鄧羽

[摘要]目前，很多企業(yè)都實(shí)施了ERP，希望通過ERP系統(tǒng)提高企業(yè)管理水平，但系統(tǒng)實(shí)施上線運(yùn)行后，大多企業(yè)抱怨ERP相對(duì)中國企業(yè)經(jīng)營管理模式還有很多不足，而忽視了企業(yè)自身在ERP應(yīng)用中存在的問題和認(rèn)識(shí)誤區(qū)。本文以中石油管道局為例針對(duì)企業(yè)在ERP應(yīng)用中逐漸暴露出的主體意識(shí)不強(qiáng)、操作滯后、數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范等問題，提出了加強(qiáng)橫向溝通、拓展應(yīng)用范圍、強(qiáng)化系統(tǒng)培訓(xùn)、完善管理制度等一系列ERP深化應(yīng)用措施，力求不斷強(qiáng)化系統(tǒng)應(yīng)用，促進(jìn)企業(yè)管理水平持續(xù)提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)跨越式發(fā)展。結(jié)果表明，企業(yè)實(shí)施ERP，系統(tǒng)上線運(yùn)行不是終點(diǎn)，而是新的開始，不斷持續(xù)改進(jìn)，深化應(yīng)用才是重中之重。

[關(guān)鍵詞]ERP；企業(yè)管理；問題；深化應(yīng)用；措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.025

[中圖分類號(hào)]F272.7[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194（2013）08-0048-03

0 引 言

ERP是企業(yè)、資源、計(jì)劃的英文縮寫。ERP系統(tǒng)是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，有效地組織和配置企業(yè)資源，達(dá)到物流、信息流與資金流“三流”合一，為企業(yè)提供決策、管理手段的信息管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)以ERP軟件為載體，集成現(xiàn)代企業(yè)管理理念、方法與最佳業(yè)務(wù)實(shí)踐，為企業(yè)采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一個(gè)統(tǒng)一的經(jīng)營管理平臺(tái)。作為信息技術(shù)應(yīng)用的重要組成部分，ERP系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是集成性，即集企業(yè)內(nèi)部物流、資金流、信息流為一體。

中國石油天然氣管道局成立于1973年，是中國石油天然氣集團(tuán)公司的管道工程專業(yè)化公司。作為中國石油工程建設(shè)ERP系統(tǒng)的推廣單位，于2009年6月17日正式啟動(dòng)ERP推廣實(shí)施工作，實(shí)施范圍包括局屬22家核心業(yè)務(wù)單位，涵蓋了管道工程設(shè)計(jì)、采辦、施工、投產(chǎn)試運(yùn)、通信電力、機(jī)械制造、檢測、搶險(xiǎn)等整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈。實(shí)施模塊有：財(cái)務(wù)管理（FICO）、銷售管理（SD）、項(xiàng)目管理（PS）、采購及庫存管理（MM）、設(shè)備管理（PM）。歷經(jīng)藍(lán)圖設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)、上線準(zhǔn)備、系統(tǒng)切換等幾個(gè)階段，于2010年8月8日實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行，2010年11月1日實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)及FMIS融合系統(tǒng)單軌運(yùn)行，管道局成為中國石油集團(tuán)公司工程建設(shè)板塊首家實(shí)現(xiàn)ERP單軌運(yùn)行的單位。

然而，ERP實(shí)施上線運(yùn)行并不是一個(gè)系統(tǒng)的終點(diǎn)，而是新的開始，不斷持續(xù)改進(jìn)，深化應(yīng)用才是重中之重。

1 ERP應(yīng)用中存在的問題

管道局ERP系統(tǒng)自開始試點(diǎn)和推廣應(yīng)用以來，各實(shí)施單位整體上運(yùn)行穩(wěn)定，大部分業(yè)務(wù)能夠按照上線時(shí)設(shè)計(jì)的流程在系統(tǒng)中運(yùn)行。但隨著應(yīng)用和實(shí)踐的深入，各單位在ERP應(yīng)用中存在的問題和認(rèn)識(shí)誤區(qū)也不斷顯現(xiàn)出來。

1.1 企業(yè)自身應(yīng)用ERP的主體意識(shí)不強(qiáng)

