管理制度

職工檔案具有政治性和機(jī)密性的特點(diǎn)，不能隨意公開(kāi)和向外擴(kuò)散。為確保職工檔案的安全，嚴(yán)守檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。檔案管理部門(mén)要建立嚴(yán)肅的工作紀(jì)律，加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷提高職工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全檔案收集制度、鑒別歸檔制度、查（借）閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)等制度等。在檔案材料收集補(bǔ)充、查、借閱、檔案庫(kù)房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

注重對(duì)職工檔案管理人員的培養(yǎng)

職工檔案工作是一項(xiàng)政治性、政策性、專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，要做好職工檔案管理工作，關(guān)鍵是要建立一支在政治上、業(yè)務(wù)上雙過(guò)硬的檔案管理人員隊(duì)伍。

職工檔案工作工作繁瑣且專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，職工檔案反映職工方方面面的情況，要求檔案管理人員熟悉勞動(dòng)法律、法規(guī)及公司各項(xiàng)勞動(dòng)管理文件，對(duì)勞動(dòng)關(guān)系、機(jī)構(gòu)調(diào)整、勞動(dòng)工資、保險(xiǎn)待遇、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、職工培訓(xùn)、人事管理、黨的組織工作都有充分的認(rèn)識(shí)和了解，并熟悉勞動(dòng)管理的歷史演變情況。

檔案管理人員的選拔必須是黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、忠于職守、嚴(yán)肅認(rèn)真的人員，職工檔案工作人員不僅要具備較為深厚的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，根據(jù)形勢(shì)的需要熟練掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，還要努力學(xué)習(xí)相關(guān)學(xué)科知識(shí)，不斷增強(qiáng)法律意識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力；要切實(shí)增強(qiáng)服務(wù)觀(guān)念，職工檔案工作本身是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)的工作，要做到認(rèn)真、熱情、周密、仔細(xì)，一絲不茍；職工檔案工作人員要淡泊名利、吃苦耐勞、忠于職守、踏實(shí)工作，提高責(zé)任心。

人事檔案管理的價(jià)值在于提供服務(wù)的價(jià)值

檔案管理的最終目的是為了檔案的利用，職工檔案管理還應(yīng)包括建立起一套完整的職工個(gè)人資料信息庫(kù)，及時(shí)、準(zhǔn)確的為企業(yè)人力資源管理提供有效的信息資料。由檔案管理人員建立職工個(gè)人信息庫(kù)是檔案管理的職責(zé)和目的決定的，檔案管理人員直管理職工的基本信息豐富準(zhǔn)確，建立起來(lái)的信息庫(kù)準(zhǔn)確程度高，更新更及時(shí)。

實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡(jiǎn)單的管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，成為人力資源管理的信息庫(kù)和參謀部，是人事檔案管理部門(mén)的真正價(jià)值所在。

（作者單位：鋼集團(tuán)宣鋼計(jì)檢中心）