陳艷艷

[摘要]學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成的具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料，隨著社會的發(fā)展，檔案的信息資源作用日益突出，做好檔案工作有利于學校更好地發(fā)揮其作用和價值，而檔案的收集作為檔案工作的基礎(chǔ)，是實現(xiàn)目標的關(guān)鍵，然而現(xiàn)階段學校的檔案收集工作仍然存在著許多難點，本文將就此闡述學校檔案收集工作的難點與對策。

[關(guān)鍵詞]檔案收集；難點；對策

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.046

[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2013）08-0081-02

檔案的收集工作，既是檔案工作的基礎(chǔ)，又是一項較難的工作。檔案收集工作的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量及利用效果，但檔案的收集工作是一項長期的、經(jīng)常性的、需要細心和耐心的工作，并非是一件輕而易舉的事。

經(jīng)過了多年工作實踐，我認為現(xiàn)階段學校檔案收集工作存在以下的難點：① 各部門的檔案兼職人員的不穩(wěn)定和被動的工作方式，導致文件歸檔難以完整、及時。② 檔案人員在日常工作中較注重紙質(zhì)材料的系統(tǒng)性，而忽視了其他載體材料的完整 。③ 制度執(zhí)行不力，缺乏有效的監(jiān)督指導制度，收集工作難以有效開展。④ 隨著社會公眾檔案意識不斷加強，各單位、各部門以至普通公民都進一步認識到了檔案的多重價值，尤其是檔案的收藏價值和經(jīng)濟價值，出現(xiàn)了個人私藏檔案的現(xiàn)象。以下就此闡述學校檔案收集工作的難點與對策。

1 學校檔案收集工作的難點

1.1 各部門的檔案兼職人員的不穩(wěn)定和被動的工作方式，導致文件歸檔難以完整、及時

按照要求，學校的各個職能部門都需配備一名檔案兼職人員，但對于檔案的兼職工作，人們往往有許多錯誤的認識，普遍認為檔案的兼職工作是項簡單的工作，只需檔案部門要什么就給什么，誰都可以擔任，于是就出現(xiàn)了檔案兼職人員變更頻繁的現(xiàn)象，這樣一來，雖然檔案部門要求歸檔的內(nèi)容不變，但由于每個人主觀判斷的不同，收集的范圍以及整理的方式都因人而異，容易導致文件的遺漏或不需要的材料也歸檔，不僅使得歸檔的案卷質(zhì)量不高，也給檔案部門造成更大的負擔。同時由于檔案的兼職人員不同于檔案的專門人員一樣擁有專業(yè)的知識和經(jīng)過專業(yè)的培訓，他們往往只是出于工作的需要跟本單位的檔案人員學習日常文件歸檔所需的一些基本知識，對檔案的整套業(yè)務(wù)流程不夠熟悉，平時缺乏主動性，到立卷歸檔時，臨時拼湊，遇到問題時往往表現(xiàn)得手足無措，需不斷地向檔案部門搬救兵，對檔案部門人員產(chǎn)生了依賴心理，這樣一來不但影響工作效率，而且也不利于檔案按時歸檔。

1.2 檔案人員在日常工作中較注重紙質(zhì)材料的系統(tǒng)性，而忽視了其他載體材料的完整

在學校的日常工作中，常常需要舉辦各式各樣的活動，相應地就產(chǎn)生了許多的照片、錄音、錄像等材料，隨著各種現(xiàn)代化電子設(shè)備的出現(xiàn)，以磁、電、光等介質(zhì)為載體的文件也不斷地應運而生，產(chǎn)生了大量的電子檔案，這些材料的收集是否齊全完整，對日后的查詢利用工作起了至關(guān)重要的影響，然而，檔案人員卻常常忽視了這類檔案的完整性。長期以來檔案人員以接觸紙質(zhì)檔案為主，隨著時代的進步，聲像和電子檔案逐漸普及，檔案人員已意識到了這類檔案的存在，并開始對此進行收集，但由于缺乏及時的再培訓學習，檔案人員對這塊新領(lǐng)域的認識和了解甚少，對于這類檔案如何收集完整更是一個難題，一方面容易導致忽視了此類檔案的收集價值，另一方面不能有效地進行分類保管，造成了此類檔案的遺失或者保管不善無法利用。

