方志是總攬地方百科的文獻(xiàn)，集文字記載資料、口碑資料和實(shí)物資料之大成，蘊(yùn)含豐富的史料信息。方志收集的資料多按篇目的需要，巨細(xì)兼收，宏微俱備，資料本身具有明顯的地域性、科學(xué)性、綜合性和連續(xù)性，精選部分資料被注入志書，更多的背景和引據(jù)材料按照志書時(shí)間斷限和事以類從的原則，被排比類次、匯編成檔。

近年來，隨著人們對(duì)方志資料認(rèn)識(shí)程度的加深和檔案信息化迅猛發(fā)展，方志資料開發(fā)利用正越來越引起人們的重視。筆者對(duì)2001年至2005年文登史志辦所接待的1174名方志資料利用者進(jìn)行分析，尋根訪祖的有786名，約占67%；查證人物、地情資料有203名，約占17.3%；從事學(xué)術(shù)研究、文化宣傳、史料編研的有169名，約占14.4%；其他各種原因有16人，占1.4%，其中直接從各種史志資料查證的占47.6%，通過史志分析研究后查證占24.3%，現(xiàn)有資料無法查證占28.1%。分析結(jié)果顯示，新形勢(shì)下方志資料的社會(huì)化服務(wù)，已不局限從出版地方志和年鑒尋求各種答案，而從資料的背景引據(jù)材料、甚至在現(xiàn)實(shí)社會(huì)中廣泛尋求史料信息，進(jìn)行史學(xué)分析研究，成為公眾利用方志資料的新趨勢(shì)。如何更好開發(fā)利用方志資料，服務(wù)于公眾，已成為新的重要研究課題。

開發(fā)利用方志資料的必要性

方志資料主要包括：地方各種版本的古史、舊志（包括官修方志和民修的鄉(xiāng)志、村志和里志等）及其注譯本、復(fù)制件；歷代報(bào)刊、類書、別集、譜牒、雜著等圖書資料；資料摘抄卡、調(diào)查訪問記錄、收集的人物資料、回憶錄、圖片、統(tǒng)計(jì)資料等；新修專業(yè)志、部門志、人物志、村鎮(zhèn)志、地情書等；志書下限以后檔案中具有入志價(jià)值的材料；地方志、年鑒的原始稿、付印稿及成書等。要開發(fā)利用好這些方志資料，發(fā)揮方志資料應(yīng)有的社會(huì)作用，就是要展示它的精神客體屬性，給人們以歷史的知識(shí)、信息和經(jīng)驗(yàn)，更好地為社會(huì)經(jīng)濟(jì)和公眾服務(wù)。它具體表現(xiàn)在：

1.資料信息社會(huì)化服務(wù)的需要。方志資料有著豐富的信息資源，如果不加以開發(fā)利用，只守著幾本志書和年鑒，是滿足不了社會(huì)公眾的信息需求，資料信息只有做到可以被社會(huì)隨時(shí)感知，并便于利用，把死材料變成活材料，才能充分發(fā)揮作用；方志資料信息被納入社會(huì)化服務(wù)和信息社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，滿足政治、軍事、尋根訪祖、宗教、科技、文化、體育、旅游和醫(yī)療等社會(huì)需求，從本質(zhì)上看這并不是一種簡單的利用服務(wù)延伸，而是賦予方志資料一種新的職能，更好滿足新形勢(shì)發(fā)展的需要。

2.挖掘歷史文化遺產(chǎn)的需要。許多散落在民間的舊志、譜牒、雜著等，距今已年深日久，它本來就遭受自然損毀的威脅，而且有些可能至今處在不為人所知的地方；由于方志資料的擴(kuò)散性和多樣性，流失在社會(huì)上的資料保護(hù)很差，損壞程度日益嚴(yán)重；有不少保存和熟知資料情況的人年事已高，如不及早收集，則會(huì)使一些珍貴資料遭到難以彌補(bǔ)的損失。