實(shí)施單位是應(yīng)用ERP的主體，建設(shè)和應(yīng)用ERP不僅是中國石油整體信息化建設(shè)的要求，更是各下屬企業(yè)提升自身管理水平的機(jī)遇。現(xiàn)實(shí)中，各實(shí)施單位仍存在著ERP系統(tǒng)是上面“要我用”的認(rèn)識(shí)，往往拿“界面不友好、操作復(fù)雜、功能不完善”等理由不重視ERP應(yīng)用工作，實(shí)施ERP的重要意義仍未被企業(yè)全面、深入地認(rèn)識(shí)。

1.2 領(lǐng)導(dǎo)帶頭應(yīng)用ERP的主觀愿望不強(qiáng)

正是由于對(duì)ERP認(rèn)識(shí)上的原因，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是各實(shí)施單位內(nèi)部的部門領(lǐng)導(dǎo)帶頭應(yīng)用ERP的主觀愿望不強(qiáng)，沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握ERP應(yīng)用知識(shí)，同時(shí)企業(yè)對(duì)部門領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)用ERP也缺乏明確要求和考核指標(biāo)。企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)不能真正關(guān)注和應(yīng)用ERP，使ERP應(yīng)用工作難以落到實(shí)處。

1.3 實(shí)際操作上的滯后性與ERP的即時(shí)性存在矛盾

由于在思想上不是很重視，很多人至今還認(rèn)為ERP可有可無，只是應(yīng)付性參與。上線后不是主動(dòng)而是出于被迫才在ERP上開展工作，把登錄ERP進(jìn)行操作當(dāng)成是件苦事，各項(xiàng)操作在線下走完后，不得已才在線上進(jìn)行補(bǔ)充，并沒有把ERP操作技能作為自己應(yīng)該掌握的職業(yè)技能來重視，使得ERP不能實(shí)時(shí)反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況。

1.4 應(yīng)用不規(guī)范，數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確

在企業(yè)內(nèi)部模塊集成應(yīng)用方面，部門之間配合不順暢，少數(shù)模塊應(yīng)用不規(guī)范，數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確，造成企業(yè)ERP應(yīng)用產(chǎn)生短板效應(yīng)。如采購模塊中，為避免麻煩，用虛擬物料代替精細(xì)物料現(xiàn)象；業(yè)務(wù)模塊數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤造成財(cái)務(wù)成本核算誤差等問題影響了企業(yè)模塊間集成應(yīng)用的效果，造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果失真，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

1.5 控制功能應(yīng)用不到位，模塊應(yīng)用水平低

大部分單位對(duì)統(tǒng)一推廣的ERP標(biāo)準(zhǔn)模板的部分功能應(yīng)用不到位，不重視其中控制功能的應(yīng)用。例如，不按照要求啟用PS（項(xiàng)目管理）模塊的成本預(yù)算控制功能，認(rèn)為這種系統(tǒng)線上控制太嚴(yán)格，不方便企業(yè)業(yè)務(wù)變化和調(diào)整，投用后還會(huì)增加許多工作量，模塊應(yīng)用還停留在日常業(yè)務(wù)處理的較低水平上。殊不知，正是ERP系統(tǒng)控制功能才體現(xiàn)出ERP管理思想的精華，企業(yè)只有通過自我約束和嚴(yán)格要求，才會(huì)不斷提高科學(xué)管理水平。

以上種種問題嚴(yán)重影響了ERP系統(tǒng)發(fā)揮輔助企業(yè)經(jīng)營管理和分析決策的重要作用，無助于企業(yè)管理水平的提升，深化、擴(kuò)展ERP應(yīng)用勢在必行。因此，管道局已明確將ERP工作重點(diǎn)由建設(shè)實(shí)施向深化應(yīng)用轉(zhuǎn)移，并提出了深化應(yīng)用ERP的戰(zhàn)略目標(biāo)，就是要“充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)在規(guī)范經(jīng)營行為、優(yōu)化資源利用、降低運(yùn)營成本、促進(jìn)精細(xì)管理、提升管控能力、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、提高管理效率和經(jīng)濟(jì)效益等方面的作用”。

2 ERP深化應(yīng)用幾點(diǎn)措施

深化應(yīng)用ERP是企業(yè)ERP應(yīng)用和信息化進(jìn)程中的轉(zhuǎn)折點(diǎn)， 是促進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化、科學(xué)化和適應(yīng)競爭激烈的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一項(xiàng)重要舉措。只有認(rèn)真梳理、探討、解決好ERP應(yīng)用中存在的問題，從加強(qiáng)橫向溝通、拓展應(yīng)用范圍、強(qiáng)化系統(tǒng)培訓(xùn)、完善管理制度著手，才能推動(dòng)ERP應(yīng)用不斷深化（如圖1所示）。