1.3 制度執(zhí)行不力，缺乏有效的監(jiān)督指導制度，收集工作難以有效開展

收集工作是檔案部門行政管理職能的充分體現(xiàn)，因為收集工作的目標雖然是檔案實體，但是它的工作對象卻是人。在學院的各個部門里都有明確的規(guī)章制度，詳細地說明了需要歸檔材料的范圍與內(nèi)容，并規(guī)定檔案的移交時間，但檔案部門的收集工作卻不盡人意，很多檔案的兼職人員在收集工作中拖拖拉拉，到了歸檔的時間，卻遲遲收集不齊全，移交工作一拖再拖，學校缺乏有效的監(jiān)督和指導制度，嚴重影響了檔案的收集工作。

1.4 隨著社會公眾檔案意識不斷加強，各單位、各部門以至普通公民都進一步認識到了檔案的多重價值，尤其是檔案的收藏價值和經(jīng)濟價值，出現(xiàn)了個人私藏檔案的現(xiàn)象

往昔，在事業(yè)單位里收集較多的是各級各類的紅頭文件、各種會議記錄等等。現(xiàn)今，隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位對內(nèi)對外活動的日增，各種各樣的題字、書畫、禮品等相應產(chǎn)生，成為檔案收集工作的新難點。近年來，學校領(lǐng)導受邀出席各種各樣的紀念慶典活動日益頻繁，單位內(nèi)外部的聯(lián)誼活動日益密切，各種各樣既有紀念價值又有收藏價值的紀念品一批又一批地產(chǎn)生，這些題字、書畫、禮品、紀念品等都是檔案收集的范疇，然而，收集這類檔案卻比收集紅頭文件難很多。隨著檔案宣傳力度不斷加深，社會公眾檔案意識普遍增強，特別是各級領(lǐng)導的檔案意識有了極大的提高，越來越注重檔案帶來的多重價值。而面對檔案帶來的種種利益誘惑，很多人就會自覺或者不自覺地站在個人的立場上，把檔案私藏在自己的手里。還有些人出于自己工作上的利用方便，有意識或者無意識地將檔案材料保存在自己的手中，造成檔案收集難齊全。

2 解決存在的難點的幾點對策

2.1 宣傳貫徹檔案法，強化檔案法律意識

檔案法明文規(guī)定，對應當立卷歸檔的材料，任何人不得占為己有，必須向本單位的檔案機構(gòu)或檔案人員移交，集中管理。各級各單位的領(lǐng)導應做好執(zhí)行檔案法的帶頭人，在增強自身檔案意識的同時，深入宣傳檔案法，實行依法治檔。只有在全體成員中做好檔案法的宣傳教育工作，使成員認識到私藏檔案或者拒交檔案都是違法的，增強成員自覺歸檔的意識，是為檔案的收集工作提供有效的法律保障的基礎(chǔ)。

2.2 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，便于管理利用及保證信息的準確傳達

檔案的收集對象是面向單位的廣大成員，收集范圍廣，內(nèi)容多樣，僅僅靠各部門的檔案兼職人員和檔案部門的專職人員是很難完成的。為了能夠及時、準確、完整地把具有保存價值的檔案收集起來，建立單位檔案網(wǎng)絡(luò)是非常必要的。學校可建立了一個比較系統(tǒng)的，完善的，橫向到邊、縱向到底的檔案網(wǎng)絡(luò)，加強檔案部門與其他部門之間的聯(lián)系。在日常工作中，檔案部門可以通過網(wǎng)絡(luò)通知到各部門的具體人員，同時可具體要求收到信息者進行回復，以確保通知到位，這樣一來，既省時高效，又可以避免以往的口頭通知所造成的疏漏，保證了信息傳達的及時、準確和通暢。另一方面，檔案部門與其他部門可以借由網(wǎng)絡(luò)的渠道相互聯(lián)系感情，克服因距離而產(chǎn)生的困擾，拉近彼此的情誼。