3.地方史學(xué)編研利用的需要。方志資料是歷史研究和有關(guān)科學(xué)研究的珍貴史料，其中古籍檔案是從事史學(xué)研究、公眾尋根訪祖等重要材料；社會(huì)各界在總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)、制定地方規(guī)劃、回溯歷史淵源、編寫地方史志等方面，都需要參考第一手的原始資料，方志資料的開發(fā)利用，同樣也包括開放這些史志檔案資料，為公眾提供豐富的史學(xué)參考資料。

4.方志工作自身發(fā)展的需要。方志工作者通過向社會(huì)提供資料與社會(huì)各界發(fā)生直接聯(lián)系，充分發(fā)揮方志資料的利用價(jià)值，強(qiáng)化方志機(jī)構(gòu)的服務(wù)功能，豐富、優(yōu)化志書編纂內(nèi)容，提高志書編纂質(zhì)量，改善方志資料管理工作，吸引社會(huì)各界對(duì)資料工作的關(guān)注，擴(kuò)大方志工作的社會(huì)影響。事實(shí)證明，只有充分開發(fā)利用史志資料資源，方志工作才有生氣、有活力，才能得到領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)的重視，獲得自身發(fā)展的良好條件。

5.服務(wù)于地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。方志作為一種重要地方文化的文獻(xiàn)載體，不僅包含大量當(dāng)?shù)厣鐣?huì)、人文歷史信息，如文物勝跡、書畫著述、體育交流、烹飪飲食、姓氏譜牒、民間文藝等，更重要的是它還蘊(yùn)藏十分豐富的地方經(jīng)濟(jì)資源，如戶口、賦稅、水利、物產(chǎn)、風(fēng)俗等，不同程度地反映當(dāng)?shù)毓I(yè)、農(nóng)業(yè)、商業(yè)、城市建設(shè)、傳統(tǒng)手工業(yè)、副業(yè)等發(fā)展?fàn)顩r，為研究地方經(jīng)濟(jì)提供大量原始史料，這些方志史料既是決策者重要的參考依據(jù)，也是為民興利的源泉。

現(xiàn)行方志資料管理存在的問題

1.方志資料信息量不夠。方志的廣度、深度不夠，志書材料雖然豐富，但仍不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作對(duì)地情信息的要求，地方志一般是150萬字至200萬字，簡單看來字?jǐn)?shù)是不少，但分解起來，每一部分都比較單薄，信息量不夠，如一部縣志村鎮(zhèn)部分的記述，都只有幾百字，以幾百字記幾十年甚至幾百年的事，信息量是有限的；許多方志機(jī)構(gòu)存在著“重修志、輕檔案”的思想傾向，一般將志書入志紙質(zhì)資料歸檔整理，忽視將未入志的背景引據(jù)材料、草稿類材料和電子文檔、圖片和影視資料歸檔，這些資料同樣具有可供開發(fā)利用的大量資料信息。

2.方志資料連續(xù)性差。上屆修志，大部分志書的下限定為1990年，續(xù)志至今仍未出；盡管年鑒編纂彌補(bǔ)部分上屆志書斷檔的缺憾，收集整理部分下限以后的資料，但史志資料仍不夠充實(shí)完整。方志資料斷檔造成許多資料空白和脈絡(luò)不清，對(duì)方志資料完整利用造成不小困難。方志資料如果不能進(jìn)一步豐富和完善，資料就不能延伸、補(bǔ)充，就無法變成一種活的地情信息資料。

3.方志資料檔案分類檢索有局限性。方志資料檔案分類標(biāo)引多按傳統(tǒng)志書體例規(guī)則，一個(gè)完整的問題，往往被肢解，不集中，而且它的檢索手段只有一個(gè)目錄，這就造成檢索的困難，檢索效率很低；要查閱幾本或幾十本志書的同一問題的匯編資料，檢索起來費(fèi)時(shí)費(fèi)事，往往令公眾知難而退。如方志檔案的人物信息檢索，多按人名標(biāo)引，無法滿足公眾按職業(yè)、時(shí)期（朝代）、地區(qū)、性別等特征的檢索需求；又如有關(guān)“甲午海戰(zhàn)紀(jì)念館”的記述，在“文物志”“旅游志”“人物志”“建筑志”等十余部志書和年鑒都有記載，如果沒有完備的檢索系統(tǒng)，要查全、查準(zhǔn)是很困難的。