2.1 加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門橫向溝通，堅(jiān)持“業(yè)務(wù)主導(dǎo)、部門協(xié)調(diào)”的工作機(jī)制

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用使原有崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)模式都發(fā)生了很大的變化，使部門之間的銜接更加緊密，業(yè)務(wù)之間的相互交叉更為頻繁。為進(jìn)一步落實(shí)中國石油集團(tuán)公司“業(yè)務(wù)主導(dǎo)，統(tǒng)籌推進(jìn)”的信息化工作機(jī)制，管道局在全面梳理和分析ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)了信息部門與各業(yè)務(wù)部門之間的橫向溝通，一方面向業(yè)務(wù)部門展示ERP系統(tǒng)現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源，看是否能為其數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)提供支持和論證，另一方面了解業(yè)務(wù)部門在日常工作中的管理需求，并介紹ERP系統(tǒng)相關(guān)控制功能，探討能否利用ERP系統(tǒng)提高其業(yè)務(wù)管理水平。通過交流發(fā)現(xiàn)，企業(yè)很多業(yè)務(wù)部門均存在管理制度執(zhí)行不力的苦惱，單純依靠下發(fā)文件或者開會(huì)的形式并不能徹底解決實(shí)質(zhì)問題，而ERP系統(tǒng)可將業(yè)務(wù)管理制度和要求固化在系統(tǒng)流程中，為業(yè)務(wù)部門提供有效的管理手段，提高制度的執(zhí)行力。因此，管道局下發(fā)正式文件，明確了在ERP深化應(yīng)用過程中要遵循“業(yè)務(wù)主導(dǎo)、部門協(xié)調(diào)”的工作原則，并對(duì)業(yè)務(wù)部門職責(zé)進(jìn)行明確分工，確定了各業(yè)務(wù)部門在ERP系統(tǒng)內(nèi)的分管模塊。通過各業(yè)務(wù)部門與信息部門的緊密合作，優(yōu)勢互補(bǔ)，形成了有效的工作機(jī)制，共同推進(jìn)了ERP系統(tǒng)的深入應(yīng)用。

2.2 選取深化應(yīng)用試點(diǎn)單位，提高ERP系統(tǒng)在基層單位應(yīng)用的深度和質(zhì)量

基層單位是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基本單元，也是ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的主要來源。企業(yè)管理層能否在ERP系統(tǒng)中看到反映真實(shí)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的數(shù)據(jù)，能否發(fā)揮ERP系統(tǒng)輔助管理決策的作用，完全取決于ERP系統(tǒng)在基層單位應(yīng)用的深度和質(zhì)量。為此，為摸索ERP深化應(yīng)用工作經(jīng)驗(yàn)，形成符合企業(yè)實(shí)際的ERP深化應(yīng)用推廣模式，根據(jù)單位自愿申請(qǐng)并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，管道局選取了兩家實(shí)施單位作為ERP深化應(yīng)用試點(diǎn)單位，試點(diǎn)時(shí)間7個(gè)月，試點(diǎn)期間采取雙周例會(huì)的工作方式，由信息管理部門牽頭組織有關(guān)部門到試點(diǎn)單位現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，了解試點(diǎn)單位業(yè)務(wù)運(yùn)行及管理需求，分析試點(diǎn)單位ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)情況，共同探討推進(jìn)ERP系統(tǒng)在試點(diǎn)單位深化應(yīng)用的方案并指導(dǎo)試點(diǎn)單位應(yīng)用。通過試點(diǎn)，明確了企業(yè)ERP深化應(yīng)用工作的思路、目標(biāo)，制訂了具體可行的工作計(jì)劃。

2.3 擴(kuò)大系統(tǒng)實(shí)施范圍，確保ERP系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整全面

按照中國石油集團(tuán)公司信息化建設(shè)總體要求，為不斷擴(kuò)大ERP系統(tǒng)實(shí)施范圍，全面推進(jìn)ERP深入有效應(yīng)用，管道局將國內(nèi)、國際項(xiàng)目管理及礦區(qū)業(yè)務(wù)管理也納入到了ERP系統(tǒng)，成立了ERP系統(tǒng)擴(kuò)大實(shí)施項(xiàng)目部，組建了由內(nèi)外部顧問、ERP三級(jí)運(yùn)維和從國內(nèi)、國際、礦區(qū)事業(yè)部選派的關(guān)鍵用戶組成的項(xiàng)目組，采取集中辦公的形式進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施。ERP系統(tǒng)的擴(kuò)大實(shí)施，確保了系統(tǒng)中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性，全面反映了局主要業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，為發(fā)揮ERP系統(tǒng)輔助經(jīng)營管理和分析決策起到了重要作用。