2.3 對移交的檔案及時進行整理，以促進檔案的收集

各部門的檔案兼職人員把每學期形成的文件材料及時進行收集整理，在歸檔日期向檔案部門移交，檔案部門對移交來的檔案要及時、系統(tǒng)地進行整理核對，經(jīng)過詳細的審查就可以發(fā)現(xiàn)問題，對那些內(nèi)容不全、字跡不明、不按要求的材料實行退回原則，及時讓檔案的兼職人員負責補充齊全和修補，提高案卷的質(zhì)量，保證文件的完整性，避免時間久了造成補救的困難。在整理案卷過程中，常常會出現(xiàn)復印件等非原始材料，或者在文件上缺少相應的蓋章等問題，檔案部門在發(fā)現(xiàn)問題后可用白色小紙條注明問題，夾在相應的頁面上，及時通知相關(guān)的部門兼職人員來領(lǐng)回案卷，按照紙條上所注明的問題一一進行修補，然后交還檔案部門。如果檔案部門沒有及時整理，成堆的案卷不斷積累，時間久了才發(fā)現(xiàn)問題就很難追根求源，找不到或者記不清當時的相關(guān)負責人，損壞了案卷的完整性和準確性。

2.4 健全檔案的歸檔制度，與檢查指導和獎懲制相互結(jié)合起來

事業(yè)單位各部門、各科室辦理完畢的文件，凡有保存價值的都要經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門移交，由檔案部門統(tǒng)一保管，檔案的完整與安全是檔案工作的基本內(nèi)容，沒有收集完整、保管安全的檔案是不健全的檔案，不健全的檔案是無法為審判工作和其他各項工作服務(wù)的。檔案部門應該遵照國家和檔案管理部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際情況，制定出本單位的文件材料的歸檔范圍，應明確指出哪些材料必須歸檔，哪些材料不需要歸檔，必須歸檔的材料有什么具體的要求，建立健全各項規(guī)章制度，使檔案管理有章可循，有法可依。

對于各部門的檔案工作是否認真貫徹和落實是整個單位檔案工作的關(guān)鍵，把落實單位檔案工作與適時的檢查指導結(jié)合起來成為一項非常必要的工作。檔案部門人員要經(jīng)常深入到各部門去了解情況，發(fā)現(xiàn)問題，給予指導和監(jiān)督，幫助各部門順利完成檔案的收集工作，這樣做不但保證了檔案的數(shù)量和質(zhì)量，而且還減輕了檔案人員的工作量，實現(xiàn)了專職和兼職人員收集整理的結(jié)合，分散收集和集中收集整理的結(jié)合，使檔案的收集工作得以有效的開展。

同時要有適當?shù)募顧C制，建立獎懲制，對認真做好檔案收集整理工作的人員給予晉升、獎金等鼓勵，對損壞檔案、遺失檔案、拒不歸檔、私藏檔案的人員給予嚴厲處罰直至追究法律責任。“檔案部門還要同紀律監(jiān)察部門將具有較大收藏價值和經(jīng)濟價值的書畫、禮品、紀念品等檔案的收集工作列入反腐倡廉的議事日程，把隱匿不報和拒交這類檔案上升到反腐倡廉的高度來認識，并視同貪污受賄提請紀律監(jiān)察部門進行處理”。