4.方志資料歸檔管理缺乏系統(tǒng)性。方志檔案大都按照編寫的體例、篇目結(jié)構(gòu)及部門分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔管理，檔案一般只能輸入、檢索案卷標(biāo)題和文件標(biāo)題，檔案中同一問題的材料不集中，按全宗保管的，全宗下又分年代和組織結(jié)構(gòu)，如民政、水利、氣象、農(nóng)業(yè)、林業(yè)等類別都有風(fēng)災(zāi)、防災(zāi)減災(zāi)資料，每一年檔案都有類似情況，零零散散，未經(jīng)及時(shí)綜合整理，這種歸檔管理情況，資料難以擴(kuò)散和共享，利用率極低，不利于公眾利用好方志檔案。

5.方志資料信息化發(fā)展緩慢。一些地方領(lǐng)導(dǎo)對(duì)方志資料工作認(rèn)識(shí)不足，造成地方方志資料管理經(jīng)費(fèi)緊張、人才匱乏，使方志資料信息化發(fā)展遲緩。目前，方志機(jī)構(gòu)僅限于在全系統(tǒng)推廣開發(fā)出電子光盤版年鑒和網(wǎng)上市情信息資料庫，對(duì)已出版志鑒叢書光盤版歸檔整理和省內(nèi)聯(lián)網(wǎng)共享，但在收集整理電子文件、數(shù)字圖片和影視資料，利用社會(huì)提供的信息技術(shù)（主要是數(shù)字技術(shù)）對(duì)方志資料信息資源進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，進(jìn)而對(duì)方志資料信息資源進(jìn)行問題或邏輯整合，或多或少存在著問題。

方志資料開發(fā)利用的對(duì)策

1.廣泛收集方志資料信息。方志工作者依靠各級(jí)黨委、政府行政力的強(qiáng)力推進(jìn)，盡量收集第一手資料，積聚原始記錄，保證存檔資料的互證；應(yīng)廣泛采錄史書、搜訪舊志、譜牒，收集民間重要文獻(xiàn)檔案、鄉(xiāng)邦文獻(xiàn)、名賢詩文、野史佚聞、本地掌故，務(wù)使一地之文獻(xiàn)、信息畢集其下；將各單位供稿文件、人物資料征稿、調(diào)查訪問電子記錄、編輯初稿、評(píng)審稿等電子文件收集歸檔，多渠道征集各種歷史圖片、影視資料，只有這樣，方志機(jī)構(gòu)才能最大限度地占有資源，利用才有選擇的空間。

2.整合現(xiàn)有資料信息資源。方志資料信息源的數(shù)量和質(zhì)量決定社會(huì)化服務(wù)水平和社會(huì)滿意度，按照豐富、優(yōu)化、突出特色的基本要求，整合地情資料、地方文獻(xiàn)和區(qū)域文化資源三種信息資源，使之相互補(bǔ)充，形成資源優(yōu)勢(shì)，并按照各種資源不同特點(diǎn)，以利用需求為導(dǎo)向，重新整合利用方志信息資源，比如村鎮(zhèn)資料可以根據(jù)村鎮(zhèn)名變化沿革、姓氏構(gòu)成、人口遷徙分布、村鎮(zhèn)址位置等情況，按年度—問題分類法進(jìn)行重新整合，使人們清晰村鎮(zhèn)發(fā)展變化情況；再如年鑒資料信息靜態(tài)構(gòu)成，而年鑒結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和圖片等呈動(dòng)態(tài)構(gòu)成，這就要按信息管理的一般規(guī)律對(duì)利用數(shù)據(jù)庫及時(shí)調(diào)整，做到動(dòng)中有靜、靜中有動(dòng)，方便公眾查找利用。