2.4 加強(qiáng)系統(tǒng)運(yùn)行考核，保證數(shù)據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確

ERP系統(tǒng)作為一個(gè)企業(yè)資源管理系統(tǒng)，記錄企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息的數(shù)據(jù)是其運(yùn)行和應(yīng)用的基礎(chǔ)，而數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性則是有效應(yīng)用的重要保障。如果數(shù)據(jù)錄入不及時(shí)、不準(zhǔn)確，則不能實(shí)時(shí)反映企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，無法為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。為此，管道局制訂并下發(fā)了《ERP系統(tǒng)月結(jié)考核管理辦法》，對(duì)各單位ERP系統(tǒng)運(yùn)行情況進(jìn)行月度考核，重點(diǎn)考核業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)信息錄入的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，定期召開ERP系統(tǒng)月結(jié)分析會(huì)議，并在ERP門戶網(wǎng)站上公布月結(jié)考核排名。各單位也參照有關(guān)規(guī)定，制訂了相應(yīng)的崗位獎(jiǎng)懲措施，將責(zé)任明確到崗位和人，真正調(diào)動(dòng)了業(yè)務(wù)人員使用ERP的主動(dòng)性和責(zé)任感。根據(jù)實(shí)際運(yùn)行效果來看，達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)，各單位數(shù)據(jù)錄入及時(shí)、準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)月度結(jié)賬均能按期完成，確保了ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量，推進(jìn)了系統(tǒng)的規(guī)范操作和有效運(yùn)行。

2.5 強(qiáng)化系統(tǒng)培訓(xùn)，提高應(yīng)用水平

ERP系統(tǒng)上線以后，管道局信息管理部門、人事部門和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)通力合作，持續(xù)了開展一系列系統(tǒng)使用培訓(xùn)。在培訓(xùn)方式上對(duì)員工培訓(xùn)，采取了集中培訓(xùn)、專項(xiàng)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)等多種形式，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了一對(duì)一的專門培訓(xùn)；在培訓(xùn)內(nèi)容上，將業(yè)務(wù)要求和操作知識(shí)相結(jié)合，在培訓(xùn)中提高認(rèn)識(shí)和使用水平。通過全面系統(tǒng)的培訓(xùn)，一方面使廣大員工掌握ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)，接受ERP系統(tǒng)先進(jìn)的管理理念；另一方面通過有針對(duì)性的、注重實(shí)效的操作培訓(xùn)，提高最終用戶的系統(tǒng)操作技能，從思想上引起全體員工對(duì)ERP系統(tǒng)的重視， 從主觀上轉(zhuǎn)變“要我用”為“我要用”，增強(qiáng)了ERP深化應(yīng)用的自覺性，提高了系統(tǒng)的應(yīng)用水平。

2.6 推進(jìn)ERP系統(tǒng)與內(nèi)控制度的融合，形成ERP系統(tǒng)與內(nèi)控體系之間的良性互動(dòng)

主要做法是全面梳理系統(tǒng)中的流程控制點(diǎn)，基于ERP權(quán)限管理工具實(shí)施“權(quán)責(zé)分離，角色互斥”等內(nèi)控原則，避免業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的內(nèi)控漏洞，實(shí)現(xiàn)事前控制；同時(shí)利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的可追溯性，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控機(jī)制中的事后追查和事后控制功能。并針對(duì)目前內(nèi)控制度要求少數(shù)控制點(diǎn)與實(shí)際業(yè)務(wù)操作不相符的問題， 研究如何將需要控制的權(quán)限合理授予不相容崗位人員， 達(dá)到既實(shí)現(xiàn)有效控制， 又方便企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中操作的目的。

3 結(jié) 論

總之，企業(yè)實(shí)施ERP，上線運(yùn)行是起點(diǎn)，深化應(yīng)用是關(guān)鍵。我們只有不斷地總結(jié)完善，耐心地開拓發(fā)展，通過“變革理念、業(yè)務(wù)梳理、流程優(yōu)化和信息固化”的良性循環(huán)，適時(shí)調(diào)整完善ERP系統(tǒng)，規(guī)范深入系統(tǒng)應(yīng)用，才能為企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展、高效運(yùn)行提供技術(shù)保障，促進(jìn)企業(yè)管理水平的持續(xù)提升。

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