施小蘭

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理是社會(huì)保險(xiǎn)工作的一個(gè)重要內(nèi)容，也是社會(huì)保險(xiǎn)管理最基礎(chǔ)的工作之一，它全面反映了參保人員履行社保繳費(fèi)義務(wù)、享受養(yǎng)老待遇的最原始最真實(shí)記錄，是實(shí)現(xiàn)為參保個(gè)人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的重要條件。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革的不斷深化和《社會(huì)保險(xiǎn)法》的頒布實(shí)施，社會(huì)保險(xiǎn)的覆蓋面越來(lái)越廣，參保人數(shù)越來(lái)越多，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量也越來(lái)越大，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范管理，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化已成為社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理概況

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷保險(xiǎn)等“五險(xiǎn)”業(yè)務(wù)中形成的，具有保存利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同門(mén)類(lèi)和載體記錄的總和，它真實(shí)地記錄了各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)從事社保管理與服務(wù)工作的過(guò)程。實(shí)踐工作中，社保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理與保存管理內(nèi)容，也主要包括社保經(jīng)辦部門(mén)所從事的“五險(xiǎn)”業(yè)務(wù)。其主要特點(diǎn)有下述“五性”：

一是廣泛性。隨著社會(huì)保險(xiǎn)體制改革的不斷深化，特別是近幾年新農(nóng)合、新農(nóng)保制度的推行，我國(guó)參與社會(huì)保險(xiǎn)的對(duì)象已從城鎮(zhèn)職工延伸拓展到廣大農(nóng)村和城鎮(zhèn)居民，并最終惠及到社會(huì)所有成員。而每個(gè)人在辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)都會(huì)形成社保業(yè)務(wù)檔案。社保對(duì)象的廣泛性決定了社保業(yè)務(wù)檔案的廣泛性。

二是動(dòng)態(tài)性。每個(gè)社會(huì)成員參與社會(huì)保險(xiǎn)后，社保檔案都會(huì)隨著人員的流動(dòng)而發(fā)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，各項(xiàng)險(xiǎn)種的繳費(fèi)情況也會(huì)依據(jù)人員收入的增減而發(fā)生相應(yīng)變化，這些情況都要在其社保檔案中形成相應(yīng)的記錄。這種動(dòng)態(tài)變化決定了社保檔案的動(dòng)態(tài)性。

三是權(quán)益性。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是對(duì)參保單位和個(gè)人權(quán)益的真實(shí)記錄，是確定參保人享受社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”目標(biāo)的必要條件，也是維護(hù)參保對(duì)象個(gè)人權(quán)益的重要依據(jù)，因此具有明顯的權(quán)益性。

四是規(guī)范性。社保檔案是按國(guó)家的有關(guān)規(guī)范要求來(lái)辦理的，即各類(lèi)社會(huì)保險(xiǎn)都有統(tǒng)一的辦理程序、統(tǒng)一繳付費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的表冊(cè)，不論是哪個(gè)單位的職工，其形成的相關(guān)材料必須具有很強(qiáng)的規(guī)范性。

五是共存性。隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理信息化的推行，社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過(guò)社保業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)隨時(shí)掌握參保對(duì)象的各種情況和動(dòng)態(tài)信息，完成各類(lèi)報(bào)表生成和管理。

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理存在的問(wèn)題

（一）思想不夠重視。長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)部分社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)“重業(yè)務(wù)經(jīng)辦，輕檔案管理”現(xiàn)象較為突出，總認(rèn)為檔案工作是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位增形象、創(chuàng)效益，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這些輕視檔案工作的思想一定程度上影響和阻礙了社保檔案規(guī)范化建設(shè)工作的開(kāi)展。