3.核實(shí)鑒定史實(shí)資料。方志資料是系統(tǒng)的累積物，有些方志資料受當(dāng)時(shí)“彰鄉(xiāng)里之勝”思想影響很深，多有渲染和附會(huì)不經(jīng)之弊，從蕪雜浩繁的資料中詢事考言，應(yīng)注意辨誣求真，恰當(dāng)開發(fā)利用方志資料信息資源；對(duì)所利用的本源性史料要立體審視，深層探索，反復(fù)驗(yàn)證，做到不茍且、不慕利、不曲筆，才有可能使方志資料發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4.開展文件級(jí)整理和著錄標(biāo)引。方志資料的成書部分，每卷厚達(dá)數(shù)百頁，給全面概括準(zhǔn)確擬寫案卷標(biāo)題增加難度，而案卷機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫又是在案卷目錄的基礎(chǔ)上建成的，如標(biāo)引高度概括的主題，易造成誤檢；要對(duì)多主題案卷的整理、著錄標(biāo)引單元加以細(xì)化，即進(jìn)行方志資料文件級(jí)（含文件組合級(jí)）整理、著錄標(biāo)引；編制地情基礎(chǔ)資料分類表，分類表的編制方法和圖書分類表相同，基本采用邏輯分類原則，對(duì)方志資料作進(jìn)一步深入開發(fā)，以解決方志資料內(nèi)容信息不夠準(zhǔn)確、全面的問題。

5.全文數(shù)據(jù)庫可分為文獻(xiàn)、篇、段、句、字等結(jié)構(gòu)層次，為方便建立全文數(shù)據(jù)庫。檢索和資料的組合，最好以條目作為一個(gè)文件單元入庫，志書用的是章節(jié)體，可以節(jié)或節(jié)以下的目為單位入庫；也可按主題內(nèi)容分為若干條，方志紙質(zhì)資料、照片、圖紙進(jìn)行復(fù)制、縮微拍攝、數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)和傳輸使用，其管理形式實(shí)現(xiàn)目錄管理和原文（圖形、圖像、文本）管理，由于不同類別的檔案需要著錄的文件項(xiàng)目不相同，故數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)具有一定的靈活性、擴(kuò)展性；數(shù)據(jù)庫應(yīng)該信息量豐富，著錄標(biāo)引信息特征明顯，數(shù)據(jù)可靠，易于擴(kuò)充，高度共享（兼容性和通用性）和便于檢索，數(shù)據(jù)庫的設(shè)置應(yīng)有建立、刪除修改等功能，數(shù)據(jù)能存入更能提取，只有靈活的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，才能充分挖掘出方志資料信息資源的潛力，實(shí)現(xiàn)最大化的資料信息數(shù)據(jù)聚集。

6.與檔案部門聯(lián)合建立方志檔案館。近年來，方志機(jī)構(gòu)編史修志，檔案部門進(jìn)行檔案管理，存在將方志與檔案人為地割裂聯(lián)系的傾向，許多地方檔案部門和方志機(jī)構(gòu)各唱各戲，你建你的文件利用中心或聯(lián)合檔案室，我建我的方志館，浪費(fèi)大量的經(jīng)濟(jì)和文化資源，造成檔案信息資源重疊交叉存在的狀況。方志機(jī)構(gòu)編史修志的大量資料采自檔案資料中，檔案部門本身掌握著歸檔的原則、方法，了解區(qū)域檔案的總體情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用，因此，方志機(jī)構(gòu)與檔案部門聯(lián)合建立方志檔案館，合理搭配使用檔案管理資源，對(duì)檔案資料進(jìn)行集中的整理、編目、鑒定和保管，可以為地方節(jié)省檔案開發(fā)利用的人力、物力和財(cái)力，方便公眾的查閱和利用。