2.5 轉(zhuǎn)變觀念，保持人員的穩(wěn)定，重視非紙質(zhì)檔案的收集

檔案工作人員要改變以往的觀念，充分認識到檔案的價值及檔案工作的重要性，樹立正確的工作態(tài)度，檔案人員在做好本職工作的基礎(chǔ)上，還必須充分發(fā)揮主觀能動性，不能僅僅靠坐收檔案，還需采取各種有效的措施廣為收集。檔案部門人員要經(jīng)常深入到各部門去了解情況，發(fā)現(xiàn)問題，切實掌握應收集的檔案的形成、流動和積累情況，尤其是一些書畫、禮品等非紙質(zhì)檔案的流向情況。收集工作中要加強對非紙質(zhì)載體材料的收集，過去許多事業(yè)單位對非紙質(zhì)檔案不大重視，在檔案的收集范圍上十分狹窄。隨著時代的發(fā)展，各種各樣的非紙質(zhì)載體檔案不斷更新問世，給檔案工作提出了新的要求，檔案的收集范圍需要不斷擴展。一般來說，非紙質(zhì)檔案具有比紙質(zhì)檔案更大的通用價值，例如照片檔案，它所反映的是真人真事和具體事物，有些時間通過文字很難表達清楚，但通過真實形象的照片就能清晰展現(xiàn)在眼前。一份珍貴的照片常常被有關(guān)單位從不同角度去使用，它的真實性、形象性和交流性是一般文字檔案所不能代替的。因此，在實際工作中，應該特別重視非紙質(zhì)材料的收集，便于滿足日后各方面的需求。

在檔案工作中還要保持工作人員的穩(wěn)定，把收集工作落實到具體的個人，各職能部門應當明確各自的檔案業(yè)務(wù)范圍和內(nèi)容，確定一位專職或兼職的檔案人員，成為負責收集管理本部門檔案的具體個人，由于檔案工作專業(yè)性較強，人員變動頻繁，新手上任，業(yè)務(wù)生疏，導致檔案工作很難順利展開。學校應將卷宗歸檔工作納入各科室崗位責任制，明確了各科室領(lǐng)導在檔案工作方面的分工與職責，并明確檔案工作是教職工年終考評的依據(jù)。同時，應對各科室的案卷歸檔質(zhì)量實行通報制度，對不符合要求的卷宗要求在規(guī)定時間內(nèi)整改，對歸檔質(zhì)量高的部門進行表揚。

2.6 加強和拓展檔案人員的專業(yè)培訓，提高隊伍素質(zhì)，培養(yǎng)工作熱情

檔案工作是一項專業(yè)性和技術(shù)性很強的工作，它要求檔案人員具備多種知識，具備多種技能。在新的科學領(lǐng)域不斷拓展，現(xiàn)代科學技術(shù)不斷創(chuàng)新的今天，檔案工作早已超越傳統(tǒng)的領(lǐng)域與內(nèi)容，檔案事業(yè)的規(guī)范日益擴大，檔案收集內(nèi)容日益豐富，檔案載體日益多樣，檔案管理現(xiàn)代化手段日益更新，這都要求檔案人員要有堅實的檔案理論基礎(chǔ)和較強的工作能力，要經(jīng)常學習，不斷充電，掌握檔案學科前沿動態(tài)的新思想、新方法、新成果，積極參加上級舉辦的各種專業(yè)培訓與交流，豐富完善自我，提高綜合素質(zhì)。另一方面要加強檔案人員的職業(yè)道德教育，樹立正確的責任感和事業(yè)心，培養(yǎng)工作熱情，主動積極參與檔案工作，掌握工作動向，增強檔案的敏銳性，在平時工作中注意積累材料，搞好檔案立卷歸檔工作。

檔案工作是學校的一項極為重要的工作，檔案工作做得好壞直接影響著學校發(fā)揮其職能的效果。而檔案的收集工作又是檔案工作的基礎(chǔ)，只有在基礎(chǔ)上把好關(guān)才能為檔案工作的有效開展提供堅實的保障，在新形勢下，學校的檔案工作必須適應新時期的形式和任務(wù)，發(fā)現(xiàn)自身存在的問題，及時解決問題，更好地為人民服務(wù)。

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