（二）機(jī)制不夠健全。目前相當(dāng)部份社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)沒(méi)有健全職責(zé)明晰的檔案工作機(jī)制。表現(xiàn)在具體工作中履職不到位，對(duì)本單位的檔案未實(shí)行統(tǒng)一管理，各門(mén)類(lèi)檔案分散保管于各個(gè)部門(mén)，形成多頭管理等問(wèn)題，且管理方法各異，沒(méi)有一個(gè)完整的檔案信息中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息。

（三）管理手段滯后。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從事這項(xiàng)工作的人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而實(shí)際工作來(lái)看，目前各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)中能專(zhuān)職從事檔案管理工作的人員很少，且多數(shù)人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)檔案材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不夠熟悉，日常檔案收集整理意識(shí)比較薄弱，存在該歸檔的沒(méi)有歸檔、檔案隨意保存、甚至丟失等情況，沒(méi)有按《規(guī)定》要求及時(shí)規(guī)范整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案歸檔質(zhì)量。

（四）設(shè)施不夠完善。受經(jīng)費(fèi)與場(chǎng)地等條件限制，許多社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)無(wú)法配備專(zhuān)用的檔案室，導(dǎo)致“七防”（防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防塵、防光）措施跟不上，時(shí)間一久，不僅造成業(yè)務(wù)檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，而且也影響了社保業(yè)務(wù)檔案的美觀、整潔及完整。

加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的對(duì)策建議

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)以人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》為契機(jī)，加大社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理工作的重要性，提高全社會(huì)的社會(huì)保險(xiǎn)意識(shí)。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，其質(zhì)量的好壞，很大程度上取決于檔案管理工作人員的能力和素質(zhì)。因此，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)。

（三）健全制度，規(guī)范程序。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在工作中形成的相關(guān)材料，構(gòu)成了社保業(yè)務(wù)檔案。這些檔案材料關(guān)系到參保對(duì)象的權(quán)益記錄與待遇享受，與他們的切身利益密切相關(guān)。因此，各級(jí)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要嚴(yán)格按照《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》的相關(guān)要求，本著既方便歸檔管理，又方便檢索利用的原則，建立健全業(yè)務(wù)檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、利用、保密、鑒定、銷(xiāo)毀等各項(xiàng)基礎(chǔ)管理制度，嚴(yán)格分類(lèi)方法，合理劃定保管期限，確保社保業(yè)務(wù)檔案的真實(shí)、準(zhǔn)確、科學(xué)、完整和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的最終目的。

（四）夯實(shí)基礎(chǔ)，完善設(shè)施。要把社保業(yè)務(wù)檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性系統(tǒng)性工程，納入社會(huì)保障工作體系和社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦能力建設(shè)全局之中統(tǒng)籌考慮和安排。通過(guò)積極爭(zhēng)取人力資源和社會(huì)保障行政部門(mén)及同級(jí)政府相關(guān)綜合管理部門(mén)的支持，著力解決檔案庫(kù)房、基礎(chǔ)設(shè)備、人員配備、經(jīng)費(fèi)保障等基礎(chǔ)建設(shè)中存在的不足問(wèn)題，逐步改善工作環(huán)境和工作條件。

（五）開(kāi)發(fā)利用，信息共享。在管理好社保業(yè)務(wù)檔案和確保檔案安全的前提下，依法為各參保單位、參保群眾提供檔案資料是規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。這就要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保管必須集中統(tǒng)一和系統(tǒng)化，以滿足參保人員、相關(guān)民生部門(mén)和社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)自身對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案系統(tǒng)利用的需求。因此，要在規(guī)范管理社會(huì)保險(xiǎn)檔案的基礎(chǔ)上，全力整合社會(huì)保險(xiǎn)檔案資源，努力構(gòu)建社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案綜合利用平臺(tái)，以最大限度實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源的共享，從而為建設(shè)統(tǒng)一的社會(huì)保障檔案信息中心奠定良好的基礎(chǔ)。

（作者單位：松溪縣機(jī)關(guān)事業(yè)單位社會(huì)保險(xiǎn)管理中心）